CLOUD Document

1. ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CLOUDDocument

2. Agenda • Cloud Document คืออะไร • ลักษณะการให้บริการ • จุดเด่นและประโยชน์ที่จะได้รับ • ตัวอย่างขั้นตอนการใช้งาน • เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง Cloud Document และ การเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม • การใช้งานเว็ปไซด์จริง docs.totcloud.com

3. Cloud document คืออะไร Cloud Document(E-document) หรือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิค เป็นระบบจัดเก็บสำเนาเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ Digital สามารถเรียกดูได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์และ Internet ทุกที่ทุกเวลา เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในองค์กรคล่องตัว สะดวกรวดเร็ว และบรรลุวัตถุประสงค์ในเรื่องการสื่อสารนั้นๆ สามารถตรวจสอบติดตามสถานะเอกสาร การดำเนินเรื่องเอกสาร ผ่าน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิค โดยใช้เวลาสั้นลง

4. ตัวอย่างขั้นตอนการใช้งานตัวอย่างขั้นตอนการใช้งาน สร้างเอกสาร ภายใน สร้างเอกสาร หนังสือรอดำเนินการ ภายนอก ทะเบียนรวม Member เลือกสร้างเอกสาร กรอกรายละเอียดเอกสาร เลือกขั้นตอนต่างๆ Login เลือกไฟล์แนบ แสดงรายละเอียดเอกสารทั้งหมด เลือกบุคคลที่ต้องการส่งให้

5. ลักษณะการให้บริการ สามารถช่วยในเรื่องลดปริมาณการใช้ทรัพยากร และประหยัดเวลาการพบปะได้ สามารถลดเวลาค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วมากขึ้น สามารถลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและจัดการระบบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ อยู่ที่ไหนก็สามารถใช้งานได้ ไม่ต้องติดตั้ง Software ก่อนใช้งาน

6. จุดเด่นและประโยชน์ที่จะได้รับจุดเด่นและประโยชน์ที่จะได้รับ • มีหน้าเว็บไซต์ที่ให้ความรู้สึกทันสมัย น่าใช้งาน • ใช้งานง่าย สะดวกในการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ • มีการแบ่งหมวดหมู่ที่ชัดเจน เป็น 4 หมวดหมู่ ได้แก่ เอกสารภายใน เอกสารภายนอก เอกสารรับเข้า และ รายการส่งเอกสาร • สะดวกต่อการจัดส่งเอกสาร มีเมนู รายการส่งเอกสาร ทั้งการปิดงาน ยกเลิก ส่งต่อ และตีกลับ เป็นต้น • สามารถจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารจาก หน่วยงานต่างๆได้ • สามารถให้บริการเอกสารได้ทันทีในกรณีที่มีการร้องขอเอกสาร • ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการงานเอกสาร • สามารถสั่งงาน –เชิญประชุมแบบเร่งด่วนแบบ Real time ให้ปลายทางพร้อมกันได้หลายคนในคราวเดียวกัน โดยการส่ง SMS

7. ตัวอย่างขั้นตอนการใช้งานตัวอย่างขั้นตอนการใช้งาน • การสร้างเอกสาร • การเปิดดูรายละเอียดเอกสาร • การจัดการเอกสาร • ผู้ดูแลระบบ

8. การสร้างเอกสาร Member กรอก รายละเอียดเอกสาร เลือกสร้างเอกสาร สมาชิกทำการ เข้าระบบ แสดงรายละเอียด เอกสารที่สร้างเสร็จ แนบไฟล์เอกสาร ที่ต้องการแนบ เลือกบุคคล ที่ต้องการส่งให้ กลับไปหน้า งานสารบรรณ

9. การเปิดดูรายละเอียดเอกสารการเปิดดูรายละเอียดเอกสาร Member สมาชิกทำการ เข้าระบบ แสดงรายละเอียด เอกสาร และไฟล์ ที่แนบมากับเอกสาร เลือกประเภท เอกสารที่ต้องการ กดเลือก เอกสารที่ต้องดู รายละเอียด

10. การจัดการเอกสาร Member สมาชิกทำการ เข้าระบบ เมนูย่อย 4 เมนู 1.ส่งต่อ 2.ยกเลิก 3.ปิดงาน 4.ตีกลับ เลือกประเภท เอกสารที่ต้องการ กดเลือก เอกสารที่ต้องดู รายละเอียด จัดการเอกสาร ตามเมนูย่อย ที่เลือก

11. ผู้ดูแลระบบ บริหารจัดการสมาชิก ดูแลระบบเอกสาร

12. หน้าเว็บ Cloud Document • ในหน้านี้จะแสดงเมนูย่อยต่างๆของการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น • สร้างเอกสารภายใน และภายนอก • เอกสารรับเข้า • เอกสารภายใน และภายนอก • เอกสารที่ส่งออก • เอกสารเพื่อทราบ • เอกสารเพื่อดำเนินการ • เอกสารตีกลับ • เอกสารที่โดนยกเลิก • เอกสารที่ปิดงานแล้ว

13. หน้าสร้างเอกสาร • การสร้างเอกสารใหม่ ให้เลือกหัวข้อที่ต้องการสร้างว่าเป็น เอกสารภายใน หรือเอกสารภายนอก • เมื่อทำการกดแล้วหน้าเพ็จจะเปลี่ยนให้กรอกรายละเอียดดังรูปซ้ายมือ จากนั้นก็กดปุ่มต่อไปเพื่อไปยังขั้นต่อไป รูปเว็บไซต์หน้าสร้างเอกสาร

