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LES RECETTES MODULE SD : ADMINISTRATION DES VENTES

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Le 21 avril 2011. LES RECETTES MODULE SD : ADMINISTRATION DES VENTES. Création le : 21/04/2011 par ML CHEVREL Mise à jour le : 08/09/2011 par ML CHEVREL suite à la mise en place des secteurs de TVA et des nouvelles divisions. Plus de documents sur http://sifac.u-psud.fr/. SIFAC. SIFAC.

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Le 21 avril 2011

LES RECETTES

MODULE SD :

ADMINISTRATION DES VENTES

Création le : 21/04/2011 par ML CHEVREL

Mise à jour le : 08/09/2011 par ML CHEVREL suite à la mise en

place des secteurs de TVA et des nouvelles divisions

Plus de documents sur http://sifac.u-psud.fr/

SIFAC

SIFAC

SIFAC

SIFAC

SIFAC

2010

2010

2010

2010

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SOMMAIRE

PRE-REQUIS 3

LE FLUX DES RECETTES 5

LES TRANSACTIONS UTILISEES DANS LE FLUX DES RECETTES 6

CONSULTER LES DONNEES D’UN CLIENT 7

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE 12

MODIFIER UNE COMMANDE DE VENTE/D’AVOIR 28

ANNULER UNE COMMANDE DE VENTE/D’AVOIR 29

CONSULTER UNE COMMANDE DE VENTE/D’AVOIR 31

CRÉER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR 33

EDITER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR 35

EDITER UN BORDEREAU DE FACTURES DE VENTE/D’AVOIR 38

ANNULER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR 39

CRÉER UNE DEMANDE D’AVOIR 40

CONSULTATIONS 46

EN PREPARATION : CREATION D’UN CONTRAT DE VENTE

SIFAC

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PRE-REQUIS

TRANSACTION FB00

Un point de paramétrage doit être effectué avant d’utiliser le module des recettes. Ce paramétrage permet, en VF01, la création d’une facture de vente soumise à la TVA. Si ce paramétrage n’est pas effectué, le message d’erreur « erreur à la création de la pièce préenregistrée » s’affichera à l’écran lors de la sauvegarde.

Ce paramétrage s’effectue une seule fois.

Dans l’onglet « Saisie pièces » cocher la ligne « Calculer le montant net de TVA ».

Sauvegarder

PRE-REQUIS

SIFAC

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Paramétrage à effectuer en VA01 ou VA41 lors de la saisie d’une commande de vente ou d’un contrat de vente.

Pour une meilleure lecture de la ligne de poste, il convient d’effectuer une mise en forme (à faire une fois) spécifique.

Avec le curseur, en allant vers la droite de la ligne de poste, vous trouverez la colonne « Secteur de TVA ».

Cliquer sur le titre de la colonne « Secteur de TVA » et tenir enfoncer le clique gauche de la souris. Faire glisser cette colonne pour la placer à côté de la colonne « Div. »comme ci-dessous.

Cliquer sur

Cliquer sur

Cliquer sur « Créer ».

Saisir RECETTE dans le champ « Variante ».

Cliquer sur « Créer ».

PRE-REQUIS

Cliquer sur « Fermer ».

La mise en forme s’affichera automatiquement à chaque connexion à la transaction VA01 (ou VA41).

SIFAC

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SUPPRESSION DE LA FACTURE DE VENTE

