ERP ile Entegre Satın Alma – Fatura Yönetimi Çözümü Nermin Gül İLHAN Nihat DİKÇE 25 Nisan 2012

1. ERP ile Entegre Satın Alma –Fatura Yönetimi Çözümü • Nermin Gül İLHAN • Nihat DİKÇE • 25 Nisan 2012

2. Navigator Firma Profili • Navigator, Arkas Holding grubu bünyesinde; eğitim, denetim ve danışmanlık alanlarında çalışmalar gerçekleştiren profesyonel bir hizmet şirketidir. • Navigator, sunduğu hizmetlerde kusursuzluğu ve bütünlüğü sağlamak amacıyla, faaliyetlerini, birbirlerinden ayrı ancak entegre çözümler sunan 3 ana alanda sürdürmektedir: • Süreç ve Performans İyileştirme • İş Uygulamaları (SAP ERP ve İçerik Yönetim Sistemleri) • BT Personeli İşe Alım • Navigator’ın sürekli büyüyen; seçkin, deneyimli ve uluslararası mesleki sertifikalara sahip kadrosu Nisan 2012 itibariyle 55 kişiye ulaşmıştır. Misyonumuz Vizyonumuz Şirketlerin değerini arttırmak ve hayatını kolaylaştırmak Türkiye’nin her yerinde ve çevre ülkelerde hizmet kalitesi ile ilk akla gelen ve en çok tercih edilen, yerel iş olanakları yaratan, en geniş kadrolu danışmanlık firması olmak

3. İş UygulamalarıKurumsal İçerik Yönetimi Proje Alanları Captiva ürün ailesi ile, kurumlarda fiziksel dokümanların elektronik ortama aktarılması, OCR (OpticalCharacterRecognition – Optik Karakter Tanıma) ve ICR (IntelligentCharacterRecognition – Akıllı Karakter Tanıma) teknolojilerinin kullanılarak otomatik tanıma, ayrıştırma, indeksleme, doğrulama işlemlerinin yapılması ve dokümanların saklanacağı ortama aktarılması sağlanmaktadır. Doküman yönetimi çözümleri ile ses, görüntü, mühendislik çizimi,e-posta dahil olmak üzere format bağımsız her türlü kurumsal içerik tek bir platformdan yönetilebilmekte, denetlenebilmekte hatta mevcut ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlama) sistemine entegre edilebilmektedir. İş akış yönetimi çözümleri şirketlerin mevcut iş akışlarını daha verimli ve izlenebilir kılmaktadır. Kolaylıkla konfigüre edilebilen Documentum platformu dokümanlarla ilişkilendirilebilmekte ve diğer yönetim sistemleriyle entegre olabilmektedir. • ERP, CRM (CustomerRelationshipManagement – Müşteri İlişkileri Yönetimi), SCM (SupplyChainManagement – Tedarik Zinciri Yönetimi) gibi farklı sistemler ve e-posta, faks gibi farklı ortamlarında bulunan bilgi ve belgeler maksimum saklama verimliliği sağlayacak şekilde arşivlenebilmekte ve kolaylıkla geri yüklenebilmektedir.

4. Günlük İş Hayatımızdan Bazı İstatistikler .. Bir çalışan mesai süresinin %70’ini kağıt dokümanlar üzerinde çalışarak harcıyor Kağıt dokümanların %30’unda versiyonlama eksikliğinden kaynaklı, güncel olmayan içerik yer alıyor Kağıt dokümanların %15’i kayboluyor veya yeri değişiyor

5. Günlük İş Hayatımızdan Bazı İstatistikler .. Büyük ve orta ölçekli firmaların %34’ünde faturaların en az %1’i takipsizlikten kaynaklı iki kez ödeniyor. Örneğin, Toplam Ödenecek Fatura = 1.000.000 Toplam Hatalı Ödenen Fatura %1 =10.000 Referans: IOMA A/P Department Benchmarks and Analysis 2003

6. Satın Alma Sürecinde Sıklıkla Karşılaşılan Sorular İlgili Yönetici Talep Sahibi + Bu satın alma talebi kime ait ? + Ne için bu talepte bulunuldu? + Yeterli bütçe var mı? + Satın alma talebimi kime bildirmeliyim? + Talebimi kime onaylatmalıyım? + Acaba talebime ilişkin sipariş açıldı mı? Muhasebeci Satın Alma Sorumlusu + Gelen fatura hangi siparişe istinaden geldi? + Faturanın vadesi kaç gün? + Denetçi eski tarihli bir faturanın aslını görmek istiyor; nasıl bulacağım? + Tedarikçi ödemeyi ne zaman alacağını soruyor; benim elime henüz fatura ulaşmadı! + Siparişe ait sözleşme var mı? + Yeni bir sözleşme mi hazırlanacak? + Talebe ilişkin hangi teklifler alındı? + Sipariş elimize ulaştı mı?

