Narodowe Centrum Badań i Rozwoju Interaktywne warsztaty dot. realizacji projektów unijnych dla beneficjentów I i II

1. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju Interaktywne warsztaty dot. realizacji projektów unijnych dla beneficjentów I i II Osi Priorytetowej PO IG

2. Sekcja Monitoringu i Sprawozdawczości POIG

3. Wskaźniki produktu • Wskaźniki produktu dotyczące EPC w fazie składania wniosku obejmowały też np. osobę spoza sfery B+R; wytyczne obecne nakazują aby w sprawozdawczości wykazać tylko osoby związane ze sferą B+R. Czy w takiej sytuacji wskaźnik będzie uznany za niewykonany? Jakie konsekwencje to oznacza? • Dla projektów zakończonych, w przypadku nieosiągnięcia wartości wskaźnika (dotyczy tylko EPC) beneficjenci II osi priorytetowej powinni umieścić informację, że docelowa wartość wskaźnika nie została osiągnięta ze względu na zmianę interpretacji wskaźnika w trakcie realizacji projektu (pismo MNiSW-DWI-WMS-524-11045-4/GP/11, z dnia 03.06.2011). • W przypadku projektów realizowanych w I osi priorytetowej zakładamy że wskaźnik zostanie osiągnięty w 100% (w przypadku problemu w osiągnięciu wskaźnika prosimy o kontakt z opiekunem projektu).

4. Kiedy i w jaki sposób korygować wskaźniki produktu wynikające ze zmian ujętych w kolejnych aneksach do umowy (dot. np. ilości zakupionej aparatury). • Skorygowane w aneksie wartości docelowe wskaźników należy przedstawić w kolejnym wniosku o płatność przypadającym po podpisaniu aneksu. Proszę poinformować o zaistniałym fakcie w piśmie przewodnim do wniosku o płatność. • Wskaźniki produktu powinny być zrealizowane w czasie trwania projektu, wskaźniki rezultatu w okresie trwałości projektu. Czy można uzupełnić realizację niektórych wskaźników produktu (np. publikacje) w okresie trwałości projektu? • Niestety nie. Po zakończeniu rzeczowym projektu nie będą możliwe korekty wskaźników produktu.

5. Wskaźniki rezultatu • Czy można w trakcie realizacji projektu zmienić wskaźniki rezultatu? W przypadku wartości docelowej wskaźnika istnieje możliwość zmiany poprzez podpisanie aneksu. • Zakładamy zatrudnienie 1 osoby wyłącznie na potrzeby projektu np. w czerwcu 2012; po roku wskaźnik EPC będzie wynosił 1. Po kolejnym roku (czyli po czerwcu 2014) będzie to wciąż 1 czy 2? W podanym przypadku wartość wskaźnika podana we wniosku o płatność będzie wynosić 2.

6. Zgodnie z wytycznymi wskaźniki rezultatu należy osiągnąć po zakończeniu projektu i utrzymać przez okres 5 lat. Na ostatnim szkoleniu w Warszawie na slajdach pojawiła się informacja, że „Trwałość projektu należy zapewnić przez 5 lat od zakończenia realizacji projektu, trwałość miejsc pracy (etatów) co najmniej przez 2 lata od daty utworzenia danego miejsca pracy (etatu).” Czy te informacje pochodzą z jakiś wytycznych ? jeśli tak to proszę o informacje z jakich. Informacja na temat trwałości miejsc pracy pochodzi z Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej - załącznik nr 3, gdzie zapisano, że wykazywane nowoutworzone miejsca pracy muszą być związane bezpośrednio z realizacją projektu, a trwałość każdego z nich powinna być przewidywana przez beneficjenta na co najmniej 2 lata od daty utworzenia danego miejsca pracy (etatu).

7. Jak rozgraniczyć zakup sprzętu/aparatury w ramach realizowanego projektu oraz innych projektów POIG czy innych realizowanych w jednostce (jaki sposób powinno to być uwzględnione w sprawozdaniu)? • Każdy zakup aparaturowy dokonuje się na podstawie faktury. Każda faktura posiada na odwrocie formatkę, w którą wpisuje się informacje na temat przeznaczenia zakupu, miedzy innymi: • tytuł projektu, • numer projektu, • kwota wydatków kwalifikowalnych, • nr zadania, • nazwa kategorii. • Przy rozliczaniu zakupionego sprzętu beneficjent szacuje jaka wartość inwestycji związana jest z realizacją danego projektu i taka wartość rozliczana jest w składanych wnioskach o płatność.

