Informatikai kontrolling a gyakorlatban

1. Informatikai kontrolling a gyakorlatban Előadó: Horváth László

2. Tartalom • Informatika feladata • Informatikai rendszer felépítése • Az üzemeltetés feladatai • Az üzemeltetés erőforrás méretezése • Az Informatikai kontrolling • A IT beruházások elemzése • Az informatikai költségek • Outsourcing vs. insourcing Informatikai kontrolling a gyakorlatban

3. Az informatika feladatai: • (Informatikai erőforrások beszerzése) • Informatikai erőforrások üzemeltetése • Informatikai eszközök felügyelete • Információtechnológia lehetőségeinek és Társasági célok összehangolása • Az információs vagyon védelme és megőrzése • Informatikai kockázatok kezelése, elkerülése • Az informatikai tudásbázis gondozása Informatikai kontrolling a gyakorlatban

4. Az informatikai rendszer felépítése(ismerjük meg a szakterületet) A rendszer elemei (eszközök): • Fizikai hálózat (passzív és aktív eszközök) • Szerverek, központi menedzsment eszközök • Munkaállomások, perifériák • Hálózati operációs rendszerek, policy és menedzsment szoftverek • Kliens operációs rendszer, irodai alkalmazások • Központi adatbázisok és kapcsolódó eszközök • Ügyviteli alkalmazások • Egyéb szoftverek és eszközök (biztonságtechnika) Informatikai kontrolling a gyakorlatban

5. Az informatikai rendszer felépítése(ismerjük meg a szakembereket) A rendszer üzemeltetői (humán erőforrás és kapcsolatok): • Hálózati rendszergazdák • Szerver üzemeltetők • Adatbázis üzemeltetők • Alkalmazás üzemeltetők (modulgazdák, kulcsfelhasználók) • Hardveres szakemberek (munkaállomással kapcsolatos feladatok) • Külső szakértők • Felhasználók Informatikai kontrolling a gyakorlatban

6. Az üzemeltetés feladatai • Fizikai infrastruktúra működtetése • Hálózat (passzív és aktív eszközök) üzemeltetése • Szerverek üzemeltetése • Szerver szoftverek üzemeltetése • Munkaállomások üzemeltetése • Központi operációs rendszer, fájl, nyomtató, internet, levelező, virusvédelmi, policy, és manegment szoftverek üzemeltetése • Alkalmazás üzemeltetés • Adatbázis üzemeltetés • Alkalmazások üzemeltetése modulonként és átfogóan • Vezetői információs renszer üzemelteése • Egyedi programok üzemeltetése • Kapcsolódó nyilvántartási, dokumentálási feladatok • Emberi erőforrás menedzsment • Üzemeltetéshez kapcsolódó eszközök kezelése (járművek, technikai eszközök, műszerek) • Külső kapcsolattartás (partnerekkel, ügyfelelekkel, felhasználókkal) • Fejlesztések előkészítése, lebonyolítása Informatikai kontrolling a gyakorlatban

7. Fizikai infrastruktúra I. - hálózatok • A rendszer elemei • Passziv hálózat • viszonylag kevés gond, viszont gyakori új igények • 15-20 év garancia, vezetéknélküli hálózatok terjedésével szerepe csökken • -Aktiv eszközök: • Hub-ok, switcek, • Routerek, acces pointok, • Manegment eszközök • Szünetmentesek, szekrények Informatikai kontrolling a gyakorlatban

8. Fizikai infrastruktúra I. – Hálózatok Informatikai kontrolling a gyakorlatban

9. Hálózatok üzemeltetése • Általában külső szakvállalkozás építette ki. Ez a kapcsolat az üzemeltetésnél is megmarad. • Közel 100 %-os rendelkezésre állással kell üzemelnie • Az üzemeltetés több szinten valósul meg. A helyi technikus csak az egyszerűbb hibákat kezeli. Valamennyi aktív eszközhöz általában csak külső vállalkozás ért. • Aktív eszközök gyorsan amortizálódnak, míg a passzív hálózati elemek 15-20 évig szolgálnak megbízhatóan. • Az eredeti igények gyakorta változnak. (új technológiák, megnövekedett igények, működési változások) • Üzemeltetés külső kapcsolatai: szakvállalkozás, internet szolgáltató, kapcsolódó vállalkozások,telephelyek • A dokumentáltsága „örök” probléma. Nehezíti az üzemelte-tést Informatikai kontrolling a gyakorlatban

10. Fizikai infrastruktúra II. – Szerverek, munkaállomások, perifériák • Az évek során eltérő elemekből álló infrastruktúra alakul ki - még akkor is ha homogén infrastruktúrára törekszünk. • Az üzemeltetésbe általában külső szakértő is be van vonva (pl. unix szerver üzemeltetés) • A feladat ellátása sokrétű ismeretanyagot követel • (folyamatos továbbképzés szükséges) Informatikai kontrolling a gyakorlatban

