Anemoon project
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 59

Anemoon project K.U.LEUVEN PowerPoint PPT Presentation


  • 81 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Anemoon project K.U.LEUVEN. Blauwdruk Planning en lokalenbeheer. 03/09/2002. Inhoud. I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE. I Samenvatting. I Management Summary

Download Presentation

Anemoon project K.U.LEUVEN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Anemoon projectK.U.LEUVEN

Blauwdruk Planning en lokalenbeheer

03/09/2002


Inhoud

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


I Samenvatting

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


Samenvatting: master data

Event Package (SE)

Event type Group (L)

Module (SM)

Event type (D)

Event (E)

Schedules

Resource type (R)

Resource (G)

Location (F)


II Organisatiestructuur

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


II Organisatiestructuur

  • Faculteiten

  • Rechtstreeks betrokken op centraal vlak:

    • Facilitaire diensten

    • TOLEDO?

  • Doelgroepen:

    • studenten

    • docenten

    • uurroosterverantwoordelijken

    • iedereen die een lokaal wil reserveren


II Organisatiestructuur

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


III Beschrijving TO BE situatie: werkwijze analyses

Initiële analyses 2000 op vraag van SAP

-resultaat: feedbackdocumenten

Voorstudie ruimtebeheer K.U.Leuven 2002

Werkgroep planning en lokalenbeheer 2002:

  • projectmedewerkers Anemoon

  • sleutelgebruikers centrale diensten en faculteiten

  • acht bijeenkomsten


III Beschrijving TO BE situatie: overzicht van de scripts

  • Master data event planning

  • Processen in event planning

  • Integratie Logistiek

  • Integratie Financiën

  • Optiebeheer in event planning

  • Reeksen/cohortes

  • Ontwikkeling afleiding poollokalen

  • Autorisaties

  • Rapportering, inclusief webrapportering

  • Academische kalender


III Beschrijving TO BE situatie: inhoud

  • A) Master data planning en lokalenbeheer

    • onderwijsaanbod

    • evenementen

    • infrastructuur

    • tijdsdimensie

  • B) Processen en workflow

    • Plannen en registreren van colleges

    • Plannen en registreren van examens

    • Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten


F624

III A Master data: onderwijsaanbod

CQ

KDIPL

SC

KOPL VT

SC

KOPL DT

SC

EKOPL VT

SC

EKOPL DT

CG

GROEPspec I

CG

GROEPspec II

E

SE

D

SE I

CG

GROEP III

2001-2002 1e sem. Ma. 10-12

Di. 11-12

Hoorcollege

SE II

SM

2001-2002 1e sem. Ma. 13-14

2001-2002 1e sem. Ma. 14-15

8 pt.

Oefenzittingen

2001-2002 1e sem. Di. 09-10

2001-2002 1e sem. Wo. 14-15


H031

III A Master data: activiteiten en reeksen

SM

D

E

SE

SE I

8 pt.

2001-2002 1e sem. Ma. 10-12

Di. 11-12

Hoorcollege

3 su.

SE II

2001-2002 1e sem. Ma. 13-14

Oefenzittingen

1 su.

2001-2002 1e sem. Ma. 14-15

2001-2002 1e sem. Di. 09-10

2001-2002 1e sem. Wo. 14-15

2001-2002 1e sem. Do. 13-14

Werkcolleges

1 su.

2001-2002 1e sem. Do. 14-15

2001-2002 1e sem. Vr. 09-10

2001-2002 1e sem. Vr. 14-15


III A Master data andere activiteiten

Event Package (SE)

Event type Group (L)

Module (SM)

Event type (D)

Event (E)

Schedules

Resource type (R)

Resource (G)

Location (F)


III A Master data infrastructuur

Event Package (SE)

Event type Group (L)

Module (SM)

Event type (D)

Event (E)

Schedules

Resource type (R)

Resource (G)

Location (F)


III A Master data infrastructuur: resource type

  • Typologie van de soorten benodigdheden.

  • Drie soorten

    • Lokalen

    • Docenten

    • Andere resources


III A Master data infrastructuur: resource types - lokalen

  • Indeling van soorten lokalen:

    • Auditorium/leslokaal met helling

    • Seminarielokaal/leslokaal zonder helling

    • Practicumruimte

    • PC lokaal

    • Labo

    • Zit- en kantoorruimte

    • Vergaderlokaal

  • Volledig gelijklopend met de bestemmingen binnen Logistiek

  • Relatie met onderwijsaanbod door de faculteiten te onderhouden


III A Master data infrastructuur: resource types - docenten

  • Hulpmiddel om de beschikbaarheid te controleren

  • Invulling afgeleid uit de masterdata OO

  • Niet bindend

  • Bijkomende onderwijstaken kunnen opgenomen worden


III A Master data infrastructuur: resource types - andere

  • Andere benodigdheden: didactische infrastructuur

  • Beperkte lijst:

