AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale »

1. AMUE – SIFACFormation « Comptabilité Générale  » Vague 2010

2. Programme de formation • Introduction à SIFAC • Navigation • La comptabilité Dépenses et Missions • La comptabilité Recette • La comptabilité Générale • La comptabilité des Immobilisations • La TVA • Conclusion • Conseils aux formateurs 2 2

3. Aide documentaire : L’espace Sifac • De nombreux manuel utilisateur (MUT) et mode opératoire (MOP) sont à votre disposition pour compléter la formation. Ils détaillent soit un flux de gestion soit, une transaction avec des copies d’écran, pas à pas et des conseils d’utilisations. • Les MUT et les MOP sont accessibles via l’espace sifac • https://espace-sifac.amue.fr/ le nombre d’utilisateur n’est pas limité par établissement. • Pour demander votre login et votre mot de passe il suffit d’envoyer un mail à l’adresse mail suivante sifac.deploiement@amue.fr

4. Aide documentaire : L’espace Sifac

5. Aide documentaire : L’espace Sifac

6. Aide documentaire : L’espace Sifac

7. L’outil d’assistance DA/DM • Les correspondants de votre établissement (2 techniques et 2 fonctionnels) peuvent déposer une demande d’assistance auprès de l’amue via l’outil DA/DM (DA= demande d’assistance, DM= demande de maintenance) Si vous rencontrez des difficultés • à l’utilisation du produit • à l’utilisation d’une transaction • à trouver un MUT sur l’espace sifac • Pour une meilleure utilisation, une seule question par DA, en détaillant votre problème, ce que vous souhaitez obtenir et si besoin une copie d’écran • http://www.amue.fr/finances/logiciels/sifac/ • Cet outil sert également de base de capitalisation, vous pouvez faire des recherches sur les anciennes DA et consulter les réponses

8. L’outil d’assistance DA/DM

9. Introduction : Le projet SIFAC SIFAC, c’est : • Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo • Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC • Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites 9 9

10. Introduction : Une solution basée sur SAP MM FM Gestion des achats Comptabilité budgétaire SD CO Administration des ventes Contrôle de gestion FI PP Comptabilité générale Gestion de la production SAP ECC Progiciel de Gestion Intégrée TV LE Gestion des frais de mission Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines AM PS HR Gestion de projet Gestion des immobilisations Gestion des ressources humaines • SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP. Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur. 10 10

11. Introduction : Notion de Mandant • Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique  • Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches 11 11

12. Introduction : Structures données • Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne. • Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : • Les données structurantes de paramétrage • Les données de base (référentiels) • Les données de transaction (pièces) 12 12

13. Introduction:Données structurantes de paramétrage • SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement. • Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : • elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) • elles ne peuvent être définies que par paramétrage • elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion • certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI) Exemples de données structurantes de paramétrage • Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise • Budget : périmètre financier • Dépense: organisation d’achat, division 13 13

14. Introduction :Données de base ( Référentiel) • Ce sont les informations de base indispensables à la gestion • Il s’agit des référentiels de la base de données : • ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules • certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … • certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …) Exemples de données de référence • Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … • Dépense: fournisseur, … • Mission : agent missionnaire … • Recette : Articles génériques, client … • Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur • Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable 14 14

15. Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence Elles sont issues des actions que vous allez effectuer via les transactions, ceux sont les données que vous allez créer et générer Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur Introduction : Données de « Transactions » Exemples de données de transaction • Budget : pièce budgétaire • Dépense : marché, commande d’achats • Mission : ordre de mission • Recette : convention, commande client, titre de recette • Comptabilité générale : pièce comptable 15 15

16. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACGénéralités : Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle. La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie. 16 16

17. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation actuelle : Niveau 1 Personne morale Etablissement hors SACD Niveau 2 SACD Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Niveaux 3 et 4 CR nœud CR feuille CR feuille CR feuille Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC) 17 17

18. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure budgétaire : Etablissement hors SACD Niveau 1 Personne morale SACD Périmètre financier Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Centre financier Centre financier Niveau 2 CR nœud CR feuille Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier Niveaux 3 et 4 Centre financier Centre financier CR feuille CR feuille Centre financier Centre financier • La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets : • - le périmètre financier • les centres financiers 18 18

19. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable : Etablissement hors SACD Niveau 1 Personne morale SACD Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Société FI Société FI Niveau 2 CR nœud CR feuille Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet : - la société La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement. 19 19

20. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable – Module FI : • La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat). • Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : • Société établissement hors SACD • Société SACD • Société SAIC • L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reportingpour constituer la personne morale Etablissement 20 20

21. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats – Module MM : • Une organisation d’achat : • unique est définie pour l’établissement et ses SACD • correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes • représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat • Les divisions : • autant de divisions que de « secteurs de TVA » par société FI • Les dépenses constituent également un « secteur mixte » • permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats. 21 21

22. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes – Module SD : • L’administration des ventes impose : • Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC • Autant de divisions que de secteurs de TVA • Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes. 22 22

23. Introduction : Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO • Un périmètre analytique unique est défini par établissement • Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : • La méthode en section homogène • La méthode par activités • Les données structurantes associées au périmètre analytique sont : • Le centre de coûts : Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses • Le centre de profit : Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique 23 23

24. Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure analytique Personne morale Périmètre analytique Niveau 1 Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Etablissement hors SACD SACD Services communs UFR Institut BIU ou SAIC Niveau 2 Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit CR nœud CR feuille Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Niveaux 3 et 4 CR feuille CR feuille Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit • La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets : • - le périmètre analytique • les centres de coûts (CC) • les centres de profit (CP) • (les CC et CP étant rattachés aux sociétés FI) Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits. 24 24

25. Introduction : Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier – Module FM : • Le périmètre financier : • Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante • La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale. • Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3 • Les centres financiers : • Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté • Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. • SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. 25 25

26. Introduction : Objectifs de la formation Le processus global: Objectifs de la formation: • Appréhender et maîtriser la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires • Être capable d’expliquer les flux comptables modélisés dans SIFAC • Pouvoir effectuer les différentes opérations comptables dans SIFAC La clôture comptable fera l’objet d’un autre module courant 2010. Comptabilité auxiliaire client Comptabilité auxiliaire fournisseur Comptabilité générale et auxiliaire Clôture comptable Comptabilité auxiliaire immobilisations Comptabilité générale 26 26

27. Navigation • Explication de l’écran • Définition des icônes • Affichage des messages système en plein écran • Les favoris 27 27

28. Exercice 28 28

29. Navigation : Explication de l’écran d’accueil 29 29

30. Navigation : Explication de l’écran d’accueil • Barre d’outils standard de SIFAC • Cliquer sur ce bouton pour masquer l’étiquette « code transaction » • Cliquer sur ce bouton pour afficher l’étiquette « code de transaction » 30 30

31. Navigation :Définition des icônes de la barre d’outils standard 31 31

32. Navigation : Paramétrer les messages en plein écran • Par défaut, SIFAC affiche tous les messages en bas de l’écran. La visibilité n’est pas optimum. • La procédure suivante permet d’avoir tous les messages SIFAC en plein écran, ce qui est plus confortable. Dans la barre d’outil standard, cliquer sur et sélectionner options en cliquant dessus 32 32

33. Navigation : Paramétrer les messages en plein écran 33 33

34. Exercice 34 34

35. LA COMPTABILITE DES DEPENSES • Le processus global des dépenses • La gestion du référentiel fournisseur • Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses • Visa du comptable • Paiement de la facture au fournisseur • Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement • La gestion des prélèvements • La gestion des avances sur Marché/récupération des avances • La gestion des retenues de garanties • La gestion des rejets de virements • La gestion des avoirs • Traitement des cessions et oppositions • La gestion des frais de missions 35 35

36. Le processus global des dépenses • Les dépenses, dans SIFAC, sont générées selon trois types de flux • Dépenses liées à une commande d’achat sur ou hors marché et fonction d’un service fait constaté indépendamment de la facturation ou Facture MM • Liquidations directes initiées dans la composante Comptable avec gestion manuelle des schémas comptables dont intégration Paye • Liquidations sur frais de mission • Une Modélisationà choisir par l’établissement avant démarrage • Les différentes modélisations possibles pour le processus des dépenses dans SIFAC sont : • Avec impact dans les 3 comptabilités lors de l’enregistrement comptable de la facture (service fait non valorisé) • Avec impact dans les 3 comptabilités lors du service fait et en correction lors de l’enregistrement comptable de la facture si écart (service fait valorisé) • Option en complément avec ou sans visa 36

