AMUE – SIFAC Formation « Dépenses »

1. AMUE – SIFACFormation « Dépenses » Cursus Ordonnateur

2. Sommaire • Introduction • Référentiel fournisseur • Engagements financiers • Engagements juridiques • Consultations / Éditions sur engagements • Service fait • Facture et rapprochement • Prestations internes • Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets • Solder un engagement • Opérations de régularisation • Flux sur fournisseurs occasionnels • Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) • Intérêts moratoires • Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations • Conclusion

3. IntroductionService fait valorisé, non valorisé, avec ou sans mandats ? • Dans la présentation suivante, nous utiliserons la correspondance suivante : Avec val SF – Sans bord. mandats Modélisation 2 2 Sans val SF – Sans bord. mandats Modélisation 3 3 2 3

4. IntroductionModélisation « Achats » de l’établissement Etablissement hors SACD Niveau 1 Etablissement SACD Organisation d’achat Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Division Division Niveau 2 CR nœud CR feuille Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille • La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets : • - l’organisation d’achat • la division La société FI correspondant à la division doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).

5. IntroductionStructures organisationnelles « Achats » • Une organisation d’achat : • unique est définie pour l’établissement et ses SACD • correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes • représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat • Une division : • est rattachée à une seule société FI • représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs • permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats • porte la notion de secteur de TVA Remarque: plusieurs divisions peuvent être rattachées à une même société

6. IntroductionRéférentiels et données de gestion • Le flux dépense dans SIFAC utilise 1 référentiel de gestion, et une nomenclature de données de gestion : • Le référentiel fournisseur : chaque commande d’achat devra référencer un fournisseur créé préalablement dans le référentiel fournisseur. • La nomenclature des groupes de marchandise : chaque commande d’achat devra spécifier un groupe de marchandise représentant la catégorie d’achat, et dont la base de données est alimentée avec la nomenclature Nomades.  Les données contenues dans la fiche fournisseur sont automatiquement dérivées dans les documents d’achats et de facturation Exemples : • Conditions de paiement • Coordonnées bancaires • …

7. IntroductionL’adresse budgétaire • Le budget est attribué à une adresse budgétaire, qui est définie comme la combinaison de 5 axes du module FM : • Le compte budgétaire (nature), • Le domaine fonctionnel (destination), • Le centre financier (structure organisationnelle budgétaire), • Le fonds (origine de financement), • Le programme de financement (opération annuelle et pluriannuelle, convention) Axes d’imputation SAP/FM Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Centre Financier Fonds Programme de financement Mise en œuvre des axes Nomenclature par nature Nomenclature de gestion Structure Organisationnelle budgétaire Origine de financement Opérations Pluriannuel. / annuel. Conventions Arborescence Origine de Financement Chapitre/ Article Destination Sous-destination Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Opérations Conventions

8. IntroductionContrôles budgétaires • Contrôles optionnels internes : • Contrôle sur l’enveloppe allouée au CR • Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres financiers • Etanchéité de l’enveloppe du CR au sein d’une même masse • Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier • Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise l’enveloppe de crédits du projet pour les conventions et les opérations. • Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA • Contrôles spécifiques au sein du SAIC : • Budget évaluatif SAIC • Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement • Étanchéité des trois masses • La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle d’investissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement • Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE • Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts. • Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre pour les établissements non passés aux RCE • Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) • Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au-delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. • Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées • Etanchéité des crédits alloués à la convention RA

9. IntroductionContrôles budgétaires – Spécificités RCE • Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse • Auparavant, lorsque l’intégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61. • Désormais, l’ensemble des crédits d’une masse peut être utilisé dans distinction de chapitre, dans l’ensemble de l’établissement • Conséquences • Chute de la volumétrie des virements chapitre  chapitre • Un nouveau contrôle optionnel interne est mis en place pour les établissements passés aux RCE • Contrôle sur l’enveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses fils) • Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre

10. IntroductionProcessus de la Dépense Contrat ME31K Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N 3 • Service fait sans valorisation sans mise sous bordereaux de mandats : Comptable Ordonnateur Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consommation des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 401 Impact analytique

11. IntroductionProcessus de la Dépense Contrat ME31K Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N 2 • Service fait avec valorisation(1/2): Cas 1 « La facture et le service fait concordent » Comptable Ordonnateur Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 C 401 Impact analytique

