Missions de suivi et Évaluation dans l’Aide Humanitaire: Procédures de Qualité

1. Missions de suivi et Évaluation dans l’Aide Humanitaire: Procédures de Qualité PROJET – STRAND 1 – Formation et réseaux

2. ANNEXE II Budget en collaboration avec

3. Les Formulaires du Budget

4. Le Budget TYPOLOGIES DE FINANCEMENT DE ECHO ECHO finance deux typologies de projet: • Financement total: ECHO finance 100% du budget requis • Cofinancement: ECHO cofinance le projet avec d’autres donateurs

5. Le Budget Le Budget: • Il s’articule autour de trois types de formulaires différents • Il présente des différences significatives par rapport au CCP précédent (Il a une conception nouvelle) • Le concept de lumpsum disparait (sauf pour les coûts indirects et la Réserve pour imprévus) • Il est divisé en Titres, Chapitres, Articles et Éléments

6. Ne présente aucun détail Unité, Quantité et Coût Unitaire Présente seulement les Articles par Titres et Chapitres Contient les détails d’Unité, Quantité et Coût Unitaire Le Budget Budget: les trois typologies des Formulaires Budget par Estimation Financière et Rapport Financier Intérimaire Résumé du Budget (au soin de la CE) Budget par Rapport Financier Final

7. Le Budget Requête initiale et Intérimaire Requête Finale

8. 1er PHASE: REQUÊTE FINANCIÈRE 2nde PHASE: RAPPORT INTÉRIMAIRE 3mme PHASE: RAPPORT FINAL Décomposition du Budget Résumé du Budget et Plan Financier Rapport Financier Intérimaire Rapport Narratif Intermédiaire (> 6 mois, sauf Première Urgence et Urgence) Rapport Financier Final Le Budget FORMULAIRE PAR PHASES DU BUDGET DE ECHO

9. COÛTS DIRECTS COÛTS INDIRECTS IMPRÉVUS (RÉSERVE) Titre 0.1.“Biens et services délivrés aux bénéficiaires” Titre 0.2. “Coûts de soutien” Titre 0.3. “Coûts Indirects” Titre 0.4. “Réserve – pro memoria” Le Budget DIVISION DU BUDGET EN TITRES La division du budget en titres revêt une structure qui utilise une répartition entre coûts directs, coûts indirects et imprévus:

10. Le Budget Le Budget est structuré selon des codes à 2, 4 , 6, 8 chiffres qui doivent être suivis dans la phase de présentation du budget et de compte-rendu

11. Le Budget Coûts d’Éligibilité, NOUVEAUTÉS La nouvelle conception permet l’éligibilité de coûts non éligibles auparavant: • Frais de Bureaux in loco (loyer, fournitures de bureau et petit matériel) • Personnel de siège (directement impliqué dans les opérations) • Personnel de siège relatif aux études de faisablilité (en accord avec ECHO) et aux évaluations • Coûts de sensibilisation aux actions communautaires

12. Le Budget Coûts Non Éligibles, NOUVEAUTÉS Sur la base des nouvelles dispositions financières UE déjà depuis le 1er Janvier 2003 ne sont plus éligibles: • Les coûts calculés en forfait (sauf les coûts indirects et la Réserve pour imprévus)

13. Applications pratiques du budget

14. Applications ANNEXE II SOMMAIRE Principes de flexibilité du Budget et procédures d’Amendement Délais requis pour la présentation des Rapports Financiers (Requête de financement, Rapport Financier Intérimaire, Rapport Narratif Financier Intermédiaire et Rapport Financier Final) Modalité des requêtes pour la présentation des Rapports Financiers Les points sensibles et le “Petit Train”: applications pratiques

15. Applications ANNEXE II 1. FLEXIBILITÉ DU BUDGET ET AMENDEMENT “Modification unilatérale du budget de la part de l’ONG avec notification à ECHO” “Échange de correpondance écrite avec approbation de la part de ECHO” “Convention Complémentaire”

16. Applications ANNEXE II A. Modification unilatérale du budget de la part de l’ONG avec notification à ECHO Quand ? Les modifications de budget introduite n’invalident aucun éléments fondamentaux du projet. L’impact financier est limité à un transfert entre le Titre 01. et le Titre 02. équivalent ou inférieur à 15% du total des coûts directs éligibles (Titre 01. + Titre 02.), indépendemment du recours à la Réserve

17. Applications ANNEXE II A. Modification unilatérale du budget de la part de l'ONG avec notification à ECHO Quel type de procédure faut-il suivre? • Mettre en forme la modification survenue dans le rapport Intérimaire(si prévu) et/ou addressant une lettre au Field Officer e au Desk Officer de ECHO. Il n’est pas requis dans ce cas l’approbation de ECHO. • Il est quand même toujours conseillé d’informer au préalablement ECHO par écrit, en archiviant la correspondance en question.