37. Le processus de la dépense Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N • Service fait non valorisé : Ordonnateur Comptable Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Entrée marchandise MIGO Facture fournisseur comptabilisée MIRO Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 401 Impact analytique 37

38. Le processus de la dépense Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N • Service fait valorisé Ordonnateur Comptable Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Entrée marchandise MIGO Facture fournisseur comptabilisée MIRO Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 C 401 Impact analytique 38

39. LA COMPTABILITE DES DEPENSES La gestion du référentiel fournisseur • Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses • Visa du comptable • Paiement de la facture au fournisseur • Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement • La gestion des prélèvements • La gestion des avances sur Marché/récupération des avances • La gestion des retenues de garanties • La gestion des rejets de virement • La gestion des avoirs • Traitement des cessions et oppositions • La gestion des frais de missions 39 39

40. Référentiel Fournisseurs • Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC. • Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de Base Mandant Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables Société Gestion de comptes Moyens de paiement Organisation d’Achat Données d’Achat Achat Partenaires 40 40

41. Données de base (vue mandant) • L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : 1 • Coordonnées bancaires: • Pays • Clé bancaire, • Compte, • Titulaire, • Clé, • Code IBAN 41 41

42. Données comptables (vue société) • La vue société permet de définir les données comptables du fournisseur pour la société donnée : • Les valeurs du code cession/opposition sont : • 01 – Procédure collective • 02 – Avis à tiers détenteur • 03 – Saisie attribution • 04 – Autre acte juridique 2 • Tenue de compte: • Compte centralisateur, • Code cession/opposition • Calcul des intérêts : • Code intérêts • Données de référence : • Ancien N° de compte 42 42

43. Données comptables (vue société) • La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : 3 • Opérations de paiement : • Contrôle facture • Destinataire du paiement s’il diverge du fournisseur lui-même • Code de blocage paiement 4 • Correspondance : • Chargé de compte chez le fournisseur 43 43

44. Données d’achat (vue Achat) • La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur : • Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense • Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : • 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) • 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents) x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger. 5 • Conditions : • Devise : utilisée par le fournisseur • Conditions de paiement 44 44

45. Données d’achat (vue Achat) • 3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: • Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle définie dans les données générales du fournisseur • Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes d’achat • Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la commande a été passée 6 Nom et Numérodu partenaire Code partenaire 45 45

46. Données fournisseur - Initialisation d’un fournisseur • Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers 46 46

47. Exercice 47 47

48. LA COMPTABILITE DES DEPENSES • La gestion du Référentiel fournisseurs • Visa du comptable • Paiement de la facture au fournisseur • Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement • La gestion des prélèvements • La gestion des avances sur Marché/récupération des avances • La gestion des retenues de garanties • La gestion des rejets de virement • La gestion des avoirs • Traitement des cessions et oppositions • La gestion des frais de missions Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses 48 48

49. Les pièces de dépense • Rappel des types de pièces de dépense vus dans la section « données de base de la comptabilité » : 49 49

50. Facture sur commande d’achat • La saisie des factures Fournisseur liées à un commande d’achat (sur et hors marché) s’effectue via la transaction dite de Contrôle Facture MIRO et ce au regard du service fait constaté • Quelle que soit la modélisation choisie (avec ou sans valorisation du service fait, avec ou non gestion du visa), le système contrôle que la quantité facturée est inférieure ou égale au service fait restant à facturer • La gestion de tolérance personnalisée par établissement permet de contrôler les écarts de prix éventuels entre prix commande et prix facture • L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : • La saisie d’une facture s’effectue via la sélection du type d’opération Facture pour facturation initiale relative au service fait, Chargement ultérieur pour les facturations complémentaires de prix Le type de pièce RE est déterminé par défaut • la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’ annulation partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix Le type de pièce RA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut • La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa