Finanční kontrola a audit

1. Finanční kontrola a audit Vzdělávací modul v rámci projektu Partnerství pro Vysočinu

3. AUDIT

4. Audit • Význam slova audit • v latině: slyšení, poslouchání, dozvídání se (auditoři informovali ve starém Římě senát o výši státního majetku; vojenští soudci, členové vyššího soudního dvora – tedy vyšetřování různých událostí) • v moderní angličtině: revize, kontrola účtů • Lawrenc B. Sawyer: audit je v podstatě kritická analýza, která umožňuje ověřovat informace dodané podnikem a hodnotit operativní činnosti a systémy při jejich předávání

5. Audit • Rozvoj účetnictví  rozvoj externího auditu a později interního auditu • základ povinného auditu – ověření rozvahy již ke konci 19. století v Anglii (externě) • rostoucí velikost podniků znamenala zvýšené riziko omylů a podvodů a vyžadovala, aby správnost účetnictví byla posuzována i interními pracovníky – auditory • již před 2. světovou válkou vyvstala nutnost posunout službu interního auditu k zvláštnímu typu podpory řízení podniku

6. Audit • Externí audit • Audit je systematický proces objektivního získávání a vyhodnocování důkazů, týkajících se informací o ekonomických činnostech a událostech, s cílem zjistit míru souladu mezi těmito informacemi a stanovenými kritérii a sdělit výsledky zainteresovaným zájemcům. • Externí audit se zabývá především ověřením účetnictví a účetní závěrky hospodaření firmy. • Audit provádějí nezávislí auditoři na objednávku auditovaného subjektu. • Externí audit je nutné objednat u cizí, nezávislé auditorské firmy, audit provádí oprávněný auditor.

7. Externí audit • Závěrečná zpráva auditora: • vyjadřuje auditorův názor na věrohodnost účetnictví a účetní závěrky • Rozeznávají se tyto auditorské výroky: • Bez výhrad • S výhradou • Záporný výrok

8. Audit • Nejznámější auditorské firmy (velká čtyřka):

9. Audit • Kde najdeme externího auditora? • www.kacr.cz • www.komora-ucetnich.cz

10. Audit • Proč potřebujeme externího auditora ? • Jestliže plánované celkové náklady projektu včetně DPH přesáhnou 3 mil EUR, má konečný příjemce povinnost zajistit nezávislý audit projektu. V této souvislosti má konečný příjemce povinnost nejpozději spolu s první Žádostí o proplacení výdajů projektu předložit smlouvu s autorizovaným auditorem. Zprávu o vykonání nezávislého auditu předloží konečný příjemce spolu se Závěrečnou zprávou • jak má vypadat zpráva auditora ?

11. Audit • Státní audit – nejvyšší kontrolní instituce každého státu • v České republice tuto činnost vykonává Nejvyšší kontrolní úřad • Hlavním účelem kontrolních závěrů NKÚ je upozorňovat na systémové nedostatky, které NKÚ zjistil při provádění svých kontrol na úseku jednotlivých resortů, především při nakládání se státním majetkem • www.nku.cz

12. Evropský audit • Evropský účetní dvůr • finanční svědomí Evropské unie poslání: • Posláním Evropského účetního dvora je posoudit na základě nezávislé kontroly příjmů a výdajů Evropské unie, jak instituce EU plní své povinnosti týkající se hospodaření s finančními prostředky. • Účetní dvůr prověřuje, zda finanční operace byly řádně zaznamenány, zákonně a správně provedeny a řízeny tak, aby zajistily dosažení hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti.

13. Evropský audit • Evropský účetní dvůr poslání: • Účetní dvůr zveřejňuje výsledky své činnosti formou relevantních, objektivních a včasných zpráv. • Při výkonu své činnosti Účetní dvůr usiluje o zkvalitňování finančního řízení rozpočtových prostředků Evropské unie na všech úrovních s cílem zabezpečit občanům Unie jejich hospodárné, efektivní a účinné využívání. • vydává auditorské zprávy „….V našem šetření jsme se podrobně zaměřili zejména na kontrolní prostředí, hodnocení rizik, kontrolní činnosti, informační a komunikační systémy a řídící postupy Evropského účetního dvora…“

14. Ostatní „evropští“ externí auditoři • Každé DG (generální ředitelství) má své auditory, kteří provádějí audity především v oblasti čerpání finančních prostředků z příslušných fondů – a to i na místě u konečného příjemce/uživatele

15. Interní audit • Interní audit je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Interní audit pomáhá organizaci dosahovat svých cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů a správy a řízení organizace.