11. Szoftverek I.Szerver operációs rendszerek, hálózati szolgáltatásokat biztosító rendszerek • A rendszer üzemeltetés legkritikusabb területe • 24 órás rendelkezésre állás szükséges • Nagy biztonsági követelmények • Drága a beruházás, a szolgáltatási költség, a bér költség (speciális szaktudást igényel) • Folyamatos fejlesztést igényel Informatikai kontrolling a gyakorlatban

12. Szoftverek II.kliens operációs rendszer, irodai alkalmazások, általános alkalmazások • Számossága, az eltérő felhasználói képzettség okoz gondot • Eltérő szoftverek (és verziók) is gondot okoznak • Sokrétű ismeretanyagok igényel Informatikai kontrolling a gyakorlatban

13. Szoftverek III.Vállalalatirányítási rendszer,Vezetői információs rendszer • Üzemeltetése kiemelt feladat. Társasági szempontból a legfontosabb • Az adatok védelme kiemelten fontos • Eltérő felhasználói szinvonal, 24 órás működés • Külön teszt és/vagy fejlesztői rendszer működik • Szakterületek és informatikai összehangolt munkáját igényli az üzemeltetés • Jelentős beruházást igényel, és folyamatosan nagy az üzemeltetési költsége • Állandó fejlesztési kényszer van Informatikai kontrolling a gyakorlatban

14. Szervezet felépítése • Gazdasági ágazathoz tartozik általában, de műszaki területhez is tartozhat, vagy közvetlenül a vezérigazgatóhoz • Vagy „lapos” szervezeti modell jellemzi, vagy beruházás - üzemeltetés, vagy hardver – szoftver területi tagolás figyelhető meg • A szervezet tagjai általában részt vesznek valamilyen „projekt” munkájában. • A szervezeten belül jelentősen eltérő képzettségű és jövedelmű munkavállalók dolgoznak Informatikai kontrolling a gyakorlatban

15. Szervezet felépítése (példa) Informatikai kontrolling a gyakorlatban

16. Informatikai kontrolling • Az informatikai kontrolling területei: • Informatikai üzemeltetés (IT) • Informatikai szolgáltatás (IM) • Informatikai fejlesztés (informatikai stratégia) • Informatikai beszerzés Informatikai kontrolling a gyakorlatban

17. informatikai kontrolling I.(definició) Eltérő értelmezései vannak • Informatikai értelemben a biztonságnak való megfelelés vizsgálata (MSz ISO/IEC/17799) • Ellenőrzési szempontból az IT rendszer vizsgálata üzemeltetési megfelelőség szempontjából • Gazdasági szempontból az IT befektetési és üzemeltetési költségeinek mérése és tervezése Informatikai kontrolling a gyakorlatban

18. informatikai kontrolling II.(feladatok) • Az IT beruházásainak a vizsgálata • Az IT üzemeltetési feladatainak a vizsgálata • Az IT üzemeltetési költségeinek a vizsgálata • Az IT ellenőrzési és biztonsági rendszerének a vizsgálata csak összefüggésben szabad vizsgálni Informatikai kontrolling a gyakorlatban

19. informatikai kontrolling III.(nézőpontok, elvárások és célok) • Gazdasági elvárások: árbevétel növekedés, költségcsökkenés elérése, gazdaságos működés, költség optimalizálás • Felhasználói elvárások: szolgáltatás, támogatás, minőségbiztosítás segítése, egyszerűség, biztonság, értékteremtő képesség • Folyamat nézőpont: integráltság, kiszolgálás, üzemeltethetőség, mérhetőség, nyitottság (külső rendszerekkel szemben) Informatikai kontrolling a gyakorlatban

20. informatikai kontrolling II.(feladatok) • Az IT beruházásainak a vizsgálata • Az IT üzemeltetési feladatainak a vizsgálata • Az IT üzemeltetési költségeinek a vizsgálata • Az IT ellenőrzési és biztonsági rendszerének a vizsgálata csak összefüggésben szabad vizsgálni Informatikai kontrolling a gyakorlatban

21. Az IT beruházások vizsgálata • Tervszerűség vizsgálata • Üzleti terv és IT terv vizsgálata • IT beruházások nemzetközi és hazai trendjének a vizsgálata • Beruházás gazdaságossági vizsgálat (korlátozottan és fenntartásokkal lehetséges) • Beruházások finanszírozásának vizsgálata Informatikai kontrolling a gyakorlatban

