Gizem Gül Koç Gurur Gelen Başkent Üniversitesi Endüstri Mühendisliği 2008-2009 GÜZ END-101 Endüstri Mühendisliğine Giriş

1. Organizasyon şeması ve İş Akış Şeması Gizem Gül Koç Gurur Gelen Başkent Üniversitesi Endüstri Mühendisliği 2008-2009 GÜZ END-101 Endüstri Mühendisliğine Giriş

2. Sunum Planı • Organizasyonun tanımı, gereği ve amacı • Organizasyon şemasının anlamı • Organizasyon şemasının kurulma nedenleri • Organizasyon şemasının özellikleri (gösterdikleri ve göstermedikleri) • Organizasyon şeması örnekleri • İş akış şemasının anlamı • Kullanım ilkeleri • Endüstriyel yararları • İş akış şeması çıkarma aşamaları • Simgeler

3. Organizasyon Şeması Organizasyon: İşletmede mevcut gücün; • Etkin • sistemli ve • verimli bir şekilde koordine edilebilmesi için işletmedeki bireyler ve gruplar arasındaki düzenlemedir. Gereği Belirli bir işin gerçekleştirilmesi, kişinin yeteneklerini aştığı andan itibaren, ahenkli bir grup çalışmasına ve sonuç olarak organizasyona gereksinim vardır. Amacı • Toplumun arzularını giderecek teknik veya ekonomik bir üretim yapmak • Organizasyon üyelerinin isteklerini gerçekleştirmek

4. Organizasyon Şeması ORGANİZASYON ŞEMASI NEDİR ? Organizasyon şeması; • Bir örgütün yapısının çeşitli unsurlarının bir grafikle gösterilmesidir. • İşletmenin yapısını bir bütün olarak gösteren ve servisler arasındaki çeşitli ilişkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz önüne alan bir grafiktir. • Bir anlamda organizasyonun kuş bakışı çekilmiş bir fotoğrafıdır.

5. Organizasyon Şeması Organizasyon Şemasının Kurulma Nedenleri Organizasyon ilkelerinin ışığında mevcut durumun değerlendirilmesi Ön tasarımın hazırlanması ve değerlendirilmesi İş ve görevlerin tanımlanması, ilişkilerin belirtilmesi İş ve görevler konusundaki uyarıların incelenmesi ve karşılaştırılması

6. Organizasyon Şeması İyi düzenlenmiş bir organizasyon şeması; İşlerin uzmanlaşması ve bölünmesini Sorumluluk ve ilişkilerini Yetki göçerilmesi yollarını Koordinasyon ve entegrasyon noktalarını Kimin hangi iş ve mevkiye sahip olduğunu belirtmelidir.

7. Organizasyon Şeması Organizasyon şemasının göstermedikleri • Her pozisyonun sahip olduğu yetki düzeyini • Ne tür bir yönetim tarzı uygulandığını • İşlerin tanım ve genişliğini • Fiili haberleşme düzenini

8. Bir organizasyon şeması dikey ve yatay grupları içerir. Dikey Gruplar • Aynı çalışma alanındaki ast-üst ilişkilerini kapsar. • Bu sayede üstler alttakilerin kendi görüşleri hakkında bilgi edinebilir, astlar ise olumlu olumsuz konuları üstlere iletebilir. Yatay Gruplar • Aynı hiyerarşik düzeyden bireylerin bir araya gelmesiyle oluşan gruplardır.

9. Organizasyon Şeması Organizasyon Şeması İşletmelerin etkin organizasyonlar kurabilmeleri ve yönetim mekanizmalarını geliştirebilmeleri için mutlaka bölümlendirmeye gitmeleri gerekmektedir. • Fonksiyonlarına göre bölümlendirme • Mal ve hizmet temeline göre bölümlendirme • Bölge temeline göre bölümlendirme • Müşteri temeline göre bölümlendirme • Zaman ve sayı temeline göre bölümlendirme • Süreç ve araca göre bölümlendirme • Proje organizasyonu ve matris organizasyon

10. Genel Müdür Muhasebe MD. Üretim MD. Pazarlama MD. Ürün MD. Organizasyon Şeması FONKSİYONLARA GÖRE BÖLÜMLENDİRME Fonksiyonlara göre bölümlere ayırma uygulamada en çok görülen bölümleme türüdür. Burada işler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilir. Her bölüm yöneticisi ilgili faaliyetlerden sorumlu olur.

11. Organizasyon Şeması PROJE ORGANİZASYONU • Proje organizasyonunun en önemli özelliği proje türü işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynaklar ve birimlerin bir proje yöneticisinin emir komutasına verilmiş olmasıdır. • Bu tür bir organizasyonun daha ileri hali matris organizasyonu olarak karşımıza çıkmaktadır.

12. Organizasyon Şeması • MATRİS ORGANİZASYONU • İkili kumanda sistemine yol açan, hem projeye hem de fonksiyonel göreve ağırlık veren bir örgütlenme türüdür. • Bu organizasyonun her astın bir üste bağlı olması, bir üstten emir alması ve bir üste hesap vermesi gibi genel ilkelere ters düştüğü görünmektedir. • Bu durumda departman yöneticileri ile işlevsel bölüm yöneticileri anlaşmazlıkları görüşerek çözüme bağlamaları gerekecektir.

