It-toimintamalli

1. It-toimintamalli tietty-projekti 25.6.2008

2. Taustaa: kaupunginhallituksen päätös 19.11.2007 § 8 - tietohallinnon linjapäätöksen loppuunsaattaminen IT-tilaaja- ja tuottajatehtävät keskitetään koko kaupungin tasolla, eikä hallintokuntiin jää enää omia tietohallinto-organisaatioita. Tietohallinnon järjestäminen koskee koko kaupunkia, myös yhdistyvää sosiaali- ja terveystointa, opetustointa sekä ammatti-instituuttia. Alpen ja AMK:n asema ratkaistaan erikseen. Tietohallinto toimii strategisena tilaajana kaikissa tietohallinnon alaan kuuluvissa kokonaisuuksissa yhteistyössä hallintokuntien kanssa ja tietohallintohankinnat keskitetään Halokeen. Tietotekniikan palvelukeskus toimii tietohallinnon alaisena (organisointi selvitettävä projektin aikana) palveluoperaattorina tietohallinnon ja hallintokuntien sopimuksissa ja toimii pääasiallisena tukipalvelurajapintana Kaikki hallintokunnissa olevat it-toimintoihin liittyvät määrärahat keskitetään konsernin tietohallintoon. 2

3. Hyödyt • IT-toiminnan tehostaminen • Yhteiset hankinnat • Parempi sopimus- ja toimittajahallinta • IT-taloushallinnon keskittäminen • IT:n parempi vaikuttavuus • IT toimialojen kehittämisen mahdollistajana ja ideoijana • Valtakunnallinen ja seudullinen yhteistyö

4. Uusi toimintamalli • Sovelletaan hyvän tietohallintotavan mallia (CobiT) • Palvelutoiminnan tavoitteet, IT-toiminnan prosessit sekä tehtäväkokonaisuudet pohjana uudelle organisaatiolle • Matriisitoimintamalli, jossa resursseja ei ole pysyvästi kiinnitetty virastoihin ja osastoihin • Kaksi pääosaa: • Ratkaisuhallinta eli asiakasvastuulliset IT-osaajat • IT-palvelualue- ja teknologia-asiantuntijat • Oma IT-tuotanto yhdistetty kaupungin yhteiseen IT-toimintaan yhdeksi asiantuntijuusalueeksi

5. Toimintamalli 5

6. Kaupungin IT-toiminnan vastuut • Kaikki kaupungin IT-sopimukset • Sopimusten toteutumisen valvominen ja korjaavat toimenpiteet • Keskitetyn IT-rahoituksen hallinta • IT-kehitysprojektit sekä IT-osaaminen toiminnan kehitysprojekteihin • Omien IT-palveluiden ohjaaminen ja tuottaminen

7. Oma IT-palvelutuotanto, IT-palvelukeskus • Palvelutuotanto organisoidaan osaksi kaupungin yhteistä IT-toimintaa • Toiminta erillisenä palvelukeskuksena loppuu • Oma tuotanto keskittyy niiden palveluiden tuottamiseen jotka kaupungin IT-toiminnan ja kehittämisen kannalta ovat välttämättömiä • IT-palvelujen ostamista yhteistyökumppaneilta jatketaan ja hyödynnetään erikoisosaaminen jota itsellä ei ole tai jota ei kannata ylläpitää tai hankkia • IT-toimintojen yhdistämisellä estetään osaamisen hajottaminen ja päällekkäisyydet

8. Henkilöstö • Nykyinen keskushallinnon, IT-palvelukeskuksen ja hallintokuntien IT-organisaatiot (n. 115 henkilöä) siirtyvät kaupungin yhteiseen IT-toimintaan • Yhdistyvään Sote:een on sovittu jääväksi kolme IT-henkilöä (ratkaisupäällikköä) • Uusi IT-toiminta on sijoitettu keskushallintoon talouden vastuualueelle

9. Turun kaupungin it-henkilöstöarvio Nykytilanne Uudessa toimintamallissa Tietohallinto 6 htv Kaupungin yhteinen it-toiminta Johtaminen, asiantuntijuus ja ratkaisuhallinta 30-40 htv Oma it-palvelutuotanto 75-85 htv Tietotekniikan palvelukeskus 64 htv Hallintokuntien it-henkilöstö 45 htv Hallintokuntien it-taloushallinto 5 htv laskujenkäsittely Yhteensä 115 htv Yhteensä 115 + 5 = 120 htv 9

10. Hallinnollinen organisaatiomalli Virastopäällikkö Sote Tietohallinnon johto Ratkaisuhallinto -sote • Ratkaisu-hallinta • - sivistys • hallinto • ympäristö Tietoarkkiteh-tuuri Teknologia-arkkitehtuuri Tietoturvalli-suus Projektihallinta IT-palvelut Talous SLA/palvelut Oma It-palve-lutuotanto Talous HR/koulutus Paikkatieto Tiedonhallinta Tietoliikenne Konfiguraatio Teknologia (HW) Sovellus Järjestelmäintegraatio (SOA) Projektit Muutoksen-halinta Roolit ja nimikkeet täsmennetään projektin seuraavassa vaiheessa ja ehdotus viedään hallintojaoston/kh:n päätettäväksi. 115 hlöä 10

