How to f ill in the Full Application Form ? Kā aizpildīt projekta iesnieguma veidlapu?

1. How to fillin the Full Application Form?Kā aizpildīt projekta iesnieguma veidlapu? Apvienotais tehniskais sekretariāts 2012.gada 16.augustā, Rīgā

2. Full Application Form (FAF) • Follow instructions and guidance as they reflect the requirements to FAF; • Complete and clear information • FAF is locked – damaged file will be rejected; • Reliable contact details.

3. Projekta iesnieguma veidlapa (PIV) • Sekojiet instrukcijām un ieteikumiem, tie norāda uz PIV aizpildīšanas prasībām; • Pilnīga un skaidra informācija; • PIV ir slēgta labošanai – bojāti dokumenti tiks noraidīti; • Precīza kontaktinformācija.

4. Legend of fields “ERROR!”appears if not filled Before submission: ensure that there are no errors in the FAF

5. Informācijas lauku norādes “ERROR!”norāda, ka kāds lauks nav aizpildīts Pirms iesniegšanas pārliecinieties, ka PIV nav norādes uz kļūdu

6. Structure of FAF

7. PIV struktūra

8. Worksheet I – 1 1. Project description: • summary of the project • location • partnership (no partners can be added/dropped out) • associates (can be added the maximum of 5) 2. Relevance of the Project: • Overall vs. Specific objectives • Final beneficiaries vs. Target Groups • capacity of partnership to manage the project • identification of actual cross-border component and justification a real need for cross-border cooperation • explanation of relevance to national/EC policies

9. Worksheet I – 1 1. Projekta apraksts: • projekta kopsavilkums • īstenošanas vieta • partnerība (nedrīkst veikt izmaiņas) • asociētie partneri (ne vairāk kā 5 partneri) 2. Projekta nozīmīgums: • vispārīgi / specifiski mērķi • gala labuma guvēji / mērķa grupas • partneru kapacitāte vadīt projektu • identificēta un pamatota aktuāla pārrobežu sadarbības nepieciešamība • skaidrota saistība ar nacionālo/ES politiku

10. Worksheet I – 2 3. Methodology: • how the project will be implemented to hit the project objectives and achieve results • outline the advantages and relevance of operational and financial management 4. Sustainability • Indication and brief analysis of risks • Sustainability and continuation of the initiatives/results after project lifetime Compliance with the Concept Note!

11. Worksheet I – 2 3. Metodoloģija: • kā projekts tiks ieviests, lai sasniegtu izvirzītos projekta mērķus un rezultātus • izklāstīt projekta ieviešanas un finanšu vadības priekšrocības un atbilstību 4. Ilgtspēja: • riski identificēti un veikta to īsa analīze • projekta pasākumu un rezultātu ilgtspēja un turpināšanas iespējas pēc projekta beigām Informācijai ir jāsaskan ar projekta idejas aprakstā norādīto!

12. Worksheets II-VI – 1 Activity Packages Thematical grouping Activity Packages (AP) 1 and 2 are predefined! • AP1 -Management and coordination • AP2 information and visibility AP3, AP4, AP5grouped by content! (not by time or budget headings!)

13. Worksheets II-VI – 1 Aktivitāšu kopas Tematiskās grupas Aktivitāšu kopas (AK) 1 un 2 ir iepriekš noteiktas! • AK1 –vadība un koordinācija • AK2 - informācija un publicitāte AK3, AK4, AK5jāveido atbilstoši saturam! (ne laika grafikam un budžeta līnijām!)

14. Worksheets II-VI – 2

15. Worksheets II-VI – 2

16. Worksheet VII Indicative project implementing TIME PLAN • All activities should be listed in accordance with Activity Packages. • Project time planning principle: • Year 1 (12 months) on a monthly basis; • Year 2 (rest of months) on a quarterly basis. • Month 1 is when the project starts(Month 1 ≠ January) • Distinguish between preparation(P)and implementation(I), (choose from dropdown list). • Implementing body: indicate all partners involved! (e.g. P1, P2, P3, etc.). • Duration of activity (both P and I) should be reasonable and justified. Respect Eligibility Criterion 4 “proposed duration of the project does not exceed 24 months and 31 December 2014”

17. Worksheet VII Paredzamais projekta ieviešanas LAIKA GRAFIKS • Visas aktivitātes ir jānorāda atbilstoši aktivitāšu kopām. • Projekta laika plānošanas princips: • 1.gads (12 mēneši) pa mēnešiem; • 2.gads (pārējie mēneši) pa ceturkšņiem. • 1. mēnesis ir projekta uzsākšanas mēnesis(1.mēnesis ≠ janvāris) • Jāievēro izvēles iespējas, lai norādītu sagatavošana - preparation(P)un ieviešana - implementation(I). • Ieviesējs (implementingbody): norādiet visus iesaistītos partnerus! (piemēram, P1, P2, P3, utt.). • Aktivitātes ilgumam (gan sagatavošana, gan ieviešana) ir jābūt saprātīgam un pamatotam. Ievērojiet atbilstības 4.kritēriju - “ierosinātais projekta ilgums nepārsniedz 24 mēnešus un 2014.gada 31.decembri”