16. Interní audit Funkce interního auditu můžeme shrnout takto: • Poskytuje ujištění ohledně vnitřního řídícího a kontrolního systému • Posuzuje systém řízení rizik • Posuzuje soulad mezi jednáním organizace a legislativou (či jinak nastavenými kritérii) • Poskytuje konzultace

17. Interní audit • Na rozdíl od vnitřní kontroly neplní interní audit úlohu „následného vyšetřovatele vůči jednotlivým pracovníkům“, ale zaměřuje se na zkoumání systémových nedostatků v auditované oblasti a v sousedních ovlivňujících oblastech. • Vyhotovuje závěrečnou zprávu z interního auditu, která popisuje fungování vnitřních řídících a kontrolních mechanismů v auditované oblasti a především přináší managementu doporučení ke zlepšení jednotlivých prvků řídícího a kontrolního systému.

18. Audit trail • záznamy „sledovatelnosti transakcí“

19. Interní audit Nezávislost interního auditu • Je oddělen od všech částí organizace, které jsou předmětem auditu • Má vymezenou autoritu rozhodnutím nejvyšších řídících orgánů, např. formou statutu • Vedoucí interního auditu má přímý přístup k řediteli organizace, ten je také příjemce zpráv z interního auditu • Rozsah interního auditu je v souladu se zdroji interního auditu • Interní auditoři mají přístup ke všem informacím a osobám • Interní auditoři nemají v odpovědnosti žádné výkonné činnosti uvnitř organizace • Zaměstnanci interního auditu jsou dostatečně kompetentní a řídí se Etickým kodexem interního auditora a Standardy pro profesionální praxi

20. Interní audit Jak by měl interní auditor pracovat ? V souladu s mezinárodními standardy pro provádění interního auditu: • Nezávislost útvaru interního auditu na činnostech, jejich audit provádí, a objektivity interních auditorů • Profesionální úrovně interních auditorů • Rozsahu působnosti interního auditu • Provádění auditorských prací • Řízení útvaru interního auditu

21. Interní audit • Druhy auditů: • systémový • audit shody • audit IT • personální audit • audit výkonnosti • procesně organizační audit • forenzní audit

22. Systém finanční kontroly v prostředí strukturálních fondů v ČR

23. Co je nejdříve třeba znát ? • Výchozí dokumenty – NRP, Rámec podpory společenství… • Českou legislativu – 320/2001, 416/2004, 552/1991,218/2000, 250/2000, 137/2006, 563/2006, 499/2004 • Evropskou legislativu – nařízení Rady č. 1083/2006 • Operační programy… • Manuály • Příručky pro příjemce • principy PIFC v EU

24. Je potřeba vědět, co je předmětem kontrol: • zda jsou dodržovány právní předpisy a opatření, • zda je zajištěna ochrana veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům, • zda nedochází k nehospodárnému, neúčelnému a neefektivnímu nakládání s veřejnými prostředky • a zda jsou prováděné operace průkazně účetně zpracovány.

25. Jaký je systém finanční kontroly v ČR?

26. Kontrola ve veřejné správě primární systém

27. Kontrola ve veřejné správě • Řídící orgán, který odpovídá za: • řízení a provádění příslušného operačního programu v souladu se zásadou řádného finančního řízení • to, aby operace byly pro financování vybírány podle kritérií pro operační program • to, aby operace byly po celou dobu provádění v souladu s příslušnými předpisy ES a s vnitrostátními předpisy. • Kdo řídí, kontroluje…

28. K zajištění kontroly ve veřejné správě • Řídící orgán vykonává vůči žadatelům a příjemcům: • předběžnou kontrolu ve veřejné správě schvalovacími postupy ve dvou fázích a to: • a)      před vznikem závazku o financování programu nebo projektu (příprava žadatele na projekt) • b)     před samotným uskutečněním platby ve prospěch účtu příjemce,

29. K zajištění kontroly ve veřejné správě • Řídící orgán vykonává vůči žadatelům a příjemcům: • průběžnou kontrolu ve veřejné správě v průběhu realizace programu nebo projektu na místě, kombinací operačních a revizních postupů na vybraném vzorku operací až do doby jejich ukončení a zaúčtování

30. K zajištění kontroly ve veřejné správě • Řídící orgán vykonává vůči žadatelům a příjemcům: • následnou kontrolu ve veřejné správě na místě na vzorku vybraných operací, revizními postupy.

31. Při těchto kontrolách se ověřuje: … zda realizované operace a vynakládané veřejné výdaje k jejich realizaci byly po celou dobu v souladu s příslušným programem (resp. jejich cílem), akty práva ES a právními předpisy ČR, schválenými rozpočty, vydanými rozhodnutími, popř. uzavřenými smlouvami přijatými v rámci řízení a splňují stanovená kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti;

32. Při kontrolách se ověřuje … zda opatření přijatá k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik byla při uskutečňování operací dostatečně účinná a zda bylo pamatováno na přizpůsobení se případnému vzniku nových rizik zejména při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek;

33. Při kontrolách se ověřuje … zda záznamy o uskutečněných operacích a uchovávání záznamů s každou operací spojených jsou úplné, věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných prostředků (požadavky na účetnictví, audit trail)

34. Při kontrolách se ověřuje Při kontrole předběžné EX_ANTE: a) administrativní Provádí se před započetím projektů a má především administrativní ráz. Údaje v žádosti mohou být ověřeny i na místě u žadatele, potom se jedná o fyzickou kontrolu. Cílem této kontroly je získat informace o přípravě žadatele na realizaci projektu a naplnění podmínek poskytování pomoci ze strukturálních fondů

35. Při kontrolách se ověřuje Při kontrole formálních náležitostí (v zásadě také EX-ANTE): • zda byla obálka se žádostí řádně zapečetěná a opatřena předepsanými náležitostmi • zda byla žádost dodána v elektronické i tištěné podobě a zda jsou tyto verze stejné • zda souhlasí počet kopií žádosti a povinných příloh • zda jsou povinné přílohy kompletní, úplné a aktuální • zda je žádost podepsána žadatelem

36. Při kontrolách se ověřuje Kontrola přijatelnosti: • soulad akce s oprávněnými aktivitami • akce se vztahuje pouze na jedno opatření programu • realizace akce na definovaném území • akce je v souladu s příslušnou legislativou ČR • doba realizace akce odpovídá období uvedenému ve výzvě • požadovaný příspěvek není pod minimem a nepřesahuje maximum výše deklarované finanční pomoci • požadovaná podpora nepřesahuje maximální možnou procentuální výši podpory uvedenou v pokynech • akce splňuje další deklarovaná specifická kritéria přijatelnosti pro určené grantové schéma

37. Při kontrolách se ověřuje Fyzická kontrola projektu • umístění projektu odpovídá údajům předloženým v žádosti • práce na projektu byly/nebyly zahájeny • stav již započatého projektu odpovídá popisu v žádosti • u započatých projektů dodržení zákona o veřejných zakázkách • jakým způsobem probíhá kontrola majetku nutného k realizaci projektu podle projektové dokumentace • jakým způsobem probíhá kontrola dalších bodů podle projektové dokumentace, např. ověřování počtu pracovních míst a dalších vstupních údajů

38. Při kontrolách se ověřuje Průběžná kontrola INTERIM Cílem této kontroly je ověření plnění smluvních podmínek konečným příjemcem nebo žadatelem a že průběh realizace projektu a jeho dokladování odpovídá požadovaným kritériím. Jedná se především o kontrolu vyúčtování (včetně uznatelnosti nákladů) a o kontrolu monitorovací zprávy. Tato kontrola se provádí při ukončení realizace akce resp. při předložení žádosti o proplacení. Patří sem i namátková kontrola zadávacích řízení na dodavatele.