MODIFICATION OU ANNULATION DE LA COMMANDE

CREATION NOUVELLE FACTURE DE VENTE

FLUX DES RECETTES

RAPPROCHEMENT EN COMPTABILITE

AGENCE COMPTABLE

ORDONNATEUR

REJET

CREATION COMMANDE DE VENTE OU DE LA DEMANDE D’AVOIR

MODIFICATION OU ANNULATION DE LA COMMANDE/AVOIR

CREATION FACTURE DE VENTE/D’AVOIR

SUPPRESSION DE LA FACTURE, MODIFICATION OU ANNULATION DE LA FACTURE

EDITION DU BORDEREAU DE FACTURES DE VENTE

ORDONNATEUR

AGENCE COMPTABLE

PAIEMENT DU CLIENT

VERIFICATION DE LA FACTURE DE VENTE

PRISE EN CHARGE DE LA FACTURE DE VENTE

ENVOI DE LA FACTURE DE VENTE AU CLIENT

FLUX DES RECETTES

SIFAC

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LES TRANSACTIONS UTILISEES DANS LE FLUX DES RECETTES

XD03 : consulter les données d’un client

VA01 : créer une commande de vente ou un avoir

VA02 : modifier une commande de vente/avoir

VA02 : annuler une commande de vente/avoir

VA03 : consulter une commande de vente/avoir

VF01 : Créer une facture de vente ou une facture d’avoir

VF02 : modifier une facture de vente/avoir

VF02 : éditer une facture de vente/avoir

VF03 : consulter une facture de vente/avoir

VF11 : supprimer une facture de vente

ZREC022 : éditer le bordereau de factures de vente/avoir

FMKFR01 : suivi des recettes.

FBL5N: suivi paiement des clients.

ZSIFACSDTTR_LIST_TRSF : liste des factures validées ou rejetées.

LES TRANSACTIONS UTILISEES DANS LE MODULE RECETTES

SIFAC

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CONSULTER LES DONNEES D\'UN CLIENT

TRANSACTION XD03

Saisir le n° du client à consulter ou cliquer sur pour rechercher le n° du client.

CONSULTER LES DONNEES D’UN CLIENT

Saisir le nom ou une partie du nom du tiers recherché en saisissant des « * » avant et après le nom.

Supprimer « 500 » pour afficher tous les tiers correspondant à la recherche.

Supprimer « 500 » pour afficher l’ensemble des clients correspondant à la recherche.

SIFAC

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Dans la liste proposée par le système, sélectionner le client désiré.

CONSULTER LES DONNEES D’UN CLIENT

  • Indiquer :
  • L’organisation commerciale : 9990 ou 4510 ou 4540 ou 4530
  • Le canal de distribution : Z1
  • Le secteur d’activité : Z1 ou Z2 ou Z3

Cliquer sur

SIFAC

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L’onglet « Adresse » affiche l’adresse du client.

CONSULTER LES DONNEES D’UN CLIENT

L’onglet « Données de pilotage » indique le n° SIRET et le n° de TVA intracommunautaire du client.

SIFAC

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L’onglet « Opér. de paiement » affiche les coordonnées bancaires du client.

Cliquer sur

L’onglet « Vente » indique la devise qui sera utilisée sur la commande de vente.

CONSULTER LES DONNEES D’UN CLIENT

L’onglet « Facture » indique les conditions de paiement et la classification de la TVA.

SIFAC

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L’onglet « Rôles partenaire » indique le nom du client qui recevra la facture de vente. Il indique aussi le nom du client qui est en charge du paiement de la facture de vente.

CONSULTER LES DONNEES D’UN CLIENT

SIFAC

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CREER UNE COMMANDE DE VENTE

TRANSACTION VA01

Dans le champ « Type commande client » , cliquer sur le matchcode puis sélectionner « ZCS » .

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

ZCS : commande client simple.

ZCR : demande d’avoir pour les commandes simples (ZCS).

ZDR : demande d’annulation d’avoir pour avoir de type ZCR.

ZCI : commande de type prestations internes (ne pas utiliser).

ZCRI : demande d’avoir pour les commandes internes (ZCI) (ne pas utiliser).

ZDRI : demande d’annulation d’avoir pour avoir de type (ZCRI) (ne pas utiliser).

L’utilisation des ZCR, ZDR, ZCRI et ZDRI n’est possible que si la commande initiale a été facturée et la facture de vente prise en charge par l’Agence Comptable.

SIFAC

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Dans « Données d’organisation », indiquer :

  • L’organisation commerciale : 9990, 4540, 4510 ou 4530,
  • Le canal de distribution : Z1,
  • Le secteur d’activité : Z1 ou Z2 ou Z3,
  • L’agence commerciale : sélectionner l’agence souhaitée (451, 454, 9010 pour l’UB 901, 9100 pour l’UB 910, 9200…).

ENTREE

L’écran ci-dessous s’affiche à l’écran.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

SIFAC

slide14

Saisir le n° du client ou cliquer sur pour rechercher le n° du client.

Saisir le nom ou une partie du nom du client recherché en saisissant des « * » avant et après le nom.

Supprimer « 500 » pour afficher tous les clients correspondant à la recherche.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Dans la liste proposée par le système, sélectionner le client souhaité.

ENTREE

SIFAC

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Le système rapatrie le n° du client. Taper sur ENTREE pour afficher les données du client.

Pour créer une ligne de poste, il faut tout d’abord remplir la colonne « Article ».

Pour chaque ligne de poste créée, vous devez suivre la procédure ci-après.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Saisir le groupe d’article ou rechercher le groupe d’article par le matchcode.

Supprimer « 500 » puis ENTREE

SIFAC

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Dans la liste proposée par le système, sélectionner le groupe d’article souhaité.

ENTREE

Le groupe d’article est rapatrié sur la ligne de poste.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Dans la colonne « Quantité d’ordre » indiquer la quantité (fourniture ou prestation de service) à livrer au client.

SIFAC

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Dans la colonne « UQ » toujours indiquer « U ».

Dans la colonne « Désignation » saisir une désignation explicite. Cette désignation apparaîtra sur la facture de vente.

Le croisement des informations rapatriées à partir de la fiche client et de la fiche article permet de déterminer le taux de TVA applicable :

* Le client est imposable ou exempt (à voir transaction XD03).

* L’article possède un taux de TVA (19,6% …).

Ainsi pour un client imposable et un article de TVA 5,5%, la TVA appliquée au niveau de la commande sera de 5,5%.

La classification fiscale divergente du client peut être modifiée au niveau de l’onglet « Facture » des données d’entête de la commande (voir ci-après). La modification ne portera que sur la commande de vente et non sur la fiche du client, c\'est-à-dire que la taxe divergente modifiée sera applicable uniquement pour cette commande de vente.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

SIFAC

slide18

Dans la colonne « Div. » sélectionner la division à utiliser. La division indique sur quelle société est prévue la recette.

Selon l’organisation commerciale choisie, le système vous proposera la division à sélectionner. Pour l’organisation commerciale :

4540 9990 4510 4530

Dans la colonne « Secteur de TVA » sélectionner le secteur à appliquer sur la commande de vente.

NE PAS UTILISER LE SECTEUR « Z00 Hors champs »

Secteur de TVA Z01 Exonéré : la taxe collectée sera de 0%

Secteur de TVA Z02 Taxé : la taxe collectée sera de 19.60 %, 5.5 %... Selon la classification fiscale sélectionnée (voir p 20).

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

ENTREE

Ce message s’affiche. Ce n’est qu’un message informatif. Il indique simplement que le montant de la commande de vente n’a pas encore été saisi.

Cliquer sur

SIFAC

slide19

Double-cliquer sur le n° « Donneur d’ordre ».

Le système a numéroté automatiquement le champ « Poste ».

La TVA de l’article ne sera rapatriée que si elle est renseignée au niveau de la fiche article.

Dans l’onglet « Facture » se positionner sur le champ « Cl. Taxe divergente » puis cliquer sur le matchcode.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

SIFAC

slide20

Sélectionner la classification voulue.

  • Classifications disponibles :
  • A pour exempt de TVA,
  • de B à F pour la TVA imposable (B pour la France).
  • Ne pas sélectionner la classification « 1 Interne ».

Cliquer sur

Cliquer sur pour retourner à la 1ère page de saisie.

