Optimising Parcel Process and Revenue Improvement-Nigeria Experience

1. Optimising Parcel Process and Net Revenue Improvement being a presentation by Kola Aduloju(Nigerian Postal Service and Vice Chair –Parcel Group of the Postal Operations Council of the UPU)At the 29th PAPU Administrative Council MeetingHolding at YAOUNDE , CAMEROUN2nd and 3rd August , 2010

2. AMELIORATION DU TRAITEMENT DES COLIS ET ACCROISSEMENT DU REVENUun exposé de Kola Aduloju(Service Postal du Nigeria et Vice-président du Groupe d’empaquetage du Conseil des Opérations Postales de l’UPAP)à la29e Assemblée du conseil d’administration de l’ UPAPTenue à YAOUNDE , CAMEROUNles 2 et 3 Août 2010 Traitement des colis et recette-kolaaduloju

3. Optimising Parcel Process and Revenue Improvement-Nigeria Experience • Introduction. • Factors for Parcel Development • Why Parcel ? • Challenges. • Nigeria Experience and Strategies • Result of Efforts: • International Parcel Growth in Nigeria, • Revenue • Quality of Service • Improving Parcel Net Revenue • Inward Land Rate • New Challenges • Recommendations • Conclusion Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

4. Introduction. • Facteurspropices à l’amélioration des colis • Pourquoi les colis? • Défis. • Expérience et stratégies du Nigéria • Fruit des labeurs: • CroissanceInternationale des colis au Nigéria • Recette • Qualité du service • optimiser la recette des colis • Nouveaux défis • Recommandations • Conclusion Traitement des colis et recette-kolaaduloju u

5. Introduction • PARCEL: • A Parcel is a package of item/s weighing up to 50kg which are not prohibited by law in the country of destination. ……Article RC 114 of Parcel Post Regulations Final Protocol 2009 stipulates that the exchange of parcels whose individual weight exceeds 20 kg shall be optional with a maximum weight of 50 kg. (Weight acceptance varies between designated operators depending on internal and external regulation of the country of acceptance and destination) Present Market Situation of Mail: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

6. Introduction • Le colis: • Un colis est un paquet d’article (s) qui pèsent 50kg au maximum et qui ne sont pas interdits par le pays destinataire. ……D’ après l’Article RC 114 du Protocole Final 2009 portant reglémentation des colis postaux, tout échange de colis dont le poids unitaire excède 20 kg est optionnel avec un maximum de 50Kg (l’autorisation du poids varie entre les opérateurs désignés selon la reglémentation interne. • SITUATION ACTUELLE DU MARCHE DES COLIS: Traitement des colis et recette-kolaaduloju

7. Recent Study on Mail • In a recent study jointly conducted by The EMS Cooperative and the Parcel Group ,a clear and unambiguous result reflect the following outlines: • Overall market growth btw 1998 and 2008 = 0.04 in volume and 5% in nominal revenue; • Cross-border letter Post -0.25% in volume and -2.1% in revenue (Decrease) • Express and Parcel +4.3% Vol. And 2.5% Revenue; Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

8. Récente investigation sur les colis • Après une récente investigation conjointement menée par la EMS Cooperative et le Parcel Group ,la clarté des résultats laissait entrevoir les grandes lignes suivantes : • Croissance mondiale du marché entre1998 et 2008 = 0,04 en volume et 5% en recette nominale; • Colis postal transfrontalier-0.25% en volume et 2,1% en recette (baisse) • Colis express +4,3% pds. et 2,5% Recette; Traitement des colis et recette-kolaaduloju

9. Trend of Global Mail

10. Train des colis dans le monde Traitement des colis et recette-kolaaduloju

11. Study onTrends and Drivers for International Letter mail,lightweight Parcels and Express Mail Contd. • Overall Revenue share by DO 37% against 47% in1998; • Remuneration System for letters and Parcels are forcing mail outside the UPU System; • Direct mail and small packets remained the growth point; • A cheaper and better quality parcel will have to be positioned between current parcel and EMS within UPU System; • EMS requires substantial improvement to become a real day-certain premium product; • UPU had a guiding role to help DO and stakeholder to seize growth opportunities. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

12. Etude sur les tendances et pilotes pour courrier, colis légers et express contd • Partage du revenu mondial par DO (ordonnance divisionnaire) • 537% contre 47% en1998; • Les systèmes de rémunération pour lettres et colis, acheminent le courrier hors du système de l’UPU; • Le courrier direct et les petits colis demeurent le point de croissance • Un colis de meilleure qualité et moins onéreux devra être classé entre le colis en cours d’exécution et l’EMS dans le système de l’ UPU; • L’EMS requiert une amélioration substancielle pour se convertir en véritable prime de production; • L’UPU a dû jouer un rôle de guide pour permettre à D.O et à ses acteurs de se saisir des opportunités de croissance Traitement des colis et recette-kolaaduloju