18. Worksheet VIII Project Applicant • Lead Partner principle. • Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be subcontracted). Demonstrate capacity to successfully implement the project: • project Management and operational experience • experience in similar projects (by topic, by scale) • resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project • Legal information on Applicant organisation: • Financial information for 3 previous years. • paid staff and voluntary staff (tick appropriate with dropdown list) • Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed! Applicant signs the Partnership Statement!

19. Worksheet VIII Projekta pieteikuma iesniedzējs • Vadošā partnera princips. • Norādiet projekta vadītāju un finanšu vadītāju (var arī tikt slēgts apakšlīgums). Parādiet kapacitāti veiksmīgi ieviest projektu: • pieredze projektu vadīšanā un ieviešanā; • pieredze darbā ar pēc satura un apjoma līdzīgiem projektiem; • resursi (cilvēkresursi, iekārtas, telpas utt.), kurus plānots ieguldīt projektā. • Juridiskā informācija par pieteikuma iesniedzēja organizāciju: • finanšu informācija par pēdējiem 3 gadiem • Algotie darbinieki un brīvprātīgie darbinieki (atzīmējiet atbilstošo no piedāvātās izvēles) • Projekta budžeta dati tiks aizpildīti automātiski tiklīdz tiks pabeigta datu ievade atbilstošajās dokumenta darba lapās! Projekta pieteikuma iesniedzējs paraksta partnerības apliecinājumu (Partnership Statement)!

20. Worksheet IX Project Partners • Complete the information for all involved partners. • Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be subcontracted). • Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to start the partnership. • Demonstrate capacity to successfully implement the project (draft as detailed and clear as possible): • availability of financial resources to finalise the project (!!!); • role played in preparation of the project proposal, and expected role in implementation; • competences of partner relevant to the project idea, management, scale, etc. • resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project • Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed! All partners sign the Partnership Statement!

21. Worksheet IX Projekta partneri • Aizpildiet informāciju par visiem iesaistītajiem projekta partneriem. • Norādiet projekta vadītāju un finanšu vadītāju (var tikt slēgti apakšlīgumi). • Izklāstiet sadarbības pieredzi, ja tādas nav, sniedziet skaidrojumu iemesliem sadarbības uzsākšanai. • Parādiet kapacitāti veiksmīgai projekta ieviešanai (sagatavojiet pēc iespējas detalizētu un skaidru informāciju): • pieejamie finanšu resursi projekta ieviešanas pabeigšanai (!!!); • iesaistīšanās projekta sagatavošanā un plānotā iesaistīšanās projekta īstenošanā; • partneru kompetence atbilstoši projekta idejai, vadībai, mērogam utt.; • resursi (cilvēkresursi, iekārtas, telpas utt.), kurus plānots ieguldīt projektā. • Projekta budžeta dati tiks aizpildīti automātiski tiklīdz tiks pabeigta datu ievade atbilstošajās dokumenta darba lapās! Visi partneri paraksta partnerības apliecinājumu (Partnership Statement)!

22. Worksheet X Logical Framework (Logframe) • Current EC approach: project development and implementation is Logframe based (not AP based) • Compulsory if requested Programme Grant exceeds EUR 100 000,00. • More details on Logframe are available at www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads  "Project Management Cycle")

23. Worksheet X Loģiskā matrica (Logframe) • Pašreizējais EK pieeja: projekta izstrāde un īstenošana ir balstīta uz loģisko matricu (nevis AK) • Obligāta, ja pieprasītais programmas finansējums pārsniedz EUR 100 000,00. • Detalizēta informācija pieejama: www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads  "Project Management Cycle")

24. Worksheet XI Expected sources of funding Start filling the budget with Worksheet XIV! • Sources and amounts to be identified for each partner • Max Programme Grant – 90% (for SMEs 50% under Priority 1 and max grant EUR 200 000.00) • Min 10% partner’s own co-financing: • in-kind(1) max ≤10% of total eligible costs, (2) cannot exceed own contribution to project • in-cash • state budget (depends on state)

25. Worksheet XI Plānotie finansējuma avoti Budžeta aizpildi uzsāciet ar Worksheet XIV! • Avoti un apjoms ir jānorāda katram partnerim • Maksimālais programmas finansējums– 90% (MVU - 50% 1.prioritātēun maksimālais grants - EUR 200 000.00) • Minimālais partneru līdzfinansējums – 10%: • ieguldījumi natūrā(1) max ≤10% no kopējām attiecināmajām izmaksām, (2) nedrīkst pārsniegt pašu ieguldījumu projektā • finanšu ieguldījumi (incash) • valsts budžeta finansējums

