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Problématiques de gestion documentaire au Gouvernement du Québec WebÉducation, le 21 février 2008.

Problématiques de gestion documentaire au Gouvernement du Québec WebÉducation, le 21 février 2008. Ordre du jour. PROBLÉMATIQUES…. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique :

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Problématiques de gestion documentaire au Gouvernement du Québec WebÉducation, le 21 février 2008.

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Presentation Transcript


  1. Problématiques de gestion documentaireau Gouvernement du QuébecWebÉducation, le 21 février 2008.

  2. Ordre du jour

  3. PROBLÉMATIQUES…

  4. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : A. Nécessité de gérer une masse documentaire grandissante dans les organisations depuis les années ‘50…

  5. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Document(s) Dossier

  6. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Actif Semi-actif Inactif / Conservation Dossier Destruction

  7. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Actif Semi-actif Inactif / Conservation Destruction

  8. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Actif Semi-actif Inactif / Conservation Destruction

  9. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Destruction

  10. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) 5-10% Inactif / Conservation 90-95% Destruction

  11. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : C. Adoption de la Loi sur les archives en 1983…

  12. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : • Autres lois complémentaires… • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information; • Loi(s)…

  13. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : E. Gestion des dossiers versus Gestion des documents…

  14. Courriels Bureautique Numérisés 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : F. Nécessité croissante de la gestion des documents sur support numérique…

  15. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : • Gestion documentaire (GD)…Gestion électronique des documents (GED)…Gestion intégrée des documents (GID)…

  16. 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : • Exemples d’implantations… • Projets COBA; • Projets GCI - Gestion Virtuelle; • Projets OpenText – Livelink ECM; • Projets CRGGID; • Autres projets…

  17. Site Web informationnel Prestation électronique de service 2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Information publique offerte à tous, comme dans une vitrine

  18. 2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Un site Web ordinaire a pour but d'informer le public et se présente comme une vitrine où l'organisation étale diverses informations offertes à tout venant. Sa conservation relève de la Gestion documentaire et se traite comme une variété particulière de documents d'information.

  19. Site Web informationnel Prestation électronique de service 2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Transactions individuelles, informations personnelles et confidentielles

  20. 2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Un site de PES, au contraire, est un mode d'accès à un programme ou un service gouvernemental qui prend place aux côtés de l’accès par téléphone, par la visite à un préposé, par télécopieur ou par la poste. Loin de présenter la même information à tout le monde, le site de PES traite individuellement avec chacun des clients qui se présentent, échangeant avec eux des informations personnelles et confidentielles qui ne sont accessibles à personne d'autre. On n’archive pas, dans ce cas, des documents publics. On archive les dossiers confidentiels de l’État.

  21. 2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • B. La problématique des sites Web : • Perspective diachronique; • Perspective synchronique.

  22. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • B. La problématique des sites Web : • Perspective diachronique : • Un site Web est susceptible de connaître des modifications à tout moment;

  23. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • B. La problématique des sites Web : • Perspective diachronique : • Un site Web est susceptible de connaître des modifications à tout moment; • Deux options : • Clichés du site; • L’archivage intégral des transformations du site.

  24. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • B. La problématique des sites Web : • Perspective synchronique : • Les fichiers importés; • Les fichiers originaux; • Les fichiers formant un SGC (CMS); • Les contributions provenant de l’extérieur du GVT; • Les bases de données.

  25. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • Gestion du cycle de vie des documents… • La période active : celle durant laquelle le document est accessible aux internautes sur le site;

  26. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • Gestion du cycle de vie des documents… • La période active; • La période semi-active : celle durant laquelle un document retiré du site doit être disponible pour les besoins administratifs, financiers ou juridiques de l’administration publique;

  27. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • Gestion du cycle de vie des documents… • La période active; • La période semi-active; • La période inactive : celle où BAnQ prend possession du document et le traite en vertu de son intérêt historique.

  28. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • Mise en œuvre technique d’un système d’archivage : • Les sites gérés manuellement; • Les sites reposant sur un SGC/CMS; • Les sites reposant sur l’architecture du CRGGID.

  29. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • Versement à la BAnQ: • Pour un site archivé localement au moyen de clichés périodiques;

  30. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • Versement à la BAnQ: • Pour un site archivé localement au moyen de clichés périodiques; • Pour un site archivé intégralement au moyen d’un SGC/CMS déployé localement;

  31. 2- Problématique d’archivage des sites Web :(source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) • Versement à la BAnQ: • Pour un site archivé localement…; • Pour un site archivé intégralement…; • Pour un site reposant sur le module d’archivage des sites Web mis à la disposition des M/O dans le cadre de l’implantation du CRGGID.

  32. 3- Problématique des ressources : • Ressources humaines : Tâches, rôles et responsabilités des archivistes/techniciens en documentation, des webmestres/informaticiens et des usagers… • Transfert de responsabilité; • Tâches supplémentaires dans un contexte de surcharge de travail / rationalisation des effectifs; • Quels documents? Depuis quand?

  33. 3- Problématique des ressources : • Ressourcesfinancières : Investissements… • Équipements; • Logiciels; • Main-d’œuvre; • Formation; • Support.

  34. 3- Problématique des ressources : • Ressources matérielles : • Infrastructure; • Équipements; • Logiciels.

  35. PISTES DE SOLUTIONS…

  36. Pistes de solution… • Alfresco; • Microsoft - SharePoint; • OpenText Corporation - Livelink ECM; • GCI inc. - Gestion Virtuelle .NET / GED Express • …

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