22. Az IT üzemeltetési feladatainak a vizsgálata • Minőségi mutatók: kiesési idő mutató, hibakezelési mutató, rendelkezésre állási mutató • Elégedettség vizsgálat: válaszadási idő, lekérdezési idő, • Folyamat vizsgálat: naprakészség, integráltság • Üzemeltetés körülményeinek vizsgálata: szerver ellátottság, munkaállomásra/felhasználóra jutó rendszertechnikus, munkaállomás/szerver mutató • Társaság informatikai állapot mutatók: dolgozók inf. rend. haszn. Mutató, inf. lefedettség mutató Informatikai kontrolling a gyakorlatban

23. Az informatikai költségek jellemzői • A költségek pénzforgalmi szempontból lökéssszerűen jelentkeznek, de számviteli szempontból jól elhatárolhatóak • A költségek köre nehezen definiálható, mivel általában eltérő tartalmat értünk alatta • A szolgáltatási költségek növekedése ezen a területen is jól megfigyelhető • Az igazgatási költségek között számoljuk el általában. Nehezen pontosítható a költségfelhasználás tevékenység szinten Informatikai kontrolling a gyakorlatban

24. Esettanulmány • A Társaság több telephelyes • Összetett Lan+Wan • 600 munkaállomás • Telephelyi szerverek + 6-8 központi szerver • Korszerű infrastruktúra és eszközpark • A rendszer üzemeltetésében meg van a törekvés a homogenításra • Integrált vállalatirányítási rendszer üzemelteés • A rendszer üzemeltetése házon belül megoldott (külső szakértők támogatásával) Informatikai kontrolling a gyakorlatban

25. Éves informatikai költségek megoszlása költségnemenként Informatikai kontrolling a gyakorlatban

26. Évi informatikai költségek költségfajtánként Informatikai kontrolling a gyakorlatban

27. Az IT évi üzemeltetési költségek százalékos megoszlása Informatikai kontrolling a gyakorlatban

28. Informatika mérését segítő mutatószámok I.: Az IT eszközökkel, szoftverekkel kapcsolatos mutatószámok: • A IT eszközök értékének aránya az összes eszközhöz • IT eszközök és szoftverek értékének aránya • A IT eszközök, és szoftverek nettó értékének aránya ugyanezen eszközök bruttó értékéhez • A saját tulajdonú, használt IT eszközök aránya az összes használt IT eszköz értékéhez viszonyítva Informatikai kontrolling a gyakorlatban

29. Informatika mérését segítő mutatószámok II.: Az informatikai rendszer működtetéséhez köthető mutatószámok: • Az üzemeltetés költsége az Igazgatási költségen belül • Az üzemeltetés költségei a vagyonhoz viszonyítva • Az üzemeltetés költségei az árbevételhez viszonyítva • Az üzemeltetés költségei munkaállomásonként Informatikai kontrolling a gyakorlatban

30. Informatika mérését segítő mutatószámok III.: Az informatikai jellegű beruházások mutatószámai: • IT beruházások az összes vállalati beruházáshoz viszonyítva • Az IT beruházások és az IT eszközök amortizációjának aránya • A beruházások és az eszközpark értékének aránya Informatikai kontrolling a gyakorlatban

31. Informatika mérését segítő mutatószámok IV.: Minden egyéb: • Terv/Tény költségek %-ban • Havi költség/éves költség • Göngyölt költség/éves költség • Iparági átlagos IT költség arány viszonyítva a saját IT költség arányhoz Informatikai kontrolling a gyakorlatban

32. Outsourcing • Az informatikai ügyfélkezelés/üzemeltetés külső szakvállalkozásokkal való megvalósítását jelenti • Cél a profil tisztítás (a vállalat azzal foglalkozzon ami a profil) • Költséghatékony megoldásnak szánják • Általában a vállalati IT részterületeit érinti • Tartalmának definiálása kulcskérdés • Az elmúlt időszakban jelentős tendereket hirdettek meg • Ellentmondásos a megítélése Informatikai kontrolling a gyakorlatban

33. Insourcing • Az informatikai szolgáltatások Társaságon belüli megvalósítását jelenti • Az információ biztonság, adatfeldolgozási idő veszteség elkerülése indokolja • Tenderek elsősorban a pénzügyi rendszerekhez kapcsolódó szolgáltatások-nál vannak Informatikai kontrolling a gyakorlatban

34. Outsourcing vs. Insourcing • Az IT részterületein gyakori az outsourcing, míg CRM megoldások esetében gyakori a „házon” belüli megoldások megvalósítása • Az outsourcing feltételrendszerének kidolgozásánál a realitások talaján kell maradni • Az outsourcing vs. insourcing nem csak pénzügyi kérdés. Társasági stratégia, biztonsági megközelítés, presztis is jelentős szempont a döntésnél • Célszerű a kérdést független külső szakértőkkel megvizsgálni Informatikai kontrolling a gyakorlatban

35. KÖSZÖNÖM A FIGYELMET Elérhetőség HorvathL@fkf.hu Informatikai kontrolling a gyakorlatban