Ambassadörsutbildning 2014-05-20 09.00-12.00

1. Ambassadörsutbildning 2014-05-20 09.00-12.00 Sandra Karlsson – studentmedarbetare Lync Elin Eriksson – studentmedarbetare Lync Oskar Brändmark – verksamhetsutvecklare SUS Tove Zellman – miljöledningsstrateg

2. Agenda

3. UC

4. Gartner: (http://www.gartner.com) Unified Communications (UC) erbjuder dig möjlighet att avsevärt förbättra hur individer, grupper och företag samverkar och presterar. UC möjliggör dessutom att ett flertal kommunikationskanaler samordnas. I vissa fall kan separata servrar konsolideras, men det är ofta så att UC tillskapar funktionalitet i befintliga kommunikationsinvesteringar och servrar. Viktiga tekniker är Internet Protocol-PBX, voice over IP (VoIP), Presence, e-post, audiokonferenser och videokonferenser, voice mail, UnifiedMessaging (UM) och InstantMessaging (IM). En annan viktig förmåga med UC är att det erbjuder en metod för att integrera kommunikationen till att fungerar direkt med affärsapplikationer, Gartner kallar denna förmåga ”communication-enabled business processes” (CEBP).

5. Wikipedia(Maj 2013): (http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_communications) Unified Communications (UC) refererar till en trend i näringslivet för att förenkla och integrera alla former av kommunikation. Det är oftast en programvara samt förbättringar av infrastrukturen. I allmänhet tillåts en person att skicka eller ta emot ett meddelande i ett medium och ta emot i ett annat medium. Till exempel kan man få ett röstmeddelande och sedan läsa den i sin inkorg med UC. De meddelanden som överförs på detta sätt kan omfatta telefon, e-post, chatt, voice mail, närvarolösningar och fax. Den typiska programvara förenar dessa kommunikationsmedier så att alla aktiviteter och meddelanden lätt kan överföras. Ett framgångsrikt genomförande kan automatiseras och samla alla former av kommunikation till en gemensam upplevelse. Effektivitetsvinster kan leda till en optimering av affärsprocesser och stärka människors kommunikation, minska latens, hantering av flöden och eliminera apparat- och media-beroenden.

6. Wikipedia(Maj 2014): (http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_communications) UnifiedCommunications, uc, UC är ett alltmer använt begrepp för (en framtida) integrering av kommunikationstjänster - samordnad kommunikation. På grundnivån handlar det om att integrera olika kommunikationstjänter. Telefoni, e-post, fax, chatt, videosamtal , hänvisningssystem och mycket mera. I det här finns dessutom information och närvarostatus - var du är just nu och hur och när du vill bli kontaktad (e-post, telefon, chatt osv). Det här gör det möjligt att när som helst, hur som helst och var som helst ta del av information som är relevant för varje användare. Enligt Gartner är den största vinsten med uc "itsabilitytoreduce 'human latency' in business processes" ("dess möjligheten att minska 'den mänskliga fördröjningen' i affärsprocesserna").

7. Nojitter.com: (http://www.nojitter.com/blog/archives/2008/12/more_on_debatin.html) UC är ett sätt att integrera en lämplig och selektiv uppsättning av olika kommunikationssätt tillsammans med närvarosystem och ett enhetligt användargränssnitt, för att optimera affärsprocesser, vilket leder till ökat värde för organisationen i form av minskade kostnader, ökade intäkter och förbättrat kundsamspel och relationer.

8. e-post Telefonist & Kontaktcenter Chatt och Presence Mobilitet Videokonferens Telefoni

11. Link + Sync = Lync

12. En titt på Lync 2010…

13. Nytt i Lync • Plattor, smartphones (Appar för iOS, android och windows finns.)Utifrån och inne i vårt nät. • Externa deltagare - anslut via webläsare eller via sin egen lync • Federering - Först ut är Lunds Universitet och Kristiandstad kommun

15. Region Skåne federerar med (?)

16. Lync Web App Join Experience These instructions explain how to join and connect to the audio portion of an Online Meeting. Note: Silverlight is required. Join Experience • Open the Online Meeting invitation. • Click Join online meeting hyperlink or manually copy/paste the meeting URL into a browser. • Join as a guest or use corporate credentials. • Click Join as a Guest if you are attending the meeting from outside the company. • Click Join using your corporate credentials if you have them. • Complete on-screen information such as your display name, and then click Join Meeting. • Click the Phone button on the mode bar. • Enter your office or cell phone number in Phone Details, and then click Call Me.

17. Join Online Meeting Experience Flowchart Joining an Online Meeting by using Lync Web App requires minimal clicks to get participants connected quickly. No Yes No Yes Yes No

18. Filmen (och andra roliga filmer) ligger på www.skane.se/Lync

19. Nästa steg?

20. Nästa steg?

21. Nästa steg? 39,000 Voice users 33,000 Voice users 33,000 Voice users “Microsoft is now shipping more enterprise voice lines than any other technology company in the world.” - Kevin Turner, 2013 Financial Analyst Meeting % of Fortune 500 use Lync 70 Telephony users 5M 25,000 Voice users 25,000 Voice users 15,000 Voice users Of enterprises are deploying or plan to deploy Lync Voice 60% % growth rate of voice software license sales 150 13,000 Voice users 10,000 Voice users 25,000 Voice users

22. Nästa steg?

23. Nästa steg?

24. Nästa steg?

26. Rapporter mellan akutmottagning och vårdavdelning

28. Statistik användning April 2013 • Ca 2000 medarbetare har Lync • 9283 chattkonversationer • 1758 Lync-samtal – ca 10 min/st • 541 Lync-konferenser – ca en halvtimme/st April 2013 • www.skane.se/Lync

29. Klimatväxlingspengar 1,3 miljoner kr till information och utrustning med syfte att öka användningen av Lync i Region Skåne. Information och utbildning • www.skane.se/lync • Öppna visningar • Ambassadörer Lync-utrustade mötesrum • Runtom i hela Skåne • T ex alla vårdcentraler, folktandvårdskliniker, sjukhus, Dockan, Skånehuset mm

30. Kanaler • Möten med förvaltningar • www.skane.se/lync • VGI-nyheter • Öppna visningar och grupp-specifika visningar • Affisch • Lync-rum • Mail-uppdateringar • Lync - vi ses på ett blink! • Tävling…

31. Målgrupper Alla medarbetare, speciellt • Ledning, chefer och ev sekreterare • LUA, IT-beställare • Kommunikatörer • Miljönätverk • Nämndsekreterare • ”Lync-ambassadörer”

32. En god ambassadör

33. Ladda ner på www.skane.se/LYNC- där med korrekt grafisk profil ;-) Sandra Karlsson – studentmedarbetare Lync Elin Eriksson – studentmedarbetare Lync Oskar Brändmark – funktionsspecialist Lync Tove Zellman - miljöledningsstrateg

35. Exempel på olika mötesformerMalmö - Kristianstad

36. Region Skånes tjänsteresor i kr Tot: 112 miljoner kr

37. Så, vad är Lync? Orättvis lunchfördelning?

38. Anna Palminger Projektledare, Koncernkontoret ”Jag använder ofta chatten när jag har korta frågor och ser att någon kollega finns tillgänglig vid datorn. Det är smidigt när man sitter på olika platser och de jag lyncar med svarar ofta snabbt så att jag direkt kan gå vidare i arbetet och inte behöver avhandla någon liten fråga i flera mail.”

39. Bengt Skoog IT-chef, Helsingborgs lasarett ”Jag blev så trött på att köra bort massa tid! Förut körde jag bil till olika möten – oftast i Malmö – tre-fyra dagar i veckan. Det tar två timmar t.o.r. Malmö så om jag var där fyra gånger en vecka hade jag ju kört bort en hel arbetsdag. Nu kan det vara veckor när jag har möten i Malmö varje dag utan att åka dit en enda gång. Att Lynca är så mycket bättre!”

40. Anette Hansson, SUS ”Ofta är det svårt att hitta tider när alla föreläsare kan komma samtidigt och ännu svårare är det om det är flera tillfällen som ska synkas. Lösningen blev att genomföra mötet i Malmö och lägga en Lync-länk i inbjudan för de som ville vara med från Lund - eller från köksbordet hemma”

41. Rose-Marie Sandberg Klinikchef, ”Lync är ett jättebra alternativ till långa restider, särskilt eftersom Psykiatri Skåne finns utspridd över hela Skåne och det ofta är möten med personer från olika håll i Skåne.” Anette Sandberg ”Det var bara i början som jag tänkte på att Rose-Marie deltog via en skärm. Efter ett tag blev det naturligt, det var nästan som om hon hade suttit mitt emot mig”

42. ”Beammeup, Scotty”

44. www.skane.se/Lync Är ni redo?

45. Kommunikation • Lync är bra ur fyra perspektiv:ekonomi, miljö, produktivitet och – inte minst – arbetsmiljö! ”Slipp fara och flänga! Bli tillgänglig för kollegor. Skönt nu med omorganisationen. Få ihop småbarnslivet” osv. • Visa konkreta siffror och exempel på vad som kan förändras med Lync. • Kan minska resandet med ca 30 procent. (”vi säger inte att ni aldrig ska resa, men en del flängande kan ju vara skönt att bli av med”.) • Reklamfilmer • Goda exempel – individer, avdelningar, förvaltningar. • Alla får bestämma själv! ”Detta verktyg kan användas på massa olika sätt. Vi kan inte säga hur just du ska använda det – du kommer hitta dina sätt.” • Lär med lek!

46. Att vara Lync-ambassadör • Prata gott om Lync - varje gång du dricker kaffe/te • Ta initiativ till Lync-möten • Be att få vara med på möten du kallas till via Lync • Hålla visningar för avdelningen/kliniken/förvaltningen • Hjälpa kollegorna med uppkoppling och utrustning • Återkoppla vanliga frågor och problem

47. Personliga ljud- och videodevices

48. Använd bara de prylar som finns i beställningsportalen! Alla prylar är ”certifierade” för Lync: http://catalog.lync.com/

49. http://itportalen.skane.se/portal/Default.aspx

50. Behövs dom?