Controlling und Benchmarking Stationär (CBS)
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Controlling und Benchmarking Stationär (CBS). Personalbedarfsplanung und Prozessoptimierung auf Basis individueller Pflegezeiten. entwickelt durch die Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service-GmbH

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Presentation Transcript

Controlling und Benchmarking Stationär (CBS)

Personalbedarfsplanung und Prozessoptimierung

auf Basis individueller Pflegezeiten

entwickelt durch die Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service-GmbH

mit Unterstützung der Universität Dortmund, Fachbereich Empirische Wirtschafts- und Sozialforschung

und dem DRK-Landesverband Westfalen-Lippe,

Gruppe Betriebswirtschaft und EDV


Ausgangssituation

  • Der zunehmende Qualitäts- und Kostendruck in den Altenpflege-einrichtungen erfordert eine (lfd.) Überprüfung der Arbeitsabläufe und den Einsatz von geeigneten Controllinginstrumenten

  • Herkömmliche Controllinginstrumente basieren auf der Pflegestufe des Bewohners; diese bilden den individuellen Pflegebedarf des Bewohners jedoch nur unzureichend ab

  • Eine objektive Dienstplanung kann auf Basis der Pflegestufen nicht erfolgen; allenfalls kann hiermit eine Näherung an den tatsäch-lichen Personalbedarf erreicht werden

  • Pflegewissenschaftliche Instrumente zur Ermittlung des Pflegebedarfs (PLAISIR, RAI) sind sehr zeitaufwändig und mit erheblichen Kosten verbunden; eine Akzeptanz seitens der Kostenträger ist derzeit nicht gegeben


1.

2.

3.

4.

Umsetzung des CBS:

Zielsetzungen des CBS:

Analyse des Personalbedarfs für direkte und indirekte Pflegetätigkeiten durch Einstufung der Bewohner und Gegen-überstellung des Ist-Personaleinsatzes je Wohnbereich (Grundlage der Dienstplanung)

Erlösoptimierung durch Nachweis des individuellen Pflegezeitbedarfs gegenüber den Kostenträgern (MDK zur Höherstufung einzelner Bewohner oder im Rah- men von Pflegesatzverhandlungen/LQV´s für besondere Bewohnerklientel)

Instrument des Betriebsvergleiches (Benchmarking) durch Gegenüberstellung von Prozessen und Zeitanteilen direkter und indirekter Pflege-tätigkeiten mit anderen Einrichtungen

Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen durch Aufzeigen von Wirtschaftlichkeitsreserven und Erarbeiten von Gegen-steuerungsmaßnahmen

Bitte weiterklicken

Leistungsangebot der BBS


1.

Analyse des Personalbedarfs

Zum Vergrößern

bitte hier klicken

Grundlage des CBS ist der Bewohner-Einstufungsbogen

Einstufung der Bewohner eines Wohnbereiches

Ermittlung der direkten und indirekten Pflege-bedarfe je Bewohner

Ermittlung des Personalbedarfs je Wohnbereich

durch WBL/PDL

CBS-Modul

Nähere Informationen

zum CBS-Modul

Bitte weiterklicken


1.

Analyse des Personalbedarfs

  • Im DRK-Landesverband Westfalen-Lippe wurden seit Anfang 2002 Pflegezeitstudien zur Ermittlung des direkten und indirekten Pflegezeitbedarfs durchgeführt. Insgesamt wurden über 13.000 Einzeltätigkeiten erhoben.

  • Jeder Bewohner wurde anhand eines umfassenden Kataloges von 117 Variablen nach verschiedenen körperlichen, geistigen und affektiven Faktoren eingestuft. Im Anschluss wurden die Variablen mit signifikantem Einfluss auf einzelne Tätigkeitsdauern herausgefiltert.

  • Über die Korrelationen der Variablen auf die Einzeltätigkeiten wurde der individuelle Pflegebedarf je Bewohnertypus ermittelt.

