Rendezvények szervezése

1. Rendezvények szervezése

2. Összetett feladat, mert adott helyen és időben teljes körű: • ELŐKÉSZÍTŐ • SZERVEZŐ • ÖSSZEHANGOLÓ MUNKÁT IGÉNYEL • A NAPI MUNKÁTÓL JELENTŐSEN ELTÉRŐ FELADATOKAT KELL TELJESÍTENI • KULCSFONTOSSÁGÚ ELEME A LEGAPRÓBB RÉSZLETEKRE IS KITERJEDŐ • TERVEZÉS • SZERVEZÉS • GYAKORLOTT SZAKEMBEREKET ÉS … • … ÖSSZESZOKOTT CSAPATMUNKÁT IGÉNYEL

3. A rendezvények értékesítésének előkészítése • Az értékesítés megtervezésétől a kivitelezés minden eleméig gazdaságossági jelentőségű: a hatékonyság • A kis üzletekben a vezetők feladata • Nagyobb üzletekben, speciális szolgáltatóknál, nagyobb szállodákban külön részleg foglakozik a rendezvények tervezésével, megvalósításával

4. A piaci helyzet felmérése • Kereslet megismerése • Kik a megrendelők, kezdeményezők, régi és új kapcsolatok felkutatása, kapcsolatok ápolása • Rendezvénykartoték, vendégnyilvántartó • Új partnerek felkutatása fontos, de nem egyszerű • Ezért: adottságaink és lehetőségeink alapos elemzésével összeállított bemutatkozót, ajánlatot kell készíteni, ami a piaci helyzetelemzés függvénye is

5. Piaci helyzetértékelés • SWOT-analízis a marketing alapeszköze • Más üzletek elemzésénél is használjuk • Mi biztos alap, mi az erősségünk (Strengths) • Milyen területeteken kell javítanunk a munkánkat, mik a gyenge pontjaink (Weaknesses) • Milyen bíztató jelek, lehetőségek vannak a piacon (Opportunities) • Milyen veszélyekre, kevésbé kalkulálható szituációkra kell felkészülni (Threats) • Kis- és nagyüzletek számára hasznos

6. Az ajánlatokhoz szükséges információk összegyűjtése • Hatékonyság = lehető legtöbb információ • Segít: • értékesíteni … • … és előkészíteni • Rendezvénytájékoztató • Nyomdailag vagy más módon • Prospektus vagy weboldal • Folyamatosan aktualizálni • Minden információ • Minden szolgáltatás • Helyszínek • Berendezések • Felszerelések • Menük • Speciális szolgáltatások • Illusztrálva a saját jól sikerült rendezvényeink anyagaival

7. A rendezvények reklámozása, tájékoztatás • Közvetlen reklám • Szóbeli • írásbeli • Közvetett reklám • TV, rádió • Újság • PR –cikkek • Internet

8. A dokumentáció előkészítése • Check-list (ellenőrző jegyzék) összeállítása • Felvételhez • Előkészítéshez • Lebonyolításhoz • Rendezvénytípusonként, és az üzlet egyedi specialitásokat figyelembe véve a lehető legrészletesebb listát készítünk a: • Menetéről • Anyagokról • Eszközökről • Asztalformákról • Dekorációról, stb. • Amelyeket már tanultunk: megrendelő, célja, formája, helyszíne, módja, ellátás módja, létszám, felszerelés, berendezés, stb., stb.

9. A check-list elkészítésével elérhető, hogy minden lényeges területet és látszólag kevésbé alapvető kérdéseket is tisztázzunk a megrendelővel, ezért készítünk: • Megrendelés • Helyszín • Program • Design (dekor) • Technikai • Vendéglátás • Költségvetés • Checd-listeket

10. Rendelésfelvétellel kapcsolatos alapvető információk • Név, cím • Kapcsolattartási lehetőségek: • Telefon • E-mail • Stb. • Időpont, kezdés és várható befejezés • Helyszín • Alkalom • Forma • Létszám • Megrendelt ételek és italok A fenti információkat tartalmazó rendelésfelvételi ívet legalább két példányban készítjük, egy a vendég számára Nagyobb üzletekben a rendezvények helyszíneinek és mennyiségének áttekinthetősége érdekében rendezvénytükröt készítenek

