Proses Bisnis

1. Yohana Dewi Lulu W,S.Si, MT Proses Bisnis

2. a focus on the assessment and improvement of business processes—so-called process orientation One aspect of this legacy is that business process, or simply process, has taken on a specific meaning—“a complete end-to-end set of activities that together create value for a customer.”[ Learning from the past

3. The Age of the Craftsworker • one person often accomplished the entire process—and not just the manufacturing, but the marketing, sales, design, and service as well. • The Age of the Factory • division of labor into specialties. • The Age of the Specialist • arising from the Industrial Revolution took hold, organizations required growing numbers of specialists, not just in manufacturing, but in areas such as finance,accounting, legal, personnel, marketing, and sales. reengineering revolution

4. Enter reengineering: 1985-1993 • insight of reengineering was that by identifying, making visible, rethinking, and radically redesigning end-to-end business processes, they could be dramatically improved. • Exit Reengineering 1994-1995 reengineering revolution

5. Terjadi pada kurun waktu pertengahan abad 18, sebelum revolusi industri • Kebanyakan produk dihasilkan oleh pengrajin • Proses dan produk tidak ada bedanya, sehingga mengukur pekerjaan sama halnya dengan mengukur hasil dari pekerjaan itu • Seluruh pekerjaan dikerjakan di satu tempat • Satu pekerja dapat mengerjakan keseluruhan proses mulai dari membuat produk, memasarkan, merancang dan memberi pelayanan kepada pelanggan The age of Crafts Worker

6. Kelebihan • Pekerja mengetahui dengan jelas siapa konsumen produknya apa barang dan jasa yang diproduksi dan apa tujuannya. • Konsumen hanya perlu menghubungi satu kontak untuk permasalahan apapun • Pengrajin mengetahu proses yang terjadi dari awal hingga akhir • Tidak terjadi miskomunikasi antara spesialisasi yang berbeda. The age of Crafts Worker –cont’s

7. Kelemahan • Terdapat satu titik penyebab kegagalan • Kualitas menurun, pekerja tidak seluruhnya memiliki kemampuan yang baik di semua aspek • Output terbatas • Pengrajin baru sudah harus memiliki kemampuan yang baik The age of Crafts Worker –cont’s

8. Didorong oleh penemuan mesin uap oleh James Watt • Mulai ada pembagian pekerjaan (spesialisasi) dalam organisasi • Jumlah produksi setiap pekerja meningkat drastis. Efisiensi produksi meningkat • Suksesnya pembagian kerja meningkatkan efisiensi, divisi kerja dibentuk dengan spesialisasi yang lebih focus The Age of Factory

9. Revolusi industry menyebabkan kebutuhan akan spesialis pada organisasi meningkat. Spesialis yang dibutuhkan tidak hanya pada bidang manufaktur, tapi juga pada area-area seperti keuangan, akutansi, hukum ,sumber daya manusia, pemasaran dan lainnya. • Mulai dilakukan usaha penyempurnaan produk dengan pemanfaatan research & development, teknik dan perencanaan manufaktur. • Mulai ada manajer professional yang bertugas untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian dan pengontrolan. • Organisasi mulai dibangun dengan struktur yang berdasarkan pembagian fungsi (organisasi fungsional) The age of Specialists

10. Kelebihan • Output bertambah denga kualitas yang tetap konsisten • Lebih mudah mengatur pekerja • Pekerja memiliki keahlian yang baik pada spesialisasi yang bersangkutan • Spesialisasi dapat dikurangi/ditambah dengan mudah • Organisasi diatur dengan manajemen professional • Kelemahan • Fokus pada efisiensi local • Pelayanan menurun karena customer tidak dapat melihat proses • Kurang komunikasi • Merendahkan akuntabilitas individual • Pekerjaan dapat menjadi membosankan The age of Factory & Specialist

11. Kelemahan • Organisasi adalah struktur yang mengelompokkan manusia dan sumbar daya untuk mencapai tujuan umum • Fungsionalitas adalah bidang usaha menyangkut kerja, mengunakan keahlian tertentu dan pengetahuan • Organisasi memiliki tujuan umum, sedangkan orientasi fungsionalitas tidak memiliki tujuan umum. Timbul masalah “sumbu kompor/stovepipe”. Setiap bagian hanya peduli pada dirinya sendiri , tidak saling mendukung dan tidak menyadari keterkaitan satu sama lain. • Kerugian: • Proses yang kontinu terbagi-bagi antara fungsionalitas kerja. Masalah ini sering disebut “fungsional silo/stovepipe” • Pekerjaan pada suatu divisi dapat dinegasikan oleh devisi lain atau tidak menghasilkan nilai tambah apapun. • Terjadi waktu tunda pada proses ketika pekerjaan pindah dan satu fungsionalitas/divisi ke divisi lain. Organisasi Fungsional

