Altyapı Problem ve İhtiyaç Kayıt Sistemi (APİKS)

1. BTO 611 İnsan Bilgisayar Etkileşimi Altyapı Problem ve İhtiyaç Kayıt Sistemi (APİKS) Selay ARKÜN Turgay BAŞ Olgu MERT Hasan TÜRKSOY Hazırlayanlar:

2. Projeamacı HÜBÖTE’de kullanılmakta olan APİKS’in var olan yapısının değiştirilerek daha dinamik ve kullanışlı bir sistem tasarımının gerçekleştirilmesidir. Bu amaç doğrultusunda yapılanlar; • Var olan sistemin incelenmesi, • Yeni sistem için ihtiyaçların belirlenmesi, • Sistem tasarımı yapılıp bilgisayar ortamına aktarılması • Geliştirilen sistemin kullanışlılık testi yapılması

3. Var olan sistemin incelenmesi

4. İhtiyaçların belirlenmesi için kullanıcılarla yapılan görüşmelerin sonuçları: • Sisteme kolay ulaşımın sağlanması açısından giriş için gereken işlem basamağı sayısı azaltılmalı • Sistem arayüzü daha kullanıcı dostu hale getirilmeli • Sistem kendi kendine yetebiliyor olmalı, farklı uygulamalar gerektirmemeli • Arama arayüzü eklenerek kullanıcının istediği ölçütlere göre arama ve sorgulama yapabilmesi sağlanmalı • Kullanıcıların kayıtları takibi kolaylaştırılmalı

5. Tasarım ve Geliştirme: Görüşmeler ve alınan kararlar doğrultusunda yapılacaklar şu şekilde belirlenmiş ve uygulanmıştır • Web tabanlı arayüze geçilmiştir; böylece hem sisteme giriş kolay hale getirilmiş hem de kullanıcı dostu bir tasarım imkanı sağlanmıştır. • Verilerin bir Excel dosyasında tutulması yerine veritabanı içinde verilerin tutulması gerçekleştirilmiştir. • Kullanıcı tabanlı sistem sayesindeher kullanıcının kendine ait kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapmasına olanak tanınmıştır. • Kayıtlarda yapılacak değişikliklerin ilgili kişilere e-posta ile bildirilmesi sağlanmıştır (sistemin otomatik olarak gerçekleştirmesi); Bu sayede kayıtların takibi kolaylaştırılmıştır. Kullanıcın sistem dışında farklı uygulamalara ihtiyaç duyması engellenmeye çalışılmıştır.

6. Tasarım ve Geliştirme: Görüşmeler ve alınan kararlar doğrultusunda yapılanlar: • Arama/sorgulama arayüzü eklenerek sistem içinde istediği arama ölçütüne göre (konu no, durum,…) arama yapması sağlanmıştır. • Yeni kayıt girişi, kayıtların incelenmesi ve düzenlenmesi için ayrı arayüzler tasarlanmıştır. • Veri girişinde ilgili verilerin yapılandırılmış olması, tarih/saat gibi bazı verilerin otomatik olarak alınıyor olması, veri girişini kolaylaştırmış ve veri girişini standart bir hale getirmiştir. • Veri girişinin açılır listelerden seçim ile yapılıyor olması kullanımı kolaylaştırmıştır.

7. Tasarım ve Geliştirme: • Kullanıcıların istediği kaydı izleyebilmesine olanak veren izle seçeneğinin sisteme eklenmesi de kayıtların takibini kolaylaştıran bir diğer unsur olmuştur. • Sisteme uygun yardım yazılarak, eklenmiştir. • Kayıt girişinde problem ve ihtiyacın durumunu bildiren durum veri başlığı altına var olan açık, işlemde ve kapandı seçeneklerine ek olarak askıda seçeneği eklenmiştir. Bu sayede daha sonraki bir tarihte ele alınacak problem ve ihtiyaçlarında sisteme dahil edilmesi sağlanmıştır.

8. Tasarım ve Geliştirme: • Bilgisayar ortamında gerçekleştirme için Google WebToolKit ( http://code.google.com/intl/tr-TR/webtoolkit/ ) aracı kullanılmıştır. • Java – Script • Tarayıcı bağımsız kod üretimi • Hızlı ve yüksek performanslı javascript ve AJAX scriptleri geliştirme • Tekrar kullanılabilir, yönetilebilir, javascript bileşenleri oluşturma • VTYS: MySQL • ORM: JPA (Hibernate implementation) • FreeMarker Template Engine • BCrypt (Blowfish File Encryption)

9. APİKS Senaryoları • Yeni kullanıcı kaydı • Yeni kullanıcı kayıt isteği APİKS yöneticisinin onayından geçsin • Onaylanan kullanıcıya gerekli bilgilendirme mail’i gönderilsin • Yeni Konu Girişi • Bir konu girildiğinde, konunun sorumlusuna ve APİKS yöneticisine mail’le bildirim • Konu İzleme • Güncellemelerinden haberdar olunmak istenen konular kullanıcılar tarafından izlenebilmeli • Konu Güncelleme • Bir konu güncellendiğinde, konunun sorumlusuna ve izleyenlerine mail’le bildirim • Konu Arama • Verilen kriterlere göre konuların sorgulanması

10. Tasarım ve Geliştirme:

11. Kullanılabilirlik Testleri • Kağıt üzerinde senaryo uygulama yoluyla geliştiriciler tarafından yapılan test • Kağıt üzerinde kullanıcılara uygulanan test • Bilgisayarda kullanıcılara uygulanan test

12. 1) Kağıt üzerinde senaryo uygulama yoluyla geliştiriciler tarafından yapılan test • Birim kısmına, derslikler ve laboratuarlar haricinde koridor diye bir birim eklensin. • Ana sayfada, konuların listelendiği tablonun önce ve sonraki sayfalarına geçilebilsin. Aynı zamanda konular, konu numarasına göre değil, sistem tarihine göre listelensin. • İzle butonu yeni konu girişine ilişkin sayfada da yer alsın, konu girişi sırasında izle seçilebilsin.

