AMUE – SIFAC Formation « Recettes »

1. AMUE – SIFACFormation « Recettes » Cursus Ordonnateur

2. Sommaire • Introduction • Référentiels article et client • Documents de vente (commande et contrat) • Documents de Facturation et édition • Réduction, annulation de recettes et réimputations • Les Visas • Mise sous bordereau • Éditions consultations • Conclusion

3. IntroductionStructure de vente • Le flux de recette fait appel aux éléments de structure organisationnelle suivants : • Société : Structure de la comptabilité Financière (FI) dans SIFAC. Une personne morale est représentée par plusieurs sociétés FI. • Division : Structure commune aux modules de « Dépenses » et de « Recettes » dans SIFAC portant la sectorisation de la TVA. Elément structurel obligatoire en saisie lors de la création d’un document de vente ou de dépense. • Organisation commerciale : Structure de recette affectée à la société. • Canal de distribution : Elément obligatoire dans les documents de vente SIFAC (contrainte produit SAP). • Secteur d’activité : Cet élément dérive le domaine d’activité qui permet la gestion de la lucrativité dans les documents de vente. • Agences commerciales : Cet élément représente l’UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE). Domaine commercial

4. IntroductionModélisation SIFAC de la structure Recettes Personne morale • 1 personne morale = X sociétés SAP • Division : Objet SAP portant la sectorisation de la TVA • 1 organisation commerciale par société FI • 1 seul canal de distribution • 3 secteurs d’activité dérivant respectivement les domaines d’activité (lucrativité) • L’Agence commerciale représente l’UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE). Z100 Établis. Z200 SACD Sociétés Divisions (MM SD) Z110Étab/Exo Z230 Mixte Organisations Commerciales Z100 Établis. Z200 SACD Canal de distribution Z1 Recettes Secteur d’activité Z1 non Lucratif Z2 Lucratif Z3 Exonéré Z100 Z1 Z1 Z100 Z1 Z2 Z100 Z1 Z3 Z200 Z1 Z1 Z200 Z1 Z2 Z200 Z1 Z3 Domaines commerciaux Agences Commerciales Z001 Serv.Com Z003 SIU

5. IntroductionGestion de la lucrativité • Dans le cadre de SIFAC, le domaine d’activité est défini comme porteur de la notion de secteur dans une optique de fiscalité directe et permet ainsi d’isoler les opérations lucratives. • La gestion de domaines d’activité permet : • De sectoriser les activités répondant aux critères de la lucrative définis par l’administration fiscale • D’identifier dans chaque opération son caractère lucratif ou non via l’affectation d’un domaine d’activité aux axes d’imputation sans pour autant démultiplier ces objets d’imputation • De produire une comptabilité spécifique à la nature d’activité en isolant les charges, produits et postes de bilan. • Dans le module « recettes », la saisie du secteur d’activité permet de dériver le domaine d’activité donc de déterminer le domaine de lucrativité.

6. IntroductionRéférentiels de gestion • Le flux recette dans SIFAC utilise 2 référentiels de gestion : • Le référentiel article : chaque commande de vente devra référencer un article créé préalablement dans le référentiel article. • Le référentiel client : chaque commande de vente devra référencer un client créé préalablement dans le référentiel client. • La combinaison de données contenues dans la fiche article et dans la fiche client permettent la dérivation et le calcul automatique de données dans les documents de vente et de facturation: Exemples : • Détermination automatique de la TVA applicable, • Détermination automatique du compte général, du compte budgétaire, et du compte collectif imputés, • Détermination automatique des entités de facturation, de livraison, de paiement liées au client. • … • De manière à garantir le bon fonctionnement du flux recette, il est donc primordial que les données des référentiels clients et articles soient créées avec la plus grande rigueur,

7. IntroductionProcessus de la recette • Processus unique à choisir par l’établissement avant démarrage • Les processus de recette implémentés dans SIFAC sont : • Avecémission de titres de recette et de bordereaux de titres • Sansémission de titres ni de bordereaux de titres : Impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur • Sansémission de titres ni de bordereaux de titre : Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable

8. IntroductionProcessus de la recette (FLUX 1) • Avecémission de titres de recette et de bordereaux Ordonnateur Comptable Document de facturation Mise sous bordereaux de titres Document de vente Création du titre de recette Prise en charge comptable Création du titre ZREC001 Commande VA01 Contrat VA41 Mise sous bordereau ZSIFACFITR_BORD Prise en charge ZSIFACFITR_ BORD Facture (bloquée en compta) VF01 Impact comptable D 4112 C 7XX Impact budgétaire Impact analytique

