I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, CONTROL Y SUPERVISIÓN

1. I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, CONTROL Y SUPERVISIÓN LA UTILIZACIÓN DE LA INFORMÁTICA EN LA ATENCIÓN A LOS PLANTEAMIENTOS DE LA POBLACIÓN Y LOS TRABAJADORES ÓRGANO CENTRAL DEL MINISTERIO DE ENERGÍA Y MINAS Autor: Ingeniero Rogelio León García

2. Introducción: En diciembre de 2007 el Consejo de Dirección del Ministerio de la Industria Básica adoptó el acuerdo de elaborar un sistema informatizado para controlar los planteamientos de la población y los trabajadores del ministerio que se recibían en la oficina central. De inmediato un grupo de expertos de la Empresa Tecnomática perteneciente al MINBAS, a petición de la Oficina de Atención a la Población del ministerio, se dieron a la tarea de diseñar e implantar un Sistema Informático para el procesamiento de los planteamientos de la población y los trabajadores. Este sistema se puso en práctica el primero de enero de 2009 y fue perfeccionado en el 2011, como respuesta a lo expresado en el Quinto Período de Sesiones de la VII Legislatura de la Asamblea Nacional del Poder Popular: “Estudiar y determinar las necesidades de recursos técnicos imprescindibles, para establecer el control riguroso de los expedientes de los casos que se atienden, las respuestas que se ofrecen, así como el registro de las estadísticas necesarias y darles solución en la medida de las posibilidades que tenga el país”.

3. Características del sistema: La aplicación se desarrolló utilizando la herramienta ARCOFLOW que es un conjunto de componentes de software, desarrollados por la Empresa Tecnomática destinados a facilitar el desarrollo de aplicaciones de automatización de negocios. Los prerrequisitos de la computadora del usuario son: Sistema operativo: Windows XP SP3. NET Framework 3.5 SP1. Internet Explorer 7.0 o superior. Capacidad en el disco duro: 30Mb. Memoria: 100Mb. El sistema está diseñado como un proceso en que participan diferentes actores. Cada usuario tiene una clave para acceder, lo que le da derecho a ejercer sólo las atribuciones que posee, de acuerdo al rol que juegue en el proceso.

4. Utilización del sistema: Para entrar al sistema se accede a una página web y se carga apareciendo el siguiente formulario donde se deben teclear los datos de usuario y su contraseña:

5. Para registrar un caso se despliega el menú REGISTRAR que aparece en la parte izquierda superior y se llena el siguiente formulario:

6. Al pinchar el botón de registrar cada caso recibe un número consecutivo del año en cuestión y aparecen las teclas para decidir si se traslada bajo la atención directa de un especialista, o si se envía a una de las uniones, grupos empresariales, áreas del órgano central o entidades directamente subordinadas al ministerio, bajo la supervisión siempre de un especialista. Hasta el 31 de mayo de 2014 el sistema tenía registrados 5 080 casos. El correo electrónico, la llamada telefónica, entrevista o el documento recibido se entrega a la secretaria, quien imprime una hoja de trámites que aporta el propio sistema y la incluye en el expediente que se entrega al responsable de la supervisión del caso. Se anexa una muestra de la hoja de trámites. En la actualidad el sistema está desplegado de manera que cualquier entidad del ministerio que tenga la conexión necesaria puede recibir el caso por esta vía y participar del proceso. Cuando esto sucede, a quien va trasladado el caso recibe una notificación

8. Cuando el especialista emite su voto por concluir y el caso es trasladado al jefe, este lo puede rechazar o dar por terminado a través del siguiente formulario:

9. Posteriormente la secretaria recibe la notificación de que debe confirmar el caso junto al expediente escrito y asegura la coincidencia entre los datos del sistema y del expediente. Cuando confirma el caso, este pasa al estado de concluido, lo que se refleja en la parte inferior izquierda de la siguiente ventana:

10. El sistema ofrece la posibilidad de realizar modificaciones en los nomencladores de Procedencias, Tipo de Caso y Asunto, en correspondencia con las necesidades. Por ejemplo cuando se decidió la venta liberada de GLP en la Isla de la Juventud y posteriormente en la provincia de La Habana y la ciudad de Santiago de Cuba, se incluyó este como un asunto específico. Igualmente, tiene varias maneras de buscar un caso, entre las que se destacan el número consecutivo, nombre y/o apellidos del promovente, datos de su dirección, procedencia, provincia, entidad a que se le trasladó, tipo de caso, asunto, especialista que lo atiende, etc. A través de la búsqueda también se pueden conocer los casos pendientes de responder por cada especialista, área del órgano central, unión, grupo o entidad directamente subordinada o a las diferentes procedencias que nos trasladan casos.

11. A continuación un ejemplo de búsqueda de casos provenientes de la provincia de Sancti Spíritus.

12. Otra facilidad que tiene el sistema es la de incluir comentarios en cualquier momento sobre un caso. Una de las maneras es que cada vez que alguno de los participantes hace una operación aparece una ventana para confirmar su voto y en ella puede hacer los comentarios que desee. También se puede utilizar la pestaña de Discusiones y aparece la ventana siguiente:

14. El sistema permite, utilizando el árbol que aparece en la parte izquierda de la ventana anterior, auditar los casos, o sea conocer en qué estado se encuentra cada uno, o lo que es lo mismo cuales están concluidos, cuales en proceso de conclusión, los que han sido trasladados a entidades o áreas del ministerio y los que están bajo la atención directa de especialistas del área. Cada caso tiene, además, una carpeta o expediente digital donde se pueden archivar documentos, fotos, videos o grabaciones deseados. Se calcula que en el sistema actualmente se han incluido más de 10 000 archivos con estas características, a los cuales sólo pueden acceder los participantes a que se les da esa atribución, incluyendo las entidades a las que se trasladan los casos. A continuación, una muestra del expediente digital de un caso:

16. El sistema ofrece un grupo de reportes en el período deseado y en tiempo real, o sea, hasta las últimas operaciones realizadas, los cuales pueden ser impresos en diferentes formatos. Se anexan algunos de los reportes obtenidos y a continuación los diferentes informes que aporta el sistema:

19. Conclusiones: Son apreciables las ventajas que ofrece el sistema entre las cuales se destacan las siguientes: Se pueden registrar fácilmente todos los datos de interés de los promoventes. Es muy fácil conocer, antes de registrar el caso, si el promovente está siendo atendido o lo ha sido con anterioridad. El sistema aporta de manera automática una hoja de trámites para el expediente escrito. Se pueden trasladar los casos de una manera expedita. Se pueden mantener auditados permanentemente todos los casos. Se pueden conocer los casos pendientes de respuesta con facilidad y rapidez. Los casos y sus documentos se pueden conservar por tiempo indefinido. Se pueden obtener de manera muy rápida las informaciones necesarias para el trabajo de atención a la población y del órgano central en su conjunto, lo que reduce sustancialmente el tiempo que se invertía en esta tarea.