12. IntroductionProcessus de la Dépense Contrat ME31K Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N 2 • Service fait avec valorisation(2/2): Cas 2 « La facture est différente du service fait » Comptable Ordonnateur Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Ajustement des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 D/C 6xx / 2xx C 401 Impact analytique Ajustement analytique

13. Sommaire • Introduction • Référentiel fournisseur • Engagements financiers • Engagements juridiques • Consultations / Éditions sur engagements • Service fait • Facture et rapprochement • Prestations internes • Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets • Solder un engagement • Opérations de régularisation • Flux sur fournisseurs occasionnels • Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) • Intérêts moratoires • Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations • Conclusion

14. Référentiel FournisseurGénéralités XK01 • Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC. • Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de Base Mandant Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables Société Gestion de comptes Moyens de paiement Organisation d’Achat Données d’Achat Achat Partenaires

15. Référentiel FournisseurInitialisation d’un fournisseur XK01 • A l’initialisation d’un fournisseur, il est nécessaire de définir le groupe de comptes et l’organisation d’achat du fournisseur : XK (transaction fournisseur) Société: renseigner la société dans laquelle le fournisseur doit être créé Organisation d’achat Groupe de comptes: permet la classification des fiches fournisseurs. Il détermine les informations nécessaires à la définition du fournisseur.

16. Référentiel FournisseurInitialisation d’un fournisseur XK01 • Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.

17. Référentiel FournisseurDonnées de base XK01 • L’écran d’« adresse » permet de définir les données de base du fournisseur : • Nom : • Titre de civilité • Nom Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du fournisseur. • Adresse postale : • Numéro et rue • Code postal et ville • Pays Des informations de communication (tel, email, fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet mais ne sont pas obligatoires

18. Référentiel FournisseurDonnées de base XK01 • L’écran de « données de pilotage » permet de définir le contrôle des comptes et les identifiants du fournisseur : • Contrôle des comptes : • Client : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur et le tiers client • Clé du groupe • Identifiants du fournisseur : • N° SIRET :sur 14 caractères • Identifiant • N° identifiant TVA

19. Référentiel FournisseurDonnées de base XK01 • L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : • Coordonnées bancaires: • Pays (Domiciliation du compte) • Clé bancaire (Code banque) • Compte (Numéro de compte) • Titulaire (Banque) • Clé (clé RIB) • Code IBAN

20. Référentiel FournisseurDonnées comptables XK01 • La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : • Le code intérêts est toujours celui correspondant au taux légal. • Tenue de compte: • Compte centralisateur, • Code cession/opposition • Calcul des intérêts : • Code intérêts • Données de référence : • Ancien N° de compte

21. Référentiel FournisseurDonnées comptables XK01 • La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : • Opérations de paiement : • Destinataire du paiement fixe s’il diverge du fournisseur lui-même • Code de blocage paiement • Correspondance : • Chargé de compte chez le fournisseur

22. Référentiel FournisseurDonnées de vente XK01 • La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur : • Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense • Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : • 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) • 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents) x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger. • Conditions : • Devise : utilisée par le fournisseur • Condition de paiement

23. Référentiel FournisseurDonnées de vente XK01 • 3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: • Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle définie dans les données générales du fournisseur • Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes d’achat • Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la commande a été passée Nom et Numérodu partenaire Code partenaire

24. Sommaire • Introduction • Référentiel fournisseur • Engagements financiers • Engagements juridiques • Consultations / Éditions sur engagements • Service fait • Facture et rapprochement • Prestations internes • Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets • Solder un engagement • Opérations de régularisation • Flux sur fournisseurs occasionnels • Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) • Intérêts moratoires • Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations • Conclusion

25. Engagement FinancierGénéralités 2 3 • L’engagement financier permet de réserver des crédits en vue d’une dépense. • L’engagement financier peut être préalable, ou concomitant à un engagement juridique, • Il existe plusieurs types d’engagements financiers préalables : • Provisionnel : engagement financier réalisé au début de l’exercice • Spécifique : engagement financier réalisé en cours d’exercice • Sur convention : engagement financier réalisé sur conventions • L’engagement financier préalable est modélisé dans SIFAC par la transaction de réservation de fonds, FMX1. • Chaque type d’engagement préalable est modélisé par un type de pièce. • L’engagement financier concomitant est modélisé, comme l’engagement juridique, par la transaction de commande d’achat (ME21N), et sera vu par la suite dans le chapitre engagement juridique.