  • Als Ergebnis wurde ein Einstufungsbogen entwickelt, über den der Personalbedarf je Einrichtung, je Wohnbereich und des einzelnen Bewohners bestimmt werden kann.


Durchführung der Pflegezeiterhebungen

Grundgesamtheit

jeweils 35-50 Bewohner aus in sich abgeschlossenen Stationen/Wohnbereichen;

Einbezug aller Pflegekräfte der Station, incl. Stationsleitung, ZDL/FSJ und Praktikanten

Untersuchungszeitraum

jeweils eine Woche, dazu ein Tag Pretest

Erhebungsform

fortlaufende Selbstaufschreibung aller Mitarbeiter des Früh-, Spät- und Nachtdienstes;

kontinuierliche Unterstützung durch Studienbegleiter

  • verwendete Formulare

  • Minimierung des Schreibaufwandes durch vorgegebene Formulare

  • bewohnerbezogene Aufschreibebögen

  • mitarbeiterbezogene Aufschreibebögen


Durchführung der Pflegezeiterhebungen

Bewohnerbezogener Aufschreibebogen

Für jeden Bewohner wurden Aufschreibebögen erstellt, auf denen - zur Vermeidung von Schreibarbeit für die MA - die möglichen individuellen Tätigkeiten vorgege-ben wurden. Die Bewohnerbögen lagen im jeweiligen Zimmer aus.

Vergrößerung

Bewohner-Bogen

Mitarbeiterbezogener Aufschreibebogen

Außerdem erhielt jeder MA einen eigenen Mitarbeiterbogen, um alle Tätigkeiten, die nicht im Bewohnerzimmer durchgeführt wurden, festzuhalten.

Die gesamte Arbeitszeit wurde im Nachgang mit den Einträgen der verschiedenen Bögen abgeglichen, ggf. nachträglich rekonstruiert.

Anhand eines Probetages wurden die MA mit den Bögen vertraut gemacht.

Erfahrungen




Erfahrungen aus den Pflegezeiterhebungen

  • Das kombinierte System von bewohner- und mitarbeiterbezogener

    Zeitaufschreibung steigert die Validität der Zeiterhebung. Durch die

    wechselnde Aufschreibung auf den Formularen in den Bewohnerzimmern

    wird eine kontinuierliche Aufschreibung sichergestellt.

  • Die Zeitaufschreibung sollte sich an Leistungsprozessen orientieren. Nur so wird man der Komplexität des Pflegegeschehens gerecht, die eine tayloristische Zerstückelung in kurze elementare Tätigkeiten nicht zulässt.

  • Die Dauer der einzelnen Tätigkeiten streut während einer Woche nur wenig, so dass die Reliabilität der Erhebungsmethode gegeben ist. Im Rahmen einer Woche ist es zudem möglich, nicht täglich vorkommende Tätigkeiten mit einer repräsentativen Häufigkeit zu erfassen. Eine Erweiterung des Erhebungszeitraumes ist nicht erforderlich.

  • Für die Schulung der Pflegekräfte hat sich die Kombination aus Informationsschreiben und Probetag bewährt. Der Erfolg der Selbstaufschreibung wird wesentlich durch die innere Bereitschaft der Pflegekräfte bestimmt.

  • Durch die Verwendung anonymer Mitarbeiterkürzel sowie die Information über die Untersuchungsziele kann die Motivation der Mitarbeiter deutlich gesteigert werden.

zurück


1.

Analyse des Personalbedarfs

Der Einstufungsbogen ermöglicht die sehr genaue Ermittlung des Pflegebedarfs eines Bewohners. Die Abweichungsgenauigkeit des Einstufungsbogens beträgt 7-9 min (17-22%). Zum Vergleich: über die Pflegestufe eines Bewohners beträgt der Abweichungsgrad 16 min (38%).

Bei Zusammenfassung der Bewohner eines Wohnbereiches kann deren durch-schnittlicher Personalbedarf mit einer Genauigkeit von unter 2 min bestimmt werden (< 5% Abweichungsgrad).