Pour continuer la saisie de la commande de vente, se positionner sur le champ « Article » puis double-cliquer dans ce champ.

ONGLET « FACTURE »

Dans l’onglet « Facture » se positionner sur le champ « Classif. Fisc. » puis cliquer sur le matchcode.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Taux normal équivaut à 19.60 %

Taux réduit équivaut à 5.5 %

SIFAC

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ONGLET « CONDITIONS »

Se positionner à ce niveau puis cliquer sur le matchcode.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Sélectionner le type « ZPR0 ».

SIFAC

slide22

Saisir le montant de la commande de vente.

Si la quantité de la commande est de « 1 » il faut saisir le montant total de la commande.

Si la quantité est supérieure à « 1 » il faut saisir le montant unitaire pour un article. Le système calculera le montant total de la commande de vente.

Si la commande est assujettie à la TVA, il faut saisir le montant HT.

Si la commande n’est pas assujettie à la TVA, il faut saisir le montant TTC.

ENTREE

Ce sont les montants qui apparaîtront sur la facture de vente.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Le montant saisi s’inscrit sur la 1ère ligne.

Le montant TTC est calculé automatiquement en fonction du code de TVA sélectionné auparavant.

SIFAC

slide23

ONGLET « IMPUTATION »

Saisir le centre de profit ou l’éOTP. Ce centre de profit sera crédité du montant de la recette.

Cliquer sur pour indiquer le « fonds » et le « domaine fonctionnel ».

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Cliquer sur le matchcode pour choisir le « fonds » souhaité.

Cliquer sur le matchcode pour sélectionner le « domaine fonctionnel ».

SIFAC

slide24

Seuls les domaines fonctionnels « en lettre » doivent être utilisés.

Sélectionner le domaine fonctionnel souhaité.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Cliquer sur

SIFAC

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ONGLET « TEXTES »

Il est possible de saisir un commentaire plus détaillé concernant la vente. Ce commentaire apparaîtra sur la facture de vente.

Cliquer sur le type de texte

  • Dans le cas d’une commande multi-postes, il est possible d’insérer un commentaire différent pour chaque ligne de poste. Il suffit pour cela de réitérer l’opération décrite ci-dessus pour chaque ligne de poste.
  • ATTENTION ! Les centres de profit saisis au niveau des données d’imputation de chaque ligne de poste doivent obligatoirement appartenir à la même unité budgétaire (contrôle UB bloquant).
  • A ce niveau, la saisie de la commande de vente est terminée pour la 1ère ligne de poste. Il est possible :
  • Soit de créer une nouvelle ligne de poste pour cette commande de vente,
  • Soit de sauvegarder la commande de vente.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

Pour créer une nouvelle ligne de poste, cliquer sur et répéter la procédure comme vue précédemment.

SIFAC

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Avant de sauvegarder la commande de vente, il faut vérifier si le document a été correctement saisi.

Cliquer sur le menu « Traiter » puis cliquer sur « Protocole : document incomplet ».

Si le document est complet, le système affichera

Si le document est incomplet, la page ci-dessous s’affichera et indiquera les données manquantes.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

La correction doit s’effectuer ligne par ligne.

Double-cliquer sur la 1ère ligne puis modifier/saisir la donnée manquante. Cliquer sur pour revenir à ce tableau.

Procéder ainsi pour chaque donnée manquante.

SIFAC

slide27

Quand la commande de vente ne comporte plus d’anomalies, elle peut être sauvegardée.

Cliquer sur pour sauvegarder la commande.

Un n° de commande de vente est incrémenté automatiquement.

CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE

SIFAC

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MODIFIER UNE COMMANDE DE VENTE/D\'AVOIR

TRANSACTIONVA02

A noter : une commande de vente/d’avoir rattachée à une facture ne peut pas être modifiée.

Saisir le n° de la commande de vente ou de la demande d’avoir à modifier.

