Sistema de Control de Asistencia

1. Sistema de Control de Asistencia CiL MANUAL DE OPERACIÓN Presione click para avanzar.

2. Si es la primera vez que ve esta presentación le sugerimos presione el botón sig. Indice 1. Acceso Al sistema 6.1.6 Rep. De Permisos 2. Menú Principal 6.1.7 Rep. De Salidas Anticipadas 3. Empresa 6.1.8 Rep. De Tiempo Extra 4. Catálogos 6.1.9 Rep. De Registros Incompletos 4.1 Cat. Horarios 6.1.10 Rep. De Analisis sin encabezado 6.1.11 Rep. De Registros horizontales 4.2 Cat. Secuencia de Horarios 6.1.12 Rep. De Resumen 4.3 Cat. Puestos 4.4 Cat. Departamentos 6.2 Reportes Por Departamento 4.5 Cat. Justificantes 6.2.1 Rep. Faltas Por Departamento 4.6 Cat. Días Festivos 6.2.2 Rep. Retardos por Departamento 6.2.3 Rep. Sal. Ant. y T.E. Por Depto. 4.7 Cat. Empleados 6.3 Reportes de Catálogos 4.8 Cat. Asignación de Horarios 7. Gráficas 4.9 Cat. Usuarios 7.1 Gráfica De Todos Los Departamentos 5. Procesos 7.2 Gráfica De Un Departamento 5.1 Reloj Checador 7.3 Gráfica Por Empleado 5.2 Análisis de Base de Datos 8. Utilerías 5.3 Autorizaciones 8.1 Importar Archivo ASCII 5.4 Autorizaciones de Tiempo Extra 8.2 Exportar Archivo ASCII 5.5 Cambio Ocasional de Horario 5.6 Edición de Registros 6. Reportes 6.1 Reportes Generales 6.1.1 Rep. De Registros 6.1.2 Rep. De Análisis 6.1.3 Rep. De Totales 6.1.4 Rep. De Faltas 6.1.5 Rep. De Retardos

3. Debe escribir su nombre de USUARIO. Si el USUARIO y el PASSWORD NO SON CORRECTOS, el sistema le permitirá 3 intentos mas para introducir valores correctos Aquí debe escribir el PASSWORD asignado a el USUARIO.

4. Pantalla principal del sistema Menú Principal

5. Núm. De Empresa Aquí se dan de alta los datos de la o las empresas. Datos Generales de la empresa, solo deben ser escritos. Clave autorizada de instalación

6. Catálogos

7. Catálogo de Horarios Aquí se deben introducir todos los horarios que existen dentro de la empresa. Ejemplo: Una empresa de 500 empleados, todos repartidos en 5 horarios.- Matutino, Vespertino, Nocturno, Mixto y DESCANSO (El cual se considera horario obligatorio, ya que cuando menos un dia a la semana se debe descansar). Para introducir horarios siempre se tiene que presionar este botón. Se presiona este botón para guardar cada nuevo horario o si hemos modificado alguno. Se debe escribir un número para el horario. Al presionar este icono, se muestra el listado de horarios. Una descripción que nos diga de forma general de que se trata el horario. Escribimos la hora de entrada. Las Horas antes y despues, se dejan como el sistema sugiere por default. La hora de inicio de comida Si el Horario no incluye hora de comida, entonces solo hay que dejar el inicio y fin de comida con. 00:00 La hora de fin de comida. La hora de Salida. Aquí escribimos si se tiene una tolerancia de entrada hasta antes de considerar retardo.

8. Catálogo de Secuencias de Horarios Aquí se asignan los horarios capturados en el catálogo anterior a cada día de la semana. Ejemplo : Con los 5 horarios capturados anteriormente, se pueden organizar 4 secuencias: SEC. MATUTINA, SEC. VESPERTINA, SEC. NOCTURNA y SEC. MIXTA (Posteriormente veremos como cada empleado toma alguna de estas secuencias, para considerar su jornada de trabajo). Se escribe un número para identificar la secuencia. Se escribe una Descripción que represente de que se trata la secuencia Al presionar este Icono, podemos ver en forma de lista las secuencias capturadas. Para cada día de la semana, seleccionamos un horario de los que fueron capturados en el catálogo de horarios. Repetimos este proceso para las demás secuencias. Note como cada día de la semana corresponde un número, que es el del horario capturado.