12. Enter Reengineering 1985-1993 • Dilakukan dengan mengindentifikasi dan merancang ulang proses bisnis dari awala hingga akhir secar radikal untuk meningkatkan peformansinya. • Organisasi berorientasi proses mengurangi akumulasi efisiensi dan irrasionalitas • Dalam reengineering , proses-porse dibagi menjadi fungsi dalam organisasi fungsional yang muncul pada revolusi industry disatukan kembali. • Reengineering dilakukan dengan berorientasi pada proses bukan fungsi • Exit Reengineering 1994-1995 • Bisnis Process Reengineering(BPR) tidak semenjanjikan seperti yang diharapkan. Perancangan ulang proses memang mudah, tetapi implementasinya sangat sulit • Banyak terjadi kegagalan, hampir 70 – 80 % proyek BPR gagal • Bisa disimpulkan orinetasi prose tidak bagus dan tidak juga buruk. Begitu pula orientasi fungsionalitas. Reengineering

13. Kelebihan • Fokus yang cukup terhadap customer dan outcome • Keberulangan proses terdefinisi berarti proses terukur dan dapat disempurnakan • Efisiensi meningkat jauh • Birokrasi lebih sederhana sehingga persentase usaha yang lebih besar dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan customer • Kelemahan • Lebih sulit diatur • Pekerjaan individu lebih luas • Sulit diimplementasikan • Membutuhkan investasi teknologi yang besar Orientasi Proses

14. Medalami proses bisnis perlu memperhatikan hal-hal : • Kerangka Proses • Mengerti saat ini ( as is) • Mendesign proses baru (to be) • Membangun use case scenario Proses Bisnis

15. Proses adalah kumpulan dari beberapa kegiatan/tugas yang saling terkait dan diinisialisasi oleh sesuatu/sebuah event untuk menghasilkan hasil yang khusus bagi customer dan stakeholder lain dari proses. Proses merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dilihat dalam perjalanan bukan hasil akhir. Elemen –elemen dalam proses adalah event yang mentriger, hasil dan customer yang mengharapkan. Proses tidak perlu ada jika tidak ada hasil yang dapat diindentifikasi dan dihitung Proses Bisnis

16. Membuat peta dari keseluruhan proses melalui sekumpulan proses yang berelasi. • Memilih dan menggambarkan proses target yaitu : • Event, hasil dan costumer • Actor dan mekanisme • Milestone utama • Dokumen perusahaan seperti misi, strategi, goal dan objektif • Penafsiran tentang awal proses dari stakeholder (customer, pemain, pemilik/manager, lainnya) serta pengaruh pada misi. • Menggambarkan proses Goal berdasarkan pandangan stakeholder, mengukur objektif • Menggambarkan lingkungan yang ada seperti catatan, kebudayaan, skill dan manajement style. • Memperkuat awal proses berdasarkan konsep model data. Kerangka Proses

17. Menggambarkan diagram swimlane dan progressive detail dari yang berperan dan logic atau tasknya • Mengerti sedetail mungkin hingga kebiasaan proses bisnis dimengerti • Membuat penafsiran tentang kondisi yang ada melalui : • Catatan gagasan awal proses • Mengidentifikasikan poin-poin yang pengaruh • Menginvestigasi semua enabler dan mengaktifkannya • Mengecek setiap tugas atau pekerjaan dari setiap orang dalam perusahaan (bila diperlukan untuk dapat mengerti proses) UNDERSTAND AS-IS PROCESS

18. Menentukan karakteristik proses • Melihat ide-ide yang ada • Melalui kemungkinan yang dari proses sebelumnya • Brainstorming dari enabler • Tantangan baru • Mengangkat ide yang ada dari penafsiran yang telah dilakukan terhadap proses. • Memutuskan pendekatan dan arah seperti tetap pada kondisi yang ada, mendesign ulang, meningkatkan, mengambil dari luar atau bebas. • Mendefinisikan ciri-ciri dari proses yang akan dikembangkan dengan cara • Menghilangkan ide yang tidak dapat dijalankan • Meminta saran dari semua enabler (workflow, IT, motivasi, pengaruh dan kebijakan politik, sumber daya manusia, dan fasilitas yang ada • Mengkonsilidasikan dan memilih karakteristik akhir dari proses yang akan dibangun. DESIGN TO BE PROCESS)

