PRZYJMOWNIE I WYSYŁANIE KORESPONDENCJI

1. PRZYJMOWNIE I WYSYŁANIEKORESPONDENCJI

2. Dostarczanie korespondencji

3. Sposoby dostarczania korespondencji: • dostarczanie z urzędu pocztowego przez doręczycieli • dostarczanie ze skrytki pocztowej • odbieranie z poczty dworcowej (przesyłki kurierskie) • dostarczanie i odbieranie przez gońców • dostarczanie bezpośrednio przez interesantów • dostarczanie i odbiór za pomocą środków łączności: a) faks, teleks; b) poczta elektroniczna (e-mail); c) Internet

4. Przesyłki w jednostce organizacyjnej trafiają do kancelarii ogólnej lub sekretariatu, gdzie wykonywane są następujące czynności:

5. sortowanie - polega na porządkowaniu poczty w określony sposób • otwieranie przesyłek • kontrola poczty - czyli sprawdzanie zgodności przesyłek, ich kompletności, adresu, itp. • segregowanie poczty - ustalanie kto jest właściwym odbiorcą danej przesyłki • rejestrowanie poczty - czyli ewidencja poczty zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym • kompletowanie • wstępne opracowanie poczty

6. Podział pism i ich załatwianie

7. W kancelarii każda jednostka organizacyjna posiada teczkę na korespondencję, która jest dostarczana raz lub kilka razy dziennie kierownikowi danej jednostki organizacyjnej. On je przegląda i przedziela pracownikom do załatwienia. Podczas tych czynności kierownik nanosi na pisma informacje dotyczące np. terminu i sposobu załatwienia sprawy oraz nazwisko pracownika odpowiedzialnego za jej załatwienie. Te czynności nazywają się dekretowaniem pism.

8. Załatwianie spraw przez pracownika odbywa się pod względem merytorycznymlub formalnym.

9. Merytoryczne załatwianie sprawy – to załatwianie sprawy dotyczące jej istoty, treści, sedna. Uzależnione jest ono od stanu faktycznego Formalne załatwienie sprawy – to załatwienie sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa

10. Pisma, które wpłynęły do danej jednostki organizacyjnej powinny być załatwione terminowo i w określonej formie.

11. Sprawy mogą być załatwione w terminie: • Prekluzyjnym – wyznaczany jest do dokonania czynności prawnych • Porządkowym – to termin, który nie jest terminem prekluzyjnym

12. Inny podział terminów: • Stałe – obejmują z góry ustalony okres, np. tygodniowe • Doraźne – ustalane przez kierownika, pracownika lub nadawcę korespondencji

13. Sprawy mogą być załatwiane w formie: • Ustnej – stosowane w sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie • Pisemnie – można je załatwiać na dwa sposoby: - odręcznie - brulionowo

14. Po załatwieniu sprawy, pracownik – odpowiedzialny za jej załatwienie – przekazuje je do aprobaty (akceptacji) kierownikowi jednostki organizacyjnej.

15. Wyróżniamy dwa sposoby aprobaty: • Wstępną – polega na wstępnej akceptacji sposobu i formy załatwienia sprawy • Ostateczną – to ostateczna akceptacja i podjęcie decyzji o załatwieniu sprawy

16. Wysyłanie pism

17. Po uzyskaniu aprobaty ostatecznej i sporządzeniu maszynopisu, sprawy załatwiane w formie pisemnej kierowane są do wysyłki. Przygotowaniem pism do wysyłki zajmują się pracownicy załatwiający sprawę merytorycznie i sekretariaty.

18. Przed wysłaniem pisma sekretariat lub kancelaria wykonują następujące czynności: • Kontrola – polega na sprawdzaniu pisma pod względem poprawności formalnej, tzn. wyglądu i stylu pisma, kompletności • Podpisywanie • Sortowanie - na pocztę: -pilną - specjalną - listy i pisma - paczki - inne

19. Rejestracja – pisma wychodzące podlegają rejestracji zgodnie z obwiązującym systemem kancelaryjnym w danej jednostce organizacyjnej • Składanie pism • Adresowanie • Klejenie znaczków, frankowanie - czyli odbijanie w miejscu znaczka stempla z opłatą pocztową

20. Wysyłając te same pisma do wielu adresatów, stosujemy tzw. rozdzielniki. Rozdzielniki mogą być: • Stałe – zawierają stałych odbiorców • Zmienne – zawierają zmiennych odbiorców • Mieszane – zawierają stałych i zmiennych odbiorców