9. IntroductionProcessus de la recette (FLUX 2) • Sansémission de titres et de bordereaux de recette : Impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur Ordonnateur Comptable Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Commande [VA01] Contrat [VA41] Comptabilisation Ou rejet [ZVFX3] Facture (bloquée en compta) [VF01] Impact comptable D 4112 C 7XX Impact budgétaire Impact analytique

10. IntroductionProcessus de la recette (FLUX 3) • Sans émission de titres et de bordereaux de recette : Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable Ordonnateur Comptable Visa Prise en charge comptable Document de facturation Document de vente Comptabilisation [ZVFX3] Vérification des données de factures pour envoi à la comptabilisation [ZREC022] Commande [VA01] Contrat [VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique

11. Sommaire • Introduction • Référentiels article et client • Documents de vente (commande et contrat) • Documents de Facturation et édition • Réduction, annulation de recettes et réimputations • Les Visas • Mise sous bordereau • Éditions consultations • Conclusion

12. Référentiel ArticlesGénéralités MM01 Données de base Données ADV Données de Gestion • Les transactions MM01, MM02, et MM03 permettent respectivement de créer, modifier et afficher un article dans SIFAC. • Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Mandant Numéro Article Désignation / Unités Ancien N° Nabuco Organisation commerciale Groupe d’imputation article Groupe statistique article Classification fiscale Groupe d’articles Statut de l’article Division Texte commercial descriptif de l’article

13. Référentiel ArticlesGénéralités MM01 • Les articles générique dans SIFAC correspondent au plan de compte M9. • Il est structuré G+ N° du compte comptable

14. Référentiel ArticlesInitialisation de l’article MM01 • A l’initialisation de la création d’un article, il est avant tout nécessaire de définir la branche et le type de l’article : Branche : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté. La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC Type d’article : Clé permettant d'affecter l'article à un groupe d'articles, comme par exemple les matières premières, les produits consommables, les produits commercialisables, etc. Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC Modèle : il est possible de créer un article par copie d’un autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de l’article source.

15. Référentiel ArticlesSélection des vues et du niveau organisationnel MM01 • A la création de l’article, il faut créer toutes les vues regroupant les données de base, les données d’administration des ventes, et les données de gestion. • Pour créer les vues de données de base, d’Administration des ventes, et de gestion, il est nécessaire de spécifier les niveaux organisationnels.

16. Référentiel ArticlesDonnées de base MM01 • Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, l’unité de quantité de base, et le n° article utilisé dans l’ancien système. Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article. Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN » Désignation Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité d’œuvre. Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence s’il en existe une ou bien celle chez le fournisseur

17. Référentiel ArticlesAdministration des ventes MM01 • Le premier onglet d ’ADV permet de définir les propriétés fiscales de l’article Statut article ADV : permet de spécifier qu’un article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1. Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA s’appliquant à l’article Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% …

18. Référentiel ArticlesAdministration des ventes MM01 • Le second onglet d ’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de l’article Groupe d’articles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires Grpe statist. article : permet le regroupement d’articles pour des statistiques de ventes Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client)

19. Référentiel ArticlesTexte ADV (Gestion) MM01 • L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif commercial à l’article, définissable en plusieurs langues. Il sera notifié sur la facture TEXTE A LA CREATION

20. Démonstration Démonstration 1 Création d’une fiche article générique 10 min

21. Référentiel ClientsGénéralités XD01 • Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC. • Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de Base Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables Société Gestion de comptes Moyens de paiement Organisation Commerciale Données de Vente Ventes Facturation Partenaires

22. Référentiel ClientsInitialisation d’un client XD01 • A l’initialisation d’un client, il est nécessaire de définir le groupe de comptes et le domaine commercial du client : Groupe de comptes: permet la classification des fiches clients. Il détermine les informations nécessaires à la définition du client. Société: renseigner la société dans laquelle le client doit être créé • Domaine commercial : Permet de définir dans quel domaine commercial l’article doit être créé: • Organisation commerciale • Canal de distribution • Secteur d’activité

23. Référentiel ClientsInitialisation d’un client • Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.

24. Référentiel ClientsDonnées de base XD01 • L’onglet adresse permet de définir les données de base du client : • Nom : • Titre de civilité • Nom Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du client. • Adresse postale : • Numéro et rue • Code postal et ville • Pays Des informations de communication (tel, email, fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet mais ne sont pas obligatoires

