Koordinasi dan Rentang Manajemen

1. Koordinasi dan Rentang Manajemen

2. Koordinasi • Proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Titin Hartini, 2007

3. Kebutuhan Akan Koordinasi Titin Hartini, 2007

4. Kebutuhan Akan Koordinasi • Saling ketergantungan yang menyatu • Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan lainnya dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir • Saling ketergantungan yang berurutan • Suatu organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja Titin Hartini, 2007

5. Kebutuhan Akan Koordinasi • Saling ketergantungan timbal balik • Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi Titin Hartini, 2007

6. Masalah Pencapaian Koordinasi Efektif • Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu. • Perbedaan orientasi waktu • Perbedaan orientasi antar pribadi • Perbedaan formalitas struktur Titin Hartini, 2007

7. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif Titin Hartini, 2007

8. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Teknik-teknik Manajemen Dasar • Hirarki Manajerial • Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas yang dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat Titin Hartini, 2007

9. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Teknik-teknik Manajemen Dasar • Aturan dan Prosedur • Aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. • Rencana dan Penetapan Tujuan • Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Titin Hartini, 2007

10. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Meningkatkan Potensi Koordinasi • Sistem Informasi Vertikal • Peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. • Hubungan-hubungan Lateral • Membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana informasi yang dibutuhkan tersedia. Titin Hartini, 2007

11. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Meningkatkan Potensi Koordinasi • Hubungan-hubungan Lateral • Beberapa hubungan lateral: • Kontak Langsung antara individu yang dapat meningkatkan efektif dan efisien kerja. • Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi • Satuan tugas • Pengintegrasian peranan-peranan • Peranan penghubung manajerial • Organisasi matriks Titin Hartini, 2007

12. Tiga Pendekatan Koordinasi Efektif • Mengurangi Kebutuhan Koordinasi • Penciptaan sumberdaya tambahan • Adanya penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan, dan masalah-masalah yang timbul berkurang. • Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri • Mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahkan suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi. Titin Hartini, 2007

13. Rentang Manajemen • Disebut juga rentang kendali atau span of management atau span of control • Merupakan jumlah bawahan yang melapor langsung kepada manajer tertentu Titin Hartini, 2007

14. Dua Alasan Pemilihan Rentang • Rentang manajemen bisa mempengaruhi efisiensi manajer dan keefektifan prestasi bawahannya. • Terlalu lebarnya rentang dapat berarti bahwa manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Rentang yang sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya. Titin Hartini, 2007

15. Dua Alasan Pemilihan Rentang • Terdapat hubungan antara rentang manajemen pada seluruh organisasi dengan struktur organisasi. • Semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “tall” dengan banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. • Rentang manajemen yang melebar akab berbentuk “flat” berarti tingkatan manajemen semakin sedikit. Titin Hartini, 2007

16. Rentang Manajemen Lebar • Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah • Lebih banyak tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan terjadi distorsi. • Penambahan tingkatan manajemen memakan biaya karena memerlukan penambahan gaji manajerial. Titin Hartini, 2007

17. Rentang Manajemen Sempit • Umumnya moral dan produktivitas karyawan akan meningkat dalam organisasi kecil daripada organisasi besar. • Rentang yang terlalu lebar berarti manajer tidak akan dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, dn mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan. • Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu harus mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari atasan. Titin Hartini, 2007

18. Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen • Kesamaan fungsi-fungsi • Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin lebar. • Kedekatan geografis • Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara phisik, rentangan semakin lebar. • Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan • Semakin sedikit pegawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin lebar. Titin Hartini, 2007

19. Faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen • Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan • Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin lebar. • Perencanaan yang dibutuhkan manajer • Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin lebar. • Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas • Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin lebar. Titin Hartini, 2007

20. Faktor Lain Pemilihan Rentang • Berhubungan dengan situasi, bawahan, dan atasan: rentang manajemen relatif melebar : • Fakor yang berhubungan dengan situasi: pekerjaan bersifat rutin, operasi stabil, pekerjaan bawahan sejenis. • Faktor yang berhubungan dengan bawahan: bawahan terlatih baik untuk pekerjaan tertentu, dan bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasab ketat. • Faktor yang berhubungan dengan atasan: manajer terlatih baik dan berkemampuan baik, manajer menrima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasanya, manajer tidak mempunyai kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan. Titin Hartini, 2007

21. Tugas • Jelaskan apa yang dimaksud dengan koordinasi ! • Jelaskan tiga jenis ketergantungan antar unit dalam organisasi ! • Ada 3 pendekatan yang digunakan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif. Jelaskan ketiga pendekatan tersebut ! • Jelaskan pengertian Rentang Manajemen ! • a. jelaskan dua alasan yang menyebabkan pemilihan rentang yang sesuai menjadi penting ! b. sebutkan dan jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen ! Titin Hartini, 2007