9. Catálogo de Puestos Este catálogo es muy simple, ya que solo consiste en capturar los puestos o categorías que se utilizan en la empresa. Un número de identificación para el puesto Icono para ver la lista de puestos capturados La descripción del puesto

10. Catálogo de Departamentos Este catálogo es análogo al anterior, solo consiste en capturar los Departamentos que existan en la empresa. Icono para ver la lista de puestos capturados Número para identificar al departamento. Descripción del departamento

11. Catálogo de Justificantes En este catálogo se deben capturar las diferentes causas por las que los trabajadores pudieran no registrar o registrar con retardo y/o con salida anticipada. Número para identificar al justificante. Icono para ver la lista de justificantes capturados Tipo de justificante. Es decir, se puede justificar: Todo el día para no tener falta, Entrada para no tener retardo y salida para no tener salida anticipada. Nombre del justificante. Posteriormente veremos como se aplican estos justificantes.

12. Catálogo de Días Festivos En este catálogo se deben capturar los días que para la empresa sean festivos (No necesariamente deben ser los días oficiales, hay empresas que toman otras fechas como festvidad). Fecha del Día Festivo Icono para ver la lista de días festivos. Lo que justifica el día, es decir, un día festivo puede justificar todo el día o medio día (el medio día del principio, justificando la Entrada o el medio día del final Justificando la salida) Nombre de la festividad

13. Catálogo de Empleados Número del empleado según el sistema de Nómina Número con el que el empleado va a checar Se recomienda que de ser posible, número de registro y el número de nómina sean iguales. Nombre completo del empleado Tipo de nómina, puede ser SEMANAL, QUINCENAL, CATORCENAL, MENSUAL o ANUAL. Fecha de alta del Empleado Empresa a la que pertenece el empleado. Bandera de activo o de baja. Estos son datos del sistema, es decir, son datos que son obligatorios para que el sistema funcione correctamente, los siguientes datos que veremos son informativos o complementarios, es decir, si el usuario del sistema no desea capturarlos no tendrá problema alguno para operar el programa. Fecha de baja del empleado en caso de que él ya no esté activo. Departamento al que pertenece el empleado, según el catálogo de departamentos previamente capturado. Puesto del empleado, según el catálogo de puestos previamente capturado Tipo de Privilegio: Priv. Entrada.- Nunca reportará retardo, sin importar a que hora registre la entrada. Priv. Salida.- Nunca reportará salida anticipada, sin importar a que hora registre la salida. Priv. Registro.- Nunca le pondrá falta, sin importar si no registra.

14. Datos personales e informativos del trabajador, son datos opcionales, el operador del sistema no está obligado a requerir dicha información.

15. Icono para ver en forma de lista a los empleados Archivo donde se encuentra la imagen con la fotografía del empleado, también es un dato no obligatorio.

16. Asignación de Horarios-Secuencias Existen Varios métodos para hacer la asignación de horarios-secuencias, aquí veremos solamente el método de un empleado por vez. Es aquí donde se relacionan los empleados con las secuencias de horario ya capturadas en el catálogo correspondiente. Notemos como el empleado 1 tuvo la secuencia 1 (MATUTINA, ver. Cat. Secuencias), en un determinado tiempo. Escribimos la fecha en que dejará de tener efecto la secuencia de horarios, si no sabemos cuando será esto podemos poner alguna fecha lejana, por ejemplo 31 Dic 2002, si antes de la fecha se dá algún cambio, solo se modfica la fecha. Se escribe el Núm. Del Empleado al que deseamos asignar secuencia de horarios Después tuvo la secuencia 2 (VESPERTINA). Se selecciona la secuencia de horarios que sabemos trabajará el empleado. (si se tiene alguna duda ver en catálogo de secuencias de horarios y catálogo de horarios) Después tuvo la secuencia 3 (NOCTURNA). Esta es la secuencia que asignamos, la secuencia 4 (MIXTO) Botón para aceptar la asignación. Ahora podemos ver el resultado en la consulta de asignaciones. Escribimos la fecha en que tomará efecto dicha secuencia de horarios.

17. Usuarios del Sistema Aquí se dan de alta los usuarios que manejarán el sistema, además de su nivel de acceso al mismo.

18. Procesos

19. Reloj checador Aquí se lleva a cabo la interfase de comunicación con el reloj checador. Comando de descarga de registros desde el reloj checador. Integración del archivo de registros a la base de datos del sistema.