25. Référentiel ClientsDonnées de base XD01 • L’onglet données de pilotage permet de définir le contrôle des comptes et les informations de taxes du client : • Contrôle des comptes : • Fournisseur : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur SAP et le tiers client • Identifiants du client : • N° SIRET :sur 14 caractères • Identifiant • N° identifiant TVA

26. Référentiel ClientsDonnées de base XD01 • L’onglet Opération de paiement permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : • Coordonnées bancaires: • Pays • Clé bancaire, • Compte, • Titulaire, • Clé, • Code IBAN

27. Référentiel ClientsDonnées comptables XD01 • La vue société permet de définir toutes les données comptables du client : • Tenue de compte: • Compte collectif, • Clé de tri • Données de référence : • Ancien N° de compte Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance

28. Référentiel ClientsDonnées de vente XD01 • La vue Domaine commercial permet de définir toutes les données commerciales du client : Devise : utilisée par le client • Conditions de livraison et de paiement : • Incoterms • Condition de paiement : rapatriée automatiquement dans les documents de vente (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général dans les documents de vente. Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA dans les documents de vente (croisée avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable …

29. Référentiel ClientsDonnées de vente XD01 • 4 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: • AG : Donneur d’ordre • RE: Destinataire facture • RG: Payeur • WE :Réceptionnaire marchandise • L’onglet rôle partenaire permet d’attribuer ces rôles partenaires aux documents de vente : Code partenaire Nom et Numérodu partenaire

30. Référentiel ClientsCréation par copie XD01 • La transaction XD01 permet également de créer un client par copie d’un client déjà existant : • Données organisationnelles du client à créer : • Société cible • Domaine commercial cible • Données organisationnelles et nom du client à copié : • Numéro du client source • Société source • Domaine commercial source

31. Référentiel ClientsCréation par copie XD01 • La transaction XD01 permet également de compléter un client dans un autre domaine commercial : • Données organisationnelles du client à créer : • Société cible • Domaine commercial cible • Données organisationnelles et nom du client à copié : • Numéro du client source • Société source • Domaine commercial source

32. Exercice Exercice 1 Rattachement d’un client pour une adresse de facturation différente à un client principal 10 min

33. Sommaire • Introduction • Référentiels article et client • Documents de vente (commande et contrat) • Documents de Facturation et édition • Réduction, annulation de recettes et réimputations • Les Visas • Mise sous bordereau • Éditions consultations • Conclusion

34. Document de venteCatégorie du document • SIFAC permet de créer des documents de vente de types commandes de recette simple, commandes de prestation interne, contrats périodiques (pour les loyers), et contrats sur conventions et à ressource affectée (RA). • Selon le type de document de vente à créer : • Utilisation des transactions SIFAC • créer commande client VA01 • créer contrat VA41. • Spécification dans la transaction d’un type de document spécifique. Il est donc nécessaire d’analyser préalablement à toute action le type de commande à créer de manière à se diriger vers la bonne transaction et le bon type de document.

35. Document de venteCatégorie du document

36. Document de venteFlux de recettes en fonction du type de document Documents de vente Convention Commande client Commande interne Contrat Périodique ZCS ZCI ZWV4 ZWV1,2,3 Facture Convention Avance Facture Périodique Facture client Facture interne Facture ZF2A ZF2C ZFAZ ZF2D ZF2B Documents de facturation bloqués en comptabilité Demande annulation avoir interne Demande Avoir Client Documents de vente Demande annulation avoir Demande Avoir interne ZCR ZDR ZCRI ZDRI Avoir Client Annulation Avoir Client Avoir interne Annulation Avoir interne Facture Périodique ZL2I ZG2A ZL2A ZG2I ZF2C Facture client ZF2A Facture Interne Facture Convention Documents de facturation comptabilisés ZF2D ZF2B

37. Document de venteCréation d’une commande client - Initialisation VA01 • La transaction de création de commande client VA01 permet la création d’une commande de recette simple ou d’une commande de prestation interne. • La procédure est la même pour ces deux types de commandes. • Renseigner: • - Type commande client (ZCS commande client, ZCI commande interne) • - Organis. commerciale • - Canal de distribution • - Secteur d’activité • Agence commerciale • Valider à l’aide du bouton Vente

38. Document de venteCréation d’une commande client – Onglets en-tête VA01 Sélection des partenaires de la commande applicables à tous les postes Revue du groupe d’imputation client applicable à tous les postes Revue des conditions de paiement et de la classification fiscale client applicables dans tous les postes (donnée modifiable)

39. Document de venteCréation d’une commande client – Données d’en-tête VA01 • Dans l’écran de synthèse, Renseigner : • Le donneur d’ordre (client) • Le système affiche alors tous les partenaires du donneur d’ordre renseignés, il peut alors être nécessaire de sélectionner : • Le destinataire facture • Le payeur • -Le réceptionnaire marchandise

40. Document de venteCréation d’une commande client – Données d’en-tête VA01 Dans l’onglet facture, il est possible de faire diverger la classification fiscale du client. Ex : exempt, imposable … • En cliquant sur l’icône , on accède à toutes les données d’en-tête de la commande : Dans l’onglet Comptabilité, il est possible de vérifier, et de modifier si nécessaire le groupe d’imputation du client.