MODIFIER UNE COMMANDE DE VENTE/D’AVOIR

ENTREE

Procéder aux modifications souhaitées puis sauvegarder.

Attention ! Certains champs ne peuvent pas être modifiés.

Si vous voulez modifier une commande de vente rattachée à une facture de vente, il faut d’abord supprimer la facture en VF11 puis procéder à la modification de la commande. Il faut après modification créer de nouveau une facture de vente.

ATTENTION! La facture ne doit pas être prise en charge par l’Agence Comptable.

SIFAC

slide29

ANNULER UNE COMMANDE DE VENTE/D\'AVOIR

TRANSACTION VA02

Indiquer le n° de la commande de vente ou de la demande d’avoir à annuler.

ENTREE

ANNULER UNE COMMANDE DE VENTE/D’AVOIR

Cliquer sur

Dans « Motif de refus » cliquer sur le matchcode puis sélectionner « Autres ».

Sauvegarder

SIFAC

slide30

En VA03, en cliquant sur vous pouvez consulter l’historique de la recette.

On peut voir dans l’exemple ci-dessus que le statut de la commande de vente est « à blanc ». La commande de vente est annulée. La commande de vente n’est plus utilisable.

ANNULER UNE COMMANDE DE VENTE/D’AVOIR

SIFAC

slide31

CONSULTER UNE COMMANDE DE VENTE/D\'AVOIR

TRANSACTION VA03

Saisir le n° de la commande de vente ou de la demande d’avoir à consulter.

ENTRER

CONSULTER UNE COMMANDE DE VENTE /D’AVOIR

L’ensemble de la commande de vente est consultable. Double-cliquer sur la ligne de poste pour consulter les données d’imputation en autres.

SIFAC

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Cliquer sur pour consulter le flux de la recette. Cette consultation permet de suivre les étapes de la recette, de la commande de vente au rapprochement comptable.

Cette consultation est possible tout au long du flux de la recette.

  • Statut « Commande Client » :
  • - « » : statut à blanc. La commande de vente est annulée. Elle ne peut plus être utilisée.
  • « En cours » : la commande de vente est active. Aucune facture de vente liée à cette commande de vente.
  • « Liquidé » : la commande de vente est liée à une facture de vente.
  • Statut « Facture » :
  • - « Bloqué » : la facture de vente est créée mais non prise en charge par l’Agence comptable.
  • « Annulé » : la facture de vente est annulée. Dans ce cas une ligne supplémentaire s’affiche dans l’historique « Annul. Facture » qui indique que la facture de vente a été annulée par la transaction VF11.
  • « Liquidé » : la facture de vente est prise en charge par l’Agence Comptable.
  • Statut « Pièce comptable » :
  • « Non rapproché » : aucun paiement client, pas de rapprochement comptable facture de vente et paiement.
  • « Rapproché » : paiement du client et rapprochement comptable entre la facture de vente et le paiement.
  • Statut « Demande d’avoir » :
  • « » : statut à blanc. La demande d’avoir est annulée. Elle ne peut plus être utilisée.
  • « En cours » : la demande d’avoir est active. Aucune facture d’avoir liée à cette demande d’avoir.
  • - « Liquidé » : la demande d’avoir est liée à une facture d’avoir.

CONSULTER UNE COMMANDE DE VENTE /D’AVOIR

SIFAC

slide33

CREER UNE FACTURE DE VENTE/D\'AVOIR

TRANSACTION VF01

Indiquer le n° de la commande de vente ou de la demande d’avoir.

ENTREE

CRÉER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR

Les données de la commande de vente s’affiche à l’écran.

Cliquer sur pour créer la facture de vente.

Le système incrémente automatiquement un n° de facture de vente.

SIFAC

slide34

En VA03, en cliquant sur vous pouvez consulter l’historique de la recette.

En VA03, en cliquant sur vous pouvez consulter l’historique de la recette.