8. Jak interpretować „nowo utworzone miejsca pracy” w kontekście wskaźnika EPC, czy należy zaliczać również osoby zatrudnione w innej formie aniżeli umowa o pracę i jak wówczas obliczać wskaźnik EPC jeśli jest to umowa cywilno-prawna (zgodnie z kodeksem cywilnym brak wymogu narzucenia ilości godzin pracy). Zgodnie z informacją dla beneficjentów zamieszczoną na stronie internetowej NCBR, do wskaźnika EPC zaliczamy pracowników zatrudnionych na podstawie: - umowy o prace, - umowę zlecenie, - umowę o dzieło. W przypadku umów cywilno-prawnych wskaźnik EPC naliczany jest od daty zawarcia umowy do jej rozwiązania. • Czy nowe miejsca pracy w ramach wskaźnika rezultatu mogą być liczone na podstawie umów cywilno-prawnych? • Tak

9. W trakcie trwania projektu osiągamy wskaźnik: • Liczba nowych miejsc pracy (EPC) związanych z działalnością B+R powstałych w trakcie realizacji projektów (w tym kobiety) – 5 szt. (np. 2 nowe osoby zatrudniamy do projektu; każda pracuje przez 2,5 roku). • Jako wskaźniki rezultatu mamy: • - Liczba bezpośrednio utworzonych nowych miejsc pracy (EPC) • - Liczba utworzonych nowych etatów badawczych. • Czy w przypadku kontynuacji zatrudnienia po zakończeniu projektu te same osoby mogą tworzyć wskaźnik rezultatu „Liczba bezpośrednio utworzonych nowych miejsc pracy (EPC)”? • Czy też muszą to być nowe osoby? • Mogą to być tak samo nowe etaty jak i etaty wykazywane na etapie wskaźnika produktu.

10. Czy te same osoby mogą tworzyć wskaźnik „Liczba utworzonych nowych etatów badawczych”? • Tak • W jakim czasie należy osiągnąć wskaźniki rezultatu? Czy w okresie trwałości – 5 lat od zakończenia? • Wskaźniki rezultatu powinny zostać osiągnięte w trakcie trwałości projektu, tj. 5 lat po rzeczowym zakończeniu realizacji projektu. Beneficjenci podpisujący umowę o dofinansowanie w 2008 roku nie mieli wskazanych konkretnych lat dla osiągnięcia wskaźników. Umowy podpisywane po 2008 roku mają już wprowadzony harmonogram osiągania wskaźników rezultatu.

11. Kiedy i gdzie wpisywać informacje o uzyskanych stopniach naukowych jeśli jest to wskaźnik realizacji celów projektu? • Jeżeli jest to jeden ze wskaźników założonych przez beneficjenta na etapie wniosku o dofinansowanie, to informacje o osiągnięciu wskaźnika w zakresie stopni naukowych powinny się znaleźć we wniosku o płatność końcową (oczywiście jeśli mają potwierdzenie) lub będą wykazywane sukcesywnie w rocznych raportach w okresie trwałości. • Czy doktorant zatrudniony na umowę o pracę do projektu powinien być zaliczony do "Liczby pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu„ czy do : ”Liczby doktorantów zaangażowanych w realizację projektu”? • Taki pracownik może zostać wliczony zarówno do wskaźnika „Liczba pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu (w tym kobiety), jak i wskaźnika „Liczba doktorantów zaangażowanych w realizacje projektu”.

12. Wskaźniki w projekcie tj. patenty, publikacje zostały przypisane do zadań, czy będą one oceniany z perspektywy wskazanych zadań, czy oceniane globalnie w skali całego projektu? • Osiągnięcie wskaźników monitorowane będzie globalnie w skali całego projektu. • Co to są wskaźniki oddziaływania? • Wskaźniki oddziaływania stanowią długofalową konsekwencję zrealizowanego projektu wykraczająca poza natychmiastowe efekty. • Wskaźniki oddziaływania stanowią zmianę stanu obecnego spowodowaną realizacją Projektu. Założeniem wskaźników oddziaływania było wykazanie poprawy warunków społeczno - ekonomicznych szerszej grupy społecznej. • Z dniem 15 grudnia 2004 r. Instytucja Zarządzająca podjęła decyzję o usunięciu z systemu monitorowania wskaźników oddziaływania na poziomie projektu. W konsekwencji beneficjent nie ma obowiązku uwzględniania ww. wskaźników we wniosku aplikacyjnym ani w sprawozdaniach.