41. Document de venteCréation d’une commande client – Onglets de poste VA01 Revue des incoterms, des conditions de paiement, du groupe d’imputation article, de la classification fiscale du poste Sélection des partenaires du poste Saisie des éléments d’imputation (centre de profit, domaine fonctionnel, fonds) du poste Saisie du prix et consultation du taux de TVA

42. Document de venteCréation d’une commande client – Données de poste VA01 • De retour dans l’écran de synthèse, il est nécessaire de renseigner les données de poste • - Article • - Quantité d’ordre

43. Document de venteCréation d’une commande client – Données de poste – Imputation VA01 • Saisir dans l’écran de données de poste, dans l’onglet imputation : • - Centre de profit • Contrôle et complétude de l’adresse budgétaire en cliquant sur l’icône « adresse budgétaire » • L’adresse budgétaire peut être modifié en fonction des imputations budgétaires

44. Document de venteCréation d’une commande client – Données de poste – Conditions VA01 • Saisir dans l’onglet condition de l’écran de données de poste : • Type : ZPR0 pour un prix unitaire, ZK01 pour une remise … • Montant unitaire • S’il existe un référentiel prix, alors le prix et le type sont dérivés automatiquement et restent modifiables. Le système indique le taux de TVA dérivé automatiquement de la classification fiscale définie dans la fiche article Le système calcule automatiquement le montant total de la commande fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable

45. Document de venteCréation d’une commande client – Données de poste – Partenaires VA01 A partir de l’onglet partenaire de l’écran de données de poste, il est possible de modifier les rôles partenaires spécifiques au poste de commande pour les faire diverger des rôles définis en en-tête. Hors commande de prestation interne. • Dans l’onglet facture de l’écran de données de poste : • Les incoterms et la condition de paiement dérivés de la fiche client sont modifiables • Le code blocage facture est activable • La classification fiscale dérivée de la fiche article est modifiable spécifiquement pour le poste • Le groupe d’imputation article (compte général) est dérivé de la fiche article

46. Document de venteCréation d’une commande client – Données de poste – Textes VA01 A partir de l’onglet Textes de l’écran de données de poste, il est possible d’ajouter du texte décrivant la commande. ADV texte Article : Description de la commande. Le texte issu de la fiche article est rapatrié ici par défaut, et est modifiable. Motif : Possibilité de préciser le motif de la commande Blocage : Possibilité de documenter la raison du blocage de la commande

47. Document de venteCréation d’une commande client – Code de TVA, Taux de TVA VA01 • Le code de TVA détermine le taux de TVA . • Le code de TVA au niveau poste d’un document SD est déterminé par le croisement de la classification fiscale client (1) (issue de fiche client) et de la classification fiscale article (2) (issu de la fiche article). • Ces données sont modifiables au niveau du document SD. • La classification fiscale client est modifiable en en tête du Document SD • La classification fiscale article est modifiable au niveau poste du document SD.

48. Document de venteCréation d’une commande client – Code de TVA, Taux de TVA VA01 • Le taux de TVA se retrouve dans le document au niveau poste dans la condition ZMWT (TVA). Ce taux est issu du code de TVA (1). Le code est issu des combinaisons « classification fiscale client » et « classification fiscale article » • Le code de TVA au niveau poste d’un document SD est déterminé par le croisement de la classification fiscale client (1) (issue de fiche client) et de la classification fiscale article (2) (issu de la fiche article). • Ces données sont modifiables au niveau du document SD. • La classification fiscale client est modifiable en en tête du Document SD • La classification fiscale article est modifiable au niveau poste du document SD. 2 1

49. Document de venteCommande client – Journal des pièces VA03 • La consultation des comptes comptables et budgétaires peut avoir lieu après l’enregistrement de la commande de vente 2. Sélection de la fonction « Pièces pour gestion comptables » 1. Sélection du poste 3. Pièces FM (consultable également par la transaction [FMAO])

50. Exercice Exercice 2 ou 3 (En fonction du Flux) Création d'une commande simple 15 min