20. Análisis de base de datos Rango de empleados a los que deseamos correr el proceso de análisis Cuando se ejecuta este proceso, el sistema inicia una serie de cálculos y comparaciones entre los registros leídos del reloj checador contra la base de datos del sistema, es decir, aquí es donde el sistema genera los reportes y decide si los empleados tienen algun tipo de incidencia, normal o anormal. Rango de Fechas que nos interesa generar o actualizar para la emisión de reportes. Botón para iniciar el proceso.

21. Captura de Autorizaciones Núm. Empleado al que le vamos a aplicar algún justificante. Num. Del Justificante que vamos a utilizar (el 1 son VACACIONES, ver. Cat. De justificantes). En este proceso se aplican los justificantes capturados en el catálogo correspondiente a empleados y fechas especificas. El inicio y fin de aplicación del justificante. Justificantes ya aplicados al empleado.

22. Autorización de Tiempo Extra Existen dos formas básicas de autorización de tiempo extra, de forma automática y de forma supervisada. En forma automática se utiliza el sig. Criterio: Núm. De empleado, cantidad de horas máximas autorizadas automaticamente y despues de, que significa serán automáticas siempre y cuando el empleado entre antes o salga después del tiempo establecido como “despues de”

23. En forma supervisada, veremos la autorización empleado por empleado. Se indica el Núm. De empleado que deseamos autorizar. Se indican las horas que deseamos autorizar como máximo. Activamos la bandera si las horas extras se trabajarán antes de la hora de entrada, si es después de la hora de salida, lo dejamos con una X Indicamos el rango de fechas en que se autoriza el tiempo extra. Botón para guardar la autorización.

24. Cambio Ocasional Como su nombre lo indica, el cambio ocasional es cuando el usuario tiene asignado una secuencia que lo hace trabajar un determinado horario, pero, se necesita que trabaje otro solo un día. Para hacer un cambio ocasional, solo se escribe el Núm. De empleado. El nuevo horario que ahora cubrirá el empleado (para este ejemplo recordemos que el empleado en cuestión, debía trabajar el horario 4 MIXTO, con el cambio ocasional, ahora el trabajador cubrirá el horario 1 MATUTINO). La fecha en que tomará efecto el cambio.

25. Edición de Registros En edición de registros como su nombre lo indica, podemos modificar registros, añadir nuevos registros y eliminar registros, aunque todo cambio quedará registrado. Existen registros de tipo “R” que son hechos a través del reloj checador y, registros de tipo “U” que son hechos por el usuario del programa.

26. Reportes

27. Filtros para emitir reportes, se pueden solicitar reportes por: EMPRESA, TIPO DE NOMINA, FECHAS, EMPLEADOS, DEPARTAMENTOS y PUESTOS. Reportes Generales Reportes generales son considerados todos aquellos que tienen que ver directamente con cada empleado dentro del sistema.

28. Reporte de Registros Este reporte muestra unicamente los registros hechos en el reloj (o hechos por el operador del programa).

29. Reporte de análisis Tipo de incidencia si es el caso. Tiempo Extra (si existiera el caso) Salida anticipada Este reporte muestra el resultado del proceso de análisis, es decir el comparativo entre registros contra la base de datos. Este reporte es el mas completo, ya que nos muestra el comportamiento del empleado. Tiempo total de comida Retardo Registros de Salida Cuadro para la firma del trabajador. Registros de fin de comida Registros de entrada Registros de inicio de comida El empleado no registró salida El empleado no registró Entrada. Tiempo de la jornada (entrada - salida) – (Tiempo de comida)

30. Suma total de tiempo entre todas las salidas anticipadas Reportes de Totales Puesto al que pertenece el empleado. Número de Retardos Suma de tiempo entre todos los retardos Número de Salidas anticipadas Total de Tiempo Trabajado o Justificado, es decir, Tiempo que no debe el empleado a la empresa. Número de Tiempos Extra. Por último, fechas entre las que se esta sacando los totales Este reporte hace una cuantificación de los sig. eventos : Retardos, Faltas, Salidas Anticipadas, Tiempos Extra y Total de tiempo trabajado. Suma total de Tiempos Extra Suma de todas la faltas entre las fechas indicadas Departamento al que pertenece el empleado. Número y Nombre Completo del empleado

31. Reporte de Faltas Empleados El reporte de faltas nos muestra en forma concreta, una lista de empleados con faltas. Fechas de las faltas. Número de Departamento Número de Puesto.

32. Reporte de Retardos Al igual que el reporte anterior, el reporte de retardos nos da una lista de empleados con retardo. Empleados con retardo. Fechas de los retardos. Tiempo de retardo.