Erlösoptimierung durch Nachweis des individuellen Pflegebedarfs

2.

Die Höherstufung eines Bewohners von der Pflegestufe I in die Pflegestufe II bedeutet Mehrerlöse i.H.v. ca. 6.300 € bei identischem Personalaufwand!

Durch das CBS werden die Bewohner aufgezeigt für die ein Höherstufungsantrag zu stellen ist!

PS III

PS II

PS I

PS 0

Die Farben stehen für drei verschiedene Einrichtungen. In einer Einrichtung (blaue Farbe) konnte zudem über das CBS der Mehraufwand für die Pflege der MS-Patienten nachgewiesen werden (Grundlage für die LQV´s).


3. Pflegebedarfs

Instrument des Betriebsvergleichs (Benchmarking)

Abweichende Zeitanteile im Bereich der indirekten Tätigkeiten lassen auf ein Optimierungspotential im Sinne des best-practice schließen!

In einer Einrichtung lag der Zeitanteil für direkte Pflegetätigkeiten unterhalb von 50%!

Die AWO-Zeitanteile wurden durch WORKS - Ges.f.Organisationsentwicklung

und Unternehmenskultur m.b.H.veröffentlicht.


Instrument des Betriebsvergleichs (Benchmarking) Pflegebedarfs

3.

Der Zeitaufwand für Besprechungen kann durch klare Aufgabenzuordnungen und strukturierte Übergaben (vgl. QM-Handbuch Stationär) deutlich gesenkt werden!

Im Heim A wird der niedrigste Zeitanteil für Übergabebesprechungen erreicht.

  • Die offizielle Übergabezeit im Heim A ist deutlich kürzer.

  • Des weiteren nehmen im Heim A nicht alle Mitarbeiter an den Übergaben teil.

  • Trotz der geringeren Übergabezeiten entsteht in Heim A gegenüber

    den Vergleichseinrichtungen kaum zusätzlicher Besprechungsbedarf.


Im Heim A und B führt das Holen/Bringen von Bewohnerwäsche zu einer hohen zusätzlichen Belastung

Im Heim A mussten gegen Ende der Woche wiederholt Handtücher/Bettwäsche nachgefüllt werden; einmalige Versorgung durch den ZDL reichte nicht aus

65% der Wäscheversorgung im Heim A werden durch examinierte MA übernommen. Durch eine veränderte Aufgabenzuordnung könnte dieser Anteil - wie in Heim B und C - auf deutlich unter 50% gesenkt werden.

Instrument des Betriebsvergleichs (Benchmarking)

3.

Es zeigt sich ein unverhältnismäßig hoher Zeitanteil für Wäscheversorgung in Heim A und B!


Instrument des Betriebsvergleichs (Benchmarking) zu einer hohen zusätzlichen Belastung

3.

Der Entlastungsgrad durch Zivildienstleistende ist vom Einsatzprofil abhängig.

  • Der Zivildienstleistende im Heim A wird ausschließlich im Bereich der Mahlzeitenversorgung

    sowie Essen reichen eingesetzt. Dieses Tätigkeitsprofil verschaffte den Pflegemitarbeitern die

    größte Entlastung.

  • Im Heim B wurden ZDL/FSJ vollständig in die Grundpflege (incl. Übergaben und Dokumentation)

    integriert.

  • Die beiden Zivildienstleistenden im Heim C sind nur mit 62% der Arbeitszeit in den Arbeitsablauf

    eingebunden (38% persönliche Zeit/Pausen).


In einer Einrichtung wiesen die examinierten Pflegekräfte einen höheren Zeit-anteil im Bereich Mahlzeiten- und Wäscheversorgung auf als Pflege- hilfskräfte und Aushilfen.

4.

Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen

Die Qualifikation der Mitarbeiter sollte bei der Zuordnung indirekter Pflegetätigkeiten deutlicher berücksichtigt werden!