13. Matris Organizasyon Organizasyon Şeması Mühendislik Hizmetleri Müdürü İşlevlere göre Ön Tasarım BaşMühendisi Makine Baş Mühendisi Elektrik Baş Mühendisi Hidrolik Baş Mühendisi Metalurji Baş Mühendisi A ProjesiYöneticisi B ProjesiYöneticisi C ProjesiYöneticisi Projelere göre

14. Karma Organizasyon Organizasyon Şeması Genel Müdür İşlevlere göre TeknikMüdür Mali İşlerMüdürü PazarlamaMüdürü PersonelMüdürü Ürüne göre Madeni Eşya El Aletleri Batı Anadolu Merkez Doğu Anadolu Bölgeye göre Pres Kaynak Montaj Toptan Perakende İşleme göre Müşteriye göre 1. Vardiya Şefi 2. Vardiya Şefi Zamana göre

15. Organizasyon Şeması

16. İş akış şeması İŞ AKIŞ ŞEMASI Kullanım Amacı İş Akış diyagramları kullanılarak büyük bir süreçte çeşitli basamaklar tanımlanır ve yapılan işin herkes tarafından anlaşılması sağlanır. İş akış diyagramı oluşturmakla belli bir süreçte atılması gereken adımlara daha yakından bakma imkanına kavuşulur. İş akış diyagramları sürece kimin nasıl katılacağını belirlemede önemli katkı sağlamaktadır.

17. İş akış şeması Endüstriyel Yararları Firmadaki problemlerin, yoğunluk yaşanan tıkanmaların ve yaratılan iletişim kanallarının tamamını ortaya çıkarır . İş Akış tablosu ile, gereksiz olan ve sürecin gerilemesine neden olan basamakları belirleme imkanına kavuşuruz.

18. İş akış şeması İş Akış Şeması Çıkarma Çabaları Bir faaliyet birden fazla bölümün katkısı ile gerçekleştiriliyor olabilir. Sorumlulukların, iş akışının, formların açıkça saptanabilmesi için önce işin akış şemasının çizilmesi gerekir. Akış şeması yapılan ve dökümante edilmesi istenen işi tam olarak anlatmalıdır. Akış şemaları prosedür yazımında oldukça yararlı olup, prosedürün arkasına eklenmesi tavsiye edilir. İşin başlığının yazılması ve başlangıç noktasının belirlenmesi “NE?” İş akış şemasının çıkartılması için o işin ilk önce başlığı hangi departmanla ilgili olduğu, işin hangidepartmandan gelen verilere göre sürdürüldüğü belirlenmelidir.

19. İş akış şeması İşin nasıl yapıldığının belirlenmesi “NASIL?” • İşin başlığı ve başlangıç noktası belirlendikten sonra nasıl yapıldığının belirlenmesi gerekiyor. • Kayıt mı yapılıyor, kontrol mu ediliyor, karar mı veriliyor, karar için bir ,başkasına mı gönderiliyor, bir başkasına gönderilirken kopyası alınıyor mu, karara göre bir sonraki aşama ne oluyor bu soruların cevaplanması gerekiyor.

20. İş akış şeması İşin ne zaman yapıldığının belirlenmesi “NE ZAMAN?” İşin yapılış sıklığı belirlenmelidir. “Günlük mü?”, “Periyodik mi?” Bu sorular cevaplanmalıdır. İşin kimin tarafından yapıldığının belirlenmesi “KİM?” İşin yukarıdaki aşamalar sırasında kimler tarafından yapıldığının, işin hangi aşamalarının kimler sorumluluğunda olduğunun belirlenmesi gerekir. İşin sonlandırılması “SONUÇ” İşin sonucu hangi departmanları ilgilendiriyor?”, “Hangi departmanlara girdi sağlıyor?”, “Kimlere rapor veriliyor?”, “Kaç kopya çıkarılıyor?”,”İşin kaydı ve aktarılması nasıl yapılıyor?” Bu soruların cevaplanması gerekir.

21. İş akış şeması Simgeler Eylem (Operation) : Bir öğenin kasten özelliğinin değiştirilmesidir. Bir şişeyi içecekle doldurmak, metal demiri bükmek veya mektup yazımı örnek gösterilebilir. Nakil (Transportation) : Öğenin bir yerden başka bir yere nakledilmesidir. Eylemler arasında bantlı taşıma sistemiyle bir öğenin yerinin değiştirilmesi örnek olarak gösterilebilir. İnceleme (Inspection) : Herhangi bir denetleme noktasında bulunan elimizde olan değer, daha önceden saptanmış standart değer ile karşılaştırılır.   Geciktirme (Delay) : Planlanan adımın bekletilmesi, geciktirilmesidir. Hareket halinde olan bir öğeyi bekletmek veya bir sonraki eylemi bekletmek örnek olarak gösterilebilir. Depolama (Storage) : Gerektiğinde çıkartılmak üzere öğeler depolanır. 

22. İş akış şeması Basamaklar:Semboller:Not: 1°)Raftaki Erişteler 2°)Aşçıya taşıma 3°)Pişirme 4°)Yıkama 5°)Et Ve Sos Ekleme 6°)Isıtma 7°)Tabaklara Yerleştirme 6 Tekrar 8°)Servis Bölümüne Taşıma 6 Tekrar

23. Kaynakça • Introduction To Industrial And Systems Engineering • Manufacturing Facilities Location Planning And Design • http:\\www.wikipedia.org • Organizasyon Şemaları Analizi ve Alaro Carrier Firması İncelemesi • www.sakarya.edu.tr • www.kalitece.net • www.gultekinaltuntas.com • www.isletme.istanbul.edu.tr