SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen

1. Jens Consör,Stefan Henneicke, Diana Krebs, Elnaz Mazandarani,Michael Sonk SAP Workflow - Verkauf von Dienstleistungen FHTW Berlin - SS 2007AKIS 2 (Prof. Dr. Jörg Courant)

2. Einführung Ausgangssituation in Unternehmen: • verschiedene Komponenten in einem ERP-System • Anwender muss auf verschiedenen Inseln arbeiten • hoher Zeitaufwand durch manuelle Bearbeitung Lösungsansatz: Individual-Workflow – mit gezielten Verknüpfungen zwischen den Komponenten für eine schnelle automatisierte (Auftrags-)Bearbeitung AKIS 2

3. Agenda SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen Aufgabe Projektmanagement und Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis (Demo des Szenarios) Technische Bemerkungen Bewertung AKIS 2

4. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Aufgabe SAP Workflow – Verkauf von Dienstleistungen • SAP ERP-System • Komponenten untersuchen: • Automatisierungen, Verknüpfungen oder manuelle Bearbeitung Individuell auf ein Szenario zugeschnitten (Verkauf von DL) AKIS 2

5. AufgabePM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektmanagement Vorgehensweise • „Blue Ant“ als Projektmanagementsystem und zentrale Dokumentenverwaltung • eMail, SMS als schneller Kommunikationsweg • Planung von Aufgabenpaketen und stetige Kontrolle des Projektstandes(Quali- und Quantität) • Regelmäßige Meetings mit Protokollen • Besprechung von Problemen in Meetings + Festlegen der ToDo‘s AKIS 2

6. AufgabePM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Auftrag Soll-Kriterien Inhaltliche Realisierung: - Erstellung eines Szenarios Bereich: Eigenleistung-Fremdleistung-Materialbeschaffung - Modellierung des Szenarios in Form einer EPK - Verknüpfung der SAP Module und Integration eines WF - Automatisierung der Abstimmungsprozesse zw. Ein- und Verkauf Technische Realisierung: - Automatisches Erstellen einer elektr. Akte bei Anlegen eines Projekts - Manuelles Hinzufügen von Dokumenten/Notizen zur elektr. Akte - WF-Abfolge mit verschiedenen Bearbeitern - RM: Aktenmodell - PS: Projekt, Projektstrukturplan - WF: WF-, Organisationsstruktur aufbauen, Objektmethoden ergänzen AKIS 2

7. AufgabePM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Auftrag Kann-Kriterien Inhaltliche Realisierung: - Webanbindung: MA bekommt externen Zugriff über Weboberfläche auf Akten Technische Realisierung: - Formulare erstellen - Automatisches Hinzufügen von Bestellungen zur elektr. Akte AKIS 2

8. AufgabePM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Auftrag Aufgabenpakete (Stand Zwischenpräsentation) AKIS 2

9. AufgabePM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Aufgabenverteilung Systeme und Module PSProject Builder RM WFBusiness WorkplaceWF-Builder RMPS(for Public Sector) MM AKIS 2

10. AufgabePM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Szenario Verkauf von Dienstleistungen „Neueröffnung der Gastronomie „Biergarten Karow““ • "Biergarten Karow" stellt Anfrage über Getränkebelieferung inkl. Serviceaufträgen (Aufbau, Wartung und Reinigung von Zapfanlagen) an „Pangasius Brauerei“ 2. „Pangasius Brauerei“ führt DL über Subunternehmen aus 3. „Pangasius Brauerei“ holt Angebote der Subunternehmen ein(Vergleich der Angebote) 4. „Pangasius Brauerei“ erstellt Angebot für "Biergarten Karow„ 5. Verhandlungen zw. "Biergarten Karow" und „Pangasius Brauerei“ ebenso Verhandlungen zw. „Pangasius Brauerei“ und Subunternehmen 6. „Biergarten Karow" erteilt Auftrag 7. „Pangasius Brauerei“ kauft Fremdleistungen bei Subunternehmen(Verträge abschließen) AKIS 2

11. AufgabePM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung EPK Pangasius Brauerei Verkauf von Dienstleistungen (vereinfachte Darstellung) AKIS 2

12. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung EPK Pangasius Brauerei – Verkauf von Dienstleistungen - Folie Overhead-Projektor - Nächste Aufgabeninsel AKIS 2

13. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Definition Projekt Projekt: • i.d.R. komplex, einmalig und beinhaltet ein hohes Risiko • genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden • sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv • unterliegt bestimmten Qualitätsanforderungen • hat für durchführendes Unternehmen strategische Bedeutung AKIS 2

14. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Definition • Hierarchische Abbildung der Projektstruktur • Termin- und Ressourcenplanung • SAP Projektsystem • Integration Rechnungswesen • Vorlagen definieren für neue Projekte (Kopiervorlage) AKIS 2

15. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Aufbau eines Projekts in SAP PS Projekte sollten wie folgt aufgebaut werden: • Aufbau mit einem Projektstrukturplan • Mit Hilfe eines oder mehrerer Netzpläne • Mittels Kombination aus Projektstrukturplan und Netzplänen • Ablauf einzelner Aktivitäten in Vorgängen (Arbeitspakete) AKIS 2

16. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Projekt in SAP PS AKIS 2

17. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem PSP - Elemente • Hierarchische Abbildung der Elemente • Elemente werden eindeutig der Projektdefinition zugeordnet • Hinterlegung diverser Stammdaten zu Informationszwecken • Gliederung: • Funktion (z.B.: Motor, Karosse, Getriebe) • Phasen (z.B.: Konstruktion, Beschaffung, Montage) • Organisation (z.B.: Vertrieb, Einkauf, Produktion) AKIS 2

18. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Oberfläche Project Builder AKIS 2

19. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Projektplantafel AKIS 2

20. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Hierarchiegrafik AKIS 2

21. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Projektsystem Vorteile SAP PS • Eine Transaktion zum Projekt anlegen und pflegen • Projektlebenszyklus vollständig und durchgängig abbilden • Projekt kann in beliebig viele Teilabschnitte unterteilt werden • Verfügbarkeit aller aktuellen projektrelevanten Daten und Dokumente • Kosteninformationen oder Zeitdaten werden nicht mehrfach erfasst Nächste Aufgabeninsel AKIS 2

22. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management Wiederholung • Records Management = Aktenführung / Schriftgutverwaltung • Records = Akten / Unterlagen • Idee: ein System – relevante Daten bündeln, zentral integrieren, verwalten und darstellen • systematische Kontrolle und Bearbeitung von Dokumenten • Erstellung • Erfassung • Nutzung • Archivierung • Aussonderung AKIS 2

23. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management SAP RM – Integration und Features ErstellungBearbeitungVerwaltungSpeicherung SAP-interne NotizenOffice-DokumenteSAP Business ObjekteE-MailsPDF-Dateien Dokumenten-Management Integration Web SAP RM Geschäftsprozesse Archivierung Workflow Archivsystemeverschiedene Speichermedien (Bänder, optische Speichermedien) Rollenkonzept SAP Business Workflowsad hoc Workflows AKIS 2

24. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management Aktenmodell Festlegung der Struktur einer Akte (hierarchische Gliederungsebenen) Festlegung, welche Objekte unter den jeweiligen Gliederungspunkten in welcher Anzahl erscheinen (optional) Prinzipiell kann ein Aktenmodell aus einem generischer Eintrag bestehen Verwendung der festgelegten Struktur bei allen Akten dieses Typs Erleichterung bei der Orientierung und Navigation innerhalb dieser Akten AKIS 2

25. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management Stakeholder der Pangasius Brauerei Gläubiger Kunden Eigentümer Staat Lieferanten Mitarbeiter AKIS 2

26. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management Vergleich PSP mit Aktenmodell der Pangasius-Brauerei Projektstrukturplan Aktenmodell AKIS 2

27. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management Akte Automatisch Manuell • Systemseitig (Workflow) • Beispiele: • Kundenakte bei neuem Kundenstammsatz (R/3) • Personalakte bei neuem Personalstammsatz (HR) • Akte zu einem Projekt (DL) bei Anlegen des Projektes (PS) Aufgabe des Benutzer, neue Akten zum richtigen Zeitpunkt anzulegen AKIS 2

28. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management Dokument Erfassen von Elementen zu Akten Service Provider für ArchiveLink Service Provider für Dokumente • Änderbarkeit: nur Annotationen • Versionierung: • Attribute: nur administrative Daten • Recherche: nur Anwendungsobjekte • Anwendungsobjekt-Bezug • Ein- und Ausgangsszenarien • Drucklisten, Archivdateien • Änderbarkeit: • Versionierung: • Attribute: • Recherche: über Attribute • Anwendungsobjekt-Bezug • Ein- und Ausgangsszenarien • Drucklisten, Archivdateien bekannt machen des Dokuments via Schnittstellen AKIS 2

29. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Record Management Dokument papiergeb. vs. elektr. Eingänge Manuell vs. Systemseitig Nächste Aufgabeninsel AKIS 2

30. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Email – Einbinden in eine Akte Möglichkeiten Möglichkeiten eine Email oder Informationen einer Email in eine Akte einzufügen: • Notiz • Copy/Paste und Dokument anhängen • Orginal-Mail anhängen Records Management for Public Sector AKIS 2

31. Email – Einbinden in eine Akte Posteingangsprozess von RMPS Erzeugung Email-Empfang Posteingangsstelle Posteingangsstück Posteingangsbuch des Sachbearbeiters (Fachabteilung) Weiterleitung Posteingangsbuch des Sachbearbeiters (Poststelle) Zuordnung Akte AKIS 2

32. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Email – Einbinden in eine Akte Komponenten von RMPS BereichRM for Public Sector 1 1 1 enthält bestimmt bestimmt n Service ProviderPosteingangsstück n n TypPosteingangsstück RMSEinheit : Behörde 1 enthält wird klassifiziert durch n ist erlaubt für n n ElementartPosteingangsstück n n n gehört zu n Element n enthält n Akte ist ein spezielles n n eingeordnet in Posteingangsstück Dokument URL 1 basiert auf Ablageplan Notiz Workflow-Instanz Transaktion Report 1 Aktenmodell ArchiveLink Dokument Business-Objekt AKIS 2

33. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung BereichRM for Public Sector 1 1 1 enthält bestimmt bestimmt n Service ProviderPosteingangsstück n n RMSEinheit : Behörde TypPosteingangsstück 1 enthält wird klassifiziert durch n ist erlaubt für n n ElementartPosteingangsstück n n n gehört zu n Element ist ein spezielles Posteingangsstück Email – Einbinden in eine Akte Konfiguration Posteingangsprozess Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses • Voraussetzungen • Standard-Workflow für Posteingangsprozess Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses • Voraussetzungen • Standard-Workflow für Posteingangsprozess • HTTP-Services aktivieren Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses • Voraussetzungen • Standard-Workflow für Posteingangsprozess • HTTP-Services aktivieren • Eingansverteilung festlegen • Grundeinstellungen für Posteingangsstücke • Laufwegmuster für Posteingangsprozess Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses • Voraussetzungen • Standard-Workflow für Posteingangsprozess • HTTP-Services aktivieren • Eingansverteilung festlegen Schritte zur Konfiguration des Posteingangsprozesses • Voraussetzungen • Standard-Workflow für Posteingangsprozess • HTTP-Services aktivieren • Eingansverteilung festlegen • Grundeinstellungen für Posteingangsstücke AKIS 2

34. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung BereichRM for Public Sector S_AREA_RMPS S_AREA_RMPS S_AREA_RMPS 1 1 1 enthält bestimmt bestimmt n Service ProviderPosteingangsstück RM_PS_SP_INBOUND_DOC Service ProviderPosteingangsstück n n TypPosteingangsstück RMSEinheit : Behörde RMSEinheit : Behörde TypPosteingangsstück RMPS_INBOUND_DOCUMENT RMPS_INBOUND_DOCUMENT S_RMS_RMPS S_RMS_RMPS 1 enthält n wird klassifiziert durch ist erlaubt für n n ElementartPosteingangsstück RM_PS_SPS_INBOUND_DOC ElementartPosteingangsstück n n n BereichRM for Public Sector gehört zu n Element Element Element ist ein spezielles Posteingangsstück Posteingangsstück Posteingangsstück Email – Einbinden in eine Akte Konfiguration Grundeinstellungen AKIS 2

35. Email – Einbinden in eine Akte Konfiguration Laufweg Customizing für den Laufweg des Posteingansstück • Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen Customizing für den Laufweg des Posteingansstück • Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen • Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen Customizing für den Laufweg des Posteingansstück • Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen • Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen • Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen Customizing für den Laufweg des Posteingansstück • Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen • Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen • Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen • Laufweg festlegen • Voraussetzung Punkt 1-3 • Grundeinstellungen für Posteingangsstücke Customizing für den Laufweg des Posteingansstück • Nummernkreisintervall für Laufweg anlegen • Objekttypen festlegen und Tätigkeitstypen zuordnen • Tätigkeiten und Tätigkeitsfunktionen für den Laufweg festlegen • Laufweg festlegen • Voraussetzung Punkt 1-3 • Grundeinstellungen für Posteingangsstücke • Laufweg aktivieren AKIS 2

36. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Email – Einbinden in eine Akte Posteingangsprozess - Workflow Nächste Aufgabeninsel AKIS 2

37. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Workflow Als Verbindungsglied Kunde Workflow RM Mitarbeiter Projekt AKIS 2

38. Aufgabe PM/AuftragAufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Workflow Organisationsstruktur • Szenario Pangasius-Brauerei Szenario AKIS 2

39. Aufgabe PM/Auftrag AufgabeninselnErgebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Ergebnisvorführung Demo des Szenarios - live im SAP ERP System - Darsteller der Pangasius Brauerei Abteilungsleiter (Stefan) Sachbearbeiter 1 (Michael) Sachbearbeiter 2 (Jens) AKIS 2

40. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow Workflow Start-Ereignis • Ereignis Projekt freigegeben BUS2001 Vererbung Ereignis „Freigegeben“ ZBUS2001 AKIS 2

41. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow Workflow Start-Ereignis • Ereignis Projekt freigegeben Ereignis registrieren (Statusverwaltung) Kopplung an Workflow (Ereignistypkopplung) AKIS 2

42. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte • über generische Objektdienste RECORD Vererbung Linkmethode (ABAP) ZRECORD AKIS 2

43. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow Verknüpfung Projekt (PSP) und Akte • über generische Objektdienste - Objektverknüpfungsdienst Verknüpfungsmodell Verknüpfungstabelle AKIS 2

44. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow PSP-Element finden • Oberstes PSP-Element des Projekts über Standard Containeroperationen Wissen über Objektstrukturen! AKIS 2

45. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow Akte anlegen • Anlegen der Akte über vorhandene Create-Methode in Standardaufgabe • In Aufgabencontainer: • Aktenmodell • Akten-ID (= Projekt-Nr.) • Aktenbez. (=Projektname) AKIS 2

46. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow Ablaufsteuerung Angebotsphase • Standard Workflow-Elemente • Schleifen • Benutzerentscheidungen • Parallelitäten • Verzweigungen • Ablaufsteuerung über Statusvariablen Einholung Lieferantenangebote ? Erstellung Kundenangebot Kundenentscheidung ? AKIS 2

47. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/DemoBemerkungen Bewertung Technische Umsetzung des Workflow Fazit • Standard-Möglichkeiten von SAP reichen nicht aus • Anpassungen nötig • Technische Voraussetzungen für Anpassungen nicht in allen Programmelementen gleichermaßen gegeben • Erweiterung der vorhandenen Möglichkeiten nur über Programmierung • Teilweise müssen Abstriche gemacht werden • Know How: • Recordsmanagement • Projektsystem • Workflow • ABAP • Objektstrukturen • Tabellenstrukturen • Ereignissteuerung in SAP • Infrastrukturdienste (Generische Objektdienste) AKIS 2

48. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Technische Probleme, die den Projektverlauf beeinflusst haben • Projekt freigeben --> Speichern notwendig • Business-Objects definieren/anlegen • WF-Elemente/Flag0-1/Null • Anzeige des Email-Inhalts fehlt in RMPS & Workflow musste manuell gestartet werden AKIS 2

49. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Organisatorische Probleme, die den Projektverlauf beeinflusst haben • Krankheit – Aufgabenumverteilung, Ressourcenbelastung • SW-Projekt mit unbekannten Themen,man kann nicht über den Berg schauen • Bausteinprinzip, Step-by-Step • Hindernisse, neue Aufgaben verteilen AKIS 2

50. Aufgabe PM/Auftrag Aufgabeninseln Ergebnis/Demo Bemerkungen Bewertung Erkenntnisse PM Verkauf von DL • “Blue Ant” bei kleinen Projekten, nur als “Fileserver” gut geeignet • Mitglieder schauen nicht rein • Pflegeaufwand kostet zu viel Zeit • eMail, SMS sind direkter • MS Excel genügt (intuitiv schnell veränderbar) • Überschaubares Projekt (Selbstläuferprojekt - Motivationskurve) AKIS 2