La facture de vente est en statut « bloqué » tant que l’Agence comptable n’a pas pris en charge la facture.

La commande de vente est en statut « Liquidé » car elle est rattachée à une facture de vente.

La transaction VF03 permet de consulter une facture de vente.

CRÉER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR

SIFAC

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EDITER UNE FACTURE DE VENTE/D\'AVOIR

TRANSACTION VF02

Indiquer le n° de la facture de vente/d’avoir puis ENTREE

L’écran ci-dessus s’affiche.

EDITER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR

Dans le menu « Saut(L) » cliquer sur « En-tête » puis cliquer sur « Messages » pour sélectionner l’imprimante.

SIFAC

slide36

Dans la colonne « Catégorie » cliquer sur le matchcode puis sélectionner « ZSDO ». Cette catégorie permet l’édition de la facture de vente en deux volets.

ENTREE

Sauvegarder

EDITER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR

Cliquer sur pour retourner à l’écran précédent et gérer les paramètres d’impression.

SIFAC

slide37

Dans « Destination logique » sélectionner l’imprimante souhaitée.

Cocher la case « Editer immédiatement ».

Cliquer sur pour retourner à la page précédente.

Sauvegarder.

EDITER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR

Un message confirme l’enregistrement de la facture.

Dans le menu « Facture », cliquer sur « Editer ».

Une facture originale ainsi qu’un volet destiné à l’Agence comptable seront édités.

Attention, cette édition n’est possible qu’une unique fois, les fois suivantes généreront l’édition de duplicata.

SIFAC

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EDITER UN BORDEREAU DE FACTURES DE VENTE/D\'AVOIR

TRANSACTION ZREC022

  • Pour afficher uniquement la (ou les) facture(s) de vente à éditer, il convient d’indiquer sur cet écran des informations précises sur la facture de vente.
  • Indiquer :
  • La société,
  • L’organisation commerciale,
  • La date de la facture (date de création),
  • Le n° de la facture,
  • L’utilisateur qui a créé la facture de vente.

Cliquer sur pour exécuter la demande.

Seule la facture de vente indiquée sur la page précédente s’affiche sur le bordereau.

EDITER UN BORDEREAU DE FACTURES DE VENTE/D’AVOIR

Dans le menu « Liste » cliquer sur « Imprimer ».

Cliquer sur pour imprimer le bordereau.

SIFAC

slide39

ANNULER UNE FACTURE DE VENTE/D\'AVOIR

TRANSACTION VF11

L’annulation de la facture de vente est possible tant que l’Agence comptable n’a pas pris en charge la facture de vente. Si la facture de vente a été prise en charge et doit être annulée, il faudra procéder à la saisie d’une demande d’avoir de vente après rejet de la facture par l’Agence Comptable.

Indiquer le n° de la facture de vente à annuler.

Cliquer sur pour annuler la facture et sauvegarder l’annulation.

Le système incrémente automatiquement un n° de facture de vente annulée.

En VA03, en cliquant sur vous pouvez consulter l’historique de la recette.

En VA03, en cliquant sur vous pouvez consulter l’historique de la recette.

ANNULER UNE FACTURE DE VENTE/D’AVOIR

  • On peut voir ici que la facture de vente n° 210002275 a été annulée par l’annulation n° 290000142. La commande de vente n° 110001951 est toujours existante.
  • A ce niveau , on peut :
  • Soit annuler la commande de vente (VA02),
  • Soit modifier la commande de vente puis créer une nouvelle facture de vente.

SIFAC

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CREER UNE DEMANDE D\'AVOIR

TRANSACTION VA01

  • Pour saisir une demande d’avoir il faut au préalable :
  • Une facture de vente,
  • Une prise en charge comptable de cette facture de vente par l’Agence comptable.
  • Si une facture de vente a été prise en charge par l’Agence Comptable et que la commande de vente présente des erreurs, la saisie d’une demande d’avoir est le seul moyen de modifier en finalité la commande de vente.