13. Zakończenie realizacji projektów • Jak wygląda końcowe rozliczenie finansowe oraz na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas przygotowania sprawozdania końcowego z realizacji projektu (jak obszerne powinno być sprawozdanie opisowe – czy 20 stron wystarczy)? Jakie są obowiązujące terminy składania końcowego wniosku o płatność i sprawozdania końcowego z realizacji projektu? • Opiekun merytoryczny przesyła do beneficjenta przed zakończeniem rzeczowym projektu wzór Informacji końcowej z realizacji projektu z prośbą o jego uzupełnienie. Informacja jest przygotowywana indywidualnie dla każdego beneficjenta na podstawie wniosku aplikacyjnego. • Nie ma ograniczenia dotyczącego obszerności dokumentu. • Termin przesyłania informacji końcowej - 25 dni od zakończenia projektu. • Poniżej przedstawiono schematy rozliczenia umowy dla I i II osi priorytetowej.

14. Konkurs ekspertów Informacja końcowa. Dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu rzeczowego projektu. Raport z audytu zewnętrznego. SWPOIG BENEFICJENT Wniosek o dofinansowanie. Informacja końcowa. Studium wykonalności. Wniosek o płatność końcową. (wersje elektroniczne) Informacja końcowa. Dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu rzeczowego projektu. Dokument potwierdzający przeprowadzenie audytu zewnętrznego. (wersje elektroniczne). EKSPERT B A D C1/C2 Wniosek o płatność końcową SKPOIG SFPOIG Wniosek o płatność końcową (wersja elektroniczna) FUNDACJA FUNDUSZ WSPÓŁPRACY SMSPOIG Kopia zatwierdzonego ROZLICZENIA UMOWY Płatność końcowa Raport z weryfikacji Wniosku o płatność końcową ROZLICZENIE UMOWY (ZATWIERDZAM Dyrektor NCBR) Lista kontrolna Rozliczenia umowy A B C2 D

15. SW POIG - Sekcja Wdrażania Projektów PO IG. SF POIG – Sekcja Finansowania PO IG. SMS POIG – Sekcja Monitoringu i Sprawozdawczości PO IG. SK POIG - Sekcja Kontroli PO IG. A - Lista kontrolna do rozliczenia finansowego umowy. B - Lista kontrolna do rozliczenia umowy. C1 - Karta oceny rozliczenia zakresu rzeczowego projektu badawczego. C2 - Karta oceny rozliczenia zakresu rzeczowego projektu infrastrukuralnego. D - Lista sprawdzająca do kontroli na zakończenie projektu

16. Jakie dokumenty należy załączyć do wniosku o płatność końcową (5%) składanego do Instytucji Pośredniczącej? • Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność końcową nie różnią się niczym od dokumentów składanych do wniosku o płatność pośrednią lub rozliczającą zaliczkę.

17. Udokumentowanie osiągnięcia wskaźników • Jeden EPC w projektach 2.3.3 POIG (czy umowa o dzieło polegająca np. na stworzeniu nowego autorskiego oprogramowania, na którym działa system , może być podstawą do liczenia EPC przy założeniu, że wykonujący umowę złoży oświadczenie ile godzin poświęcił na stworzenie swojego autorskiego oprogramowania? Czy wystarczy takie oświadczenie czy potrzebna jest także karta czasu pracy?) • Potwierdzeniem osiągnięcia wskaźnika EPC (dla umowy o dzieło) jest podpisana umowa z pracownikiem.

18. Jakie dokumenty, oprócz końcowego wniosku o płatność, potwierdzają zakończenie projektu; jak rozumieć stwierdzenie „dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu rzeczowego projektu”? Udokumentowanie osiągnięcia wartości docelowej wskaźnika produktu i rezultatu dokonuje się na podstawie przedłożenia śladu rewizyjnego, który może mieć formę np.: • - umowy (np. dla zatrudnienia), • - umowy handlowe pomiędzy jednostkami, • - dokumentu odbioru technicznego, budowlanego, • - faktury zakupu, • - listy obecności na szkoleniach. • Osiągnięcie poszczególnych wskaźników produktu i rezultatu powinno być tak udokumentowane, aby zespół kontrolujący nie miał wątpliwości co do osiągnięcia wskaźnika.

19. Jaki dokument powinien potwierdzać zaistnienie współpracy badawczej z uczelnią? Czy wystarczający jest list intencyjny czy konieczna jest umowa współpracy, czy umowa współpracy musi wiązać się z ponoszeniem wydatków na rzecz współpracującej instytucji badawczej? • List intencyjny nie jest potwierdzeniem zaistniałej współpracy. Może stanowić jedynie chęć podjęcia takiej współpracy. Dokumentem potwierdzającym osiągniecie wskaźnika jest umowa o współpracy. • Umowa o współpracy nie musi wiązać się z przepływami finansowymi. • Jak udokumentować wskaźnik rezultatu „Liczba projektów badawczych, rozwojowych i celowych zrealizowanych przy wykorzystaniu wspartej infrastruktury IT”, kiedy projekt jest realizowany w ramach Konsorcjum. Czy wystarczy oświadczenie od Konsorcjantów na temat projektów przez nich realizowanych. • Potwierdzeniem wskaźnika może byś oświadczenie konsorcjantów wraz z dokumentami (umowami) mówiącymi o projektach które wykorzystały wsparta infrastrukturę.

20. W jaki sposób Beneficjent ma udokumentować osiągniecie wskaźników, np. zakup aparatury (zdjęcia aparatury wraz z opisem miejsca zlokalizowania?); powierzchnia zmodernizowana (dokumentacja techniczna i kosztorysy budowlane to często kilka segregatorów materiałów, rysunków etc. – czy wystarczy np. oświadczenie Beneficjenta na ten temat?) • W informacji końcowej beneficjent przedstawia w formie zestawienia: • - wykaz aparatury badawczej, • - wykaz dokumentów potwierdzających wykonanie zadań inwestycyjnych, • - wykaz dokumentów potwierdzających odbiór aparatury. • Beneficjent nie musi przesyłać całej dokumentacji do IP. Zespół kontrolujący podczas kontroli na miejscu zweryfikuje przesłane zestawienia w oparciu o dokumenty.

21. Czy w trakcie trwania Projektu należy wykazywać we wnioskach o płatność zrealizowane wskaźniki rezultatu? • Wskaźniki rezultatu należy wykazać we wnioskach o płatność końcową, co nie oznacza, że beneficjent nie może prowadzić wewnętrznego monitoringu osiągnięcia wskaźników rezultatu. • Jeśli w pierwszym roku po zakończeniu realizacji projektu, osiągniemy już 100 % realizacji wskaźników rezultatów, to czy można to sprawozdać w momencie osiągnięcia wartości docelowych (nie czekać do 31 stycznia) i równocześnie zakończyć coroczny obowiązek sprawozdawania wskaźników rezultatu. • Beneficjent może wcześniej poinformować IP o osiągnięciu założonej wartości wskaźników rezultatu.

22. W jaki sposób będzie wykazywana realizacja wskaźników rezultatu po zakończeniu projektu? • Od kiedy należy rozpocząć i w jaki sposób należy monitorować osiąganie wskaźników rezultatu, jeżeli projekt kończy się we wrześniu 2012 r.? Czy od 01.10.2012 r., czy od 01.01.2013? • Monitorowanie przez beneficjentów wskaźników rezultatu rozpoczyna się bezpośrednio po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku przytoczonym powyżej jest to październik 2012 roku. • Wartości wskaźników rezultatu wykazywane będą przez beneficjentów, w okresie trwałości, w sporządzanych sprawozdawczych wnioskach o płatność. Beneficjenci zobowiązani będą do nadsyłania do IP informacji o osiąganych wartościach wskaźników rezultatu do momentu uzyskania wartości docelowych, corocznie do 31 stycznia kolejnego roku oraz na ewentualne żądanie IP. • Na tej podstawie informacje o osiągnięciu wskaźników będą wprowadzane do KSI-SIMIK.

