Criterios de evaluaci ón para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales

1. UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE ADMINISTRACIÓN Trabajo de Investigación Monográfica para obtener el título deContador Público - Plan 1990 Criterios de evaluación para la selección de paquetes contables aplicables a empresas nacionales Diciembre 2004

2. INTRODUCCIÓN • En la actualidad resulta prácticamente impensable llevar adelante cualquier actividad empresarial sin la ayuda directa o indirecta de un computador. • Contar con información precisa en el momento oportuno, tiene un valor capital para la empresa.

3. DEFINICIÓN • Un paquete contable es un software de aplicación de usoespecífico que permite el ingreso de datos de comprobantes con la finalidad de emitir varios informes que serán analizados por usuarios internos y externos de la empresa (proveedores, organismos recaudadores, inversores, bancos, accionistas).

4. SELECCIÓN • Cada empresa debe elegir el software que más se adecue a su realidad. • La elección muchas veces es más subjetiva que objetiva y factores como el costo o la publicidad tienen un impacto mayor que otros menos evidentes pero relevantes.

5. FUNCIONALIDADES Las funcionalidades de un software en este estudio están referidas a: 1) Software amigable 2) Agilidad en el ingreso de datos 3) Validación de datos 4) Parametrización 5) Flexibilidad 6) Respaldo y recuperación de datos 7) Asientos y comprobantes 8) Multiplicidad 9) Automatización 10) Seguridad y Auditoría 11) Importación – Exportación 12) Integración 13) Situaciones de borde 14) Emisión de informes 15) Soporte técnico 16) Relación costo – beneficio 17) Documentación 18) Fiabilidad 19) Corrección de errores 20) Robustez 21) Eficiencia 22) Portabilidad 23) HW y SW requeridos 24) Instalación y desinstalación

6. PAQUETES CONTABLES RELEVADOS • De los relevamientos efectuados nos ha surgido una muestra de 20 productos, en su gran mayoría nacionales, que corresponden a las siguientes marcas: • Memory Conty • ContaWin • Alexis • Salvador 2000 • Sigma • Result • P-SIG XXI • GCI • Paulya • BitWin • Akros • Nodum • RT-Conta • GIA • SIGE • Plataforma • Brújula • Quipus • Opus • Tango

7. OPINIÓN DE LOS PROVEEDORES • De acuerdo al resultado del relevamiento efectuado, a juicio de los proveedores todas las funcionalidades son cumplidas adecuadamente por la mayoría de los productos con excepción de: “respaldo y recuperación de datos”, “importación - exportación”, “emisión de informes”, “seguridad y auditoría” y “documentación”. • No se obtuvo información acerca de las funcionalidades “fiabilidad” y “corrección de errores”.

8. OBJETIVO DEL TRABAJO • Nos proponemos investigar: • si los usuarios de paquetes contables manejan criterios más allá de los comerciales para seleccionar los mismos, • si manejan criterios, cuáles consideran más relevantes y, • si existen diferencias de criterios entre usuarios por zonas geográficas (Montevideo – Interior del país).

9. TRABAJO DE CAMPO • Con respecto a los usuarios, se realizó un trabajo de campo que consistió en entrevistar a través de un cuestionario a cerca de un centenar de empresas radicadas en Montevideo (64%) y en el interior del país (36%). • Las empresas seleccionadas corresponden a distintas ramas de actividad y diferentes rangos de acuerdo a su volumen de actividad y características.

10. Flexibilidad Respaldo Informes 100 94 89 90 88 86 87 84 84 84 84 Agilidad 84 81 82 80 80 79 75 73 70 70 70 70 68 53 Porcentajes 0 A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W 164 178 153 162 169 170 138 159 158 149 133 155 100 167 159 159 133 151 159 152 141 128 132 133 Valor absoluto Funcionalidades RESULTADOS OPINIÓN DE LOS USUARIOS DE MONTEVIDEO

11. Parametriz. Respaldo Informes Fiabilidad Amigabilidad RESULTADOS OPINIÓN DE LOS USUARIOS DEL INTERIOR DEL PAÍS Agilidad

12. Respaldo Parametriz. Informes Flexibilidad Agilidad Amigabilidad RESULTADOS MONTEVIDEO - INTERIOR

13. Analizadas gráficamente las respuestas de ambos sectores, se observa que la opinión de los proveedores en general tiende a ser más elevada en calificación que la de los usuarios.

14. CONCLUSIONES • Para una mejor comprensión de las mismas se han definido los siguientes ejes temáticos: • Proceso de Selección • Perfil del usuario • Infraestructura tecnológica • Aspectos del mercado del software • La contribución del profesional contable en la mejora de la gestión • Acciones a desarrollar en la empresa

15. CONCLUSIONES • Proceso de Selección: • Existe una gran variedad de oferta de paquetes contables en el mercado uruguayo lo cual significa una mayor oportunidad de elección para los usuarios. • Los usuarios tienden a desestimar la evaluación e identificación del producto adecuado para su realidad. • Perfil del usuario: • El costo del producto es un factor determinante. • Aspectos que involucran la calidad y consistencia de la información, controles y seguridad informática fueron desplazados en importancia por aspectos operativos. • Poca inclinación a produicir más información que la que originalmente emite el paquete contable utilizado.

16. CONCLUSIONES Infraestructura Tecnológica: • Montevideo se muestra más seguro de enfrentar problemas relacionados a fallos de sistema y capacidad de hardware y software. • El interior del país está más preocupado por evitar problemas operativos con el software o cualquier otro problema que los lleve a generar recurrencia a proveedores de soporte técnico. • Aspectos del mercado del software: • Muchas empresas no conocen la oferta completa de paquetes contables. • El sector proveedor no actúa en forma integrada, no centraliza la oferta ni orienta al consumidor. • No existe un “portal único” para la oferta.

17. CONCLUSIONES • Contribución del profesional contable en la mejora de la gestión: • El profesional contable puede contribuir en gran forma a producir mejoras en el desarrollo de los paquetes contables a través de la difusión de su opinión profesional. • Debería influir más en su entorno sobre la importancia de los controles y la calidad de la información contable. • Acciones a desarrollar en la empresa: • Proponemos que las empresas que están pensando en invertir en un paquete contable desarrollen un procedimiento apropiado de selección que incluya la opinión de todas las áreas de la empresa. • Realizar un análisis de la relación costo - beneficio de la inversión.

18. CONCLUSIONES • Concluimos que no es recomendable definir una matriz única de funcionalidades relevantes para guía de todos los usuarios. • Recomendamos un proceso de autodiagnóstico. • Contar con una metodología aceptada o herramienta que ayude al usuario a tipificar a su empresa bajo parámetros adecuados. • Relacionar estos diagnósticos con la oferta de paquetes contables para identificar la solución adecuada.