CHAPTER 14 S ETTING A D IRECTION FOR I NFORMATION R ESOURCES

1. CHAPTER 14 SETTING A DIRECTION FOR INFORMATION RESOURCES

2. WHY SET A DIRECTION FOR INFORMATION RESOURCES? • To share information among diverse parts of the organization • To communicate the future to others • To provide a consistent rationale for making individual decisions • Planning discussions help business managers and IS professionals in making decisions about how the “business” of IS will be conducted Page 559

3. ความหมาย“นโยบาย” พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542“หลักการและวิธีปฏิบัติซึ่งถือเป็นแนวดำเนินการ” อมร รักษาสัตย์ (2522 : 1)“อุบายหรือกลเม็ดที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้พิจารณาเห็นว่าเป็นทางที่จะนำไปสู่ เป้าหมายส่วนรวมในเรื่องใดเรื่องหนึ่งอย่างเหมาะสมที่สุด” วิจิตร ศรีสะอ้าน (2549 : 8)“นโยบายเปรียบเสมือนเข็มทิศและหางเสือในการเดินเรือ ที่จะพาเรือไปในทิศทางที่กำหนดไว้ได้ ดังนั้นรัฐบาลจึงจำเป็นที่จะต้องกำหนดนโยบายการศึกษาให้สอดคล้องกับการพัฒนาประเทศและการเปลี่ยนแปลงของโลกปัจจุบัน เพื่อจะพาประเทศให้พัฒนาไปในทิศทางที่ต้องการ” ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ แผน / นโยบาย (Plans / Policy) วิสัยทัศน์ 3

4. “นโยบาย” แนวทางหรือกรอบที่กำหนดขึ้นเพื่อใช้ในการดำเนินงานหรือปฏิบัติให้บรรลุเป้าหมายตามต้องการ ทุกครั้งที่อ่านนโยบาย จะพบ “วิสัยทัศน์” อยู่ในนโยบายเสมอ นโยบายมีความเกี่ยวข้องกับ “วิสัยทัศน์” อย่างไร? Keywords คือ การแก้ปัญหา (Problem Solving)ความต้องการ (Needs)ความคาดหวัง (Expectancy) ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ แผน / นโยบาย (Plans / Policy) วิสัยทัศน์ • ใช่หรือไม่? พันธกิจ แล้วพบคำว่า “พันธกิจ” ด้วยหรือไม่? 4

5. ความหมาย“แผน” พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542“สิ่งที่กำหนดถือเป็นแนวดำเนิน” แผนการ = “แผนตามที่กะกำหนดไว้” แผนงาน = “แผนที่วางไว้เป็นแนวในการดำเนินการ” ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ แผน / นโยบาย (Plans / Policy) พันธกิจ • A plan defines what you are going to do.A procedure defines how you are going to do it. • นามธรรม และ รูปธรรม แตกต่างกันอย่างไร? • เราสามารถแปลง “นามธรรม” ไปสู่ “รูปธรรม” ได้อย่างไร? (สร้างฝันให้เป็นจริง) • “แผน” กับ “พันธกิจ” สัมพันธ์กันอย่างไร? 5

6. มุมมอง / แง่คิด Plans are of little importance, but planning is essentialWinston Churchill Plans are nothing; planning is everything.Dwight D. Eisenhower No battle plan survives contact with the enemy.Helmuth von Moltke the Elder A good plan, violently executed now, is better than a perfect plan next week.George S. Patton ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ แผน / นโยบาย (Plans / Policy) แนวโน้ม, การแข่งขัน จากมุมมอง / แง่คิดของนักการทหาร / ผู้บริหารประเทศในยุคสงครามเหล่านี้ เกี่ยวข้องอะไร? กับคำว่า “แนวโน้ม”, “การแข่งขัน” หรือไม่? 6

7. ประเภทของแผน จำแนกตาม ระดับการจัดการ (แผนยุทธศาสตร์ / กลยุทธ์, แผนบริหาร, แผนปฏิบัติการ) หน้าที่ทางธุรกิจ(แผนการตลาด, แผนการผลิต, แผนการเงิน, แผนบุคลากร ฯลฯ) ระยะเวลา(แผนระยะสั้น, แผนระยะกลาง, แผนระยะยาว) ลักษณะการปฏิบัติ(แผนงานประจำ, แผนชั่วคราว / ใช้เฉพาะครั้ง) ขอบข่ายลักษณะของแผน(วัตถุประสงค์, วิธีการปฏิบัติงาน, มาตรฐาน, งบประมาณ ฯลฯ) ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ แผน / นโยบาย (Plans / Policy) ปกติผู้คนส่วนใหญ่ล้วนไม่ชอบอ่านเอกสารแผน นโยบายอยู่แล้ว เพราะมีหลากหลายรูปแบบและก็อ่านไม่เข้าใจด้วย คำถาม – ทำไม? ต้องมีหลายประเภทเกี่ยวข้องอะไร? กับสไลด์ที่ผ่านมา 7

8. ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ วงจรนโยบาย (Policy Cycle) มยุรี อนุมานราชธน. (2553). 8

9. ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ วงจรนโยบาย (Policy Cycle) ศุภชัย ยาวะประภาษ. (2554). 9

10. กระบวนการ คำว่า “Planning = แพลน-นิ่ง” ท่านคิดว่าการวางแผน ยากหรือไม่? กระบวนการเหล่านี้ มีการกระทำซ้ำๆ วนหลายรอบหรือไม่? ทำไม? Top-down กับ Bottom-Up ดีกว่ากันอย่างไร? ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ แผน / นโยบาย (Plans / Policy) 10

11. กระบวนการ กำหนดวัตถุประสงค์ กำหนดข้อตกลง ขอบเขตในการวางแผน พิจารณาข้อจำกัดต่างๆ วิเคราะห์เหตุผล พัฒนาทางเลือก ประเมินทางเลือก นำแผนสู่การปฏิบัติ วัดประเมินผล ทบทวน ปรับปรุง ระบบสารสนเทศด้านแผนและประเมินผล-ความสำคัญ แผน / นโยบาย (Plans / Policy) 11

12. THE OUTPUTS OF THE DIRECTION-SETTING PROCESS Information Resources Assessment Information resources assessment – includes inventorying and critically evaluating these resources in terms of how well they are meeting the organization’s business needs • Tools • PEST • SWOT Analysis Page 560

13. OUTPUTS OF THE DIRECTION-SETTING PROCESS Information Vision and Architecture • Is an ideal view of the future • Not the plan on how to get there • Must be flexible enough to provide policy guidelines for individual decisions • More than just fluff • Must focus on the long term Page 560

14. OUTPUTS OF THE DIRECTION-SETTING PROCESS Information Vision and Architecture Information vision – a written expression of the desired future about how information will be used and managed in the organization Page 560

15. CREATING AN INFORMATION VISION Information Vision: • Represents how senior management wants information to be used and managed in the future • Starts with speculation on how the business’s competitive environment will change and how the company should take advantage of it • Business vision is specified and written • Implications for information use are outlined Page 566

17. Thailand ICT-2020 Vision http://202.28.94.51/web/apisak/322471/EducYear%202557/index471Y57.htm http://muit.mahidol.ac.th/it_policy/03-4_ICTIndustry.pdf

18. DESIGNING THE ARCHITECTURE IT architecture– specifies how the technological and human assets and the IS organization should be deployed in the future to meet the information vision Page 567

19. DESIGNING THE ARCHITECTURE Components of Architecture Figure 14.5 Elements of an Information Technology Architecture Page 568

20. OUTPUTS OF THE DIRECTION-SETTING PROCESS Information Vision and Architecture Information vision – a written expression of the desired future about how information will be used and managed in the organization Information technology architecture – depicts the way an organization’s information resources will be deployed to deliver that vision Page 560

23. OUTPUTS OF THE DIRECTION-SETTING PROCESS Information Resources Plans Strategic IS plan – contains a set of longer-term objectives that represent measurable movement toward the information vision and technology architecture and a set of associated major initiatives that must be undertaken to achieve these objectives Page 560

24. THE STRATEGIC IS PLAN Strategic IS Plan– statement of the major objectives and initiatives that the IS organization and business managers must accomplish over some time period in order to: • move toward the information vision • fit the business strategic plan Page 569-570

26. THE STRATEGIC IS PLAN The Strategic IS Planning Process The planning process includes: • Setting objectives • Conducting internal and external analyses • Establishing strategic initiatives Page 570

27. ASSESSING CURRENT INFORMATION RESOURCES Assessing Performance versus Goals • Traditional goal: • Reduce cost by increasing operating efficiencies • Scope of IS goals has expanded to include: • Systems to assist in decision making • Ways to help with competitive advantage Page 565

28. Assessing Performance versus Goals Page 565 Table 14.1 Objectives for the IS Department

30. Logic Model วิสัยทัศน์ ประเด็นยุทธศาสตร์ 1 2 3 4 กลยุทธ์ 1 2 3 มาตรการ โครงการ 1 2 4 3

31. แผนการบริหารราชการแผ่นดิน (นายกรัฐมนตรี 4 ปี) ความสัมพันธ์เชื่อมโยงระหว่างแผนการบริหารราชการแผ่นดิน แผนปฏิบัติราชการ ๔ ปี และแผนปฏิบัติราชการประจำปี แผนปฏิบัติราชการ 4 ปี • มิติภารกิจหน้าที่งาน • มิติพื้นที่ • มิติวาระ แผนปฏิบัติราชการประจำปี บูรณาการ ผลสัมฤทธิ์/ผลลัพธ์สุดท้าย ผลลัพธ์ ผลผลิต กิจกรรม การใช้ทรัพยากร

