REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

1. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Sistema de Gestión de Calidad 2012 24/10/2012

2. 1. Revisión de nuestra Visión La empresa viene cumpliendo la visión de la empresa en términos de que es reconocida en el mercado; el nivel de contratación ha venido creciendo durante el año. Se espera para el 2015 el cumplimiento pleno de la visión mediante: Perfeccionamiento en los procesos: Enmarcado en aspectos de calidad, haciendo que el sistema se mantenga vigente y se operen acciones de calidad Sistemas de información: Mediante procedimientos y procesos ideales soportados en sistemas de información de los procesos de operación. Se busca integrar lo comercial con lo logístico, producción y técnico. Se espera para el área técnica el desarrollo de un software que integre las ejecuciones realizadas. Producto e innovación: Para atender necesidades específicas del cliente. Esta estrategia se revisará en enero del año 2013.

3. 2. Revisión de nuestra Misión En Atleta Ergo consideramos que la actividad física y el movimiento corporal humano mejoran la calidad de vida de las personas; nuestros programas se enfocan a la movilización de las personas en sus escenarios laborales a fin de reducir el disconfort e incrementar el bienestar de las personas. Nos referenciamos nacional e internacionalmente a través de revisiones bibliográficas y reconocimiento de las acciones de ergonomía y actividad física realizadas por empresas cliente que presentan avances en la materia. Atleta Ergo ha definido estándares de calidad a fin de realizar entregas acordes a las necesidades de los clientes y guiados por la normatividad técnica y legal vigente. Otros estándares han sido definidos también por las ARP a las que prestamos servicio. Esto nos permite concluir que nuestro ejercicio profesional nos lleva al cumplimiento de nuestra misión.

4. 3. Revisión de nuestra Política de Calidad Nuestra política de calidad ha sido construida mediante el uso de matrices estratégicas desarrolladas especialmente para este fin. Venimos trabajando en la superación de la satisfacción de los clientes: El cumplimiento de sus expectativas se puede evidenciar en las encuestas de satisfacción de clientes finales, contacto empresa y contacto ARP (ARL). Indicadores como los niveles de crecimiento que experimenta la empresa y la recontratación con gestores de ARP evidencian la satisfacción que damos a nuestros clientes.

5. 4. Análisis de Objetivos de Calidad Mediante el plan estratégico de Atleta Ergo, se han definido ocho (8) objetivos estratégicos enfocados en cada una de las perspectiva de nuestro BSC. A continuación presentamos el avance de cada uno de ellos con sus indicadores asociados.

6. A.PROPORCIONAR EFECTIVO AL FLUJO DE CAJA En la actualidad la empresa tiene mejores reportes de los indicadores, se ha determinado modelo para flujo de caja. Facturación Ejecutada vs Operación Meta: 85 Cumplimiento: 89%

7. A.PROPORCIONAR EFECTIVO AL FLUJO DE CAJA Devolución facturación en pesos Meta: 3 Cumplimiento: 132%

8. A.PROPORCIONAR EFECTIVO AL FLUJO DE CAJA Devolución facturación número Meta: 3 Cumplimiento: 41%

9. B.EFICIENCIA EN PROCESOS DE FACTURACIÓN Los indicadores evidencian tendencia de crecimiento de acuerdo con las diferentes mediciones realizadas en el año. Facturación antes del día 15 de cada mes Meta: 75 Cumplimiento: 87%

10. B.EFICIENCIA EN PROCESOS DE FACTURACIÓN Facturación del día 16 al día 30 Meta: 25 Cumplimiento: 62%

11. B. EFICIENCIA EN PROCESOS DE FACTURACIÓN Eficiencia en facturación vs ejecución Meta: 85 Cumplimiento: 104%

12. B. EFICIENCIA EN PROCESOS DE FACTURACIÓN Eficiencia en facturación vs presupuestación Meta: 85 Cumplimiento: 101%

13. C. CRECIMIENTO DE LA COMPAÑÍA Se mide con cumplimiento en ventas y crecimiento en ventas. En este aspecto la empresa ha sufrido un importante crecimiento durante 2012. Cumplimiento en ventas Meta: 85 Cumplimiento: 149%

14. C. CRECIMIENTO DE LA COMPAÑÍA Crecimiento en ventas Meta: 20 Cumplimiento: 154%

15. D. FIDELIDAD DEL CLIENTE En general el nivel de satisfacción de nuestros usuarios finales es cercano al 100% Satisfacción de usuario final Meta: 85 Cumplimiento: 113%

16. D. FIDELIDAD DEL CLIENTE Satisfacción de usuario Gestor ARL Dos gestores de las ARL a quienes prestamos nuestros servicios calificaron su percepción como insatisfactoria. Previamente estos casos se habían manejado de la siguiente forma: Caso 1: Se contactó al cliente con quien se adelantaron todas las actividades programadas. La satisfacción del cliente es alta. Caso2: Se presenta la percepción de satisfacción baja asociada a una queja, la cual se responde en los tiempos establecidos por procedimiento aclarando la no prestación de servicio por ausencia de orden de ARL. Meta: 85 Cumplimiento: 94%