26. Engagement FinancierGénéralités 2 3 • L’engagement financier préalable ne référence pas de tiers. Il ne référence qu’une adresse budgétaire et un montant. • De manière à modéliser le processus de validation de l’engagement financier, seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. Les autres profils ne pourront que « pré-enregistrer » les pièces, action n’impactant pas le budget. • Il est possible de modifier les données d’un engagement financier : • L’adresse budgétaire : Tant que l’EF n’est référencé dans aucun engagement juridique, via la transaction de modification de réservation de fonds FMX2. • Le montant : A la hausse dans la limite du budget, et à la baisse dans la limite des montants d’engagements juridiques référençant l’EF, via la transaction FMXPM1. • Il est également possible de bloquer un engagement financier (rendant son utilisation impossible), ou de le solder (libérant les crédits sur l’adresse budgétaire).

27. Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Initialisation FMX1 2 3 • La transaction FMX1 permet la création de tous les types d’engagement financier préalable. • Renseigner: • - Type de pièce (EP : engagement provisionnel, ES : engagement spécifique, EO : engagement sur convention) • Société • Éventuellement le modèle de pièce, de manière à créer une pièce par copie d’une pièce existante (adresse budgétaire et description de l’EF sont copiées)

28. Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Imputation FMX1 2 3 • Les types d’engagement financier provisionnel, et spécifique, référencent les mêmes données à la création : NA • Renseigner: • Texte de description d’en tête • Le montant d’origine (TTC) • Le compte budgétaire • Le centre financier • Le fond • Le domaine fonctionnel

29. Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Imputation FMX1 2 3 • Le type d’engagement financier sur opération/convention doit référencer l’élément d’OTP modélisant la convention: • Renseigner: • Texte de description d’en tête • Le montant d’origine • L’élément d’OTP • Le compte général • Le compte budgétaire est alors dérivé du compte général • Le centre financier et le domaine fonctionnel sont dérivés de l’EOTP Il peut exister une tolérance entre la commande et l’engagement financier qu’elle référence. Il en va de même entre une liquidation directe et l’engagement financier que cette dernière référence.

30. Engagement FinancierCréation d’une réservation de fonds – Validation FMX1 2 3 • Seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. • Les autres profils ne pourront que « préenregistrer » les pièces, action n’impactant pas le budget.

31. Engagement FinancierModification d’une réservation de fonds FMX2 2 3 • La transaction FMX2 permet de modifier l’adresse budgétaire, de bloquer en utilisation, ou de solder une ligne d’engagement financier : Le compte budgétaire, le centre financier, le fond, et le domaine fonctionnel sont modifiables. • Dans l’écran de détail de la ligne de pièce, il est possible de cliquer sur : • Poste « Traité », pour solder la ligne de poste, (lorsque l’EF n’a jamais été référencé, ceci correspond à annuler l’EF) • Poste bloqué, pour bloquer l’utilisation de la ligne de poste.

32. Engagement FinancierModification d’une réservation de fonds FMX2 2 3 • La transaction FMXPM1 permet de modifier le montant d’un engagement financier qui a déjà été validé (sauvegardé). • Dans l’écran d’initialisation, spécifier : • s’il s’agit d’un complément d'engagement ou de dégagement - - Le type et le n° de pièce à modifier • Puis valider avec Entrée Complément d’engagement ou de dégagement (action accessible aux valideurs) • Dans l’écran de saisie de l’ajustement, saisir : • La valeur de l’augmentation ou de la dépréciation (Engagement ou dégagement) • La description de l’ajustement • Puis sauvegarder

33. Exercice Exercice 1 Saisie d’un Engagement financier provisionnel en début d’année 15 min 2 3

34. Exercice Exercice 2 Ajustement à la hausse d’un EF sur convention simple 15 min 2 3

35. Sommaire • Introduction • Référentiel fournisseur • Engagements financiers • Engagements juridiques • Consultations / Éditions sur engagements • Service fait • Facture et rapprochement • Prestations internes • Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets • Solder un engagement • Opérations de régularisation • Flux sur fournisseurs occasionnels • Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) • Intérêts moratoires • Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations • Conclusion