18. Applications ANNEXE II B. Échange de correspondance écrite avec l’approbation de ECHO Quand ? Si l’on souhaite opérer un transfert entre le Titre 01. et le Titre 02. supérieur à 15% de la valeur originellement attribuée au total des coûts directs éligibles (Titre 01. + Titre 02.), indépendemment du recours de la Réserve. Si l’on souhaite demander le recours à la Réserve (dans les cas où les fonds avaient été affectés dans la Convention de Subvention) Si l’on souhaite introduire des modifications qu’affectent un élément de base de l'Opération (lieu, bénéficiaires, soutenabilité) Si l’on souhaite demander le changement de compte courant Si l’on souhaite modifier les indicateurs et les sources de vérification

19. Applications ANNEXE II B. Échange de correspondance écrite avec l’approbation de ECHO Quel type de procédure faut-il suivre? L’ONG doit présenter une demande écrite à ECHO dument fondée et motivée (il est opportun, avant de procéder à une telle demande, à adresser au Desk Officer de ECHO à Bruxelles, de s’être entretenu avec le Field Expert [1]) Attendre la confermation écrite de la part de ECHO pour l’approbation ou le rejet de la demande (ECHO doit répondre sous 15 jours mais dans tous les cas le principe du silence-consentement n’existe pas ) [1] Il est opportun dans ces cas là d’avoir tenu à jour les archives de la correspondance avec les Field Expert e, les Desk Officer de ECHO.

20. Applications ANNEXE II C. Convention Complémentaire Quand ? Si l’Organisation Humanitaire veut demander une EXTENTION de la période de mise en oeuvre du projet Si l’OH veut demander une AUGMENTATION DU BUDGET justifée par des motifs opérationnels Si l’OH veut demander une MODIFICATION dans l’ART.9, “Conditions Specifiques”, Convention de Subvention Pour les projets cofinancés, quand il est demandée une MODIFICATION DU POURCENTAGE du quota de cofinancement

21. Applications ANNEXE II C. Convention Complémentaire Quel type de procédure faut-il suivre ? L’ONG doit présenter une requête écrite à ECHO dument fondée et motivée (il est opportun, avant de procéder à une telle requête, de s’adresser au Desk Officer de ECHO à Bruxelles, et de s’être entretenu avec le Field Expert de ECHO) En cas d’acceptation ECHO informera par écrit l’ONG dans les 15 jours qui suivent la date de réception de la requête, envoyant une Convention de Subvention amendée (mais quoi qu’il en soit le principe de silence-consentement ne vaut pas) La Convention de Subvention amendé entrera en vigueur seulement une fois signée par les deux parties (ECHO et ONG) et envoyée à ECHO

22. EXEMPLE “Flexibilité du budget et amendement” Budget initial Modification unilatérale du budget avec notification à ECHO

23. Modification unilatérale du budget Échange de correspondance avec approbation de ECHO EXEMPLE “Flexibilité du budget et amendement”

24. Applications ANNEXE II 2. DÉLAIS REQUIS POUR LA PRÉSENTATION DES RAPPORTS FINANCIERS Projets Première Urgence, Urgence et autres projets d’une durée < 6 mois Projets d’une durée > 6 mois

25. DOCUMENTS OBLIGATOIRES QUAND Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire (+inventaire) Rapport Financier Final Présentation de la proposition de projet Applications ANNEXE II A. Projets de Première Urgence, Urgence et autres projets d’une durée < 6 mois Au moins 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre de l’opération, sauf si spécifié différement dans la Convention de Subvention Dans les 6 semaines qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre de l’opération, sauf si spécifié différement dans la Convention de Subvention

26. DOCUMENTS OBLIGATOIRES QUAND Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire Rapport Narratif Financier Intermédiaire (+inventaire) Rapport Financier Final Présentation de la proposition de projet Applications ANNEXE II B. Projets d’une durée > 6 mois Normalement à mi-parcours de la période de mise en oeuvre du projet(la date est spécifiée dans la Convention de Subvention) 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre du projet Dans les 3 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre du projet

