LA COMUNICAZIONE DEI SOTTO-PROGETTI SPF

1. LA COMUNICAZIONEDEISOTTO-PROGETTI SPF A cura di Daniela Peresson

2. La comunicazione del progetto • La comunicazione di un progetto e dei suoi risultati riveste un’importanza cruciale. Essa costituisce un importante fattore di successo del progetto e contribuisce al raggiungimento dei risultati. • Questa attività del progetto merita quindi un'attenzione particolare e richiede una pianificazione scrupolosa.

3. Perché comunicare? • Gli scopi principali sono: • Il coinvolgimento di destinatari o beneficiari diretti nelle azioni previste; • La diffusione dei prodotti realizzati dal progetto, affinchè questi raggiungano i loro destinatari; • La promozione del progetto stesso nel contesto in cui viene realizzato. • La comunicazione rappresenta inoltre uno strumento fondamentale per le organizzazioni che intendano instaurare delle relazioni con le realtà presenti nel territorio.

4. Parte seconda: il Piano di comunicazione • Per pianificare correttamente la comunicazione di un progetto è opportuno procedere all’individuazione delle azioni e dei mezzi più idonei ed efficaci da impiegare. • Tutto questo porterà alla redazione di un documento: il Piano di comunicazione, che conterrà le indicazioni strategiche e operative per la comunicazione. • Il Piano dovrebbe essere concordato e condiviso fra tutti i partner.

5. Le risorse per la comunicazione • Nell’elaborare il nostro Piano di comunicazione dobbiamo dapprima quantificare le risorse che possiamo mettere in campo, in termini di: • risorse finanziarie (circa il 10% del budget del progetto) • risorse umane (competenze, disponibilità di tempo) • mezzi (a quali mezzi possiamo avere un accesso facilitato?)

6. Dove si colloca la comunicazione IDEAZIONE Redazione del Piano di comunicazione PIANIFICAZIONE Comunicazione dei risultati del progetto CHIUSURA REALIZZAZIONE Promozione delle attività del progetto Comunicazione istituzionale del progetto Aggiornamento del Piano di comunicazione

7. La struttura del Piano • Per prima cosa è necessario capire quali sono gli obiettivi della comunicazione: disseminazione, promozione delle attività, diffusione dei risultati. • Poi bisogna interrogarsi sui destinatari della comunicazione.

8. La struttura del Piano • Per ciascuno strumento prescelto vanno poi dettagliate alcune informazioni essenziali

9. La stesura del Piano • analizzare il contesto in cui dovrà agire la comunicazione: • l’area geografica, • la tipologia e le caratteristiche del pubblico, • gli strumenti e i canali • individuare gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere con il messaggio • definire a chi è rivolta la comunicazione (target) ossia cosa vogliamo far sapere e a chi • scegliere un linguaggio adeguato alla natura del progetto e al pubblico cui è rivolto il messaggio (strategia)

10. La stesura del Piano • scegliere i mezzi, le tecniche e gli strumenti attraverso i quali diffondere il messaggio, stabilendo anche le quantità, le caratteristiche i luoghi di diffusione e/o pubblicazione (media, azioni, strumenti) • definire chi sono i responsabili (organizzazione) • stabilire i tempi della comunicazione (tempistica) • mettere a punto un sistema di valutazione della comunicazione per capire quale impatto il messaggio abbia suscitato, per raccogliere elementi importanti da considerare nei successivi piani di comunicazione (monitoraggio)

11. I destinatari della comunicazione • E’ bene ricordare che i destinatari della comunicazione non sono solo i destinatari/beneficiari del progetto. • A questi ultimi ci potremo rivolgere direttamente, oltre che con la diffusione di materiale stampato (depliant, locandine, inserzioni pubblicitarie..) anche con l’invio di lettere e con l’organizzazione di eventi informativi. • Un altro insieme di attività si rivolgono invece al mondo dei media e sono destinati a un pubblico più ampio (invio di comunicati stampa, conferenze stampa…). • Infine a volte potremmo scegliere di arrivare al nostro target grazie alla mediazione di un terzo gruppo (ad esempio comunicare ai genitori per arrivare ai bambini, comunicare alle associazioni di immigrati per arrivare ai singoli immigrati).

