Windows SharePoint Services Portail AFIS – Formation Utilisateur Avancée

1. Windows SharePoint ServicesPortail AFIS – Formation Utilisateur Avancée Ce document est la propriété de la société ADN et ne peut être reproduit et communiqué sans son autorisation

2. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Versioning et approbation des documents • Gestion des accès et héritage des droits

3. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Versioning et approbation des documents • Gestion des accès et héritage des droits

4. Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Solution de portail collaboratif par Microsoft Blog, Wiki, Enquête, … Documents Calendrier C.T. Listes Adhérents Recherche

5. Introduction aux sites, bibliothèques et listes Groupe de pages interconnectées • Site • Site d’équipe • Espace de travail Microsoft Office Project • Espace de travail de réunion • Centre de recherche • Bibliothèque • Documents • Images • Diapositives • Pages Emplacement du site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de l'équipe.  • Liste • Annonces • Contacts • Calendrier • Tâches • Enquêtes Collection d'informations que vous partagez avec les membres de votre équipe.

6. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Gestion des accès et héritage des droits • Versioning et approbation des documents

7. Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites www.afis.fr Site Parent CA/CT IS Sous-sites Bibliothèques et listes Documents Documents Calendrier Calendrier

8. Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Eléments de navigation personnalisables • Barre de liens supérieure • permet aux utilisateurs de votre site d'accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d'onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. • Barre de lancement rapide • liens vers les listes • les bibliothèques du site • les sous-sites du site actif • les Personnes et groupes.

9. Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Pour personnaliser la barre de liens supérieure: • Actions du site > Paramètres du site • Dans la colonne Aspect, cliquez sur Barre de liens supérieure. • Effectuez l'une des actions suivantes : • Pour créer des liens personnalisés pour le site, cliquez sur Arrêter l'héritage des liens. • Pour utiliser les mêmes liens que le site parent, cliquez sur Utiliser les liens du site parent .

10. Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Si vous stoppez l’héritage, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des liens • L’ordre des liens peut aussi être changé.

11. Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Pour personnaliser la barre de lancement rapide: • Actions du site > Paramètres du site • Dans la colonne Aspect, cliquez sur Lancement rapide • Vous pouvez ajouter un lien, le modifier ou le supprimer. • Vous pouvez aussi changer l’ordre des liens.

12. Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Eléments de navigation non personnalisables • Corbeille • Afficher tout le contenu du site • Barre de contenu Breadcrumb

13. Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Démo

14. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Gestion des accès et héritage des droits • Versioning et approbation des documents

15. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • 5 niveaux d'autorisation par défaut • En tant que propriétaire de site, vous pouvez choisir les autorisations à associer aux niveaux d'autorisation (à l'exception des niveaux d'autorisation Accès limité et Contrôle total) ou ajouter de nouveaux niveaux d'autorisation pour combiner différents jeux d'autorisations.

16. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits

17. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • A la création d’un site, 3 groupes sont créés. • Stratégie sur le site AFIS: • Groupe Propriétaires du site • Responsables(s) CT • Groupes Membres du site • Correspond au groupe du CT créé à la racine du site • Groupes Visiteurs du site • vide

18. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Groupes gérés par Sylvie

19. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits www.afis.fr Sous-sites Groupe CTIVVQ Groupe CTPG Site CTFC Site CTMBSE Site CTPG Site CTIVVQ Groupe CTMBSE Groupe CTFC

20. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Les niveaux d’autorisation permettent d’avoir des autorisations personnalisés pour l’ensemble du site: • Autorisation Membre Normal • Autorisation Responsable CT et rubrique • Actions du site > Paramètres > Autorisations avancées > Paramètres > Niveaux d’autorisation

21. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Démo: • Création d’un niveau d’autorisation • Modification d’un niveau d’autorisation

22. Gestion des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • L’héritage au niveau « site » n’est tellement visible. • L’ensemble des utilisateurs d’un site héritent des droits auxquels ils sont affectés et peuvent accéder aux bibliothèques et listes du site suivant le niveau d’accès. • Nous verrons dans le dernier chapitre comment rompre cet héritage.

23. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Gestion des accès et héritage des droits • Versioning et approbation des documents

24. Gestion des sites • Personnalisation des sites : Modification des pages • Composée de Zone de composant WebPart • Un composant WebPart est une unité d'informations modulaire qui crée les blocs de construction de base d'une page de composants WebPart. • Chaque composant comporte • Un titre • Un menu • Un corps

25. Gestion des sites • Personnalisation des sites : Modification des pages Zones de composants Webpart Webparts ex: liste News, liste Evenements

26. Gestion des sites • Personnalisation des sites : Modification des pages • Différents composants WebPart: • Éditeur de contenu • Permet d’ajouter du texte, des tables, des liens hypertexte et des images • Image • Permet d’ajouter une image ou un graphique • On peut contrôler l'alignement vertical et horizontal et la couleur d'arrière-plan de l'image • Affichage de liste • Permet d’afficher et de modifier les données d'une liste ou d'une bibliothèque sur le site

27. Gestion des sites • Personnalisation des sites : Modification des pages • Pour ajouter une page • Créer une bibliothèque pour stocker les pages • Créer une page : Actions du site > Paramètres du site > Bibliothèques et listes du site > Créer un nouveau contenu > Pages de composants WebPart • Donner un nom à la page • Choisir un modèle • Sélectionnez le bibliothèque précédemment créée comme emplacement d'enregistrement • Cliquer sur Ok

28. Gestion des sites • Personnalisation des sites : Modification des pages • Pour modifier une page, Aller sur la page et cliquer sur Actions du site > Modifier la page. • On distingue les zones de WebPart • Cliquer sur Ajouter un nouvel WebPart dans la zone concernée et choisir un Webpart dans la liste.