14. ขั้นตอนการส่งอีเมล์ และSMS ไปยังผู้รับ รับ ส่ง รับ • เมื่อทำการสร้างเอกสารเสร็จแล้วระบบจะทำส่งอีเมล์ และ SMS ไปยังผู้รับเพื่อบอกว่า ได้มีเอกสารเข้ามาเพื่อให้ผู้รับทราบ ซึ่งในการส่งอีเมล์และ SMS ผู้ส่งสามารถเลือกได้ว่าจะส่งแค่อีเมล์ หรือ SMS หรือทั้งสองอย่างได้อีกด้วย

15. หน้าแสดงรายการเอกสารในแต่ละเมนูหน้าแสดงรายการเอกสารในแต่ละเมนู • ในหน้าแสดงรายการเอกสารของแต่ละเมนูจะมีรูปแบบคล้ายๆกันเพื่อสามารถให้ใช้งานได้ง่ายไม่ต้องจำในหลายๆรูปแบบโดยในหน้าแสดงรายการเอกสารนี้จะทำการแยกประเภทออกตามข้อหัวในเมนูขั้นต้อนไม่ว่าจะเป็น เอกสารรับเข้า เอกสารภายใน เอกสารภายนอก เอกสารโดนตีกลับ เอกสารที่ปิดงานแล้ว เป็นต้น

16. หน้าแสดงรายละเอียดเอกสารหน้าแสดงรายละเอียดเอกสาร • ในหน้านี้จะเป็นหน้าของแสดงรายละเอียดภายในเอกสารแต่ละประเภท โดยรูปแบบหน้าจะแสดงออกมาดังรูปตัวอย่างด้านซ้ายมือ • อีกทั้งในหน้านี้ยังโชว์ไฟล์ที่ได้ทำการแนบจากเอกสารนี้ไว้ด้วย ว่าเอกสารนี้มีเอกสารใดแนบมาบ้าง

17. การส่งเอกสารต่อ • เมนู ยกเลิกหน้าที่สำหรับเมนูนี้เป็นการทำงานเมื่อมีการยกเลิกเอกสารฉบับนั้นก็ทำการกดเมนูนี้ได้แล้วเอกสารฉบับนี้จะไปอยู่ในเอกสารที่โดนยกเลิกเรียบร้อย • เมนู ส่งต่อในเมนูนี้เราสามารถส่งต่อเอกสารฉบับนี้ให้บุคคลอื่นๆได้แต่สามารถแก้ไขได้แค่หมายเหตุเท่านั้น • เมนู ตีกลับในส่วนเมนูนี้เป็นเมนูที่ให้ในการตีกลับเอกสารคืนเจ้าของเมื่อเอกสารฉบับนี้ผิดพลาด • เมื่อเข้ามายังรายละเอียดเอกสารของเอกสารที่มีคนส่งมาให้เราสามารถกดส่งเอกสารต่อ หรือตีกลับ หรือสั่งปิดงานของเอกสารนั้นได้ด้วยเมนูเหล่านี้ • เมนู ปิดงานในสำหรับเมนูนี้มีเพื่อเอกสารฉบับนี้ได้เสร็จสิ้นกระบวนการทำงานแล้วจึงกดปุ่มนี้เพื่อทำการปิดงานเอกสารที่เสร็จสิ้นแล้ว

18. การตีกลับเอกสาร • เมื่อทำการกดเมนู ตีกลับก็จะระบบจะให้ทำการระบุหมายเหตุ เพื่อบ่งบอกว่าเหตุใดเอกสารฉบับนี้จึงโดนตีกลับ เมื่อทำการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม • เมื่อทำการกดปุ่ม ตีกลับเรียบร้อยเอกสารฉบับนั้นจะโดนตีกลับไปยังเจ้าของเอกสาร จากนั้นรอประมาณ 5 วินาทีระบบจะกลับไปยังหน้าหลักเป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการ

19. เปรียบเทียบความแตกต่างเปรียบเทียบความแตกต่าง Cloud Document การเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม • สามารถทำงานเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น • ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการงานเอกสาร • ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร • สามารถให้บริการเอกสารได้ทันทีในกรณีที่มีการร้องขอเอกสาร • สามารถจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารจาก หน่วยงานต่างๆได้ • ประหยัดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อตู้แฟ้มกระดาษ และหมึกพิมพ์ • การค้นหาเอกสารเป็นไปด้วยความยากลำบาก อีกทั้งยังต้องใช้เวลานานให้การค้นหา • ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารมาก • เสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากในการสั่งซื้อ กระดาษ และหมึกพิมพ์ • การคัดแยกเอกสารนั้นทำได้ช้า และอาจเกิดความผิดพลาด • เอกสารที่เก็บไว้หลายปี อาจเกิดการเสียหายได้ เช่น ปลวกกิน, ไฟไหม้ เป็นต้น

20. หมายเหตุ • Cloud Document สามารถใช้กับ Browser • Firefox • Chrome • และ IE Version 9 ขึ้นไป • การอัพโหลดไฟล์ สามารถอัพโหลดได้ 2 MB ต่อครั้ง

21. อัตราค่าบริการ : หน่วยงาน หมายเหตุ : ราคานี้ยังไม่รวม ภาษีมูลค่าเพิ่ม

22. ติดต่อสอบถาม • โทรศัพท์ 02-575-5666 เมย์ หรือ 02-568-2756 ไผ่ • Email: sakawrt@totbb.netหรือtraittot@totbb.net

23. Thank You :)