19. Inisialisasi : Kebutuhan akan kartu kredit • Customer: Masyarakat • Hasil: Kartu Kredit • Kegiatan yang dilaksanakan: • Melengkapi aplikasi kartu kredit • Menentukan persyaratan kartu kredit • Memeriksa kelengkapan aplikasi • Mencetak kartu kredit • Mengaktifkan kartu kredit • Memberikan kepada kartu kredit • Actor: • Pelamar • Sales Representatif • Credit Representatif • Admin Bank • Admin pencatat • Mesin Pencetak • Penilaian: Kartu Kredit diterima tepat waktu (sudah didefinisikan diawal sebagai control misalnya sebulan sejak aplikasi diterima)dan dapat digunakan segera. Proses pembuatan kartu kredit

20. Swimline diagram

21. Masalah dalam proses bisnis haruslah tidak terlalu kecil, terlalu besar atau terlalu luas, tidak spesifik dan tidak didasarkan fungsi organisasi. Fungsi selalu ada namun proses bisa ada bisa juga tidak. Definisi berdasarkan kamus Proses: serangkaian tindakan yang ditujukan untuk tindakan tertentu Fungsi: Profesi atau pekerjaan Aktifitas: suatu bentuk alamiah yang dilaksanakan dalam fungsi tersebut. Task:bagian dari pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu Pengertian dalam pemprograman komputer Proses: program yang tereksekusi Fungsi: bagian dari sebuah program yang menghitung sesuatu atau disebut sebagai subprogram Terminologi Proses

22. Proses bisnis adalah kumpulan dari beberapa kegiatan/tugas yang saling terkait dan diinisialisasi oleh sesuatu/sebuah event untuk menghasilkan hasil yang spesifik bagi customer dan stakeholder lain dari proses. Proses bisnis

23. ….untuk menghasilkan hasil yang spesifik…. • Hasilnya harus dapat diidentifikasi dan dihitung. Nama proses yang baik harus dapat mengindikasikan hasil. • ….bagi customer dan stateholder lain dari proses… • Customer adalah orang, oganisasi atau kegiatan. Customer harus dapat diindentifikasi dan dapat memberikan penilaian tentang hasil dan proses. Proses bisnis

24. ….diinisialisasi oleh sesuatu/sebuah event….. • Proses harus dapat ditelusuri kembali apa yang menjadi alasan/penyebab proses tersebut. • ….beberapa kegiatan/tugas…. • Bisnis proses adalah kumpulan aksi, aktifitas, step, task atau apapun istilahnya. Task/tugas untuk mengidentifikasi sebagian dari pekerjaan, dilakukan oleh aktor atau seseorang yang mengerjakan hal yang khusus. Proses bisnis

25. ….kumpulan yang saling terkait…. • Langkah-langkah dalam proses harus saling terkait dan berhubungan untuk beberapa pekerjaan. • ….proses bisnis…. • Proses mengantarkan hasil kepada customer. Proses bisnis

26. Terukur • Kita harus dapat mengukur proses bisnis karena hal ini sangat penting bagi stakeholder. Contohnya: Pemilik atau manager ingin melihat alur keluarnya biaya, kepuasan customer dan variabel lain. • Otomasi • Task/aktifitas dapat dilakukan secara manual ataupun otomatis. Hal ini tergantung pada proses apa yang dilakukan, fasilitas, serta sumber daya lain. • Level • Proses digambarkan dalam beberapa level sehingga dapat lebih detail, mengidentifikasi proses, mengidentifikasi milestone, serta menggambarkan workflow. • Customer (internal dan eksternal) • Proses yang berfokus pada external customer merupakan project, sedangkan yang berfokus pada internal customer merupakan proses pendukung baik pendukung teknikal maupun pendukung sosial. Karakteristik lain dari proses bisnis

27. Kirim file dan subyek dengan nama probis_Nama mhs.doc Proses Penggajian sebuah organisasi atau perusahaan Paling lambat 10 Februari 2010 Jam 06.30 Tugas