7. SAP ileEntegreSatınAlmaYönetimiSüreci RFC RFC RFC RFC Mal girişi yapılır Satın Alma Siparişi (SAS) oluşturulur KullanıcıSatın Alma Talebi (SAT) açar Ödeme yapılır Satınalmasorumlusuilgili teklifleri gözden geçirir ve seçimyapar YöneticiSAT’ı gözden geçirir ve onaylar Teklifler toplanır ve Doküman Yönetimi Sistemine aktarılır Siparişe ilişkin tüm dokümanlar gözden geçirilir ve ödeme onayı verilir SAP ile siparişe ilişkin bilgiler vedokümanlareşleştirilir Dijital Arşiv Siparişe ilişkin ilgili dokümanlar fiziksel arşive kaldırılır Fatura teslim alınır Faturalar otomatik olarak sınıflandırılır, üzerindeki bilgiler çekilir ve Doküman Yönetim Sistemine aktarılır

8. Kazanımlar Yasal prosedürlere ve standartlara uyum Zaman ve maliyetten tasarruf Dahakalitelihizmet Onay, Gözden Geçirme, Bilgilendirme Finansal aktivitelerde izlenebilirlik Faturakaybınınönlenmesi İş veriminde artış Dijitalarşiv

9. Başarınız Başarımız…

10. Doküman ve İş Akışı Yönetimi ProjesiKeskinoğlu Tavukçuluk Durum • Türkiye’nin ilk ve tek tam entegre tavukçuluk kuruluşu olan Keskinoğlu, iş süreçlerinde verimliliği artırmak amacıyla doküman ve iş akışı yönetimi çözümününü hayata geçirmek istiyordu. Çalışma Hedefi • Satın alma siparişi, fatura, ödeme onay süreçlerinin otomasyonunun sağlanması • Satın alma dokümanlarının ve faturaların belirlenen indeks alanlarıyla elektronik ortamda saklanması • Kullanıcıların yetkileri doğrultusunda dokümanlara erişiminin sağlanması • Elektronik iş formlarının tasarlanması • Verimliliğin ve izlenebilirliğin arttırılması Kapsam / Yaklaşım • Keskinoğlu’nun birçok tedarikçisinden gelen faturaların/irsaliyelerin Captiva InputAccel ile taranıp indekslenerek dijital ortama aktarılması • Faturaların dijital ortamda arşivlenerek, dokümanın karşılaşabileceği sorunların (kayıp, üzerindeki verilerin silinmesi, arşivde kontrolsüzce kopyalanması) engellenmesi • Satın alma ve fatura onay iş akışlarının oluşturularak SAP ile entegre edilmesi • Kullanıcı yetkileri ve rollerin belirlenerek dokümanlara erişimin sınırlandırılması ve iş akışlarının kullanıcı bazında gerçek zamanlı takip edilmesi Faydalar • SAP ile entegre iş akışı yönetimi sağlandı. • Süreçlerde verimlilik ve izlenebilirlik arttırıldı. • Kullanıcı kaynaklı hatalar en aza indirgendi. • Satın alma dokümanlarına elektronik ortamdan hızlı erişim sağlandı.

11. Fatura Otomasyonu ve Dijital Arşivleme D-Market (Hepsiburada.com) Durum • Türkiye'nin en hızlı ve en güvenilir e-alışveriş sitesi olarak konumlanan hepsiburada.com, fatura otomasyon süreçlerinde Navigator çözümlerini seçmiştir. Çalışma Hedefi • Tedarikçi faturalarının kabulü ve sisteme aktarılması için gerekli sistemin kurulması • Fatura süreçlerinin hızlandırılması • Elektronik fatura arşivleme alt yapısı için taranmış faturalara SAP üzerinden erişim sağlanması Kapsam / Yaklaşım • Tedarikçi faturaları tarandı ve OCR teknolojileri ile kritik iş bilgileri faturalar üzerinden okunarak SAP sistemine otomatik aktarıldı. Faydalar • Kritik iş bilgilerinin SAP ortamına aktarılmasını takiben, taranmış içeriklerin .pdf ve .tiff formatlarında bilgi havuzuna aktarılması ve bu içeriklere SAP üzerinden erişim mümkün kılındı. • Fatura giriş süreci hızlandırıldı. • Veri doğruluğunda ve tutarlılığında artış sağlandı. • Dijital arşivde tutulan faturaların içeriklerine, SAP üzerinden anında ve kolay erişim olanağı sağlandı. • Fatura giriş sürecinin baştan sona şeffaf, denetlenebilir bir otomasyonda yürütülmesi sağlandı.

12. Proje DeneyimiReferanslarımız Endüstriyel Ürünler Tüketim Ürünleri Finansal Hizmetler Otomotiv Lojistik Enerji Telekom Bilgi Teknolojileri Diğer 13

13. 14