Dans le champ « Type commande client » sélectionner « ZCR ».

CRÉER UNE DEMANDE D’AVOIR

  • Indiquer dans « Données d’organisation » les mêmes données qui ont été saisies lors de la création de la commande de vente :
  • - « Organisation commerciale » : 9990 ou 4540 ou 4510,
  • - « Canal distribution » : Z1,
  • « Secteur d’activité » : Z1 ou Z2 ou Z3,
  • « Agence commerciale » : 9010 ou 9020…

ENTREE

SIFAC

slide41

Saisir le n° de la facture de vente à annuler par cette demande d’avoir.

La facture de vente que vous indiquez ici doit être prise en charge par l’Agence Comptable.

Cliquer sur pour exécuter la demande.

Différents messages d’erreur que vous pouvez rencontrer.

La facture de vente n’est pas prise en charge. Vous pouvez utiliser la transaction VF11 pour annuler la facture de vente pui la transaction VA02 pour modifier ou annuler la commande.

CRÉER UNE DEMANDE D’AVOIR

L’Agence commerciale saisie dans « Données d’organisation » ne correspond pas à l’agence commerciale saisie lors de la commande de vente. Rectifier l’agence commerciale saisie sur la demande d’avoir.

Le secteur d’activité saisi dans « Données d’organisation » ne correspond pas au secteur d’activité saisi lors de la commande de vente. Rectifier le secteur d’activité saisi sur la demande d’avoir.

SIFAC

slide42

Dans l’onglet se positionner sur le champ « Motif commande » puis sélectionner par le matchcode un motif concernant la saisie de la facture d’avoir (en règle générale on choisira Z14 Autres).

  • Les données d’imputation (centre de profit, domaine fonctionnel…) sont identiques à celles référencées sur la commande de vente puis sur la facture de vente.
  • Pour vérifier ces données :
  • Double-cliquer sur la ligne de poste
  • Dans l’onglet
  • Cliquer sur pour vérifier les données d’imputation.
  • Cliquer sur pour retourner à la page principale.

CRÉER UNE DEMANDE D’AVOIR

SIFAC

slide43

I. Dans le cas d’une demande d’avoir totale.

Vérifier si le document ne comporte pas d’erreurs (menu « Traiter » puis « Protocole : document incomplet »). Si des erreurs apparaissent, se référencer au chapitre CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE page 26 du manuel.

Sauvegarder

Un n° de document commençant par 120…. est attribué par le système.

II. Dans le cas d’une demande d’avoir partielle.

Il est possible de modifier la quantité et/ou le prix dans le cas d’une demande d’avoir partielle.

ATTENTION !

La quantité totale d’une demande d’avoir ne peut pas dépasser la quantité facturée.

Le montant total d’une demande d’avoir ne peut pas dépasser le montant facturé.

CRÉER UNE DEMANDE D’AVOIR

Pour modifier la quantité, il faut se positionner dans l’onglet « Synthèse de postes ».

Dans la colonne « Quantité cible », modifier la quantité.

Attention ! Si vous avez saisi 1 quantité à la commande vous ne devez pas la modifier.

SIFAC

slide44

Pour modifier le montant, il faut double-cliquer sur la ligne de poste concernée.

Dans l’onglet se positionner sur la colonne « Montant » ligne « Prix unitaire ».

Saisir le montant souhaité.

CRÉER UNE DEMANDE D’AVOIR

Taper sur ENTREE pour valider la modification de saisie.

La modification a été prise en compte.

SIFAC

slide45

Vérifier si le document ne comporte pas d’erreurs (menu « Traiter » puis « Protocole : document incomplet »). Si des erreurs apparaissent, se référencer au chapitre CRÉER UNE COMMANDE DE VENTE page 26 du manuel.

Sauvegarder

Un n° de document commençant par 120…. est attribué par le système.

Par la transaction VA03, vous pouvez suivre l’historique de la recette.

