Basit – Kapsamlı Rapor Türleri, Tasarı ve Tasarı Hazırlama Yönergeleri

1. Basit – Kapsamlı Rapor Türleri, Tasarı ve Tasarı Hazırlama Yönergeleri Melek OKTAY www.fatih.edu.tr/~moktay moktay@fatih.edu.tr

2. Outline • Basit Raporlar • Tasarılar • Tasarı Yönergeleri • Kapsamlı Raporlar

3. Short Reports • Basit Raporlar • Tasarılar • Tasarı Yönergeleri • Kapsamlı Raporlar

4. Basit Raporlar –(Genel Bakış) • Basit Raporlar(sy:207) • Kullanıcı ve Amaç Analizi • Basit raporların türleri • Basit Raporların tipik bileşenleri • Kullanım Karşılıkları

5. Basit Raporlar • İdeal raporların esasları ilgili alanlar da çalışmalar yapan analistlerin mevcut kitleler üzeinde araştırmalarıyla belirlenir. • Kısa raporların 5-10 sayfayı geçmesi ve fazla detay içermesi istenmez. • Örneğin uzun raporlarda ki gibi karşılaştırmalar içerik ve koşullar hakkında fazla bilgi Verilmesi gerekmez. • Kısa raporlar bilgiyi özetler yada brifing verir şekilde bilgiyi hedef kitleye hitap edecek şekilde basit olarak vermelidir.

6. Basit Raporlar • Kısa Raporlar bilgiyi çeşitli şekilde barındırır halde olur • Vermek istediğiniz mesaj ulaşmak istediğiniz kitleye sorunlara çözümler yönünde bildirilerde bulunuyorsa, kısaca içeriklerden bahsediyorsa veya bir tavsiyede bulunuyorsa o zaman siz kısa rapor türünü kullanmayı secebilirsiniz. • Bu rapor şekli genellikle kısa notlama yapısını kullanır, kısa not yapısıyla başlayan notlama sistemi başlıkları ayrılmış dilimlenmis metinler olarak ayrılıyor, bu tarz tipik yazım sitilinden daha fazla bilgi içerir

7. Hedef Kitle ve Amac Belirleme • Short Reports (p:207) • Hedef Kitle ve Amac Belirleme • Basit raporların türleri • Basit Raporların tipik bileşenleri • Kullanım Karşılıkları

8. Hedef Kitle ve Amac Belirleme • Bu raporla, çalışmada hedef kitlenin kim oldugunu belirlemede yapabileceğinin en iyisini yap! • Eğer gerçek hedef kitlene ulaşabilirsen avantaj elde etmiş olursun ve bu şekilde hedef kitlenin ihtiyaçlarını sezimleyebildiğin ölçüde bir rapor hazırlayabilirsin. • Rapora başlamadan önce hedefin için dogru yolda oldugundan emin ol

9. Types of Short Reports • Short Reports (p:207) • Hedef Kitle ve Amac Belirleme • Basit raporların türleri • Basit Raporların tipik bileşenleri • Kullanım Karşılıkları

10. Types of Short Reports • Durumlara göre bir çok rapor çeşidi bulunmaktadır • Rapor genellikle bunlardan ibarettir: • Recommendations (öneriler): Öneri içeren raporlar yorumlara dayalı , kendi kafalarında sonuçlara uygun şekiller figurize eder ve kendi yorumlarını oluşturur ve önerilerini yaparlar genellikle etkilendikleri özel bi olguyu ihtiva ederler. (sample Figure 10.9) • Progress Reports ilerleme) Birçok organizasyon üzerinde çalıştıkları projeler göre durum ya da ilerleme raporu adı altında gerçekleştirmek üzere çalıştıkları için durum,ilerleme ve yapılacaklar adı altında çeşitli proje sunumlar yaparlar. • Bazı ciddi işler (haftalık aylık ) periyodik zamanlar da raporlar gerektirir digerleri bu raporları başlıklar hakkında bilgi sahibi olmak veya derinlemesine araştırmalar yapmak üzere kaynak kabul edebilirler. (sample 10.10) • Meeting minutes: Bir çok takım ve proje prosedürün işlemesi için zaman kavramı gerektirir