26. Worksheet XII Total Budget for the Project • Includes (1) total costs for all years and (2) costs for Year 1. • Will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are complete. • What should be added manually: forecasted costs by total of Budget Headings* for Year 1. NB:Project duration below 12 month – automatic fill only! * See Worksheet XIV

27. Worksheet XII Kopējais projekta budžets • Ietver (1)visu gadu kopējās izmaksas un (2)1.gada izmaksas. • Tiks aizpildīts automātiski tiklīdz tiks pabeigta datu ievade atbilstošajās dokumenta darba lapās. • Manuāli ir jāpievieno prognozētās izmaksas pa budžeta sadaļām* 1.gadam. NB:Projektiem, kuru ieviešana īsāka kā 12 mēneši, dati tiek aizpildīti tikai automātiski! * Skatīt Worksheet XIV

28. Worksheet XIII Budget per Partner and Activity Packages • Information should match with other budget tables:Worksheets XI, XII and XIV. • Costs are to be arranged by Activity Packages (Worksheets II-VI) by the Applicant/partners. No “ERROR!” accepted!

29. Worksheet XIII Budžets partneriem un aktivitāšu kopām • Informācijai ir jāsaskan ar citās budžeta tabulās norādīto: Worksheets XI, XII and XIV. • Izmaksas ir jāsadala pa aktivitāšu kopām (Worksheets II-VI) un pa partneriem. Nedrīkst atstāt kļūdas(“ERROR!”)!

30. Worksheet XIV Budget per Partners Start filling the budget from this Worksheet! • Budget items are parts of total eligible costs of the project. • Plan the budget items carefully – rows are limited! • No lump sums! • Pre-filled budget items are examples –replace with actual lines • Units for cost items (month, trip, contract, person, km, litres, etc.) should be simple, indivisible and reflect actual item

31. Worksheet XIV Budžets partneriem Sāciet budžeta aizpildīšanu no šīs darba lapas! • Budžeta vienības veido kopējās projekta attiecināmās izmaksas. • Plānojiet budžeta vienības – līniju skaits ir ierobežots! • Nenorādiet noapaļotas summas! • Iepriekš aizpildītās budžeta līnijas ir piemērs – aizstājiet tās ar reālām budžeta vienībām. • Izmaksu vienībām (mēnesis, brauciens, līgums, persona, km, litri, etc.)jābūt vienkāršām, nedalāmām un jāatspoguļo reālā vienība.

32. Worksheet XV Declaration by the Applicant Lead partner principle! • Applicant fills in the Declaration. • Declaration should be signed by an authorised representative of Applicant organisation. • (!!!) STAMP should be put!!! (if no stamp is foreseen by legislation – put “STAMP NOT APPLICABLE”) By signing (and stamping, if applicable) the Declaration the Applicant undertakes responsibility for project and confirms compliance of partners with requirements set in the GfGA

33. Worksheet XV Projekta pieteikuma iesniedzēja apliecinājums Vadošā partnera princips! • Apliecinājumu aizpilda projekta pieteikuma iesniedzējs. • Apliecinājumu paraksta iesniedzēja organizācijas pilnvarots pārstāvis. • (!!!) Jāapzīmogo!!! (ja atbilstoši likumdošanai zīmogs nav nepieciešams, norādiet “STAMP NOT APPLICABLE”) Parakstot apliecinājumu, projekta pieteikuma iesniedzējs uzņemas atbildību par projektu un apliecina partneru atbilstību programmas vadlīnijās norādītajām prasībām.

34. Worksheet XVI Associates Information • Complete the information for all associates (max 5). • Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to make organisation(s) associated with project. • Demonstrate the relevance of associate(s) to project: • role and involvement in preparation and implementation of project; • advantagesand experience of associate(s) relevant to project.

35. Worksheet XVI Informācija par asociētajiem partneriem • Aizpildiet informāciju par visiem asociētajiem partneriem (max 5). • Aprakstiet sadarbības pieredzi, ja tādas nav, skaidrojiet iemeslus organizācijas iesaistīšanai projektā asociētā partnera lomā. • Sniedziet informāciju par asociētā partnera nozīmīgumu projektam: • iesaistīšanās projekta sagatavošanā un plānotā iesaistīšanās projekta īstenošanā; • partneru priekšrocības un pieredze, kas ir nozīmīga projekta ieviešanai.

36. Worksheet XVII Checklist After the Full Application Form is filled and ready for submission, check that it complies with the criteria listed in the table!

37. Worksheet XVII Pārbaudes lapa Kad projekta iesnieguma veidlapa ir aizpildīta un gatava iesniegšanai, pārliecinieties, ka tā atbilst visiem pārbaudes lapā uzskaitītajiem kritērijiem!