32. กระบวนการบริหารงานเชิงกลยุทธ์กระบวนการบริหารงานเชิงกลยุทธ์ การวางยุทธศาสตร์ การควบคุมเชิงยุทธศาสตร์ การนำยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ แผนปฏิบัติการ กำกับติดตามและ ประเมินผลการดำเนินงาน ทบทวนสถานการณ์เพื่อปรับแต่งยุทธศาสตร์ วิสัยทัศน์ ประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ ตัวชี้วัด/ค่าเป้าหมาย กลยุทธ์ Strategy Map • การปรับแต่ง • กระบวนงาน • โครงสร้าง • เทคโนโลยี • คน • งบประมาณ

33. THE STRATEGIC IS PLAN Tools for Identifying IT Strategic Opportunities • Critical success factors • Analysis of Competitive Forces • Value Chain Analysis Page 572-573

34. Michael E. Porter (1979)

35. Michael E. Porter (1985)

36. Value Chain Analysis Figure 14.11 Strategic Information Systems Opportunities in the Value Chain Page 575

37. จะทราบได้อย่างไร? ว่า ยุทธศาสตร์จะสำเร็จ

38. กพร., สมศ., สกอ., สงป., กรมบัญชีกลาง, และอื่นๆ ผลผลิตหลักขององค์การ ตัวชี้วัดหลัก, ตัวชี้วัดรอง ตัวชี้วัดหลัก, ตัวชี้วัดรอง ข้อมูลประกอบ ข้อมูลประกอบ ข้อมูลประกอบ ข้อมูลประกอบ สูตรการคำนวณ ข้อมูลประกอบ ข้อมูลประกอบ

39. OUTPUTS OF THE DIRECTION-SETTING PROCESS Information Resources Plans Strategic IS plan – contains a set of longer-term objectives that represent measurable movement toward the information vision and technology architecture and a set of associated major initiatives that must be undertaken to achieve these objectives Operational IS plan – is a precise set of shorter-term goals and associated projects that will be executed by the IS department and by business managers in support of the strategic IS plan Page 560

40. THE PROCESS OF SETTING DIRECTION • Assessment • Vision • Strategic Planning • Operational Planning Figure 14.1 The Information Resources Planning Process Page 561

41. THE PROCESS OF SETTING DIRECTION • Strategic Planning – the process of constructing a viable fit between the organization’s objectives and resources and its changing market and technological opportunities Figure 14.1 The Information Resources Planning Process Page 561

42. THE PROCESS OF SETTING DIRECTION • Operational Planning – lays out the major actions the organization needs to carry out in the shorter term to activate its strategic initiatives Figure 14.1 The Information Resources Planning Process Page 561

43. THE PROCESS OF SETTING DIRECTION Traditional Planning in the IS Organization • Needs-based IS planningorproject-oriented IS planning: • Bottom-up, immediate approach to information resources planning • Used when a specific, urgent business need called for a new system • Emphasis on project planning rather than overall organizational planning Page 562

44. ASSESSING CURRENT INFORMATION RESOURCES Measuring IS Use and Attitudes • Information resources assessment: • Must measure current levels of information resources use within the organization and compare it to a set of standards • Standards can come from: • Past performance • Technical benchmarks • Industry norms • “Best of class” estimates from other companies Page 563

45. ASSESSING CURRENT INFORMATION RESOURCES Reviewing the IS Organizational Mission • IS mission statement: • Should set forth the fundamental rationale (or reason to exist) for activities of the IS department • Can vary substantially from one organization to another Page 563

46. Reviewing the IS Organizational Mission Example IS Mission Statement Figure 14.3 IS-Prepared Mission Statement Example Page 565

47. แผนปฏิบัติราชการ 4 ปี (พ.ศ. 2555 -2558)กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

48. THE OPERATIONAL IS PLAN • After the strategic plan, initiatives must be: • Identified • Translated into a set of defined IS projects with: • Precise expected results • Due dates • Priorities • Responsibilities Page 576

49. THE OPERATIONAL IS PLAN The Long-Term Operational IS Plan • Developed for a 3-to-5 year time period • Focuses on project definition, selection, and prioritization Page 576

50. THE OPERATIONAL IS PLAN The Long-Term Operational IS Plan Table 14.2 IS Long-Range Operational Plan Project Portfolio Page 576