13. Trends in EMS • Status of the EMS Exports- 2007/2008: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

14. Tendances en EMS • Etat des exportations de l’ EMS 2007/2008: Traitement des colis et recette-kolaaduloju

15. EMS World Total Contribution • Export Traffic contribution: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

16. Contribution mondiale totale de l’EMS • Contribution dans les exportations: Traitement des colis et recette-kolaaduloju

17. Contributing Factors to Parcel Growth • Domestic and International Imperatives- Globalisation, Liberalisation, Deregulation etc • Technology: ICT ( e-commerce,e-shopping, etc... • Customer Needs: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

18. Facteurs de contribution au developpement des colis • Impératifs nationaux et internationaux Mondialisation, Libéralisation, Déreglementation etc • Technologie: TIC ( e-commerce,e-shopping, etc... • Besoins de la clientèle: Traitement des colis et recette-kolaaduloju

19. Why Parcel ? • UPU Studies- Personal letters are declining and Parcel and Small packets are growing • National Obligations-Most developing countries regards parcels as USO • Worldwide Imperatives- Elimination of trade barriers • Post Sustainability- To increase revenue • A major growth Pole- To continue to be relevant to customers needs

20. Pourquoi le colis? • Investigations de l’UPU:le colis et les petits paquets croissent au détriement des lettres personnelles • Impératifs nationaux –pour la plupart des pays en developpement les colis sont des USO • Impératifs mondiaux-Suppression des barrières commerciales • Durabilité de la poste –pour accroïtre le revenu • Un pôle de croissance majeure – pour toujours satisfaire les sollicitations de la clientèle

21. CHALLENGES IN PARCEL DEVELOPMENT • Broadly classified but not exclusively into TWO: • Domestic • Infrastructure – Internal and External, • Trust • Quality-Security,Speed,Reliability,Safety,Information-Feedback,Failure response • Relationship with 3rd Parties (Customs, Airlines) • Supervision and Monitoring • International: • Obligations- Post as Partners to each other, • Remuneration- Targeted towards quality improvement

22. Défis rencontrés dans le developpement des colis • Ils sont généralement répartis en deux classes non exhaustives • Classe nationale • Infrastructure – Interne and Externe, • Confidentialité • Qualité-Securité,rapidité,fiabilité,sécurité,Information-Rétroaction,échec de correspondance • Relation avec un tiers (douanes, voie aérienne) • Supervision et contrôle • Classe internationale: • Impératifs- la Poste comme partenaire de tous • Rémuneration- orientée vers l’amélioration de la qualité Traitement des colis et recette-kolaaduloju

23. Summary of Challenges . • Inadequate infrastructures such as epileptic power supply, limited internet facilities. • Quality of service- Lack of trust, no reliability, poor transmission time, inability to resolve inquiries within the specified timeframe. • Security- Fraudulent procurement of parcels on the internet by ‘Yahoo Yahoo Boys’, • Abandoned and unclaimed parcels. • Incomplete address. • Withdrawal/ Recall of parcel from the post by the sender. • Customs impediment such as arbitrary charges, detention and seizure of parcels on flimsy excuse. • Government policy- NIPOST was prevented by the government from purchase of operations vehicles but depend solely on rickety mail vans and those acquired through QSF. • Competition- There is stiff market competition from both registered and unregistered Courier outfits.

24. Résumé des défis • Des infrastructures non appropriées à l’instar d’un bloc d’alimentationdéfectueux, des équipementsinformatiquespeuperformants. • Qualité du service- Manque de confiance, de fiabilité,temps de transmission trèsréduit , incapacité de renseignerdans les délaisspécifiés • Securité- Retraitfrauduleux des colissur internet par ‘Yahoo ouYahoo Boys’, • Colisabandonnés. • Adresseincomplète. • Retrait/ Rappl des colis de la Poste par l’expéditeur. • Défaillance des douanesexprimée à travers des fraisarbitraires,ladétentionou la confication des coliscompenséé par de piètres excuses. • Politiquegouvernementale.Legouvernementempêchaitl’achat des voitures de livraison par le NIPOST, maisildépendentièrement du service de télécomunications à valeurajoutéerachitique et de cellesacquises par QSF. • Concurrence- Il existeune concurrence accrue danscemarché, des services de messagerierecommandés et non recommandés Traitement des colis et recette-kolaaduloju