23. Jakie są warunki zmiany wskaźników realizacji projektu: produktu i rezultatu? • Beneficjent chcący uaktualnić docelowe wartości wskaźników produktu i rezultatu powinien przeprowadzić dogłębna analizę tych wartości. • W przypadku, gdy zaistnieje potrzeba aneksowania wartości docelowych wskaźników beneficjent powinien zwrócić się pismem do IP z prośba o aktualizacje wartości wskaźników. W piśmie należy przedstawić aktualną oraz zaproponowaną wartość wskaźnika. • Należy również wykazać istotne powody zmiany wartości docelowej wskaźników. • Dodatkowe szczegóły dostępne będą u opiekuna projektu.

24. Czy IP planuje zwiększyć liczbę dopuszczalnych znaków w pkt.14 i pkt.16 w generatorze WBOP – obecny rozmiar tych pkt. uniemożliwia pełne ujęcie planowanych zadań, problemów i odstępstw od harmonogramu. • IP nie ma wpływu na modyfikacje programu Generator Wniosków o Płatność. Taką możliwość posiada IZ. • Obszerniejsze informacje na temat pkt. 14 i 16 WOP beneficjent może przedstawić jako załączniki do bieżącego wniosku. • Kiedy przesunięcia do 10% należy uwzględnić w tabeli 13 WOP? Czy wystarczy tylko poinformować pisemnie o przesunięciach wewnątrz kategorii z uzasadnieniem? • Jeżeli dokonano przesunięć wewnątrz kategorii proszę je uwzględniać w sporządzanym wniosku o płatność w tabeli 13. • Informację na temat przesunięć proszę każdorazowo przekazywać w piśmie przewodnim do przekazywanego wniosku o płatność.

25. Jeżeli u Partnera w czasie audytu, przy ponownej weryfikacji dokumentów pojawiają się pewne drobne błędy w zestawieniach wydatków- np. błędne daty, na fakturze inna data przelewu, czy wystarczy poprawić i parafować dokument przez odpowiednią osobę, czy trzeba ponownie kserować dokumenty i wysyłać do Partnera? Są to wnioski już zaakceptowane. • Zmiany takie można dokonać na oryginale dokumentu. Partner powinien wówczas potwierdzić za zgodność z oryginałem skorygowany dokument i przekazać go Liderowi. • W jaki sposób będzie następowało rozliczenie końcowe wykorzystanych materiałów i surowców oraz aparatury badawczej?

26. Jaka jest szczegółowa procedura wystąpienia / zgłoszenia zapotrzebowania ewentualnego niedoboru środków finansowych w projekcie? Należy pisemnie poinformować IP o ewentualnym zgłoszeniu zapotrzebowania na dodatkowe środki na realizacje projektu.

27. Czy i ew., jakie są możliwości zwiększenia dofinansowania projektu. W okresie 19 lipca - 10 sierpnia br. przygotowano ankietę dot. ewentualnego zwiększenia dofinansowania projektów realizowanych w ramach I i II Osi Priorytetowej PO IG. Analizy dokonano. na próbie 208 projektów, wdrażanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju oraz Ośrodek Przetwarzania Informacji. Ankieta miała charakter informacyjny i przeprowadzona została w celach monitoringowo - sprawozdawczych. Zebrane dane pozwoliły na zobrazowanie potencjału ewentualnego zwiększenia dofinansowania w realizowanych projektach. Beneficjenci podali następujące przyczyny oraz uzasadnienie celowości zwiększenia dofinansowania: - zmiany kursowe, - inny powód – tj. zmiana zakresu rzeczowego projektu, w tym zakup dodatkowej aparatury, wprowadzenie nowych zadań, wydłużenie czasu realizacji projektu.

28. Wnioski: • Instytucja Pośrednicząca może pozyskać dodatkowe środki z trzech źródeł: • - deprecjacji złotówki, • - realokacji środków w ramach PO IG, • - nadkontraktacji (po zatwierdzeniu przez Ministerstwo Finansów). • W przypadku zaistnienia jednej z powyższych sytuacji, Beneficjenci będą informowani o możliwości występowania z wnioskami o zwiększenie dofinansowania wraz z uzasadnieniem, które będą weryfikowane zarówno przez zespół ekspertów, jak i Instytucję Zarządzającą.