11. Basit Raporların tipikbileşenleri • Short Reports (p:207) • Hedef Kitle ve Amac Belirleme • Basit raporların türleri • Basit Raporların tipik bileşenleri • Kullanım Karşılıkları

12. Basit Raporların tipik bileşenleri • Cover memo(kısa not)-style heading(başılk sitili): • Büyük alanlar için başlıklar: • Genel metin yapısı: • Listeler ve Görseller:

13. Kullanım Karşılıkları • Short Reports (p:207) • Audience and Purpose Analysis • Types of Short Reports • Typical Components of Short Reports • Kullanım Karşılıkları

14. Kullanım Karşılıkları • Etkileyici sayfa düzeni ve doküman yapısı kullan • İyi bir araştırma için ugraşı göster: • Uygun görseller kullan: • Amacı belirle: • Uygun başlıklar seç: • Anlaşılır ve Kısa olarak yaz:

15. Tasarılar • Short Reports • Tasarılar • How to Read a Paper • Long Reports

16. Tasarılar- Genel Bakış • Tasarı (p. 282) • Kitle Tasarı Analizi • Tasarı Çeşitleri • Tipik tasarı bileşenleri • Kullanılabilirlik karşılıkları

17. Proposal Tasarı Audience and Purpose analysis Types of proposals Typical Components of Proposals Usibility Considerations

18. Proposal - (p. 282-290) • Tasarılar hedef kitleyi tanımadan önce bir aksiyon içine girmeyi önler: • Proje onayı • Servis veya sağlayıcı satın alma • Veya problemin çözümü için plan üretme • Tasarılar bazı basit ögeleri de içerbilir sanki raporun bir parçasıymışcasına: • Bir yönergeyi öner veya yönergeler içinde yönergeleri tart • Yönergeler farklı durumlar için senaryolar olarakta adlandırılır: • Yeni işçilere staj programı için bütçe bulma • Akademik burs • Ve gibi

19. Proposal Proposal Kitle Tasarı Analizi Types of proposals Typical Components of Proposals Usibility Considerations

20. Kitle Tasarı Analizi • Raporlar sadece Bilim , İş ekonomi endüstri veya hükümetlerce , belirli bir kitle için yazılmamıştır: • Yöneticiler, Direktörler Kullanıcılar kullanıcılar toplum kuruluşları veya gönüllüler içinde olaiblir. • Şirket içinde veya dışında insanlar hangi plan yapmaya değer bunu anlamak için analiz ederler. • Raporların en önemli basamağı hedef kitleyi ikna etmektir • Analizler hedef kitlece sık sorulan sorulara doğal yöntemlerle çözümler üretmeli ihtiyacları da göz önünde bulundurarak zaman ve maliyet hesaplarınada raporda yer ayırmalıdır.

21. Types of Proposals Proposal Audience and Purpose analysis Tasarı tipleri Typical Components of Proposals Usibility Considerations

22. Types of proposals • Tasarılar isteğe ve ihtiyaca göre olabilir • İhtiyac:kullanıcılar ya da müşteri tarafındaki gereklere cevap olarak hazırlanabilir • Keyfi:Net olarak belirlenemeyen durumlara hitaben de yazılabilir. • Çünkü kendinizi tanıtmaya veya projenizin sagladıgı yararlar hakkında her zaman çok fazla detaylı bilgiler vermeniz gerekmeye ya da istenmeyebilir.