33. Reporte de Permisos El reporte de Permisos es conocido también como reporte de ejecución de justificantes, es decir, se muestra una lista de empleados que hayan tenido como incidencia algún justificante. Tipo de permiso o justificante. Empleados con Justificante. Fechas de los permisos.

34. Reporte de Salidas Anticipadas Nos muestra una lista con los empleados que abandonaron la empresa antes de su hora de salida. Tiempo de la salida anticipada. Fecha de la salida anticipada. Empleados con salida anticipada

35. Reporte de tiempo extra Tiempo extra por día. Nos muestra una lista de empleados con tiempo extra. Empleados. Fechas en que se trabajó el tiempo extra.

36. Reporte de Registros incompletos Tipo de registro olvidado. Lista a los empleados que hayan olvidado hacer algún registro Empleados. Fechas en que olvidó registrar.

37. Reporte de analisis sin encabezado Tipo de incidencia si es el caso Numero y nombre completo del Empleado Registro de entrada Registro de salida Registro de inicio de comida Registro de fin de comida Retardo Fecha Registro de salida anticipada Este reporte no muestra los datos de la empresa, únicamente los datos del empleado, fecha de registro e incidencias

38. Reportes de registros horizontales Tipo de justificante en caso de haberlo Cuarto registro hecho por el trabajador. Tercer registro hecho por el trabajador. Segundo registro hecho por el trabajador. Primer registro hecho por el trabajador. Sexto registro hecho por el trabajador. Quinto registro hecho por el trabajador. Fecha de registro. Cuadro para la firma del trabajador. Nos muestra todos los registros obtenidos durante el día.

39. Reportes de resumen Total de retardos Total de faltas Falta Injustificada Periodo máximo de 31 días Horario del empleado Vacaciones Falta justificada Registro de entrada Registro de salida Retardo Este reporte nos muestra de una manera resumida los registros de entrada-salida, así como las incidencias obtenidas durante el periodo señalado, máximo 31 días..

40. Reportes por Departamento Los reportes por departamento nos dan un total de incidencias por cada evento: falta, retardo, salida anticipada y tiempo extra.

41. Reporte de Faltas por Departamento Número de faltas por cada departamento y total de faltas. Nos da un total de faltas por cada departamento. Departamentos con al menos una falta.

42. Reporte de Retardos por Departamento Número de Retardos por cada departamento y total de retardos. Departamentos con al menos un retardo. Nos muestra un total de retardos por cada departamento.

43. Reportes de Salidas Anticipadas y Tiempos Extra por Departamento Nos muestra con la misma mecánica que los dos reportes anteriores un total de salidas anticipadas por departamento. Nos muestra con la misma mecánica que los dos reportes anteriores un total de Tiempos Extra por departamento.

44. Reportes de Catálogos Si usted recuerda los catálogos donde capturamos horarios, secuencias de horarios, departamentos, puestos, justificantes, días festivos y empleados, sabrá que esta es la opción para imprimirlos.

45. Gráficas

46. Gráfica de todos los departamentos Esta gráfica hace un comparativo entre departamentos en eventos como: faltas, retardos, salidas anticipadas y tiempos extra.

47. Gráfica de un Departamento Esta gráfica nos muestra el comportamiento de un solo departamento en incidencias como: faltas, retardos, salidas anticipadas y tiempos extra. Número de faltas del departamento de SERVICIO. Número de salidas anticipadas. Número de retardos. Número de Tiempos Extra.

48. Gráfica Por Empleado Esta gráfica nos muestra las incidencias de cada empleado a través del año. Es decir, aquí podemos ver de forma resumida la cantidad y tipos de incidencias que el empleado ha tenido para el control de asistencia. Estos nos indican que el empleado tuvo vacaciones. Los cuadros blancos indican que trabajó o descansó sin novedad alguna Todos los signos “?” indican que no hemos generado datos para el empleado en cuestión y las fechas indicadas. Nos indica ausentismo injustificado (FALTAS) Nos indica que el empleado no tiene asignado horario. Nos indica retardo. Nos indica salida anticipada.

49. Utilerias

50. Importar ASCII Importar ASCII se refiere a la facilidad de tomar datos desde un archivo plano de tipo texto para llenar nuestros catálogos de empleados, departamentos y puestos. Al presionar este botón se muestra un archivo que nos indica el LAY-OUT que debe tener el archivo de datos para generar la importación correctamente. Esta es la pantalla que nos indica el LAY-OUT que debe tener el archivo de importación. Nombre y trayectoria del archivo de datos.