Zeitmanagement

1. Zeitmanagement Stefanie Stammerjohann - Natalya Struk Erszébet Tappe - Paula Viefhaus - Annalena Welp - Monika Wieland - Ines Wolz Seminar Umgang mit Basistechniken wissenschaftlichen Arbeitens Dr. C. Eichenberg WS 2007/08 8.12.2007

2. Übersicht • 1. Einleitung / Lebens-Ziele • 2. Zeitmanagement-Typen • 3. Planen • 4. Entscheiden • 5. Informationsverarbeitung • 6. Stress und Entspannungstechniken

3. von Innen nach Außen 1. Einleitung / Lebens-Ziele

4. Wahrnehmung Entscheidend: WIE wir etwas wahrnehmen, nicht WAS! 1. Einleitung / Lebens-Ziele

5. Integrität:Mit sich selbst im Reinen sein Verantwortung übernehmen: Ziele formulieren Ziele visualisieren Ziele verfolgen 1. Einleitung / Lebens-Ziele

6. E r f o l g / Z u f r i e d e n h e i t Z i e l e H a n d l u n g e n L e i s t u n g „Wer im Frühling nicht sät, wird im Herbst nicht ernten.“ (Sprichwort) Zielvorstellung 1. Einleitung / Lebens-Ziele

7. Einstellung zur Zeit – Arbeitszeit und Freizeit Eine zufriedenstellende Zeit ist die beste Quelle für energiegeladenes und zielorientiertes Arbeiten! Die Grundeinstellung zu meiner Zeit: Übungen dazu 1. Einleitung / Lebens-Ziele

8. Auf dem Totenbett Erinnerungen: • Welche Erinnerungen sind am schmerzlichsten? • Welche am erfreulichsten? • Bereue ich? • Was hätte ich anders machen können? • Was kann ich anders machen? • Wunsch nach mehr Zeit mit bestimmten Menschen? • Habe ich Wahlmöglichkeiten, die nicht bewusst sind? 1. Einleitung / Lebens-Ziele

9. Die letzte Stunde • Wen hätte ich gern bei mir? • Wie und wo würde ich am liebsten die letzte Stunde verbringen? • Wissen andere das ich so empfinde? Bitte die wichtigsten Ergebnisse notieren! • Wichtigsten Punkte markieren • Verfolgung ob Ziel erreicht • Neuer Punkt • Erneute konsequente Verfolgung Vertiefung zu Hause : Rangliste der wichtigsten Ziele 1. Einleitung / Lebens-Ziele

10. Die Entdeckung etwas anders machen zu wollen • Klare Ziele = eindeutige Prioritäten • Lebensziele berufliche Ziele Welches Lebensziel ist... • am wichtigsten? • am wenigsten wichtig? • von mittlerer Bedeutung? 1. Einleitung / Lebens-Ziele

11. Linker oder rechter Zeitmanagement-Typ? • Menschliches Gehirn besteht aus zwei Gehirnhälften • Linke: logisch (rational, linear, kontrollierend) • Rechte: kreativ (intuitiv, spontan, emotional) • Bei 99% aller Menschen ist eine Gehirnhälfte dominant • Menschen greifen auf die dominante Hälfte zurück (Vergleich Rechtshänder) 2. Zeitmanagement-Typen

12. Das klassische Zeitmanagement ist von und für linksdominanten Gehirntypen (logisch) geschaffen worden • Für Rechtsdominante ist das klassische Zeitmanagement teilweise schwierig 2. Zeitmanagement-Typen

13. Tipps für Rechtsdominante Gehirntypen • Farben/Symbole statt Zahlen • Mind Mapping statt Auflistung • Rechtsdominanten Menschen Aufgaben in Bildern bzw. anschaulichen Beispielen erklären 2. Zeitmanagement-Typen

14. Planung „Wer alles nimmt, wie es kommt, der arbeitet nicht, der wird gearbeitet“ Polymedia

15. Warum Planung? • Wer seinen Tag plant, hat einen Zeitgewinn von etwa 2 Stunden • Überblick über alle zu erledigenden Tätigkeiten und Aufgaben • Konzentration auf die wirklich wichtigen Aufgaben • Weniger Hektik, Stress 3. Planen

16. (aus Seiwert,J. S.31) Zeit für Planung Für die Durchführung benötigte Zeit Gesamter Zeitaufwand Für die Durchführung benötigte Zeit Zeit für Planung Zeitgewinn Zeitplanung 3. Planen

17. Die ALPEN- Methode • Aufgaben zusammenstellen • Länge der Tätigkeiten schätzen • Pufferzeit reservieren ( 60:40- Regel) • Entscheidungen über Prioritäten und Kürzungen treffen • Nachkontrolle - Unerledigtes Übertragen 3. Planen

18. Grundregel der ZeitplanungDie 60:40-Regel • Nur 60 % der Zeit verplanen • 20 % unerwartete und • 20 % spontane Aktivitäten einplanen Arbeitszeit 3. Planen

19. Im Leistungshoch: A – Aufgaben 65 % Im Leistungstief: C – Aufgaben 15 % Im Zwischenhoch: B – Aufgaben 20 % Persönlicher Tagesrhythmus ABC-Analyse 3. Planen

