Un classement ne doit rien à la mémoire, tout à la logique

1. Un classement ne doit rien à la mémoire, tout à la logique

2. Sommaire • Les bases du classement • Les dossiers physiques • Créer ou refondre un classement • Le classement thématique • Conserver un bon classement • Le classement des fichiers numériques • Le classement des mails

3. Le classement Les bases du classement

4. 1 - Définitions • Classement • Ranger méthodiquement en vue d’une recherche ultérieure • Critère de classement (ou indicatif) • Définir l’ordre des différents éléments • Tri • Opération qui permet de passer d’un fichier en vrac à un fichier en ordre

5. 1 - Définitions • Fichier en ordre • Les valeurs successives de l’indicatif sont uniformément croissantes • Il peut y avoir des trous (absence d’une ou plusieurs valeurs) • Il peut y avoir des répétitions (plusieurs fois la même valeur ou critère)

6. 1 - Définitions • Fichier en séquence • Le fichier est en ordre • Il n’existe ni trous ni répétitions • Chaque valeur du critère n’est présente qu’une seule fois

7. 2 - Ordre de classement • Permettre une recherche rapide • Plus les recherches sont fréquentes, plus le temps d’accès doit être réduit • Offrir une sécurité élevée • Être extensible

8. 2 - Ordre de classement fondamentaux 2.1 – Classement alphabétique 2.2 - Classement numérique 2.3 - Classement idéologique

9. 2 - Autres ordres de classement 2.4 - Classement décimal 2.5 - Classement chronologique 2.6 - Classement alphanumérique 2.7 - Classement géographique

10. 2.1 - Classement alphabétique • Basé sur la suite naturelle des lettresde l’alphabet • Classement normalisé • Rubrique = mot ou groupe de mots servant de titre • Mot directeur = mot le plus important d’une rubrique • Se choisit selon des règles précises • Détermine la place de la rubrique dans le classement alphabétique A Abaca Abaissable Abaissant Abaisse Abaisser

11. 2.1 - Classement alphabétique • Classement normalisé • Indexage alphabétique • Manière d’écrire une rubrique pour faciliter son classement • Inscrire d’abord le mot directeur et les mots qui suivent • Inscrire entre parenthèses les mots qui le précèdent • Respecter rigoureusement la forme exacte et l’ordre des mots • Renvoi • Inscription supplémentaire d’une rubrique dans le répertoire alphabétique • Renvoi au mot directeur ou à la rubrique principale

13. 2.1 - Classement alphabétique • Avantages • Simple pour les rubriques ne comportant qu’un seul mot • Recherches faciles si on respecte strictement les règles normalisées • Extensible (en théorie) • Inconvénients • Délicat pour les rubriques à plusieurs mots • Les renvois sont cause de perte de temps et de place • Temps d’accès relativement longs pour de gros volumes de classement • Pose des difficultés matérielles pour l’extension • Peu sûr visuellement et pas discret • Utilisation • À n’utiliser que pour les petits volumes de classement

14. 2.2 - Classement numérique 74230 74231 74232 74233 74234 74235 74236 • Attribuer un numéro d’ordre • à chacun des éléments à classer • dès son arrivée • Ranger selon la suite naturelle desnombres entiers • Création d’un répertoire alphabétique pour assurer la correspondance entre dénomination et numéro

15. 2.2 - Classement numérique • Avantages • Très simple • Recherches rapides pour de gros volumes de classement • Extensible : les éléments à intégrer prennent place à la fin) • Sûr : tous les numéros sont affectés jusqu’au dernier élément • Discret • Inconvénients • La recherche s’effectue en deux temps • Le contrôle visuel disparait en cas de « trous » dans la suite des numéros • Utilisation • Réservé aux gros volumes • Adapté quelle que soit la nature des éléments à classer

16. 2.3 - Classement idéologique • Basé sur la division d’un sujet en sous-sujets • Les sous-sujets peuvent être eux-mêmessubdivisés autant que nécessaire • Une analyse est nécessaire pourétablir un plan de classement Sciences Classification fondamentales appliquées empiriques Méthode expérimentation observation

17. 2.3 - Classement idéologique • Avantages • Très rationnel lorsqu’il est bien fait • Extensible • Inconvénients • Plan de classement long et délicat à établir • Recherches longues et délicates pour les personnes non habituées • L’extension peut entrainer des problèmes de rangement • Le contrôle visuel n’existe pas • Utilisation • Idéal pour le classement de documentation, dans les bibliothèques