Beispiel: Mahlzeiten- und Wäscheversorgung


4. einen höheren Zeit-anteil im Bereich Mahlzeiten- und Wäscheversorgung auf als Pflege- hilfskräfte und Aushilfen.

Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen

Das System der Medikamentenversorgung der Einrichtung B erwies sich - auch unter Qualitätsmanagement-Gesichtspunkten (vgl. Ablaufdiagramme QM-Handbuch Stationär) - als „best practice“ und sollte durch die Vergleichseinrichtungen übernommen werden!

In den Einrichtungen wurden sehr unterschiedliche Systeme praktiziert. Das Vor-stellen der Medikamente erfolgte in den Einrichtungen entweder täglich, wöchent-lich oder jeweils für 2-3 Tage.

Das Spülen der Medizintöpfchen von Hand (2x täglich), führte in der Einrichtung A zu einer zusätzlichen Belastung der Pflegekräfte.

Durch vorbereitende Tätigkeiten des Nachtdienstes konnte der Zeitanteil in der Ein-richtung B tagsüber deutlich gesenkt werden.


4. einen höheren Zeit-anteil im Bereich Mahlzeiten- und Wäscheversorgung auf als Pflege- hilfskräfte und Aushilfen.

Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen

Neben der pflegerischen Tätigkeiten sollte auch die Zeit für Gespräche und soziale Betreuung auf die Bewohnerbedürfnisse abgestimmt werden.

  • Im Heim A wurden Gespräche überwiegend mit Bewohnern niedrigerer Pflegestufe geführt, die

    aufgrund ihrer Mobilität auf ihren Gesprächsbedarf aufmerksam machen konnten.

  • In den Heimen B und C wurden dagegen auch bettlägerige Bewohner bewusst in die

    Kommunikation eingebunden (z.B. Singen am Bett, Streicheln, nonverbale Kommunikation,...).

  • Der Schwerpunkt der Gespräche sollte insbesondere auf die Bewohner gelegt werden, die

    angesichts ihrer Immobilität keine Chance haben, Gespräche mit anderen Bewohnern zu suchen

    bzw. an Veranstaltungen des Sozialen Dienstes teilzunehmen.


1. einen höheren Zeit-anteil im Bereich Mahlzeiten- und Wäscheversorgung auf als Pflege- hilfskräfte und Aushilfen.

Einstufung der Bewohner anhand des Einstufungsbogens und Ableitung bewohnerindividueller Pflege- und Personalbedarfe je Wohnbereich

Grundlage der Dienst- und Personaleinsatzplanung

Erlösoptimierung durch Nachweis individueller Pflegebedarfe

2.

Teilnahme am fortlaufenden Benchmarking und Controlling

Regelmäßiger Abgleich der ermittelten Pflege- und

Personalbedarfe mit den Ist-Arbeitszeiten

Analyse der Kosten- und Erlössituation durch Vergleich und

Bewertung entscheidungsrelevanter Kennzahlen

3.

Durchführung einer umfassender Zeiterhebung in einem Wohnbereich

Gegenüberstellung mit den Zeitwerten anderer Einrichtungen

Erarbeitung von Handlungsempfehlungen/Gegensteuerungs-maßnahmen zur Optimierung der Strukturen und Abläufe

Umsetzung des CBS

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Das Leistungsangebot des Instruments kann in verschiedenen Stufen genutzt werden:


Vielen Dank einen höheren Zeit-anteil im Bereich Mahlzeiten- und Wäscheversorgung auf als Pflege- hilfskräfte und Aushilfen.

für Ihre

Aufmerksamkeit

Weitere Informationen unter:www.lv-westfalen-lippe.drk.de/bbs

[email protected]


1. einen höheren Zeit-anteil im Bereich Mahlzeiten- und Wäscheversorgung auf als Pflege- hilfskräfte und Aushilfen.

Analyse des Personalbedarfs

CBS

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