    • overheadprojectoren

    • diaprojectoren

    • didactisch materiaal

  • Centraal vs decentraal: vrijwillig gebruik

  • onderhoud decentrale gegevens door de faculteiten


III A Master data infrastructuur: resources

  • De concrete resources die gebruikt kunnen worden voor de planning

  • Lokalen: interface met real estate

  • Docenten: maakt gebruik van de relatie vanuit OO

  • Andere: moeten aangemaakt worden

    • centraal beheerde resources door de Facilitaire diensten

    • decentraal beheerde resources door de faculteiten


III A Master data infrastructuur: locaties

  • Een locatie of ‘campus’ kan gebruikt worden als regionaal indelingsprincipe bij de zoektocht naar een vrij lokaal

  • Locaties zijn hiërarchisch opgebouwd


III A Master data tijdsdimensie

Event Package (SE)

Event type Group (L)

Module (SM)

Event type (D)

Event (E)

Schedules

Resource type (R)

Resource (G)

Location (F)


SAP Event Planning: Tijdsdimensie

  • Onderwijsaanbod: Campus Management

    • Academische kalender met tijdslimieten

      • 0100: Indeling van het academiejaar

      • 0200: Definitie van Collegeperiodes

    • Bedrijfskalender op universiteitsniveau

      • Definitie van feestdagen

  • Extra-curriculaire activiteiten: Training and Event Management

    • Roosters (schedules)

      • Voorgedefinieerd

      • Eigen rooster

    • Bedrijfskalender op universiteitsniveau


SAP Event Planning: Academische kalender (1)


SAP Event Planning: Academische kalender (2)


SAP Event Planning: Training and Event Management (1)


III Beschrijving TO BE situatie: inhoud

  • A) Master data planning en lokalenbeheer

    • onderwijsaanbod

    • infrastructuur

    • andere

  • B) Processen en workflow

    • Plannen en registreren van colleges

    • Plannen en registreren van examens

    • Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten

  • C) (Web)rapportering?


III B Processen: algemene principes

Open aanvraag

Gerichte aanvraag

Lokaal onder eigen bevoegdheid

Ander lokaal


III B Processen: planning collegeroosters volgend academiejaar

Opmaak collegeroosters blijft als papieren proces

Invoer en reservering van colleges in eigen lokalen door faculteit

Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten

Gerichte aanvraag

Lokaal onder eigen bevoegdheid

Ander lokaal


SAP Lokalenreservatie: Module Catalog


SAP Lokalenreservatie: Event Planning


III B Processen: aanvullingen en wijzigingen tijdens academiejaar

Open aanvraag

Gerichte aanvraag

Lokaal onder eigen bevoegdheid

Ander lokaal


III B Processen: examenregelingen

Opmaak examenregelingen blijft als papieren proces

Invoer en reservering van examens in eigen lokalen door faculteit

Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten

Gerichte aanvraag

Lokaal onder eigen bevoegdheid

Ander lokaal


III B Processen: extracurriculaire activiteiten (eigen gebruik)

Open aanvraag

Gerichte aanvraag

Lokaal onder eigen bevoegdheid

Ander lokaal


SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management


SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management


III B Processen: extracurriculaire activiteiten (derden)

Open aanvraag

Gerichte aanvraag

Lokaal onder eigen bevoegdheid

Ander lokaal


IV Integratie

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


IV Integratie

  • Integratie onderwijsaanbod

  • Integratie personeel

  • Integratie logistiek

  • Integratie financiën


IV Integratie onderwijsaanbod en onderwijsopdrachten

  • Opmaken van college- en examenroosters op basis van het onderwijsaanbod

  • Docenten vanuit onderwijsopdrachten verbonden aan de juiste onderwijsleeractiviteiten


BW

  • Managementrapportages

  • Betalingen (FI)

  • Aanmanen (FI)

  • Afschrijven (FI-AA)

  • Leegstandskosten

  • Profitcenter

  • Kosten- / opbrengstplanning

  • CO afrekening

  • Interne orders

FI/FI-AA

CO

Huur

Activa

Kosten

Profit Center

  • Onderhoud

  • Functieplaatsen

  • Storingsmeldingen

  • Planning, budgettering en controle van investeringen, constructie en verkoopprojecten (onderhoud, renovatie)