18. 2.4 - Classement décimal • Dérivé de la classification décimale (imaginé par Dewey en 1875) • Combinaison des classements idéologique et numérique • Chaque sujet est divisé en 10 classes maximum • Chaque classe est elle-même divisée en 10 sous-classes 1 – Bibliographies et discographies 2 – Bibliothéconomie et lectures 20 – Généralités, documentation, 21 – Bibliothèque et société 22 – Construction bibliothèques 25 – Administration, gestion 250 – Recherche documentaire 251 – Documentations sonore 252 – Collections 253 – Catalogue 254 – Indexation, cotation 255 – Service de prêt

19. 2.4 - Classement décimal • Avantages • Très rationnel lorsqu’il est bien fait • Extensible • Inconvénients • Les divisions possibles sont limitées à 10 maximum • Utilisation • Identique à celle du classement idéologique (bibliothèques) • Utilisé pour le Plan Comptable Général

20. 2.5 - Classement chronologique • Basé sur la suite naturelle des dates • Années, mois puis quantièmes • Il est souvent doublé d’un classement numérique

21. 2.5 - Classement chronologique • Avantages • Très simple • Extensible (l’élément le plus récent sera au-dessus ou en avant des autres) • Inconvénients • Ne peut s’appliquer qu’à des éléments datés • Connaitre la date est nécessaire pour retrouver le document • Recherche longue si le volume est important • Ne comporte pas de contrôle visuel (sauf s’il est doublé d’un classement numérique) • Utilisation • Pour tout élément daté (correspondance, quotidiens, périodiques…)

22. 2.6 - Classement alphanumérique A – Impôts B – Véhicule B01 – Révision des 20 000 B02 – Chgt pneus 22/05/11 B03 – PV du 07/08/11 B04 – Devis carrosserie B05 – Révision des 30 000 C – Énergie D - Assurances • Combinaison des classementsalphabétique et numérique • Constitution de tranchesalphabétiques • À l’intérieur de chaque tranche,les éléments sont classés numériquementselon leur ordre d’arrivée • Les numéros attribués dans chaque tranche sont notéssur des répertoires alphabétiques

23. 2.6 - Classement alphanumérique • Avantages • Simple, extensible, sûr et discret • Recherches faciles et rapides pour de gros volumes de classement • Inconvénients • La recherche s’effectue en deux temps • Perte de temps pour des petits volumes à classer • Temps d’accès relativement longs lorsque les effectifs par tranche sont importants • Pose des difficultés matérielles pour l’extension • Utilisation • Pour des documents concernant des tiers • Pour de petits volumes par tranche

24. 2.7 - Classement géographique • Issu du classement idéologique • Basé sur la division d’un territoire en divisions de plus en plus petites • Chaque division est classée parordre alphabétique ou numérique

25. 2.7 - Classement géographique • Avantages • Simple • Extensible en principe • Inconvénients • Nécessite des connaissances géographiques (ou recourir à un répertoire territorial) • Pose des problèmes matériels pour l’extension • N’offre aucun contrôle visuel • Utilisation • Pour les entreprises à succursales, filiales • Lorsque les divisions administratives d’une entité sont bien distinctes

26. 3 - Mode de rangement = Choix de moyens matériels • Se définit par rapport à des contraintes de recherche des informations stockées • Définir les conditions d’accès aux informations • Définir les autres critères à respecter pour que le mode de rangement soit efficace

27. 3 – Mode de rangement • Mode d’accès aux informations rangées • Accès séquentiel • L’accès à un support quelconque est lié à l’accès au support précédent • Accès sélectif • Retrouver une information sans être obligé de consulter celles qui la précèdent dans l’ordre de rangement

28. 3 – Mode de rangement • Choix de l’emplacement • Classement « actif » • Documents consultés très souvent, par un seul utilisateur : • Classement individuel au poste de travail • Classement « semi-actif » • Documents permanents, consultés assez fréquemment par plusieurs utilisateurs • Classement décentralisé au niveau du bureau ou du service • Parfois, classement centralisé dans une cellule spécialisée • Classement « inactif » • Documents rarement consultés, archives • Classement centralisé dans un local d’archives

29. 3 – Mode de rangement • Autres critères de choix • Rapidité de recherche • Choix judicieux du support, du matériel • Signalisation efficace • Sécurité • Protection contre les altérations diverses (poussière, lumière…) • Protection contre les déclassements accidentels (chute des dossiers…) • Capacité • Le moins encombrant possible • Faire face à des extensions de volume sans modification des principes de rangement utilisés

30. Le classement des dossiers physiques L’intérêt d’un bon classement

31. Les obstacles • Je n’ai pas de système efficace • Personne ne m’a dit comment faire • Je pense que je pourrai le faire plus tard Le classement est une corvée,il n’y a pas de méthode miracle,juste des trucs.