36. Engagement JuridiqueGénéralités 2 3 • L’engagement juridique représente la commande de fournitures ou de services passée par l’établissement auprès d’un fournisseur. • L’engagement juridique impacte le budget en réservant les crédits. • Budgétairement, l’engagement juridique référence : • Un engagement financier préalable ayant déjà réservé des crédits sur le budget, • Directement une adresse budgétaire lorsqu’aucun engagement financier n’a été créé préalablement pour la commande passée. L’engagement juridique fait alors office d’engagement financier, et on parle d’engagement financier concomitant à l’engagement juridique. • Une seule unité budgétaire (UB), appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE • On distingue plusieurs types d’engagements juridiques : • Le marché ou accord-cadre formalisé • Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée • La prestation interne • La commande soumise à dérogation du Code des Marché Publics (article 3) • L’engagement juridique est modélisé dans SIFAC par la transaction de commande d’achatME21N • Chaque type d’engagement juridique est modélisé par un type de pièce de la transaction ME21N de commande d’achat.

37. Engagement JuridiqueGénéralités 2 3 • Il est possible de créer des commandes d’achat en montant/quantité (fournitures), ou de en valeur (services) sur des flux de : • Fonctionnement sur et hors convention, • Fonctionnement stocké sur et hors convention, • Investissement sur et hors convention, • Prestation interne • Les engagements juridiques sont soumis à validation. La transaction de lancement de commande ME29N permet de valider les commandes d’achat. • Il est possible de modifier les données d’une commande d’achat : • L’adresse budgétaire : Tant que l’EJ n’est référencé dans aucune liquidation, via la transaction de modification de commande d’achat ME22N. • Le montant : A la hausse dans la limite du budget ou de l’engagement financier référencé, et à la baisse dans la limite des montants facturés, via la transaction ME22N. • Il est possible de solder une commande d’achat (libérant les crédits sur l’adresse budgétaire, ou sur l’engagement financier référencé).

38. Engagement JuridiqueComputation des seuils de marché 2 3 • Contexte : • Au-delà d’un certain seuil, le pouvoir adjudicateur doit recourir à l’une des procédures formalisées définies par l’article 26 du CMP pour passer ses marchés et accords-cadres, • Lorsque la valeur estimée du besoin est inférieure aux seuils définis à l’article 26 du CMP, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent néanmoins être passés selon une procédure adaptée (article 28 du CMP), • L’article 30 définit que les marchés et les accords-cadres ayant pour objet des prestations de services qui ne sont pas mentionnées à l'article 29 peuvent être passés, quel que soit leur montant, selon une procédure adaptée, dans les conditions prévues par l'article 28. • L’article 27 du CMP définit les modalités de calcul du montant estimé du besoin, • Les achats relevant de l’article 3 du CMP ne sont pas soumis aux règles de computation des seuils. • les achats scientifiques ne relèvent pas quant à eux du code des marchés publics, mais de l’ordonnance du 6 juin 2005 : • Les achats scientifiques soumis à computation des seuils sont les achats relevant de l’article 10 du décret d’application de l’ordonnance (décret du 30 décembre 2005). • Les achats scientifiques non soumis sont les achats relevant de l’article 7 de l’ordonnance

39. Engagement JuridiqueComputation des seuils de marché 2 3 • Il existe trois types de combinaisons d’éléments de computation selon le type de prestation et le caractère récurrent ou ponctuel de l’achat :

40. Engagement JuridiqueComputation des seuils de marché 2 3 • Le solde automatique d’une commande d’achat SAP à la facture est pris en compte. Ainsi, il y a mise à jour automatique du montant cumulé correspondant à la combinaison d’éléments de computation référencée dans la commande ainsi soldée automatiquement. • De manière générale, la computation des seuils de marché suit le même processus que l’engagement budgétaire • Si une tolérance est mise en place entre la facture et la commande et qu’une facture est supérieure à une commande d’achat dans la limite de cette tolérance et du disponible budgétaire, cette différence est prise en compte dans la computation des seuils.