PM

Onderhoud

Equipment

PS/IM

Project

Investering

  • Inkoopopdrachten

  • Externe services

  • Interne services

  • Offerte‘s

MM

Verplichting

Bestelling

I.3 - Inleiding Vastgoedbeheer in SAP

IV Integratie met logistiek

RE

  • Stamgegevens

  • Oppervlaktes

  • Huur- en verhuur

  • Beheercontracten

TR/CM-FM

HR/TEM

  • Liquiditeitsprognose

  • Kaspositie

  • Begrotingen

  • Budgetten

Prognose

Budget

  • Lokalenreservatie


Locatie 1

Domein

Domein

complex

complex

Locatie 1.01

Locatie 1.02

gebouw

gebouw

Locatie 1.01.1

Sub-gebouw

Sub-gebouw

huureenheid

L1

L2

L3

L4

L5

L5

L6

L7

IV Integratie met logistiek: scenario 1

RE

CM

huureenheid


Locatie 1

Domein

Domein

complex

complex

Locatie 1.01

Locatie 1.02

gebouw

gebouw

Locatie 1.01.1

Sub-gebouw

Sub-gebouw

huureenheid

L1

L2

L3

L4

L5

L5

L6

L7

IV Integratie met logistiek: scenario 2

RE

CM

huureenheid


IV Concept facturatie van events

  • Voor evenementen door derden wordt infrastructuur van de KUL gebruikt

  • Voor die infrastructuur kunnen kosten worden bewaard als stamgegevens

  • Bij het registreren van een evenement wordt infrastructuur gereserveerd

  • Bij het evenement kan een prijs worden voorgesteld, berekend op basis van gebruikte infrastructuur

  • Die prijs wordt op evenement-niveau bewaard

  • De prijs kan gefactureerd worden, bijkomende gegevens voor de factuur zullen moeten bewaard in een notitie-infotype


IV Concept facturatie van events

  • Auditorium De Valk 01

    • Waardevermindering 500 €

    • Elektriciteit 60 €

Evenementsoort

Bvb. Congres

Registratie

+

Reservatie

  • Projector 01

    • Waardevermindering 50 €

Evenement

Bvb. Congres Allergie en milieu

  • Prijs voor het evenement

    • 500 + 60 + 50 = 610 €


V Change Management

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


V Change Management

  • Wijzigingen in de werkwijze voor lokalenbeheer

  • Wijzigingen in de vormgeving van de collegeroosters

  • Belang van goede communicatie

  • Rol van de faculteiten en centrale medewerkers


VI Out of scope topics

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


VI Buiten de scope van deze fase

  • SAP is geen Scheduling software

  • Minimale opzet examenregelingen

  • Opzet extra-curriculaire activiteiten zonder deelnemers

  • Minimale opzet facturatieproces


VII GAP analyse

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


VII GAP analyse

  • De voornaamste gaps:

    • bijkomende informatie voor de planning

    • de verschillende leeropdrachten en taken

    • integratie met logistiek

    • lokalen zoeken volgens een bepaalde uitrusting

    • facturatieproces

    • reeksen

    • studiejaargebonden rapportering

    • optiebeheer


VIII ARICE

  • I Management Summary

  • II Organisatiestructuur

  • III Beschrijving TO BE situatie

  • IV Integratie

  • V OCM

  • VI Out of scope topics

  • VII GAP analyse

  • VIII ARICE


Autorisaties

  • Het concept van de authorisaties wordt volledig opgebouwd rond eigenaarsschap van lokalen en benodigdheden

  • Houdt géén rekening met verantwoordelijkheden binnen het onderwijsaanbod!

    • Onderhoud verplichte resources deels op basis van autorisaties

    • Duidelijke afspraken onder ‘uurroosterverantwoordelijken’

    • Initieel beperking via transactionele autorisatie en event type groups


F

O

F

O

F

SM

S

C

D

R

P

S

C

E

G

SM

P

O

D

R

S

C

E

G

P

Beschrijving autorisaties


F

F

F

G

G

Onderhoud autorisaties

O

O

S

C

P

S

C

P

O

Workplace: lokalen autorisatie delegeren

S

C

P


Rapportering

  • Rapportering voor onderwijs

    • collegeroosters

      • per doelgroep (lees: studiejaar, optie, groep, ...)

      • per docent

      • per lokaal/benodigdheid

      • per onderwijsleeractiviteit en opleidingsonderdeel

    • examenroosters

      • per doelgroep

      • per examinator

      • per lokaal

      • per evaluatieactiviteit

  • Rapportering voor werking facilitaire diensten

    • werking (‘onderwijs achter de schermen’)

    • extra-curriculaire activiteiten

    • beleidsrapportering


Interfaces

  • Binnen SAP: RU -> resources (RE - TEM/CM)

  • Naar legacy systemen: in principe geen

  • Naar andere systemen: TOLEDO?


Conversies

  • Zeer beperkt

  • Basis: lokalen = op basis van de integratie met logistiek


Enhancements

  • Toepassing voor toekennen autorisatie

  • workflow voor definitieve reservering

  • hoedanigheden van docenten

  • reeksen

  • integratie

  • rapportering


Anemoon projectK.U.LEUVEN

Blauwdruk Planning en lokalenbeheer

03/09/2002


  • Login