11. Rendezvények felvétele • A tényleges értékesítési feladat kezdete • Előzetes rendelés lehetséges • Írásos szerződést/előszerződést kötünk • Írásba adunk ajánlatot levél, e-mail, stb.) • A rendezvényfelvétellel kapcsolatosan előre tisztázni: • Ki vehet fel és módosíthat adatokat • Kinek, kit kell értesíteni a változásokról és milyen formában • A megrendelő részéről ki jogosult változásokat kérni • Ki a „kapcsolattartó”, és ki a döntéshozó • Minden mozgást dokumentálni (főleg nagyobb rendezvények esetén) • Viselkedésünk legyen: • Megnyerő, céltudatos • Érzékeltessük, hogy számunkra fontos, hogy mi rendezzük • Legyünk alkalmazkodók és szakmailag felkészülten informáljunk, de sohasem kioktató stílusban

12. Tájékoztatás, tájékozódás • Tájékoztatás: • A vendég határozott elképzelésekkel érkezik, mert már helyet és lebonyolítót keres • Feladat: • a lehető legrészletesebben tájékoztatni • Időpontokról • Terem és helyszín lehetőségekről (ha lehetséges helyszín bemutatással, bejárással) • Kínálatunkról, felszerelésünkről, lehetőségeinkről

13. Tájékozódás: • A tájékoztatás során fontos a vendégre figyelni, mert nekünk is tájékozódnunk kell • A mi jó munkánk titka a precíz és részletes rendezvény felvételi ív (Check-list), kellő • Mennyiségű és • … minőségű információra • Legfontosabb adatok: • Név, cím • Rendezvény pontos időpontja, kezdése és vége • Helyszín • Alkalom • Forma • Létszám • Megrendelt ételek és italok • Árak részletesen • Egyéb igényelt szolgáltatások

14. A vállalás mérlegelése • A megszerzett információk birtokában kell dönteni, de csak azt vállaljuk el, amit az elvárt szakmai színvonalon teljesíteni tudunk. • Mérlegeljük, a fenti mondat mellett: • A megrendelő biztosította keretösszeg elegendő-e • Tárgyi feltételein megfelelőek-e • Személyi feltételein elegendőek-e • Elegendő-e a rendelkezésre álló idő az előkészületekre • További rendezvényekre is számíthatunk-e a megrendelőtől • Nagyobb értékű megbízás esetén a fizetőképesség ellenőrzése, vagy banki garancia • Fontos: • Ne bízzuk a megérzéseinkre a döntést • Ne vállaljuk túl magunkat • Itt is érvényes: a törzsvendégért mindent (de óvatosan)

15. Ajánlat adása a megrendelőnek • Az ajánlat még nem üzlet • Versenyképes ajánlatot készítünk • Minden elvégzendő feladat tisztázása • A várható megbízás minden elemére kiterjedő ajánlat készül • Pontos folyamatleírással (forgatókönyv) • Ne feledjük: a vendég szabja a feltételeket • Mi alkalmazkodunk hozzá a megoldással • Kisebbet: szóban is lehet, nagyobbat csak írásban ajánlott

16. Választék: Az egyik legfontosabb eleme ajánlatunknak • Szakmai tanácsokkal ajánljuk • A választék döntő szempont, az ár mellett, ez alapján dönt a vendég az esetek 90%-ában • Előre készített ajánlatok • Egyedi összeállítás • Optikai megjelenés bemutatása • Terítés • Tálalás • Pincér • italok

17. Árak: a megrendelő igényei szerint, különféle szempontok szerint kerülhet összeállításra • A megrendelő előre meghatározza igényét • Az árajánlatot nettó és bruttó értékkel adjuk • Két féle kalkuláció lehetséges • Haszonkulcs • Költség fedezet kalkuláció • Megrendelő által meghatározott keretösszeg • A mi döntésünk, hogy ezért milyen szolgáltatást tudunk biztosítani

18. Előleg • A várható költségeink figyelembevételével határozzuk meg előre • Egyeztetve a vendég igényeivel és lehetőségeivel • A fizetés további részleteit rögzítve • A szerződés része • Lemondás • A lemondás feltételeit előre rögzíteni érdemes • Véglegesítés • A végleges megrendelésről a vendég dönt, ennek határidejét is célszerű rögzíteni • Módosítási lehetőségek rögzítése, határidőkkel • Várható, és váratlan események teendőinek rögzítése • Következmények felelőse • Emlékeztető • A rendezvényeket érintő egyéb megbeszélésekről emlékeztetőt készítünk, amit a vendégnek is megküldünk, és aláírva (megegyezés szerint) a rendezvény dokumentumaival megőrizzük