27. Applications ANNEXE II ATTENTION Les Rapports doivent être présentés en utilisant les formulaires uniques fournis par ECHO, dans la même langue que celle utilisée dans la Convention de Subvention Tous les Rapports doivent être présentés en Euro L’UE peut demander des informations complémentaires qui doivent être fournis dans les 30 jours qui suivent la demande Le non-respect des délais prévus, sans une justification adaptée, peut entraîner la résiliation de la Convention de Subvention et est considéré comme une menace pour la poursuite du CCP

28. Applications ANNEXE II 3. MODALITÉS REQUISES POUR LA PRÉSENTATION DES RAPPORTS FINANCIERS Projets de Première Urgence et Urgence Autres projets d’une durée < ou > 6 mois

29. DOCUMENTS OBLIGATOIRES DÉFINITION DU BUDGET Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire Rapport Financier Final 4 Chiffres Applications ANNEXE II A. Projets de Première Urgence et d’Urgence 6 Chiffres 8 Chiffres

30. DOCUMENTS OBLIGATOIRES DÉFINITION DU BUDGET Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire Rapport Financier Final 6 Chiffres Applications ANNEXE II B. Autres Projets d’une durée < ou > 6 mois 6 Chiffres 8 Chiffres

31. Au moins 8 Chiffres • Utiliser seulement le formulaire Annexe II • Ne pas remplir le Resumé du Budget • Insérer coûts et typologie Éléments • Insérer N° de Référence Comptable • 4 Chiffres • Utiliser seulement le formulaire Annexe II • Ne pas remplir le Résumé du Budget • Utiliser Exclusivements la colonne Budget INITIAL • Ne pas remplir“Mandats Spéciaux” • Utiliser le formulaire de l’Annexe II Rapport Financier Intérimaire (6 Chiffres) dans le cas où l’on souhaite introduire des modifications • 6 Chiffres • Utiliser seulement le formulaire Annexe II • Ne pas remplir le Resumé du Budget • Mettre en évidence les changements par les colonnes Budget INITIAL/MODIFIÉ • Insérer les dépenses dans la colonne BUDGET ACTUALISÉ Phase I: Requête Financière • 6 Chiffres • Utiliser seulement le formulaire Annexe II • Ne pas remplir le Resumé du Budget • Utiliser exclusivements la colonne Budget INITIAL • Ne pas remplir“Mandats Speciaux” Phase III: Rapport Financier Final CODE Phase IV: Rapport Financier Final Première Urgence et Urgence Autres Projets < 6 mois Phase II: Rapport Financier Intérimaire Autres Projets > 6 mois Phase III: Rapport Narratif Intermédiaire

32. Dans les 6 semaines qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre, • sauf si précisé différemment dans la Convention de subvention • Présentation de la proposition de projet • 1 mois avant lafin de la période de mise en oeuvre du projet (seulement narratif + inventaire) • Au moins 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre (avec inventaire), • sauf si précisé différemment dans la Conventionde subvention • Normalement à mi-parcours de la période de mise en oeuvre du projet • (la date est spécificiée dans la Convention de Subvention) Phase I: Requête de Financement • Dans les 3 mois qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre de l'Opération Phase III: Final Financial Report Phase IV: Rapport Financier Final Délais Première Urgence, Urgence, autres < 6 mois Autres Projets > 6 mois Phase II: Rapport Financier Intérimaire Phase III: Rapport Narratif Intermédiaire

33. Le “Trenino”

34. Le “Trenino” Budget: Instruments Pour faciliter le travail il a été créé un instrument d’application en matière de budget et de compte-rendu des dépenses

35. Instruments: Le “Trenino” OBJECTIF “Faciliter la rédaction du budget et faciliter un juste monitorage du compte-rendu des dépenses”

36. Instruments: Le “Trenino" Ce n’est PAS Ce n’est pas un instrument qui remplaçant les documents ECHO Ce n’est pas un instrument pour la planification et le contrôle des activités Ce n’est pas un instrument pour contrôler les dépenses effectuées en relation avec les dépenses prévues Ce n’est pas un instrument pour intégrer les systèmes de comptabilité et de gestion adoptés par chaque OH

37. Instruments: Le “Trenino" Il Contient • Un résumé par sujets des informations financières intégrées dans les divers documents du CCP • Des fiches spécifiques pour chaque article de budget dans le but de: • Fournir des informations (cfr. guide de rubriques ECHO) • Identifier les coûts éligibles pour chaques Chapitre • Identifier les pièces justificatives pour chaque type de dépense

38. FIN