23. Types of proposals • Tasarı planlama: • Tasarı araştırma: • Tasarıyı pazarlama:

24. Typical Components of Proposals Proposal Audience and Purpose analysis Types of proposals Tipik tasarı bileşenleri Usibility Considerations

25. Tipik tasarı bileşenleri • Arkaplan: • Tarafsız(nesnel): • Amaçların neyi hedeflediğinin belirtilmesi: • Bütçe&Maliyet:

26. Typical Components of Proposals Proposal Audience and Purpose analysis Types of proposals Typical Components of Proposals Kullanılabilirlik karşılıkları

27. Usibility Considerations • Hedef kitle ihtiyaçlarını anlama: • Bakış açısını yararlar üzerine kurmak: • Onurlu ve desteklenebilir iddilarda bulun: • Uygun görsellere yer ver • Kısa ve anlaşılır yaz: • İkna edici bi dil kullan:

28. Tasarı Yönergeleri • Short Reports • Proposals • Tasarı Yönergeleri • Long Reports

29. Tasarı Yönergeleri– S.Keskav • 3 Yaklaşım mevcut • Ulaşılaiblir amaçlar üzerine bi sonraki mimariyi kur: • First pass(1): Genel fikirler hakkında bilgiler ver • Second pass(2): tüm detayları olmadan raporu anlamasını sağla • Third pass(3): Detaylıca anlat

30. The First pass • İlk bakış rapora kaba taslak kuş bakışı bakmaktır • Ayrıca diger alanlarda neye ihtiyacın olup olmadığına karar vermektir. • Bu bölüm 5-10 dakika içermelidir diger bilgilerin genişliğine bağlı olarak:

31. Long Reports • Short Reports • Proposals • How to Read a Paper • Kapsamlı Raporlar

32. Outline Kapsamlı Raporlar Hedef-Taslak Analizi Tasarı çeşitleri Genel Model En baştan son’a Kapsamlı rapor Kullanılabilirlik Karşılıkları

33. Long Report (p:267-282) • Vermek istediğiniz mesaj ulaşmak istediğiniz kitleye sorunlara çözümler yönünde bildirilerde bulunuyorsa, dataylıca içeriklerden bahsediyor işleyiş hakkında yönergelere içeriyorsa o zaman siz kapsamlı rapor türünü kullanmayı secebilirsiniz. • Kapsamlı raporlar küçük bir kitap gibidir • İçerik bilgi tablosu, tanımlar, ve içindekiler kısmını içerir • Kapsamlı raporlar hedef kitle ihtiyaclarına en geniş bilgi veren doküman, grafik ve ihtiyac tabloları olarak bilinir • Tüm hikayeyi içerirler

34. Audience and Purpose analysis Long Reports Hedef Kitle-Taslak Analizi Types of proposals A General Model for Long Reports From Matter and End Matter in Long Reports Usibility Considerations

35. Audience and Purpose analysis • Bu raporla, çalışmada hedef kitlenin kim oldugunu belirlemede yapabileceğinin en iyisini yap! • Takım üyeleri , yöneticiler,gerçek birimler, tüzel kişiler? • Eğer gerçek hedef kitlene ulaşabilirsen avantaj elde etmiş olursun ve bu şekilde hedef kitlenin ihtiyaçlarını sezimleyebildiğin ölçüde bir rapor hazırlayabilirsin. • Rapora başlamadan önce hedefin için dogru yolda oldugundan emin ol

36. Types of proposals Long Reports Audience and Purpose analysis Tasarı Tipleri A General Model for Long Reports From Matter and End Matter in Long Reports Usibility Considerations

37. Types of proposals • Causal (nedensel): Nedensel raporlar durumları açıklamak için açıklamaya ihtiyac duyulduğuda durumlarda neyin sebep oldugunu ararken kullanılır • Tıp araştırması->kalp krizini tetikleyen faktörler neler? • Comparative (karşılaştırmalı): Belirli kriterler altında belirli konuları karşılaştırmada kullanılır • Hangi güvenlik prosedürü firewall, şifreleme? • Feasibility (yapılabilirlik): Taslagınızın yapılabilirliğinin ölçüldüğü durumlardır. • İnteraktif bir web sitesi için maliyet ?