25. Strategy • Carried out SWOT analysis -Strength-Worldwide network, staffing, Govt. - Agency, etc -Weaknesses-poor Infrastructure (Internal and External) supervision, Policies, Financial, -Opportunities-Unlimited market, Trust, -Threats-Competitors, Liberalization and deregulation, • Studied the characteristics of parcel-Inflow (B-C at 80%) and outflow (C-C at 87%) and market segment-small packets (60%) for inflow and large packets (52%) for outflow

26. Stratégies • Analyser les forces, faiblesses, possibilités et menaces • Avantage : vaste réseau, personnel, gouvernements et agences, • Inconvénient : mauvaise qualité des infrastructures (interne et externe), mauvaises supervision, politiques et finances, • Menaces : concurrence, libéralisation et mauvais control, • Etudier les caractéristiques des colis – à l’entrée (B-C à 80%) et à la sortie (C-C  a 87%) et des divisions du marché – pour les petits paquets (60%) à l’entrée et pour les gros paquets (52%) à la sortie

27. Nigeria Experience and Strategy • Studied the characteristics of parcel – Inflow (B-C at 80%) and outflow(C-C at 87%) and market segment – small packets for inflow and large packets for outflow about the same ratio – mainly individuals for outflow • Process re-engineering for Quality Improvement: • Reviewed process chain for improvement – • Acceptance- Increased access points, • Processing- Improved processing method and timing • Conveyance – Diversified modes • Delivery- Adopted home delivery • Repackaging:Reviewed pricing,Packaging,Promotion. • Customer Enquiry-joined the International Network IPS and IBIS. • Relationship with other stakeholders-Reviewed, • Loss of ILR Bonus-Observed regulation as far as possible. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

28. EXPERIENCE ET STRATEGIE DU NIGERIA • A étudié les caractéristiques des colis– à l’arrivé (B-C, 80%) et à la sortie(C-C, 87%) et la division du marché –des paquets minimum pour l’entrée et des paquets volumineux pour la sortie,presque la même proportion– Beaucoup plus les individus pour la sortie • Rechelonnement du traitement pour un meilleur rendement: • Revision de la chaîne de traitement pour amélioration • Réception- Renforcement de l’accessibilité, • Traitement- Amélioration du timing et des méthodes de traitement • Transport– moyens diversifiés • Livraison-Adoption de la livraison à domicile Re- emballage:coût,emballage,Promotion et lieu • rejoindre le réseau international IPS et IBIS • Consolidation de la relation avec un tiers Traitement des colis et recette-kolaaduloju

29. Experience and Strategy Contd. • Created dedicated Intern’l Customer Service Centre • Tarrif Review to ensure cost recovery, • Reviewed Retention Period to 30 days to improve security, • Reviewed management Structure – Venture with some level of autonomy. • Centralised Parcel assesment. • Introduce Home delivery, • Introduce Discount for Bulk Mailers, • Improved Promotion and publicity, • Exploring haulage Service – Most B-B Parcels are haulage items. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

30. Experience et Strategie Contd. • Creation d’un centre interne de service dédié au client • Revision du tarif pour assurer la relance des coûts, • Extension du delai de retention à 30 days pour accroître la sécurité , • Revision du cadre de gestion – Une entreprise dotée d’ un certain dégré d’autonomie. • Evaluation Centralisée des colis. • Institution de la livraison à domicile, • Institution d’une remise pour fidèles clients Mailers, • Amélioration de la promotion et de la publicité, • Exploration du service de roulage – la plupart des colis B-B sont des articles de roulage. Traitement des colis et recette-kolaaduloju

31. Outcome of Efforts • Observed that quality of service improved dramatically during the early years in fact, more than 120% in traffic in the first year (2003) and subsequently averaging 10% yearly, • While export continued on the increase, import remained almost static, • Observed that sustainability was a big challenge as national infrastructure remained epileptic, • Noted that more work would have to be done on a continuous basis to sustain service, • Notwithstanding the above, the following shows the graphical representations of Traffic and Revenue:

32. RESULTAT DES EFFORTS • La qualité du service s’est améliorée radicalement durant les premières années, plus de 120% en trafic pour la première année (2003), environ 10% l’année; • Les exportations ont continué à augmenter pendant que les importations restaient presque statiques; • La stabilité était un défis majeur compte tenu de l’instabilité de l’infrastructure national; • Plus de travail doit être fait à long terme pour un service durable; • Mis à part les points sus-cités, le tableau suivant est une représentation du trafic et des revenues:

33. Outcome of Efforts • Volume:

34. Le resultat des efforts • Volume: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

35. Trends in Revenue,Inward and Outward Traffic Flow,2005-2009 Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

36. LES TENDANCES DES REVENUS DES FLUX INTERNES ET EXTERNES : 2005-2009 Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

37. Revenue: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

38. Revenu: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

39. Outcome of Efforts • Quality of Service: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

40. Résultats des efforts • LA qualité du service: Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

41. NET REVENUE IMPROVEMENT • Protecting Revenue- No leakage ... • proper accounting – No carbon failure,No private receipts and effective internal control mechanism. • fulfiling ILR Service features conditions,(Art 192 and 193)(Details later in this presentation) • Reduction of liability payment-Enquiry and losses • Innovation – Increasing Volume through Quality improvement • Reviewing Cost- Fixed and variable : • ILR rate is country specific and revised Twice a year, • Cost of Inputs • Conveyance (Domestic and International) Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

42. Amélioration du revenu net • Protection du revenu-pas de pertes • Reddition de comptes correcte-pqs d’échec, pas de • Reçu privé et un mécanisme de conotrôle interne efficace. • Réealisation des conditions du service de la quote part, (Article192 et193)(les détails suivront lors de la présentation) • Réduction de la fiabilité de paiement-Interrogation et Pertes. • Rabais du coût,-Coûts des apports • Innovation-Augmentation du volume à travers une amélioration de qualité • Revu du coût-fixé et variable • Le taux de la quote part dépend de chaque pays et est modifié deux fois par an • Coût des apports • Acheminement (Domestique et International) Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

43. Background to Existing ILR • Prior to 2004 payment was based on individual member countries estimate. • By 2004 (Bucharest Congress)it was resolved based on POC proposal … to: • Adopt a compensation/payment system that ensures : • The Post improve on its share of the Parcel market; • It improves on the quality of service rendered; • Pay compensation according to cost of service delivery A resolution was therefore adopted for the POC to continue with the work and define the modalities. However, A base rate was adopted at 71.4% of the 2004 ILR with additional bonus of 40% for features already defined. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

44. Bacgrounddela quote part actuelle • Avant 2004 le paiementdépendait des estimations des pays membres • En 2004 (Conygres de Bucarest) il a étédécidésur proposition du CEP…: • L’adoption d’un système de compengsation/paiement qui assure: • L’amélioration du domaine du colis postal; • L’amélioration de la qualité du service rendu; • Le paiement de la compensation en fonction du coût de livraison Unerésolutionavaitvétéadoptée pour que le CEP poirsuive son travail Et définisse les modalités Cependant,untauxforfaitaire de 71,4% de la quote part de 2004 plus le bonus de 40% des aspets déjà définisavaitétéadopté. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

45. New System of ILR • Proposal 35.196 to Bucharest Congress thus set a new system of ILR from 2006. • Highlights of the proposal are • a methodology for a single floor rate including both per item and per kg components in line with Article RC 192 of the new Parcel Post Regulations. • This methodolgy required that a cap would apply based on a calculation of the combined base rate per parcel and per kg for a parcel of 5kg. • If the combined base rate obtained from this calculation is less than 4.25 SDR, then we apply the minimum rates of 2.85 per parcel and 0.28 per kg for a parcel. • If the combined base rate is greater than 4.25 SDR, then 71.4% of both the per parcel and per-kg rate is retained as the base rate. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

46. LE NOUVEAU SYSTEME DE QUOTE-PART • La proposition 35.196 du congrès de Bucarest a de faitmissurpiedunnouveausystème de quote-parteffectif à partir de 2006. • Les résultats dudit congrès se résument comme suit: • une méthologie pour un taux plancher unique, y compris les composantes par colisque par kilo, conformément à l‘article RC 192 de la nouvelle reglémentation de la poste aux colis. • Afin que cette méthologiesoiteffective, elleexigequ‘uncouvercleseraitapposésur la base du calculd‘untaux de base par colis et par kg, pouruncolis de 5kg. • Si aprèscalcul, le total du taux de baseobtenuestmoins de 4,25 SDR, alors, nousappliquons le minimum des taux de 2,85 par colis et de 0,28 par kg pouruncolis. • Si le total du taux de baseestsupérieur à 4,25 SDR, alors, 71.4% du taux, aussibien par colisque par kg sontmaintenuscommereprésentant le taux de base. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

47. 2011 ILR Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

48. Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

49. 2011 ILR Parcelprocessandrevenue-kolaaduloju

50. QUOTES- PART POUR 2011