Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005

1. Case ParkanoHanke:Virtuaalikansalaisopiston kehittäminen Länsi-Suomen allianssin alueelle 2002-2004 Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005

2. Valmistelu Esiselvitys syyskuu 2000- syyskuu 2001 • Kansalais- ja työväenopistojen etäopetusseminaari Parkanossa 25.10.2000 • keskustelu yhteisen hankkeen tarpeellisuudesta • mukana 31 opistoa • Varsinainen selvitystyö seminaarin jälkeen 2001 Paraddis+ hankkeen rahoittamana • hankkeen suunnitteluseminaarit Lapua, Tampere, Kokemäki, Jyväskylä 2001 alkuvuosi (osallistujia 41) • suunnitteluseminaarien pohjalta toteutettiin hankesuunnitelma • neuvottelut rahoittajien kanssa (maakuntaliitot) kevät 2001 • hankkeen esittely opetushallituksessa kevät 2001 • hankehakemukset marraskuu 2001maakuntaliittoihin • Kirjalliset yhteistoimintasopimukset opistojen (28) kesken marraskuu-joulukuu 2001 Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

3. Valmistelu • Hankehakemus Opetushallitukselle tammikuu 2002 • Maakuntaliittojen rahoituspäätökset joulukuu 2001-helmikuu 2002 • Hanke käynnistyi helmikuussa 2002 • Opetushallituksen rahoituspäätös toukokuu 2002 Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

4. Valmistelu Mitä valmistelussa huomioitiin • Neuvottelut rahoittajan kanssa, riittävä informaatio maakuntaliitoille. • Lisäksi sidosryhmien infotilaisuudet Seinäjoki, Vaasa, Jyväskylä, Huittinen • Rahoittajat mukana hankkeen valmistelussa alusta lähtien. • Opistojen seminaarit, riittävä informaatio hankkeen toteuttajille sekä opistojen sitoutuminen hankkeeseen. • Seminaareissa myös mukana muita yhteistyökumppaneita kuten avoin yliopisto. Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

5. Rahoitus Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

6. Rahoitus • Rahoituspäätöksistä johtuen kustannukset painottuivat vuoden loppuun Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

7. Rahoituspäätökset ja toiminnan resurssit Toiminnan teho / rahoituspäätökset • Toiminta on sidottu rahoituspäätöksiin, valtuutus toimintaan ohjaustyöryhmälle tulee päätösten kautta • tammikuu-helmikuu (kunta) • helmikuu-huhtikuu (kunta-opistot-maakuntaliitot) • kesäkuu-joulukuu (kunta-opistot-maakuntaliitot-opetushallitus) Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

8. Rahoituspäätösten vaikutus aikatauluun ja toimintaan • Toimintasuunnitelma seuraavalle vuodelle marraskuussa, budjetointi • Rahoituksen haku budjetin pohjalta (marraskuu-tammikuu) • Joka vuosi uusi rahoitushakemus (maakuntaliitot / Opetushallitus) • Kuntarahoitus (opistojen osuus) ja maakuntarahoitus selvä huhtikuuhun mennessä. Kuntarahoitusosuus sovittu opistojen ja hallinnoijan välisessä sopimuksessa vuosilla 2002-2004; sitovuus • OPH rahoitus selvä toukokuussa • Kesäkuussa uusi budjetti (lopullisen toiminnan resurssit selvillä) • Varsinainen toiminta tilikauden loppuun (kesäkuu-joulukuu) Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

9. Rahoituspäätösten vaikutus aikatauluun ja toimintaan Sisäasiainministeriön hanketarkastusraportti 8.12.2003: ”Opetushallituksen rahoitusta näyttää olleen vaikea ennakoida. OPH ei maksa avustuksia toteutuneisiin kustannuksiin sidottuna osuutena vaan euromääräisenä. Rahoituspäätöksessä on tosin mainittu erilaisia rahoitukseen liittyviä seikkoja ja vaatimuksia, kuten että avustusta myönnetään 34 500 euroa kustannusarvioltaan vähintään 59 000 euron hankkeeseen ja että avustusta ei saa käyttää laitehankintoihin, opettajien tieto- ja viestintätekniikan peruskoulutukseen jne. Rahoituksen käyttöä on vaikea ennakoida, koska ne riippuvat OPH:n kulloinkin käytettävissä olevista määrärahoista ja myönnetyt määrärahat voidaan joutua käyttämään ennalta arvaamattomina määräaikoina. OPH ei ole vaatinut yksityiskohtaisia selvityksiä varojen käytöstä. Koska eri rahoittajien rahoitusehdot vaihtelevat suuresti, hankkeen tukirahoitus ei kartu suhteessa maksettuihin kustannuksiin. Käytännössä hankkeen toteuttajalle tuleva rahoitusriski on poikkeuksellisen suuri.” Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