38. Kapsamlı raporlarda genel model Long Reports Audience and Purpose analysis Types of proposals Kapsamlı raporlarda genel model From Matter and End Matter in Long Reports Usibility Considerations

39. A General Model for Long Reports • Hedef kitlenizin ihtiyaçlarını araştırdıktan sonra bu ihtiyaçlara yönelik temel araştırmalar yap • Kroki başlıkları ve alt başlıklar için bir kaba taslak rapor hazırla. • Giriş: Giriş hedef kitlenizi ileriye götürebiliceği gibi geriye de götürebilir verilen durumlara dikkat et • Sık,diğerleriyle benzer uzun giriş • Fakat okuyucular ders gibi uzun girişlere ihtiyac duymaz

40. A General Model for Long Reports • In the introduction (Figure 12.6): • Başlıgın konusunu ve anlaşılabilirliğini belirle • Konuyu veya problemi tanıt ya da tanımla • Raporun amacını tanımla • Kısaca araştırma metodnu belirle (röportaj,literatür araştırma) • Çalışılan tanımlamaları listele,iki yada daha fazla tanımlama varsa bunları tanımlamalar kısmında belirt • Son olarak kısaca sonuc basamaklarını belirt

41. A General Model for Long Reports • Body (Figure: 12.6): • Bulduklarını tanımla ve açıkla • Kanıtlayan nitelikte fotograf detaylarından bahset, yorumlar ve sebepler hakkında sen kaynaklı olanlarından bahset • Başlıkları ve altbaşlıkları ayır,aydınlatıcı başlık ve yönlendirmeler kullan • Raprounun iceriği hedef kitleye, başlık, bilgi ve durum a göre değişebilir.

42. A General Model for Long Reports • Sonuç(Figure: 12.7): • Sonuçlar önemlidir çünkü analizlerden elde edilen soruların cevaplarıdır bunlar. • Sonuç : özetle yorum ve öneri içermeli • Sonucun dokümana etik bir bakış açısı kazandırmalı. • Sonuçlarında yeni fikirler idealler ve istatisliklerden bahsetme

43. Baştan son’a Kapsamlı rapor Long Reports Audience and Purpose analysis Types of proposals A General Model for Long Reports Baştan son’a Kapsamlı rapor Usibility Considerations

44. From Matter and End Matter in Long Reports • Rapora Başlangıç işlemi: • Sayfa başlıgı, transmittal mektubu,içerikler tablosu ve rapro içeriğinin özeti • Rapor Sonlandırma işlemi: • Sözlük, Tanımlar, referanslar sağlayıcılar listesi kısaca faydalanılan sağlayıcı, kişi vb. • Kullanıcılar bu bilgilerin bir kısmına veya hiç bi kısmına başvurmadan kendi ihtiyaçları dogrultusunda çalışabilir

45. From Matter and End Matter in Long Reports • Sayfa: 272 – 274 – Detayları oku(ödev) • Sayfa başlıgı, • Transmittal mektup, • İçerik tablosu, • Tablo figürlerin listesi, • Özet Kısa giriş • Tanımlar, • Sözlük, • Referanslar listesi

46. Kullanım Karşılıkları Long Reports Audience and Purpose analysis Types of proposals A General Model for Long Reports From Matter and End Matter in Long Reports Kullanım Karşılıkları

47. Kullanım Karşılıkları • Hedef kitle ihtiyaçlarını anlama: • Bakış açısını yararlar üzerine kurmak: • Onurlu ve desteklenebilir iddilarda bulun: • Uygun görsellere yer ver • Kısa ve anlaşılır yaz: • İkna edici bi dil kullan:

48. Örnek Kapsamlı Rapor • Page: 276-281 • Yapman gerekenleri listendekilerle karşılaştır(check) • Page: 282 • Senin listende neler var?