Liane Leemans en Annelies Parie

1. EMVI in de digitale praktijk Liane Leemans en Annelies Parie

2. Programma • Organisatie waterschap Brabantse Delta • Afdeling Inkoop • Elektronisch aanbestedingsplatform • Elektronisch aanbesteden in de praktijk • Beoordelingsmethodieken • Voordelen • Nadelen • Vragen

3. Organisatie • Waterschap Brabantse Delta per 01/01/2014

4. Afdeling Inkoop • Sinds 2008 zelfstandige afdeling (gecoördineerde inkoop) • 5 FTE (Hoofd, 2x Sr. Inkopers, 2 Inkopers) • Beïnvloedbaar inkoopvolume: € 65-70 miljoen • Aantal inkoopcategorieën: 8 • Aantal inkooppakketten: 138 • Aantal aanbestedingen per jaar: 150-200 • (waarvan ca. 1/3 openbaar) • Samenwerking met Brabantse waterschappen • (sinds 2011) • Gezamenlijke elektronische marktplaats voor inhuur technisch personeel (sinds oktober 2013) • Gezamenlijke sjablonen (sinds oktober 2013)

5. Elektronisch aanbestedingsplatform • Hoe: • Sinds 2010 in gebruik • Afdeling inkoop richt hele procedure in systeem in voor interne klant • Interne klant richt zelf procedure in systeem in (toekomst) • Aantallen: • 87 tenders in systeem (exclusief percelen) • ca. 100 medewerkers van waterschap in systeem, in principe betrokken bij EMVI (voorbereiding of beoordeling) • > 1000 leveranciers aangemeld in systeem

6. Elektronisch aanbestedingsplatform • Type tenders: • Meervoudig onderhands, Europees/nationaal openbaar en niet openbaar • Leveringen, diensten en werken: • Primaire processen (dijkversterking, gemalen, rioolwaterzuiveringsinstallaties etc.) • Ondersteunende processen (accountancy, schoonmaak, Juridische dienstverlening etc.) • Gezamenlijke marktplaats Brabantse waterschappen

7. Elektronisch aanbesteden in de praktijk • Systeem leid je automatisch door verschillende stappen: • Tender opties: • - Type procedure • - Vrijgave publicatie • - Vraag & Antwoord module • Deelnemers toevoegen • Bepaling prijs-kwaliteitverhouding (bijv. 40-60) • Keuze beoordelingsmethodiek • Inrichting eisen/wensen inschrijver/inschrijving • Aanmeldingen/Inschrijvingen • Systeem berekent automatisch EMVI met ingebouwde formule • Evaluatie

8. Beoordelingsmethodieken • Beoordeling in principe EMVI • - Utility index • - Gunnen op waarde • - Gewogen factor score • Laagste prijs • Voorwaarden: • Bij alle gunningsmethodieken systeem vooraf goed inrichten • Automatische rangorde bepaling • Rangorde uitleg naar leveranciers

9. Utility index

10. Gunnen op waarde • Voorbeeld: • Gunningscriterium A heeft een waarde van E2.500,- • Wanneer antwoord van inschrijver X 100% voldoet aan gestelde beoordelingscriteria, krijgt inschrijver kostencorrectie van E2.500,- • Inschrijfsom is E100.000,- en wordt (E100.000 – E2.500=) E97.500,-. • Indien inschrijver X 75% scoort was kostencorrectie (E2.500 * 0.75=) E1.875,- • Inschrijfsom is E100.000,- en wordt (E100.000 – E1.875=) E98.125,-

11. Gewogen factor methode • Voorbeeld: • Bandbreedte prijs is E100.000,- en E200.000,- • Prijs/kwaliteit is 50%/50% • Inschrijver A heeft een kwaliteitsscore van 75%. • Dit levert een kwaliteitsscore van 75%/2 = 37,5% • Inschrijfsom is E150.000,- • Valt in precies in midden bandbreedte. • Dit levert een score van 50%/2 = 25% • Score inschrijver 37,5 + 25 = 62,5%

12. Voordelen gebruik elektronisch systeem • Vereenvoudiging wijze van aanbesteden • Eenmalige registratie bedrijfsgegevens • Ondersteuning door servicedesk • Minder vormfouten • Minder milieubelasting • Vraag & antwoordmodule (NvI) • Verschillende beoordelingsmethodieken • Automatische rangorde bepaling • Archivering in het systeem • Contractmanagement • Automatische koppeling met Tenderned en TED

13. Nadelen • Aanschaf licenties • Nieuwe marktpartijen soms onvoldoende kennis • Terughoudendheid interne klanten door onvoldoende kennis • Kost tijd voor alle partijen om systeem te leren kennen • Naast platform ook eigen systeem nodig voor registratie en bewerking aanbestedingsdocumenten

14. Conclusie • Elektronisch aanbesteden • Je kunt niet meer zonder!

15. VRAGEN ?