29. Jak należy rozumieć wskaźnik: „Udział środków (w tym budżetowych i PO IG) przeznaczonych na zakup aparatury naukowo-badawczej o znaczeniu środowiskowym* w kwocie całości środków przeznaczonych na zakup aparatury B+R” i co rzeczywiście on oznacza”?

30. A – wartość całości aparatury B+R D – wartość aparatury B+R o znaczeniu środowiskowym zakupionej ze środków PO IG B – wartość aparatury B+R o znaczeniu środowiskowym C – wartość aparatury B+R zakupionej ze środków PO IG (1) B/A w tym D/A (2) D/C

31. Pytania związane z wdrożeniem i komercjalizacją • Jaka jest obowiązująca definicja wdrożenia? Czy wdrożenie obejmuje również skierowanie do sprzedaży? • Jakie są podstawowe różnice między wdrożeniem a komercjalizacją? Proszę o określenie, czy przypadki opisane w punkcie Pytania dot. zakresu finansowego projektu są wdrożeniem czy komercjalizacją? • Jakie jest aktualne stanowisko NCBiR w sprawie komercjalizacji (definicja, sposoby komercjalizacji, odpłatność)?

32. Pytania skierowane do Sekcji Wdrażania PO IG • Jakie informacje będą niezbędne przy tworzeniu sprawozdań końcowych? Jak utworzyć prawidłową kartę zamknięcia? • Poniżej przedstawiono przykładowe informacje wymagane podczas wypełniania Informacji końcowej: • zadania zrealizowane podczas projektu – pkt. 5.1, • opis uzyskanych wyników badań (projekt badawczy), wykaz wspartej infrastruktury (projekt infrastrukturalny) – pkt. 5.2, • cele projektu(informacja wprowadzana przez opiekuna merytorycznego w oparciu o założone cele we wniosku o dofinansowanie) – pkt. 6, • opis zakresu, przyczyn, i skutków niepełnego wykonania zadań badawczych (projekt badawczy), zadań inwestycyjnych (projekt infrastrukturalny) – pkt. 7,

33. opis nieosiągnięcia wartości docelowych wskaźników – należy napisać czy wszystkie wskaźniki zostały zrealizowane, w przeciwnym razie proszę napisać jakie wskaźniki nie zostały zrealizowane, jaka osiągnęły wartość i wyjaśnić dlaczego zostały niezrealizowane – pkt. 8, • wykaz aparatury badawczej (projekt badawczy) – pkt. 11, • informacje na temat promocji: projekt badawczy – pkt. 13, projekt infrastrukturalny – pkt. 10, • prośba o przedstawienie (maksymalnie 3) rekomendacji, propozycji ulepszenia systemu wdrażania programów współfinansowanych ze środków unijnych w przyszłym okresie programowania: projekt badawczy – pkt. 14, projekt infrastrukturalny – pkt. 11.

34. Czy w ramach aneksu można dokonać zmian w zakończonych już zadaniach badawczych, jeśli na skutek weryfikacji samodzielnej Beneficjenta wykryto niezgodności międzyzadaniowe oraz między kategoriami ( nie wpływające jednak na sumę kosztów kwalifikowanych). Generalnie nie można dokonywać zmian w zakończonych zadaniach. W przypadku dodatkowych pytań konieczny będzie kontakt z opiekunem projektu.

35. Gdzie można znaleźć wzór Informacji końcowej? • Czy opracowano już jakieś procedury, wytyczne związane z zamknięciem projektu? • Informacja Końcowa przesyłana jest beneficjentom indywidualnie przez opiekuna projektu przed zakończeniem realizacji projektu. • Procedura związana z zakończeniem realizacji projektu: • a) do Działu Finansowego wpływa wniosek o płatność końcową najpóźniej w ostatni dzień realizacji projektu, • b) opiekun projektu - Sekcji Wdrażania POIG przesyła Informację Końcową do beneficjenta pod koniec realizacji projektu. Najpóźniej 25 dni po zakończeniu realizacji projektu Beneficjent przesyła do SW POIG Informację Końcową, dokument potwierdzający przeprowadzenie audytu zewnętrznego oraz dokument potwierdzający wykonanie zakresu rzeczowego projektu np. wykaz zakupionej infrastruktury informatycznej oraz jej parametry, • c) opiekun merytoryczny weryfikuje Informację Końcową i przesyła wersje elektroniczną do Sekcji Monitoringu i Sprawozdawczości,