13. 2) Kağıt üzerinde kullanıcılara uygulanan test • Anasayfada konuların bulunduğu tabloda, hem “düzenle” hem de “incele” butonları yer alsın. • Sistem kullanıma girmeden önce sistem ve kullanılışı hakkında oryantasyon yapılsın. • İnceleme ekranında yer alan “yorum ekle” özelliğinin değişiklik yapma amacıyla kullanılmaması gerektiği sistem oryantasyonunda ve yardım kısmında belirtilsin. • Yeni konu girişi esnasında birim değişkeni üstte olsun; atanan değeri, birim sorumlusu olacak şekilde varsayılan olarak gelsin, ancak istenildiği takdirde değiştirilebilsin.

14. 3) Bilgisayarda kullanıcılara uygulanan test • Yeni konu ekranındaki yoruma ait her şey kalksın, “Açıklama” kutucuğu gelsin. • Konu inceleme ekranı olmasın, konuya tıklandığında, konu direk düzenlenebilir şekilde açılasın. Birim vb. değişkenlerin altında “açıklama” kutucuğu, onun altında yorum kutucuğu, daha altta ise kişi ismi ve tarih, saat bilgisi ile beraber önceki yorumlar görünsün. Sayfanın en altında yer alan -düzenle- butonunun adı –değişiklikleri kaydet- olsun. Solunda da –iptal- butonu durmaya devam etsin. • İzle kutucuğunun yanında “İzle (Bu konuyla ilgili gelişmelerin e-posta yoluyla size bildirilmesini istiyorsanız, kutucuğu işaretleyin.)” şeklinde açıklama yer alsın.

15. 3) Bilgisayarda kullanıcılara uygulanan test • Arama kriterlerinin üzerine “arama kriterleri” başlığı gelsin. Aynı zamanda aşağıdaki “ara” butonunun sol tarafına “temizle” butonu konarak, seçimlerin temizlenmesi sağlansın. • Aramada seçileni iptal etmek konusunda sıkıntı yaşandığından, “hiçbiri” şeklinde bir seçenek gelsin. • Arama sonuçları çıkarken, tablosunun üstünde ya da altında bir satır olsun, orada “Birim: D1, Atanan: Turgay Baş, Anahtar Kelime: Projektör, … kriterlerine göre yapılan arama sonuçları aşağıdadır” yazsın. • Tabloda konuların üzerinde gezinirken, üzerine geldiği konu satırı açık mavi olsun, el ikonu çıksın, tıklayınca koyu mavi olsun.

16. 3) Bilgisayarda kullanıcılara uygulanan test • Yeni kullanıcı girişi yapınca, “kaydınızın onaylandığı size e-posta yoluyla bildirilecektir” desin ve onaylanınca e-posta atsın. • Pop up’ta aralık kalmış, arkası görünüyor, düzeltilsin. • Yeni konu girişi butonu sağ tarafa yaslansın ya da ortaya alınsın. • Hata hissi verdiğinde, bilgi mesajlarında sarı üçgen içinde ünlem gelmesin. • Yeni kullanıcı girişi ve konunun kaydedilmesi esnasında beklerken yükleme animasyonu gelsin • Sol üstte görünen kullanıcı adının altı çizili olmasın. • Ana ekrandaki tabloda, her sayfada 10 tane olmak suretiyle, tüm kayıtlar gözüksün.

17. Karşılaşılan Problemler • Ders saatleri dışında grup üyelerinin bir araya gelme imkanının az olması süreçte karşılaşılan en önemli güçlüktü. • Geliştirilen tasarımı bilgisayar ortamında gerçekleştirecek yeterlikte yalnızca bir kişinin olması da bazı durumlarda yavaşlamaya yol açmıştır. • Geliştirme aşamasında kullanılan aracın sağlıyor göründüğü bir takım yeteneklerin istenilen düzeyde gelişmiş olmadığı fark edilmiştir. Bu eksiklikleri gidermek için ayrı bir çaba sarf edilmiştir. • Kullanılabilirlik test aşamasında ,sistemin çalışması için gerekli olan TOMCAT sunucusunun BÖTE sunucu bilgisayarında var olmakla birlikte, düzgün çalışmaması sıkıntı yaşanmasına sebep olmuştur • Bir diğer güçlük ise sistemin yolladığı e-postalarla ilgili yaşanmıştır. Hacettepe’nin Proxy sunucusunun, gmail portlarına bağlanılmasına izin vermemesi nedeniyle bu sorunu çözmek için Hacettepe’nin kendi e-posta sunucusuna bağlanılmıştır.

18. Neler Farklı Yapılabilirdi? • Daha fazla yüz yüze gelinebilecek bir tasarım ve geliştirme süreci planlanabilirdi • Farklı bir geliştirme aracı kullanılabilirdi. • Geliştirme sürecine daha erken başlanıp son kullanışlılık testinin daha erken yapılması sağlanabilirdi.

19. Teşekkürler…