17. D. FIDELIDAD DEL CLIENTE Satisfacción de usuario Contacto Empresa Un contacto de empresa cliente califica mal su percepción de satisfacción con el servicio, lo cual se asocia con la reorientación que se dio al programa a partir de reuniones adelantadas con la empresa, así como la dificultad en consecución de profesionales residentes en Barrancabermeja y Acacias. Meta: 85 Cumplimiento: 99%

18. E. EFICIENCIA EN EJECUCIÓN TÉCNICA Cumplimiento Gestión Técnica: Presentauna relación entre las tareas de gestión que se han realizado relacionada con las tareas propuestas Meta: 80 Cumplimiento: 131%

19. E. EFICIENCIA EN EJECUCIÓN TÉCNICA Relación gestión vs tiempo: Mide el cumplimiento quehacer de las tareas propuestas en el tiempo. A comienzo de año el rendimiento en la gestión fue mayor al presupuestado, lo que explica la reducción en el indicador en los últimos meses. A partir del comportamiento del indicador se debe estudiar la posibilidad de incrementar la meta de este indicador para el año 2013. Meta: 80 Cumplimiento: 124%

20. E. EFICIENCIA EN EJECUCIÓN TÉCNICA Cobertura de intervención absoluta El comportamiento del indicador debe ajustarse para el año 2013 con un factor multiplicador que acerque a la realidad de las empresas. Meta: 55 Cumplimiento: 74%

21. E. EFICIENCIA EN EJECUCIÓN TÉCNICA Cobertura de intervención relativa Meta: 60 Cumplimiento: 110%

22. F. EFICIENCIA EN EJECUCIÓN LOGÍSTICA Se podría considerar dar mayor peso proporcional a las horas presupuestadas. Horas presupuestadas vs horas ejecutadas Meta: 80 Cumplimiento: 112%

23. F. EFICIENCIA EN EJECUCIÓN LOGÍSTICA Control producción de informes Meta: 85 Cumplimiento: 115%

24. G. LOGRAR UN ATLETA ERGO EN CONTINUO CRECIMIENTO Evaluación desempeño contratistas Meta: 80 Cumplimiento: 100%

25. G. LOGRAR UN ATLETA ERGO EN CONTINUO CRECIMIENTO Horas hombre capacitación Meta: 75 Cumplimiento: 170%

26. G. LOGRAR UN ATLETA ERGO EN CONTINUO CRECIMIENTO Eficiencia en capacitación Meta: 75 Cumplimiento: 105%

27. H. CONSERVAR Y PRESERVAR EL TALENTO HUMANO Satisfacción de contratistas Meta: 70 Cumplimiento: 114%

28. 5. Evaluación del desempeño por procesos A través del diseño del sistema de gestión de calidad de Atleta Ergo, se han definido once (11) procesos. A continuación presentamos el avance de cada uno de ellos con sus indicadores asociados.

29. CONTROL GERENCIAL Se ha logrado el objetivo en términos de cohesión del sistema de gestión de calidad que opera. Se encuentra coherencia de los procesos y del sistema de acuerdo con lo propuesto en el mapa de procesos. El ejercicio de los documentos de calidad y los comités de la calidad han permitido realizar mejoras a los procesos que se vienen desarrollando al interior de la organización. Se han implementado directrices y metas a las cuales se viene haciendo seguimiento permanente por la gerencia.

30. GESTIÓN COMERCIAL Se está cumpliendo el objetivo con altas mejoras en el proceso de ventas mediante ofertas claras y precisas que definen el alcance de la intervención propuesto para las diferentes empresas cliente. Se viene utilizando de manera importante EBM. El proceso comercial puede surtir mejoras realizando promoción de la empresa en la población objetivo, actividad que no fue necesario adelantar en el año 2012.

31. GESTIÓN TÉCNICA Frente a la propuesta de unificar los procesos de Gestión Técnica y Gestión Logística, se concluye no realizarlo ya que se asume el riesgo de convertirse en sólo un operador logístico sin aporte técnico en el proceso con las empresas cliente. La empresa ha vendido a nuevos clientes a través de los gestores de ARL, dado el cumplimiento que hemos tenido con lo propuesto en la oferta básica de venta. Sólo esto hace que la empresa venda sin realizar promoción durante el año 2012.

32. GESTIÓN LOGÍSTICA Se reconoce un buen desempeño logístico de la empresa, representado en el volumen de horas facturadas mes a mes presentado mediante el indicador horas presupuestadas vs horas ejecutadas.

33. GESTIÓN DE INFORMACIÓN El proceso se ha fortalecido mediante mecanismos de verificación en la validación de datos para la generación de informes. Los documentos entregados a nuestros clientes cumplen con sus expectativas. La empresa ha fortalecido sus herramientas web como medio para el análisis de la información y para la entrega oportuna a los clientes, mediante la creación de suites especializadas en los contenidos de las intervenciones de cada cliente.

34. GESTIÓN DE FACTURACIÓN Las acciones que dependen de la empresa para un buen fluir de la facturación se ha venido realizando de manera precisa. Hemos asegurado mecanismos para la mejor obtención de los soportes para facturación. Se han realizado procesos de capacitación para asegurar que el conocimiento del proceso reposa en más de una persona al interior de la empresa.

35. GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Atleta Ergo ha venido fortaleciendo los mecanismos para la selección de personal para la empresa, especialmente lo relacionado con profesionales de campo. Hemos implementado mecanismos de capacitación virtual y retroalimentación han sido fortalecidos con documentación web a la que los profesionales de campo tienen acceso permanente. Realizamos procesos de evaluación de desempeño para los profesionales del staffde la empresaencaminados al mejoramiento de sus competencias.

36. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Se ha gestionado información contable y financiera de la empresa. Aunque se debió implementar una acción correctiva, a la fecha se reciben mensualmente estados financieros de la empresa, cuyos resultados son positivos para la Gerencia.

37. GESTIÓN SISTEMA DE LA INFORMACIÓN Para Atleta ergo es importante contar con herramientas que le permitan el acceso y procesamiento de información confiable, por lo que hemos adquirido servicios de alojamiento virtual de nuestros contenidos. Adelantamos procesos de mantenimiento correctivo y preventivo de elementos importantes para nosotros en la toma y procesamiento de datos, como son las básculas digitales y los equipos de cómputo.

38. SISTEMA DE GESTÍÓN DE CALIDAD Implementamos procedimientos que nos permiten adelantar una adecuada gestión control de documentos y registros, QRS, control de producto no conforme, auditoría interna y acciones correctivas preventivas y de mejora.

39. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – AUDITORIAS INTERNAS En mayo de 2012 adelantamos auditorias internas a fin de identificar el cumplimiento de los requerimientos de la NTC ISO 9001 por parte de nuestro Sistema de Gestión de Calidad. Los resultados obtenidos fueron:

40. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – AUDITORIAS INTERNAS

41. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – AUDITORIAS INTERNAS De acuerdo con una observación realizada en la fase uno (1) de la auditoría de otorgamiento, en octubre de 2012 adelantamos nuevamente auditorías internas mediante la compra de este servicio a un tercero externo. Los resultados obtenidos fueron: Las no conformidades identificadas se trabajaron para su ajuste mediante acciones correctivas.

42. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – ACCIONES CORRECTIVAS Las acciones correctivas que no se han cerrado se encuentran en ejecución.

43. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – ACCIONES PREVENTIVAS Identificamos como un riesgo en la empresa, el hecho de que sólo una persona a su interior conoce detalladamente el proceso de facturación que se adelanta cada mes con las diferentes ARL. A fin de reducir este riesgo implementamos una acción preventiva consistente en capacitar más integrantes del staff en este aspecto. Este proceso se ha adelantado consistentemente con sesiones de capacitación y acompañamiento en procesos de facturación a dos personas de la empresa. Otra acción preventiva que se documentó es relacionada con la baja generación de acciones preventivas, por lo cual de documentó la acción 002 encaminada a la capacitación del staff de Atleta Ergo para la identificación de riesgos. Una acción preventiva adicional (003) se documentó en el marco de explorar las condiciones del mercado en otros países de la región a fin de reducir los riesgos para Atleta Ergo al comenzar la expansión de la prestación de servicios fuera del país.

44. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – QRS Teniendo en cuenta las quejas que se respondieron de manera inoportuna, hemos construido una acción correctiva que nos conduce a la mejora para ser oportunos atendiendo las inquietudes que a través de quejas expresan nuestros clientes internos y externos.

45. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – QRS

46. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – QRS

47. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – QRS Teniendo en cuenta las quejas que se respondieron de manera inoportuna, hemos construido un acción correctiva que nos conduce a la mejora para ser oportunos atendiendo las inquietudes que a través de quejas expresan nuestros clientes internos y externos.

48. 6. ASPECTOS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR – PRODUCTO NO CONFORME A partir de la implementación del procedimiento hemos identificado nueve (9) productos no conformes que se han atendido logrando una efectividad del 100% al resolverlos.

49. 7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO Adelantar acciones con todos los integrantes del equipo de trabajo, en el conocimiento de las directrices organizacionales, mapa de procesos y caracterizaciones, con el fin de mantener a los colaboradores alineados con el sistema implementado. Brindar a los colaboradores de Atleta Ergo herramientas que ayuden en la identificación de acciones preventivas a fin de reducir riesgos en la ejecución de procesos en la empresa. Adquirir herramienta CRM (o similar) que facilite el seguimiento de procesos con los clientes de la empresa, desde el proceso comercial hasta la facturación. Establecer mecanismos más ágiles para la actualización y el manejo de la capacidad instalada de la empresa. Adquirir software técnico especializado en el análisis de datos y la generación de reportes e informes para clientes. En este software contar con mecanismos que permitan que el cliente interactúe con dichos reportes e informes.

50. 7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO Avanzar en el mejoramiento de EBM, con el fin de integrar en él de manera confiable los aspectos administrativos de la empresa. Fortalecer el SCGT para realizar procesos de planeación y seguimiento más detallado, buscando adicionalmente contar con un solo software web para el trabajo de todos los gestores técnicos.