36. d) opiekun merytoryczny zbiera informacje dotyczące realizacji zakresu rzeczowo – finansowego projektu z Sekcji Monitoringu i Sprawozdawczości, sekcji Kontroli i Działu Finansowego, • e) opiekun merytoryczny losuje 3 Ekspertów do oceny stopnia zrealizowania zakresu rzeczowego projektu i następnie przesyła im zebrane dokumenty dotyczące realizacji projektu, po otrzymaniu opinii trzech niezależnych Ekspertów oraz informacji z Działu Finansowego opiekun kieruje projekt do ostatecznego rozliczenia – wypłaty 5% dofinansowania.

37. Czy Beneficjent powinien zgłaszać zmiany w zakresie wskaźników realizacji Projektu (produktu) jeśli są to zmiany „in plus”, tzn. np. większa niż zakładano powierzchnia zmodernizowana (pierwotne szacunki na podstawie wstępnych kosztorysów, ostateczna powierzchnia zmodernizowana na podstawie dokumentacji przetargowej), większa ilość aparatury naukowo-badawczej (Beneficjent początkowo nie uwzględnił tego że kupuje kilka sztuk tej samej aparatury), czy większa ilość zmodernizowanych laboratoriów (z zakresu rzeczowego Projektu wynika np., że Beneficjent modernizuje 4 laboratoria a omyłkowo wpisana została wartość 1) etc. Czy należy to zgłosić i podpisać Aneks do Umowy? • Beneficjent sprawozdaje realizację wskaźników w każdym WOP, tam też przekazuje wyjaśnienia dotyczące przyczyn zmian wartości wskaźników zarówna In plus jaki i In minus. Zmiany we wskaźnikach można anektować w trakcie realizacji projektu na wniosek beneficjenta (pismo do SW PO IG). Wymagana jest wówczas zgoda IP.

38. Cechy prawidłowo przygotowanego aneksu do umowy. • Poniżej przedstawiono główne cechy prawidłowo przygotowanego aneksu: • aneks jest trwale spięty (np. bindowany), • aneks powinien być przesłany w 3 egzemplarzach, • aneks powinien mieć odpowiednią treść - ewentualnie uwzględniającą paragrafy z umowy, które ulegają zmianie (treść aneksu może na prośbę beneficjenta przesłać opiekun merytoryczny), • aneks został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji, • aneks zawiera odpowiednie załączniki również w 3 egzemplarzach: - harmonogram rzeczowo-finansowy, - harmonogram realizacji projektu, • - pełnomocnictwo/KRS/RIN). • Załączniki są odpowiednio ponumerowane,

39. dane umieszczone w Aneksie przez beneficjenta są poprawne (nr projektu, tytuł projektu, nazwa, adres, NIP, REGON), beneficjent zawarł w harmonogramach zmiany, o które wnioskował, kwota dofinansowania oraz kosztów całkowitych projektu zawarta w harmonogramach dołączonych do aneksów jest zgodna z kwotą zawartą w obowiązujących harmonogramach lub w treści aneksu, formuły/wyliczenia w harmonogramach są poprawne, kategorie kosztów, które są ograniczone nie zostały przekroczone.

40. Realizacja zakupów dot. wyposażenie, materiałów, usług itp. wcześniej nie przewidzianych w harmonogramie do umowy projektu, które w trakcie prac przy projekcie okazały się niezbędne do jego prawidłowej realizacji • Wszystkie zmiany rzeczowe w projekcie wymagają zgody Instytucji Pośredniczącej. W przypadku konieczności zakupów wcześniej nie przewidzianych w harmonogramie do umowy projektu, które w trakcie prac przy projekcie okazały się niezbędne do jego prawidłowej realizacji należy wystąpić do IP z pismem o zgodę, a następnie podpisać stosowany aneks.

41. W przypadku nieuzyskania wyczerpujących odpowiedzi na przesłane pytania prosimy o nadesłanie ich na adres mailowy pawel.skubida@ncbr.gov.pl lub pismem na adres Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.

42. Dziękujemy za uwagę Osoby do kontaktu: Kierownik Sekcji Monitoringu i Sprawozdawczości Paweł Skubida tel. (0 22) 39 07 339 (pawel.skubida@ncbr.gov.pl)