29. Gestion des sites • Personnalisation des sites : Modification des pages • Démo • Création de page • Modification de la page

30. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Gestion des accès et héritage des droits • Versioning et approbation des documents

31. Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types

32. Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Création d’une bibliothèque/liste : • Sur le site concerné, aller sur Actions du site > Paramètres du site > Modifier tous les paramètres du site. • Sous Administration du site, Cliquer sur Bibliothèques et listes du site. • Cliquer sur Créer un nouveau contenu. • Choisir le type • Paramétrage • Paramètres > Paramètres - liste. • Modifier les paramètres généraux, l’affichage, les colonnes, les autorisations, le modèle de document…

33. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Gestion des accès et héritage des droits • Versioning et approbation des documents

34. Gestion des bibliothèques et listes • Gestion des accès et héritage des droits • Les bibliothèques héritent des niveaux d’accès définis au niveau du site parent. • Cet héritage peut être rompu pour donner des droits spécifiques.

35. Gestion des accès et héritage des droits Gestion des bibliothèques et listes Dossier Fichier Sylvie Cédric Sylvie Cédric Bibliothèque Sylvie Cédric Dossier Fichier Gauthier Gauthier Site Sylvie Cédric Dossier Fichier Cédric Gauthier Marie Sylvie Bibliothèque Sylvie Dossier Fichier Sylvie Sylvie

36. Gestion des bibliothèques et listes • Gestion des accès et héritage des droits • L’héritage peut donc être rompu au niveau: • D’un sous site • D’une bibliothèque ou d’une liste • D’un dossier • D’un fichier

37. Gestion des bibliothèques et listes • Gestion des accès et héritage des droits • Pour rompre l’héritage et donner des droits personnalisés: • Au niveau de la bibliothèque/liste • Paramètres > Paramètres – [Type] > Autorisations pour [Type] > Actions > Modifier les autorisations • Cette action copie les autorisations existantes et rompt l’héritage.

38. Gestion des bibliothèques et listes • Gestion des accès et héritage des droits • Démo

39. Sommaire • Introduction aux sites, bibliothèques et listes • Gestion des sites • Navigation et arborescence des sites • Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits • Personnalisation des sites : Modification des pages • Gestion des bibliothèques et listes • Revue des différents types • Gestion des accès et héritage des droits • Versioning et approbation des documents

40. Gestion des bibliothèques et listes • Versioning et approbation des documents • Le versioning peut être activé sur les bibliothèques et listes • Pour les listes, on ne peut avoir que des versions principales. • L’approbation peut être activé sur les bibliothèques et listes • Exception: Images

41. Gestion des bibliothèques et listes • Versioning et approbation des documents • L’approbation peut couplée au versioning . • Versions principales = Documents approuvées • Versions secondaires = Documents Brouillon, En attente ou rejetés

42. Gestion des bibliothèques et listes • Versioning et approbation des documents • Pour activer le versioning et l’approbation: • Aller sur la bibliothèque ou la liste concernée • Paramètres > Paramètres – [Type] > Paramètres de contrôle de version • Activer le bouton Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ? • Dans Document - Historique des versions, spécifiez s’il faut créer des versions secondaires et s’il faut limiter le nombre de versions • Dans Sécurité des éléments de brouillon, indiquez les utilisateurs qui peuvent voir les éléments brouillons. • Dans Exiger l’extraction, indiquez si les utilisateurs doivent obligatoirement verrouiller le document avant de le modifier.

43. Gestion des bibliothèques et listes • Versioning et approbation des documents • Fonctionnement : • Un adhérent dépose un document. Le document passe en état Brouillon, version 0.1. • Il effectue des modifications tous les jours, la version s’incrémente. Version 0.x • Le document est finalisé et il souhaite le faire approuver. • Il pointe sur le document, ouvre le menu contextuel et clique sur Publier une version principale. • Le responsable(qui dispose du droit d’approbation)peut alors aller sur le document et l’approuver ou le rejeter. • Le document approuvé a la version 1.0.

44. Gestion des bibliothèques et listes • Versioning et approbation des documents • Pour voir l’historique d’un fichier • Pointer sur le fichier, ouvrir le menu et cliquer sur Historique des versions. • Les versions sont numérotées et listées en ordre inverse, la version la plus récente en premier.

45. Gestion des bibliothèques et listes • Versioning et approbation des documents • Démo • Activer le versioning et l’approbation • Déposer un document • L’approuver • Système des alertes

46. The End ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?