Anemoon project

1. Anemoon project Vernieuwing administratieve informatieverwerking K.U.Leuven

2. HISTORIEK • Rector Prof. A. Oosterlinck (februari 1997): Toekomst administratieve informatieverwerking ? • Werkgroep o.l.v. Prof. G. Dedene: Diagnose problemen + oplossingsscenario’s • Vice-Rector G. Langouche (april 1997) Opdracht LUDIT-raad=concreet beleidsvoorstel ! • LUDIT-raad * 5 adviezen -> GeBu

3. ADVIEZEN LUDIT-RAAD * AAN GEBU • 20 oktober 1997 = voorstel nieuwe organisatie • 17 november 1997 = voorstel nieuwe software-basis • 3 februari 1998 = advies keuze software pakket • 16 maart 1998 = advies keuze databankbeheerssysteem • 6 april 1998 = advies keuze implementatiepartner

4. NIEUWE ORGANISATIE Coördinatie overleg AIV Studentenbeleid architectuurcelstudenten Informatie architectstudenten domeinverantwoorde-lijke studenten Onderwijsbeleid architectuurcelonderwijs Informatie architectonderwijs domeinverantwoorde-lijke onderwijs Onderzoeksbeleid architectuurcelonderzoek Informatie architectonderzoek domeinverantwoorde-lijke onderzoek Algemeen beheer architectuurcelfinanciën Informatie architectfinanciën domeinverantwoorde-lijke financiën architectuurcellogistiek&techn. Informatie architectlogistiek&techniek domeinverantwoorde-lijke logistiek&techn. Rectorale diensten architectuurcelpersoneel Informatie architectpersoneel domeinverantwoorde-lijke personeel

5. NIEUWE SOFTWARE BASIS STUDENTEN • Geïntegreerd software-pakket ONDERWIJS SOFTWARE ONDERZOEK • Client-server architectuur DATA • Uniform databankbeheer LOGIST. EN TD FINANCIEN PERSONEEL

6. ANEMOON PROJECT DOELSTELLINGEN MIDDELEN C D ORGANISATIE PROJECTPLAN

7. DOELSTELLINGEN GLOBALE DOELSTELLING ANEMOON PROJECTHet Anemoonproject moet leiden tot productievere en kwalitatief betere processen,voor elke soort gebruiker,optimaal ondersteund door moderne toepassingssoftware

8. DOELSTELLINGEN - PROCESSEN PRODUCTIVITEIT KWALITEIT DOELSTELLINGEN - PROCESSEN Stroomlijnen processen EFFICIENTIE(optimaal middelengebruik)EFFECTIVITEIT (doeltreffendheid) TIJD (tijdig, voorspelbaar) NAUWKEURIGHEID(juist, accuraat, consistent) KLANTGERICHT (service, transparantie)

9. DOELSTELLINGEN - GEBRUIKERS DOELSTELLINGEN - GEBRUIKERS • Administratie Basistoepassingen voor de centrale en decentrale administraties • Occasionele gebruikers Self-service toepassingen voor elk profiel binnen en buiten de Campusgemeenschap • Management Beleidsondersteunende toepassingen voor de centrale en decentrale beleidsverant- woordelijken

10. PERSONEEL STUDENTEN AOOINTEGRATIE FINANCIEN ONDERWIJS LOGISTIEK&TECHNIEK ONDERZOEK DOELSTELLINGEN - SYSTEMEN Procesondersteuning door workflow Aangepast voorjaar 2000 Self-service viainter- en intranet Aangepast voorEURO Integratie metdesktop Grafische interfacevoor gebruikers Integratie metEIS, DW, ... Archivering endocumentbeheer

11. DOELSTELLINGEN CONCRETE DOELSTELLINGEN PER DEELPROJECT HUIDIGE SITUATIE TOEKOMSTIGE SITUATIE OPDRACHTSDOELSTELLINGEN PROJECT GLOBALE DOELSTELLING ANEMOON PROJECTHet Anemoonproject moet leiden tot productievere en kwalitatief betere processen,voor elke soort gebruiker,optimaal ondersteund door moderne toepassingssoftware

12. ANEMOON PROJECT DOELSTELLINGEN MIDDELEN C D ORGANISATIE PROJECTPLAN ANEMOON PROJECT

13. MIDDELEN - BUDGET EXTERNE KOST SYSTEEMSOFTWARE HARDWARE TRAINING TOEPASSINGSSOFTWARE EXTERNPERSONEEL

14. MIDDELEN - MENSEN MANAGEMENT INFORMATIE-ARCHITECTEN ENARCHITECTUURCELLEN SLEUTELGEBRUIKERS INFORMATICI EXTERNE EXPERTEN

15. MIDDELEN - MENSEN - TRAINING EINDGEBRUIKERS PROJECT MEDEWERKERS

16. MIDDELEN - MENSEN - TRAINING Projectmedewerkers Sleutelgebruikers Informatie architecteninformatici Eindgebruikers KUL processenKUL SAP Uitgebreide en brede SAP kennis opbouwen PROJECT 650 mandagen

