La conoscenza come “bene pubblico”: strumenti di raccolta e analisi delle informazioni

1. La conoscenza come “bene pubblico”: strumenti di raccolta e analisi delle informazioni sulla gestione

2. La raccolta e la gestione delle informazioni: una visione strategica • Le informazioni sulla gestione sono un patrimonio collettivo, culturale, sociale ed economico oltre che uno strumento di lavoro • La raccolta delle informazioni implica il sostenimento di costi; questi costi possono essere interpretati come “investimenti” • Gestire male le informazioni significa correre il rischio di far perdere efficacia ed efficienza all’azione amministrativa  non si governa la trasformazione

3. La raccolta e la gestione delle informazioni: di chi la responsabilità ? • la realizzazione degli obiettivi • la corretta ed economica gestione delle risorse pubbliche • l’imparzialità, il buon andamento, la trasparenza della pubblica amministrazione • riguardano gli organi di governo, i responsabili delle strutture • … e il controllo di gestione • Tutti devono essere coinvolti (in base al ruolo ricoperto) nel processo di raccolta e gestione delle informazioni sulla gestione • per pianificare • per conoscere e controllare i risultati

4. Il catalogo dei prodotti e degli indicatori del Comune di Torino • Il primo obiettivo: individuare gli output della gestione: (i prodotti) • Il secondo obiettivo: riflettere sulla misurazione degli aspetti più rilevanti di ciascuna attività ed individuare gli indicatori più appropriati

5. Il processo di “costruzione” del catalogo • 3 sessioni di lavoro (mediamente) con i responsabili di ciascuna unità organizzativa • Presentazione del progetto e definizione delle linee guida • Valutazione e perfezionamento della prima versione del catalogo; verifica dei dati disponibili e dei miglioramenti necessari • Validazione della versione finale del catalogo • Un approccio “empirico” guidato: riflettere sulle variabili critiche al di là degli schemi

6. Il catalogo prodotti-indicatori: criticità e fattori di successo • Criticità • I diversi “punti di vista”: quantità “prodotte”, effetti prodotti, qualità • Criteri di calcolo degli indicatori (chi fornisce che cosa) • Disponibilità dei dati • Le “viste” su più livelli • Le “informazioni contabili” • La misurazione dei tempi di completamento di un processo • Fattori di successo • Esplicitazione, condivisione e gestione delle regole di calcolo • Aggiornamento continuo per adeguare il catalogo alla realtà e alle necessità • La scomposizione degli indicatori su più livelli (“la dimensione”) • Avvio di progetti per la raccolta dei dati ritenuti necessari ove non disponibili

7. Il catalogo prodotti: utilizzi operativi • Programmazione del bilancio e del piano degli obiettivi • Relazione Previsionale e Programmatica • PEG • Rendicontazione dei risultati: • Relazione al conto consuntivo • Documentazione a supporto del referto del controllo di gestione • Bilancio Sociale • Bilancio di Mandato • Valutazione dei risultati (attenzione!)

8. Esempio del catalogo prodotti-indicatori: • i servizi educativi

9. Strumenti tecnologici a supporto della raccolta e della gestione delle informazioni sulla gestione: il datawarehouse comunale • Un progetto nato nel 2003 in collaborazione con CSI Piemonte • Obiettivo: identificare le informazioni rilevanti contenute negli applicativi gestionali e consentirne un utilizzo “condiviso” e “semplificato” • La trasversalità “naturale e necessaria” di alcune informazioni: • Il territorio • I cittadini • Il personale

10. L’architettura del Datawarehouse comunale della Città di Torino

11. Datawarehouse comunale: alcune componenti realizzate • Informazioni contabili per il controllo di gestione • Personale • Tributi (incrocio banche dati) • COSAP • Gestione verbali codici della strada • Graduatorie asili nido e scuole materne + consumo pasti - divisione servizi educativi • Progetti e utenti servizi - divisione lavoro

12. Datawarehouse comunale: punti di attenzione • Occorre progettare con attenzione la tipologia dell’informazione che si desidera ottenere • modificare successivamente l’architettura è molto complicato • Valutare attentamente il grado di difficoltà nell’impiego degli strumenti per la realizzazione e la gestione del reporting • non tutto è (può) essere semplice

13. Le informazioni sugli aspetti rilevanti di un’attività: il contributo del Progetto Qualità • Il Progetto Qualità: dal 2006 una priorità del Comune di Torino • Le sinergie con il Controllo di Gestione • Le analisi sui processi: che cosa deve essere tenuto sotto controllo • Gli indicatori per la misurazione dei fattori critici • Gli obiettivi di miglioramento come elemento sostanziale del PEG • La qualità dei servizi offerti come parte integrante del sistema di valutazione dei risultati

14. Il Progetto Qualità: il servizio di gestione della TARSU

15. La raccolta e la gestione delle informazioni: un esempio di pianificazione e controllo della gestione di un servizio • 2005: progettazione del nuovo capitolato per la gestione del servizio di lavanderia presso gli istituti di ricovero per anziani • Le criticità: • La scelta dello strumento ottimale di gestione a fronte di molteplici alternative • La raccolta delle informazioni sui costi del servizio • La valutazione degli effetti derivanti dalle diverse alternative possibili • L’individuazione degli strumenti di controllo dei consumi • I soggetti coinvolti • Settore Anziani divisione Servizi Sociali • Economato • Controllo di gestione

16. Fattori critici di successo • L’analisi condivisa degli standard attraverso la comparazione di realtà omogenee • La condivisione con i responsabili dei servizi • degli strumenti di raccolta e controllo delle informazioni • dei risultati progressivamente monitorati • L’adeguamento progressivo (e controllato) degli standard individuati inizialmente

17. I risultati del lavoro di pianificazione e controllo dei costi del servizio di lavanderia presso gli istituti di riposo per anziani • Revisione delle modalità di acquisto • Miglioramento dell’organizzazione • Omogeneizzazione dei comportamenti • Risparmio sui costi di approvvigionamento e gestione •  Scelta del modello di servizio “ottimale” • …ma anche: innovazione culturale nei processi di monitoraggio dei costi • uffici direttamente interessati alla gestione • uffici dell’economato

18. Il controllo di gestione: uno sguardo verso il futuro • Da controllo di gestione………. • …..a consigliere sulla gestione

19. DOV’E’ LA SAPIENZA CHE ABBIAMO SMARRITO NELLA CONOSCENZA E DOV’E’ LA CONOSCENZA CHE ABBIAMO SMARRITO NELL’INFORMAZIONE ? T.S. ELIOT