32. Principes d’un bon classement • Classer un papier = ce qu’il y avait à faire a été fait • Je sais pourquoi je le garde = ce n’est pas une solution par défaut = ce n’est pas parce que je n’ai pas osé le jeter = ce n’est pas parce que je ne sais pas encore quoi en faire

33. Principes d’un bon classement • C’est autour du classement des dossiers que se concentre l’essentiel des pertes de temps • En moyenne, perte de 1 h detemps pour gérer des problèmesde classement

34. Principes d’un bon classement • Toute pile de papier est une pile de décisions non prises • Tout document inclassable peut être jeté immédiatement : il ne sera jamais retrouvé

35. Principes d’un bon classement • Il n’existe pas de rubriques • Divers • Je ne sais pas • Autres • Je verrai plus tard • Bien ranger = bénéficier d’un espace de travail (et non d’un espace de stockage)

36. Principe d’un bon classement • Il faut ranger l’information là où on ira la chercher • Question à se poser : « Où irais-je chercher quand j’en aurai besoin ? • Chaque papier a un emplacement et un seul

37. Critères d’efficacité du classement • Un « bon classement » n’existe pas dans l’absolu • Un classement est bon quand un manager y retrouve tout ce qu’il cherche en l’absence de son assistant(e)

38. Critères d’efficacité du classement • Un classement doit donc : • être accessible • être à jour • être épuré • être fiable

39. Le classement des dossiers physiques Créer ou refondre un classement

40. Méthode d’optimisation • Principe de la méthode d’optimisation du travail administratif : • Analyse • Critique • Conception • Mise en œuvre

41. Analyse de son classement • Analyse de l’existant • Faire l’inventaire des dossiers • Mettre en évidence : • les titres peu précis • les doublons • les dossiers trop vieux destinés aux archives

42. La méthode QQOQCP • Définir les besoins des utilisateurs • QUI ? • QUOI ? • OÙ ? • QUAND ? • COMBIEN ? • POURQUOI ?

43. La méthode QQOQCP

44. Conception d’un classement • Quelle méthode utiliser ? • Alphabétique ? • Numérique ? • Thématique (ou idéologique) ? • Des variantes ou combinaisons de ces méthodes ?

45. Conception d’un classement • Éléments de choix • Volume de classement • Nature du classement • Dossiers homogènes ou hétérogènes • Favoriser une méthode • Avec laquelle on est à l’aise • En adéquation avec les autres utilisateurs • En adéquation avec les spécificités de l’entreprise

46. L’art de savoir jeter • Le classement est une tâche ingrate • Autant faire le vide dans tout ce qui ne sert à rien • Rationnaliser le classement papier c’est aussi • Réduire le volume • Supprimer les doublons

47. L’art de savoir jeter • Faire la différence stricte entre l’indispensable et l’inutile • Est-ce que ce document est utile ? • Est-ce qu’on s’en sert effectivement et à quelle fréquence ? • Chaque document • doit appartenir à un dossier dont le titre lui correspond parfaitement

48. L’art de savoir jeter • Prendre chaque dossier un par un • Jeter tous les documents obsolètes : • Tous les brouillons et notes manuscrites • Toutes les versions intermédiaires d’un document terminé • Toutes les informations ponctuelles • Toutes les copies de documents classés par ailleurs

49. Mise en œuvre d’un classement • Ranger de manière à : • Tenir l’information à portée de main • Réduire les temps perdus en recherche • En fonction de la fréquence d’utilisation, • En fonction de la facilité de manutention • Réduire la distance entre le lieu de rangement et celui d’utilisation • Permettre le repérage facile des documents manquants

50. Mise en œuvre d’un classement • Les conditions d’un bon classement : • Efficacité • Optimiser les temps de recherche • Réduire les manipulations • Sécurité • Protéger des indiscrétions • Protéger de la destruction • Qualité • Faciliter le repérage