11. Rahoitusmalli Ulkoiset laskut/menot It-palvelutuottajat Sisäiset tulot Ulkopuolisille toimittajille maksettavat it-palvelut, laite-/lisenssimaksut (0428, 0705, 2109) HALOKE (kilpailuttaminen) Kaupungin yhteinen IT-toiminta (sis. oman it-palvelutuotannon) Määrärahat/menot (toimintamenot) Tuloerät/tulot (automaattilaskutus virastoilta) Netto =IT-toiminnan yleiskustannukset Suoritekohtainen laskutus ohjelmaperusteisesti (0503, 2109) Korvaus toimialasovellukset (2109) Työasemakohtainen kustannus (0503, 0705) Projektien it-kulut Tapake + taloushallinnon palvelut - korvaus ohjelmista Korvaus taloushallinnon palveluista Toimialat ja vastuualueet + määrärahat • - käyttö ja ylläpito / työasema • mahdolliset toimialasovellukset • taloushallinto / suoritekohtainen • kehittäminen projektikohtainen budjetointi (it-osuus) 11

12. Toiminnan tehokkuus (efficiency) ja toiminnan tuloksellisuus (effectiviness) • Toiminnan tehostamistavoitteet vuositasolla, kun toimitaan mallin mukaisesti • it-hankintojen volyymiedut • nyt it-hankinnat 4,5 milj € vuosi/ säästötavoite 3 % = 135 t €/vuosi • it-hankintojen päällekkäisyyksien poistaminen (it-palvelut) • nyt käyttöpalvelut 8 milj €/vuosi  säästötavoite 20 % = 1,6 milj.€/vuosi • nyt sovellukset 4,5 milj € /vuosi  säästötavoite 20 % = 900 t €/vuosi • nyt data- ja puhepalvelut 4,5 milj. €/vuosi  säästötavoite 30 % = 1,35 milj €/vuosi • it-sopimustenhallinta • nyt 350 IT-sopimusta ja 2000 leasing-sopimusta  tavoite - 50 %  säästö 4 htv =280 t €/vuosi • it-laskujen virheet • nyt ulkoisten IT-laskujen kokonaisarvo 18 milj. €/vuosi säästötavoite 250 t €/vuosi • it-laskujen määrä • nyt 18.900 kpl/vuosi  tavoite 10.000 kpl/vuosi  säästötavoite 2,5 htv/vuosi = 175 t €/vuosi • Toimialojen toiminnan ja palveluiden kehittäminen • It palvelujen ideoijana ja mahdollistajana (esim. sähköiset palvelut, kuten ajanvaraus yhteisenä ratkaisuna kaikille toimialoille) • Moninkertainen säästöpotentiaali edelliseen verrattuna ! Tavoitteet määritellään erikseen kehitysohjelmissa ja projekteissa.

13. Kehittämisen tavoitteet ja viitekehys • IT-toimintamallin tavoitteena on nykyistä ketterämpi toimintapa: • strateginen herkkyys • nopea ja tehokas resurssien siirtely ja käyttö • yksituumaisuus it-johtamisessa • IT-toimintamalli on kehitetty hyvää it-hallinnan standardoitua, laajasti hyväksyttyä ja yleisesti tunnettua CobIT-viitekehystä hyödyntäen. • Luonteenomaista CobIt-viitekehykselle on prosessi-orientoituneisuus, ydintoiminnan tukeminen ja yhdessä kehittyminen.

14. IT-sopimusmalli Turku-strategia ja ryhmien väliset sopimukset Strategiset sopimukset Innovaatio- ja it-palveluverkosto Toimialat ja vastuualueet Kaupungin yhteinen IT-toiminta (sis. oman it-palvelu-tuotannon) Palvelut Hallinto it-palvelusopimukset ja palvelutasot (SLAt) Ulkoiset it-palvelutuottajat

15. Tukitoiminnot Toimialat ja vastuualueet IT-toiminta IT-toiminnan yhteistyö- ja vastuumalli Johtaa it-toimintaa Johtaa toimintaa Vuorovaikutus, ideointi ja arviointi Huolehtii yhteistyöstä toimialan kanssa (toimialatuntemus, elinkaarenhallinta ja it:n mahdollisuudet) Suunnittelee ja käynnistää toiminnan kehitysprojektit raportointi Henke Ohjaa osaamisen hallintaa Käynnistys, muutoksen hallinta Kehittää toimintaa projekteissa hyödyntäen it:tä IT-projektien hallinta Talke Määrittelee/tekee talousarvion, kustannusten kohdistamisen ja laskujen hyväksymisen Konsultointi, ohjaus Johtaa it-osaamista Tukee käyttötilanteissa (opastaa uusia henkilöitä) ja osallistuu keh..projekteihin (pääkäyttäjä) Vastaa arkkitehtuureista, yhtenäisestä infrasta ja yhteisistä tiedoista ja sovelluksista sekä tieto- turvallisuudesta Käyttää it-palveluita työtehtävien hoidossa Haloke Kilpailuttaa ja Koordinoi sopimusneu- vottelut Tekee it-hankinnat, koordinoi sopimuksia ja kohdentaa kustannukset raportointi sopimukset tapahtumat Toimittajat/oma it-palvelutuotanto Service Desk it-palvelut Konsultointipalvelut Tietojärjestelmät

19. Toimintamalli

20. Kaupungin IT-toiminnan kehittämisen yleiset tavoitteet • Kytkeä IT-toiminta tehokkaammin kaupungin ydintoimintaan ja palvelutuotantoon • Hyödyntää tietotekniikkaa tehokkaammin strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja suorien it-menojen vähentämiseksi • Hallita ja johtaa tehokkaammin it-resursseja • Parantaa kaupungin IT-toiminnan riskienhallintaa • Pystyä nykyistä paremmin mittaamaan it:n tuloksellisuutta