12. Lo schema della comunicazione • Ogni atto di comunicazione ha un destinatario intermedio e uno finale. Bisogna prestare attenzione anche ai tempi e alle modalità del destinatario intermedio. Media Progetto Destinatari Beneficiari Mediatori

13. La scelta dei mezzi e dei tempi • Nella scelta dei mezzi si terrà conto del grado di copertura di ciascun veicolo eventualmente analizzando il costo/contatto, del loro utilizzo mediante il fattore ripetizione (annunci continui sullo stesso mezzo/veicolo) o il fattore sovrapposizione (annunci in contemporanea su più mezzi/veicoli), dell’eventuale ripartizione fra una fase di lancio (all’inizio delle attività) e una successiva di sostegno.

14. Possibili mezzi di comunicazione del progetto • Newsletter interna. Obiettivi: consapevolezza, informazione • Sito Internet del progetto. Obiettivi: consapevolezza, informazione, promozione • Comunicati stampa. Obiettivi: consapevolezza • Brochure. Obiettivi: consapevolezza • Presentazioni a conferenze. Obiettivi: contatti, promozione • Poster a conferenze. Obiettivi: contatti/agganci, promozione • Workshops. Obiettivi: contatti/agganci, feedback • Pubblicazione di articoli. Obiettivi: informazione • Reports e altri documenti. Obiettivi: informazione • Gadgets

15. La conferenza stampa • Per riuscire bene la conferenza stampa va gestita come un evento nell’evento. Elementi chiave sono: • la scelta della data e dell’ora; • la scelta del luogo; • l’allestimento; • la cartella stampa; • gli inviti; • la scelta del “dopo-conferenza”.

16. Le relazioni esterne • Molti interlocutori esterni possono influenzare il ciclo di vita del progetto. • Bisogna capire quali di essi sono realmente utili per il progetto e stabilire contatto, codice, forma e contenuto della relazione. • In sintesi l’attività di relazioni esterne si esplica nel: • Allacciare rapporti • Ascoltare e saper capire • Farsi capire • Influenzare l’atteggiamento e il comportamento. • Le R.E. sono finalizzate ad acquisire consenso, adesione, collaborazione e partecipazione

17. Chi si occupa della comunicazione? • Sarà importante che nel gruppo di progetto venga identificata una persona responsabile della comunicazione e che gli altri componenti siano tenuti al corrente degli interventi che saranno realizzati in tal senso. • Nei progetti più complessi si può costituire un piccolo staff della comunicazione che si ripartisca le varie attività (pubblicità, promozione, ufficio stampa, relazioni esterne, edizioni).

18. La verifica dei criteri • La scelta dei mezzi da impiegare deve essere coerente con i contenuti del messaggio ed il pubblico destinatario di tali contenuti. • Prima di dare il via ad un piano di comunicazione è sempre opportuno verificare che siano stati seguiti alcuni criteri.

19. La verifica dei criteri • attrattività, interesse che si può suscitare attraverso un determinato mezzo • accessibilità rispetto al target individuato (ad es. per comunicare con i giovani potrebbe essere strategico l’utilizzo di Internet) • modalità di comunicazione di un messaggio (sonora, cartacea, visiva, ..)

20. La verifica dei criteri • quantità del contenuto del messaggio: alcuni mezzi per essere efficaci richiedono di limitare il numero di informazioni al minimo (ad es. i manifesti con troppo testo risultano illeggibili) • efficienza, ossia il rapporto tra il costo della comunicazione e il pubblico che ci si prefigge di raggiungere e il costo della comunicazione e ed i benefici sociali previsti

21. La valutazione del Piano • Alla fine del progetto il piano dovrà essere valutato. Alcuni elementi da tenere in considerazione sono: • la diffusione del messaggio (è arrivato a destinazione?) • la comprensione del messaggio (è stato capito?) • la condivisione del messaggio (ha suscitato consenso?) • la scelta dei mezzi (sono stati efficaci?) • la scelta dei tempi (il messaggio è stato tempestivo?) • I costi sostenuti (la strategia adottata è stata efficiente?)