19. Rendezvények előkészítése • A rendezvény előkészítés szempontjából nagyon fontos időszak, itt dől el, hogy előzetes kalkulációink helyesek voltak-e • A rendelésfelvételkor elkövetett hibák nagyon drágák lehetnek. A megrendelővel történő folyamatos kapcsolattartás itt még segíthet keveset. • Rendezvényösszesítő készítése • Üzlettől függően különböző időszakokra készítjük • Minden a rendezvényben érintett részlegvezető kap belőle, ami alapján a részfeladatok előkészítését végezheti • Forgatókönyv elkészítése • A nagyobb rendezvények esetén fontos, a teljes esemény és feladatok rendszerezése időrendben csoportosítani • Résztvevői • Lebonyolítói forgatókönyv • Érthető, áttekinthető, reális és némi tartalékidőt is tartalmazzon

20. Diszpozíció, munkaterületenkénti utasítások • A részlegvezetőkkel egyeztetve van az egész, de az egyes munkaterületeknek elég a részfeladatok kidolgozása • Az egymást követő események sorrendje • Egyfajta Check-list • Lebonyolítás • Vendégfogadás • A szolgálati terv az optimális létszám és időgazdálkodást szolgálja, a költségkeret tervezhetőségét és tartását hivatott biztosítani

21. Munkamegbeszélés • Feladata, hogy a rendezvényen résztvevő dolgozók a feladataikat mind összetételében mind időrendjében pontosan ismerjék, pl.: sajátossága, plccbeosztás, ételek, italok sorrendje, tálalás, felszolgálás módja, levonulás, stb.. • Mindenkinek névre szólóan kell tudni a feladatát • Mise an place • Részlegek feladatainak kidolgozása • Lebonyolítás előtti ellenőrzés • A megfelelő személyek ellenőrzik a vendég által megrendelt szolgáltatások minőségét, meglétét, mennyiségét, stb..

22. A rendezvény lebonyolítása • Itt dől el a rendezvény tényleges sikere • A vendégek fogadása • Az első benyomás fontossága • A megrendelő és a vendéglátó képviselője fogadja a vendégeket • Az ellátás (kiszolgálás) lebonyolítása • Mindig más, ami fontos: a folyamatos jelenlét • Folyamatos kapcsolattartás a megrendelővel • Fontos az elégedettsége, és esetleg hiányol valamit • A vendégek folyamatos figyelemmel kísérése • Érte van a dolog, ezért minden reakció fontos • VIP vendég • A menetrend (forgatókönyv) figyelése, betartása • A folyamatok követésében, ellenőrizhetőségében, a zajló események előtt kell járnunk (ezért is jó a Check-list)

23. A számla készítés • Csak készpénzes rendezvény esetében van jelentősége • Az esetek többségében, másnap, vagy később rendezik a számlát • A fogyasztás alapú számlázásnál célszerű a fogyott mennyiségeket már a rendezvény végén egyeztetni • Elköszönés a vendégtől • A vendégektől elbúcsúzni álltalában az szokott aki üdvözli is • A megrendelőtől a vezető • A zárás időpontját rögzíteni kell előre, amennyiben azonos helyszínen, előkészületeket igénylő következő rendezvényt rendeznek • A vendéget a megrendelő „küldi haza” • Amíg vendég van, csak az etikus lerámolás folyik

24. Elszámolás • Elszámoltatás: • Vagy mi • Vagy minket • Elszámolás a vendéggel • … és beszállítóinkkal, partnereinkkel • A ki- és befizetések nyomonkövetése • Értékelés • Magunk számára fontos, hogy hibáinkból tanuljunk, és a pozitív dolgokat felismerjük • Jelentés • A minőségjavítás érdekében – nagyobb üzletekben • Archiválás • Részben a teljes dokumentációt • Részben az erről készült fotók, videók, újságcikkek, stb..

25. paposinfo@citromail.hu Felhasználónév: paposinfo Jelszó: hansági