41. Engagement JuridiqueStructure de la commande d’achat Commande d’achat En-tête Type de commande N° fournisseur Données organisationnelles Données clients Stratégies de lancement • Société • Orga. d’achat • Groupe acheteur • N° de marché • Nature • Unité fonctionnelle ou opération • Niveau de besoin • Article du CMP/procédure • Stratégie de lancement • Code lanc. • Etat Synthèse des postes • Type d’imputation • Type de poste • Quantité • Prix unitaire • Groupe de marchandise • Division • Contrat (marché) • Document d’achat (création d’une commande par copie) Fiche immobilisation Limites Détail du poste Livraison Valeur limite Facture Imputation Adresse de livraison Historique de commande • Entrée march • Livraison finale • Code TVA • Facture finale • CF bas/EM • Imputation comptable • Imput. Budgétaire • Imput. analytique Adresse de livraison Documents associés à la commande (service fait, facture) Section Onglet Champ Bouton 2 3

42. Engagement JuridiqueStructure de la commande d’achat ME21N 2 3 • Tous les types de commandes d’achat respectent la même structure de saisie, seuls les champs et les données à renseigner varient d’un type à l’autre : • Données d’en tête : • Type de commande • Fournisseur • Données organisationnelles • Conditions de paiement • Données de computation des seuils • Données de poste: • Type d’imputation • Désignation • Type de poste (service, fournitures) • Quantité • Prix • Groupe de marchandise (catégorie d’achat) • Division … • Données de détails de poste : • Données d’imputation • TVA • Prix ……

43. Engagement JuridiqueCommande d’achat – Types d’imputation 2 3

44. Engagement JuridiqueCommande d’achat – Types d’imputation et groupe de marchandises 2 3 • Toute commande doit référencer : • Un type d’imputation : Type de flux de la dépense (fonctionnement, investissement, stock …) • Un groupe de marchandise : Catégorie d’achat • La dérivation du compte général de charge se réalise à partir de la combinaison de ces 2 éléments. Exemple :

45. Engagement JuridiqueCommande d’achat – Données d’imputation 2 3 • L’utilisateur doit connaître, en plus du groupe de marchandise et du type d’imputation, le centre de coût ou l’élément d’OTP (pour un flux sur convention) et le domaine fonctionnel si celui-ci n’est pas dérivé du centre de coût ou de l’élément d’OTP. • Tous les autres éléments d’imputation sont dérivés automatiquement par le système à partir des 4 cités ci-dessus. • S’il existe un engagement financier préalable, l’utilisateur doit le spécifier. • Le type de poste permet de définir si une commande est gérée en montant ou en quantité. La prestation interne fait appel à un type de poste spécifique.

46. Engagement JuridiqueCommande d’achat – Règles de dérivation Centre de coûts Centre financier Domaine fonctionnel * 2 3 • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) Programme de financement => « NA » Fonds Compte comptable Domaine d’activité Compte budgétaire Nature comptable * La dérivation Centre de coûts  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

47. Engagement JuridiqueCommande d’achat – Règles de dérivation Programme de financement Centre de coûts Domaine fonctionnel Centre financier 2 3 • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) eOTP Fonds * Compte comptable Domaine d’activité Compte budgétaire Nature comptable * La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

48. Engagement JuridiqueEngagement financier concomitant ME23N 2 3 • La réservation de crédit est créée au moment de la validation de la commande • La pièce budgétaire peut être visualisée via le menu : Menu > Environnement > Pièce d’engagement de gestion comptable.

49. Engagement JuridiqueTypes de commandes d’achat ME21N 2 3 • La première action à faire à la création d’une commande d’achat est d’en spécifier le type: • Le marché ou accord-cadre formalisé  01 - BC/OS sur marché • Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée  02 - Bon de cde simple • La prestation interne  04 - Autre commande • Le type de commande détermine les champs obligatoires à la saisie complète de la commande d’achat. Remarque : La saisie d’une commande de type 01 – BC/OS sur marché est abordée en formation Marché, et ne sera pas abordée en détail dans cette formation Dépense

50. Engagement JuridiqueSaisie d’une commande simple – En-tête ME21N 2 3 • Après avoir indiqué un type de commande 02 – Bon cde simple, la saisie débute avec les données d’en tête • Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur. • Dans l’onglet Données organisationnelles, renseigner : • L’organisation d’achats • Le groupe d’acheteur (voir règles ci-dessous) • La société UTILISATION DES GROUPES D’ACHETEURS Représente un groupe d’individus auxquels des droits de validation de commandes d’achat sont attribués. Z01 : Groupe n’ayant aucun droit de validation de commande. Entre 0 et 15000€ de commande, une étape de validation est nécessaire. Au-delà de 15000€, deux étapes de validation sont nécessaires. Z02 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes jusqu’à 15000€ sans nécessité de validation. Au-delà de 15000 €, une validation est nécessaire. Z03 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes sans plafond de montant sans nécessité de validation.