20. Der Tagesplan: 3. Planen

21. Überblick  Zeitpläne im Kopf werden öfter verworfen Arbeitsentlastung  Zeitpläne entlasten das Gedächtnis Schriftlicher Plan  Selbstmotivation Konzentration Leitlinie des Tages wird befolgt Kontrolle  Unerledigtes geht nicht verloren Erfolg sichern  Zeitbedarf und Störfaktoren einschätzen Vorteile der Schriftlichkeit 3. Planen

22. Entscheidung Das Richtige zur richtigen Zeit tun „Efficiency may be defined as doing any job right…. Effectiveness as doing the right job right.“ P. Drucker

23. Entscheiden heißt Prioritäten setzen Vorteile der Prioritätensetzung: • Nur an wichtigen und notwendigen Aufgaben arbeiten • Aufgaben nach Dringlichkeit geordnet • Unnötige Tätigkeiten weglassen • Am Ende des Arbeitstags sind die wichtigsten Dinge erledigt Zeitersparnis 4. Entscheiden

24. Informations-verarbeitung

25. Lesetechniken:SQ3R-Methode von Robinson • S = Survey Überblick gewinnen • Q = Question Fragen stellen • R = Read Lesen • R = Recite Rekapitulieren • R = Review Wiederholen 5. Informationsverarbeitung

26. -Selektion -Verbesserung -Markieren des Lesestoffes der Lesemethode - Exzeprieren -Verbesserung der Lesegeschwindigkeit 5. Informationsverarbeitung

27. Felder außerhalb der Sicht Slalomtechnik Blickspanne 5. Informationsverarbeitung

28. Unterstreichen Randmarken Überstreichen Randnotizen Entwicklung eigener „Markoglyphen“ ! - wichtig !! - sehr wichtig - nachprüfen B - Beispiel - neue Theorie - besonders wichtig Markierungstechniken 5. Informationsverarbeitung

29. Exzerpieren • Mind Map • Standpunkt-Exzerpte • Stichwort-Exzerpte • Gesprochene Exzerpte auf Tonträgern • Diverse Kombinationsformen 5. Informationsverarbeitung

30. „Stress ist keine Krankheit, sondern eine Sucht“G. Beyer

31. Stress meiden • Realistische Ziele setzen • Pausen einhalten • Zeitplan nicht zu voll pressen • Kein Hasten und Hetzen • Umpolung durch „Sicherheitszeiten“ • Rationalisierung • Effektiver lesen und arbeiten 6. Stress und Entspannungstechniken

32. Zeitfresser bekämpfen: • schlechte Gewohnheiten ablegen • Aufschieberitis • Keine Selbstdisziplin • Fehlende Prioritäten • Termindruck • Fehlende Ziele • Desorganisation • Nicht „Nein!“ sagen können • Ablenkungen meiden • Telefon • Besucher • Unterbrechungen • Lärm 6. Stress und Entspannungstechniken

33. Pausen Wie oft und wie lange legt ihr während der Arbeit Pausen ein? Habt ihr ein schlechtes Gewissen, wenn ihr nicht pausenlos arbeiten? 6. Stress und Entspannungstechniken

34. Vorschlag von Beyer • Alle 30min eine Pause von 2min • z.B. aus dem Fenster rausdösen • Darüber hinaus alle 2 Stunden Pause von 15 min • Eine andere sehr einfach Tätigkeit tun • Pause bedeutet nicht „nichts“ tun, sondern Gehirn eine Zeit nicht mehr in der gleichen Intensität anstrengt denken lassen 6. Stress und Entspannungstechniken

35. Motivations- und Entspannungstechniken • Allgemein: • Verspannt = Verkrampft = fehlerhaftes Arbeiten • Tägliches Kräfteschöpfen durch Entspannung • Morgens • In die Gänge kommen • Abends • Ritual für klaren Schlussstrich • Entspannende und keine anstrengenden Tätigkeiten in den Abendstunden 6. Stress und Entspannungstechniken

36. Motivations- und Entspannungstechniken • Erfolgserlebnisse anerkennen und belohnen • „Frühwarnsysteme“  weniger Entmutigung durch Rückschläge • Zwischenziele & „vor Bergen Anlauf nehmen“ • Vorbilder • Den mentalen Kräften vertrauen • Positiv-Programmierung 6. Stress und Entspannungstechniken

37. Motivationsumpolung • Was ist mein innerer Antrieb?? • Perfekt sein? • Anstrengungszwang für gute Arbeit? • Anderen gefallen? • keine Schwächen zeigen? • Extrinsische Motivation vs. Intrinsische Motivation 6. Stress und Entspannungstechniken

38. Belohnung: Die Drei Positiv - Regeln • 1 x täglich Freude • 1 x täglich Ziel • 1 x täglich Ausgleich 6. Stress und Entspannungstechniken

39. Literatur • Beyer, G. (1992). Zeitmanagement. Arbeitsmethodik, Zeitplanung und Selbststeuerung.München: Econ. • Covey, S. R., Merrill, A. R. & Merrill, R. R. (2000). 7 Wege zur Effektivität.Frankfurt: Campus. • Seiwert, L. J. (2002). Das 1x1 des Zeitmanagement (23. Auflage). München: Redline Wirtschaft bei Verlag Moderne Industrie. • Seiwert, L. J. (1993). Mehr Zeit für das Wesentliche. Landsberg am Lech: mvg-Verlag. • Stroebe, R. W. (2000). Arbeitsmethodik, Bd.1, Grundeinstellung zum Zeit- und Energiemanagement. Heidelberg: Sauer.

40. Danke für eure Aufmerksamkeit!