CRÉER UNE DEMANDE D’AVOIR

  • Comme pour une commande de vente, il faut :
  • Créer une facture d’avoir (se référer à la page 32 du manuel)
  • Editer un bordereau de factures afin d’envoyer le dossier complet à l’Agence Comptable (se référer à la page 37 du manuel).

SIFAC

slide46

CONSULTATIONS

TRANSACTION FBL5N

Cette transaction permet de vérifier si un client à procéder au paiement d’une facture de vente.

  • Indiquer :
  • « Compte client » : le n° client souhaité,
  • « Société » : la société concernée.
  • Sélectionner :
  • « Tous les postes »
  • « Postes standard »,
  • « Opérations cptes gén. Spéciaux »,
  • « Postes pour mémoire »,
  • « Postes préenregistrés ».

CONSULTATIONS

Cliquer sur pour exécuter la demande.

SIFAC

slide47

Type de pièces :

DR : facture de vente.

DZ : virement du client (société 9990).

SB : virement du client (sociétés 4540 et 4510).

AB : rapprochement comptable entre facture et paiement.

Statut :

Pas de rapprochement comptable.

Rapprochement comptable effectué.

Échéance :

Le indique que la date d’échéance est dépassée.

Le indique que la date arrive à échéance (dernier jour avant de passer en ).

Le indique que la date d’échéance n’est pas arrivée à terme.

CONSULTATIONS

SIFAC

slide48

TRANSACTION ZSIFACSDTR_LIST_TRSF

Cette transaction permet d’obtenir par Société et/ou par UB la liste des factures de vente validées (statut Visa 2) ou rejetées par l’Agence Comptable.

  • Indiquer :
  • La société : 9990, 4510, 4540, 4530
  • L’organisation commerciale : 9990, 4540…
  • La date de la facture
  • L’unité budgétaire : 901, 910, 940…
  • Sélectionner :
  • Factures validées pour afficher les factures validées
  • OU
  • Factures rejetées pour afficher les factures rejetées

Cliquer sur pour exécuter la demande.

Tableau type de consultation pour « Factures validées ».

CONSULTATIONS

Tableau type de consultation pour « Factures rejetées ».

SIFAC

slide49

TRANSACTION FMKFR01

Cette transaction permet de consulter un état des recettes selon différents ratios.

Cliquer sur pour sélectionner une variante.

Mettre « à blanc » le champ « Créé par » puis cliquer sur

Sélectionner la variante « UP11REC Consultation Recettes ».

ENTREE

CONSULTATIONS

SIFAC

slide50

Indiquer :

  • L’exercice à consulter (la variante affiche automatiquement 2011),
  • Le centre financier à consulter,
  • ou le programme de financement (l’éOTP).

Cliquer sur pour exécuter la demande.

CONSULTATIONS

Mise en forme /UP11 ETAT RECETTES

SIFAC

slide51

Sélectionner la mise en forme en cliquant sur puis sur « sélectionner mise en forme… ».

  • Description des colonnes :
  • « Budgété » : montant installé au budget.
  • « Prév. Recette » : montant des prévisions de recette (commandes de vente via transaction VA01 et/ou contrats de vente via transaction VA41).
  • « Facture SD/MM » : montant facturé. Factures de vente saisies via transaction VF01
  • « Reste à émettre » : montant total des prévisions de recette qui n’ont pas fait l’objet d’une saisie de factures.
  • « Réalisé » : montant facturé + montant des liquidations directes recettes (FB70).
  • Pour modifier un sous-total :
  • Sélectionner une colonne (ex. : « ProgFin. »,
  • Cliquer sur
  • Pour consulter les recettes sur conventions :
  • Sélectionner la colonne « Progr. Financement »,
  • Cliquer sur pour afficher la fenêtre « Définir valeurs pour critère de filtre »,
  • Cliquer sur
  • - et double-cliquer sur
  • Saisir « NA »
  • puis ENTREE

CONSULTATIONS

SIFAC

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