10. Raportointi • Hankkeelle oma kustannuspaikka (aina) • Raportointi puolivuosittain • Raportti toiminnasta ja rahan käytöstä • Virtuaaliopisto –hanke • kuusi raporttia (5 maakuntaliittoa ja Opetushallitus) kaksi kertaa vuodessa (18 raporttia) Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

11. Kehityskohteita Hakumenettely: Käytäntö nyt: • Usean oppilaitoksen hanke; jokainen oppilaitos hakee erikseen rahoitusta, yksi oppilaitos koordinaattori. Oppilaitosten sitoutuminen todennetaan omistajan allekirjoituksella. Mahdollisuus: • Hankkeen koordinaattori hakee kokonaisrahoituksen. Oppilaitosten sitoutuminen hankkeeseen todennetaan koordinaattorin ja oppilaitoksen välillä: • viranhaltijapäätöksellä, lautakuntapäätöksellä tms. • Hankkeen koordinaattorin ja mukana olevien oppilaitosten sopimukset määrittelevät rahoituksen ohjaamisen. • Hankkeen koordinaattori toimii tili- ja kirjanpitoyhteisönä. Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

12. Hakumenettely, usea oppilaitos • Kukin oppilaitos tekee itsenäisen hakemuksen (sitoutuminen hakemuksen allekirjoituksen yhteydessä) • Yksi oppilaitos nimetään koordinaattoriksi • Rahoitus suoraan oppilaitoksille (raportointi- ja tilitysvelvollisuus) • Koordinaattorin ja oppilaitosten välinen suhde voi olla löyhä tai tiivis. • Rahoittaja priorisoi hankkeet. • Valmisteluvaiheessa tiedon kulussa voi olla esteitä useiden toimijoiden vuoksi • Mikä on mallin toimintaraja; 2-4 oppilaitosta vai 20 oppilaitosta? yhteistoiminta / tiedon kulku hakemukset, raportointi Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

13. Vaihtoehto? • Koordinaattori toimii hakijana. • Oppilaitosten ja koordinaattorin välillä sopimukset hankkeen toteuttamisesta. • Rahoitus koordinaattorille (raportointi- ja tilitysvelvollisuus). Oppilaitosten väliset sopimukset määrittelevät toteutuksen. • Edellyttää tehokasta valmisteluvaihetta oppilaitosten välillä, jossa priorisoidaan alahankkeet ja sovitaan tehtävät. • Valmisteluvaiheessa tiedon kulku rahoittajan ja koordinaattorin sekä koordinaattorin ja oppilaitosten välillä SOPIMUS HAKEMUS Rahoittaja Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi

14. Kehityskohteita • Onko mahdollista sitoutua rahoittamaan tiettyä hanketta pidemmäksi aikaa (2-4 vuotta) • Mahdollisesti jatkuva haku hankkeille. Tämä edellyttää hankevalmistelun kehittämistä: • ennakkotietoja tulevista hankkeista • valmisteluvaiheessa rahoittajan ja hakijan yhteistä suunnittelua • Raportointi: • raportoinnin kehittäminen malli esimerkiksi EU –hankkeiden raportoinnista • 1-2 kertaa vuodessa • sanallinen raportti sekä pääkirja ja päiväkirja • raportoinnin yhtenäistäminen (rahoittajien lomakkeet sekä ohjeistus hankkeen toteuttajalle) Hankeosaamisen koulutuspäivä 21.10.2005 Jyrki Käppi