39. Při kontrolách se ověřuje Administrativní kontrola INTERIM • kontrola monitorovací zprávy (etapová nebo závěrečná) o průběhu realizace projektu včetně soupisek dokladů prokazujících uskutečnění nákladů • dokumenty k výběrovému řízení včetně smlouvy uzavřené s dodavatelem • čestné prohlášení o tom, že konečný příjemce/uživatel má k datu předložení žádosti o proplacení vypořádány veškeré splatné závazky vůči státním fondům a státním institucím

40. Při kontrolách se ověřuje Administrativní kontrola INTERIM • náležitosti dokladů o pořízení zboží nebo služeb (z hlediska věcného a uznatelnosti nákladů) – žádost o proplacení musí být doložena originály požadovaných dokladů a zároveň jejich kopiemi, tyto doklady budou označeny razítkem SROP (originály i kopie), originály označených dokladů budou vráceny konečnému příjemci/uživateli • porovnání fakturace s údaji v projektu • doklady o úhradě veškerých vynaložených nákladů (výpisy z účtu určeného pro SROP) • kontrola zaúčtování dokladů včetně splnění jejich náležitostí (dle zákona o účetnictví), zároveň kontrola dodržení podmínky vedení odděleného účetnictví

41. Při kontrolách se ověřuje Administrativní kontrola INTERIM • doložení pravomocného kolaudačního rozhodnutí, o uvedení zařízení do provozu • pojistné smlouvy týkající se majetku pořízeného za podpory prostředků SROP a doklad o zaplacení první splátky pojistného • pracovní smlouvy(u projektů realizovaných s cílem udržení a tvorby nových pracovních míst), dohody o provedení práce a pracovní činnosti • zajištění publicity projektu (doložení fotografiemi označení projektu – tabule, billboard, propagační materiály s logem apod.)

42. Při kontrolách se ověřuje Fyzická kontrola INTERIM • identifikace kontrolované osoby • stavební/montážní deník k nahlédnutí • doklady k zařízením, přístrojům, technologii (servisní listy, předávací protokoly, revize apod.) • označení projektu s uvedením, že projekt byl realizován za podpory EU) • dosažení kvantifikovaných výstupů • zjištění skutečného stavu a porovnání s údaji v projektu • kontrola souvisejících dokladů, kontrola účetnictví • plnění dalších podmínek uvedených ve smlouvě o financování

43. Při kontrolách se ověřuje Následná kontrola EX-POST • Cílem této kontroly , která je prováděna po ukončení realizace projektu je ověřit, zda došlo k naplnění deklarovaných záměrů projektu a zda příjemce pomoci dodržuje závazky týkající se provozu projektu po dobu 5 let od ukončení projektu. • Kontrola EX-POST je prováděna na místě a zahrnuje následující aktivity: • identifikace kontrolované osoby • porovnání obsahu smlouvy s výsledky realizace akce • kontrola dodržování parametrů projektu v souladu s předloženou žádostí a uzavřenou smlouvou

44. Při kontrolách se ověřuje Kontrola EX-POST • kontrola plnění obecných podmínek stanovených v uzavřené smlouvě (publicita, archivace dokumentů, nová pracovní místa apod.) • kontrola systému monitorování ze strany žadatele a prověřování deklarovaných výsledků projektu (žadatel má povinnost sledovat výsledky podle stanovených monitorovacích ukazatelů a tyto ukazatele musí být skutečně naplňovány • kontrola souvisejících dokladů

45. Shrnutí kontrol

46. Požadavky na účetnictví příjemce Příjemci jsou povinni vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR. Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu.

47. Požadavky na účetnictví příjemce • Příjemci, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést, v případě příjmu prostředků z rozpočtu EU, daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o další požadavky, které budou uvedeny v Rozhodnutí o poskytnutí dotace/Rozhodnutí o financování akce/Smlouvě o poskytnutí dotace či jiném písemném právním aktu, na jehož základě jsou poskytovány prostředky na projekty spolufinancované z rozpočtu EU.

48. Požadavky na účetnictví příjemce • Příjemci jsou povinni vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR. Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. • Příjemci, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést, v případě příjmu prostředků z rozpočtu EU, daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o níže uvedené požadavky, které budou uvedeny v Rozhodnutí o poskytnutí dotace/Rozhodnutí o financování akce/Smlouvě o poskytnutí dotace, popř. v úvěrové smlouvě při poskytování návratné pomoci z prostředků z rozpočtu EU či jiném písemném právním aktu, na jehož základě jsou poskytovány prostředky na projekty spolufinancované z rozpočtu EU.

49. Požadavky na účetnictví příjemce • příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou bodu pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci); • předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost; • při kontrole příjemce poskytne na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu; • uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují.

50. AUDIT VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ sekundární systém