17. MIDDELEN - MENSEN - COACHING + = CIMAD

18. ANEMOON PROJECT DOELSTELLINGEN MIDDELEN C D ORGANISATIE PROJECTPLAN

19. PROJECTORGANISATIE Rector Rectorale diensten JJJJJJ JJJJJ Onderzoeksbeleid JJJ J JJJJJ Onderwijsbeleid JJ J J JJJJJ J Humane JJJ J JJJ JJJ JJ JJ Exacte JJ JJ JJJJ JJJ Biomedische J JJJJ JJJ JJJJ JJJJ Interfacultaire instituten J JJ JJ J J JJJ JJJ J J J J J J Campus Kortrijk JJJ J JJJJ Studentenbeleid JJJ J J JJJJ Algemeen beheer JJJ J JJ JJJJ PROJECTORGANISATIE

20. PROJECTORGANIGRAM Voorz. : J. Bauwens / F. Van NieuwenhoveIA : E. HeyenDV : S. Beullens KlankbordAOO Coördinatiecel Cel communicatie WerkgroepAOO Cel systeembeheer PGfinanciën PGpersoneel PGlogist&techn PGIQ-Campus PGonderzoek Sleutelgebr.financiën Sleutelgebr.personeel Sleutelgebr.logist&techn Sleutelgebr.IQ-Campus Sleutelgebr.onderzoek Algemeen BeheerderProf. Goedseels sponsor STUURGROEP Prof. Goedseels (vz)Prof. LangoucheProf. Van de CapelleProf. R. DevosR. RobeynsR. FlorizooneF. Van de GaerB. De BruynA. Depuydt (secr)Voorzitters architectuurcellenProf. Van GervenProf. DebrockProf. BouillonF. GilliardJ. VaesenE. VerhelstJ. VanoverscheldeP. Phlips projectleider A. Depuydt Decentrale sleutelgebruikers ? ACfinanciën ACpersoneel AClogist&techn AConderwijs ACstudenten AConderzoek Voorz. : Prof. Van GervenIA : G. Van OyenDV : S. Maes Voorz. : Prof. BouillonIA : P. De TrochDV : N. (A. Depuydt) Voorz. : F. GilliardIA : B. De BruynDV : F. Veuchelen Voorz. : J. Vaesen / E. Verhelst IA : A. DenauxDV : D. Windal Voorz. : P. Phlips / J. Vanoverschelde IA : N.DV : Y. Van Eeckhoudt Voorz. : Prof. DebrockIA : J. RaeymaekersDV : J. Van Weert Decentrale sleutelgebruikers

21. GARANTIE SNELLE BESLISSINGEN ! Gebu Stuurgroep Architectuurcel Projectgroep

22. SLEUTELGEBRUIKERS

23. DECENTRALE SLEUTELGEBRUIKERS

24. ROL DECENTRALE SLEUTELGEBRUIKERS Validering vanoutput Input bij bepalingbehoeften Communicatie Feedback vanuitpilootrol Projectgroep Sleutelgebruikers

25. COMMUNICATIE - INFORMATIE ? COMMUNICATIEPLAN UITBOUWEN ! Geregeld publicaties in Campuskrant Tweemaandelijkse nieuwsbrief Forums op geregelde tijdstippen Uitbouwen van een website Eindgebruikersopleidingen organiseren

26. INFORMATIE - WEERSTAND Slecht geïnformeerd pessimisme Goed geïnformeerd pessimisme Slecht geïnformeerd optimisme Goed geïnformeerd optimisme WEERSTAND INFORMATIE

27. ANEMOON PROJECT DOELSTELLINGEN MIDDELEN C D ORGANISATIE PROJECTPLAN

28. PLANNING - PROJECTVOORBEREIDING Project charter Implementatiestrategie (ASAP) Werkomgeving Projectorganisatie Globaal projectplan (mensen,budget,tijd) Trainingsplan projectmedewerkers Planning technische vereisten (HW, sizing) INITIELE PROJECTPLANNING

29. PLANNING - PROJECTVOORBEREIDING Projectmanagement Communicatieplan Beheer documentatieBeheer ‘open vragen’ Beheer budgettenTeambuilding Kwaliteitsgaranties Implementatie standaarden en procedures ConfiguratiebeheerEindgebruikersopleiding en documentatieTesten Support eindgebruikersBeheer autorisatiesProbleem- en foutbehandelingBeheer uitbreidingen en aanpassingen Systeemlandschap Beheer systemen Beheer clientsRelease strategie Transport strategie VASTLEGGEN PROJECTPROCEDURES

30. PLANNING - FASERING TIJD TIJD TIJD processen processen processen processen processen processen PLANNING - FASERING Functionele fasering Decentrale uitrol

31. 2003 ? EURO IQ CAMPUS ? PLANNING - MIJLPALEN PROJECTEN 1998 1999 2000 2001 2002 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE OPBOUW FINANCIEN AANKOOP LOG.&TECHN. BPR PERSONEEL ONDERZOEK ONDERWIJS EN STUDENTEN

32. SAP VOOR UNIVERSITEITEN K.U.Leuven coöperatie partner IQ-CAMPUS EERSTE REALISATIE JULI 1999 ? PLANNING - IQ-CAMPUS ?