Dersin Adı : BİLİŞİM PROJESİ YÖNETİMİ Dersin Kodu : YBS306

1. 4.HAFTA Dersin Adı : BİLİŞİM PROJESİ YÖNETİMİDersin Kodu : YBS306 KONULAR • Proje Yönetiminde Organizasyon • PMI (Project Management Institute) • Proje Yönetim Metodolojisi E-mail:speldek@bartin.edu.tr

2. Proje Yönetiminde Organizasyon PROJE ORGANİZASYONU NEDİR? Gerçekleştirilmesi değişik kişi ve grupların uzmanlıklarının ve maddi kaynakların bir araya getirilmesi ile mümkün olan faaliyetler, kendine has özellikleri olan bir organizasyon yapısını gerekli kılmıştır. Bu değişken ve karmaşık yapı, proje organizasyonu olarak adlandırılmaktadır.

3. Proje Yönetiminde Organizasyon PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİProje organizasyonu, geleneksel örgütlerin çağdaş teknolojik gelişmelerin etkisinde kalarak, çevrenin gereksinimlerini karşılamakta giderek yetersiz kalışlarının bir sonucu olmuştur. Belirli bir sorunun çeşitli yönleri geleneksel örgütün farklı birimleri tarafından çözümlenmeye çalışılmakta, sorunun tümü gözden kaçırılmaktadır. Karmaşık bir sorunu yada belirli bir amacı gerçekleştirmeye yönelik görevler bütününü işlevsel birimler arasında parçalamak yerine, örgüt içinde oluşturulan bir mikro örgüte vermenin daha olumlu sonuçlara yol açabileceği düşünülmüştür.

4. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİBelli başlı proje organizasyon türleri şunlardır: • Arı Proje Organizasyonu, • Kurmay Proje Organizasyonu, • Matris Organizasyon.

5. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ1-Arı Proje Organizasyonu, • Proje amacına yönelik olma açısından Arı Proje Organizasyonu en uygun seçenek olup, proje yöneticisinin yetkisi bu tip organizasyonda en yüksek düzeydedir.

6. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ 2-Kurmay Proje Organizasyonu, Kurmay Proje Organizasyonu’nda proje yöneticisi, bir kurmay veya danışman olarak proje ile ilgili inceleme, araştırma, özümleme, tasarım ve koordinasyonu sağlama görevlerini üstlenmiş bulunmaktadır.

7. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ 3-Matris Organizasyon. Tek boyutlu organizasyon yapılarının esnek olmayışı, ağır işleyişi, veya yetersiz kalması çok boyutlu bir organizasyon yapısına ihtiyaç göstermiştir. Matris organizasyonun temel özelliği; bir bölümün düzenlenmesinde en az iki bölümlere ayırma ölçütünün birlikte kullanılmasıdır. Matris yapı, geniş, karmaşık organizasyonlarda artan karar verme, koordinasyon ve kontrol problemlerinin bazılarının üstesinden gelmek için kullanılır. Matris plan, özel projeleri ele almak için geçici bir organizasyon sistemi olabileceği gibi, devam eden faaliyetleri ele alan sürekli bir organizasyon da olabilir.

8. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ 3-Matris Organizasyon.

9. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ • 3-Matris Organizasyon. Matris Yapının Özellikleri a) Projeyi oluşturan işlerin gerçekleştirilmesi sorumluluğunu fonksiyonel yöneticiler ve proje yöneticisi taşımaktadır. b) Proje yöneticisi ile fonksiyonel yönetici arasında hiyerarşik bağ yoktur. Dolayısıyla, birisi diğerine emir veremez. c) Proje ekibi içinde yer alan elemanlar, iki ayrı amire bağlıdırlar. Bunların birisi proje yöneticisi, diğeri uzmanlık birimi yöneticisidir. Bu elemanlar her iki amiri de tatmin etmek durumundadır.

10. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ • 3-Matris Organizasyon. Matris Yapının Özellikleri d) Matris organizasyonda yetkinin kaynağı mevki veya pozisyon değil, bilgi ve yetenektir. e) Organizasyon içi haberleşme çok yönlüdür. f) Projenin gerçekleşmesi için planlama ve koordinasyon son derece önemlidir. g) Projenin gerçekleşmesinden sonra, proje ekibi içinde yer alan uzman elemanlar, eğer başka bir proje ekibine tayin edilmemişlerse kendi uzmanlık bölümlerine dönerler.

11. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ • 3-Matris Organizasyon. Matris Yapının Sorunları ve Sakıncaları: a) Karışıklık ve Düzensizliğe Açık Oluşu b) İş İlişkilerinde Açıklık ve Sorun Çözme Yaklaşımını Gerektirmesi c) Kişilerin Performansını Değerleme Sorunu d) Beşeri İlişkilerde Yumuşaklık e) Tam Bir Haberleşme Zorunluluğu f) Çatışmalara Açık Olması

12. Proje Yönetiminde Organizasyon • PROJE ORGANİZASYONLARINININ ÇEŞİTLERİ • 3-Matris Organizasyon. Matris Örgütlerin Yararları: a) Kaynakların verimli kullanımı b) Değişim ve Belirsizlik koşullarında esneklik sağlar c) Teknik kusursuzluk d) Güdüleme ve bağlılığı geliştirir e) Personel gelişmesine olanak sağlar f) Projenin bir sahibinin olması çok önemlidir g) Elemanlar projenin bitiminden sonra bir başka projede yeniden istihdam edilebilir. h) Üst kademelere adam yetiştirme yöntemidir.

13. PMI (Project Management Institute) PMI Proje Yönetimi Metedolojisinde en çok sözü geçen PMI (Project Management Institute) dür, bunun dışında avrupa kökenli bir dernek IPMA (PMbok kadar detaylı değil) ve Britanya ve kolonilerinde daha çok kamuya proje yapan işletmelerde kullanılan PRINCE 2, PMBOK ta tavsiyeler yer alırken, PRINCE 2 de proje ekibi nasıl oalacakvb tüm detaylar kesin kurallarla belirlenmiştir.

14. PMI (Project Management Institute) PMBOK nedir ? • Pmbok (Project Management Body of Knowledge) PMI tarafından yayınlanan daha sonra Türk Telekom’un katkıları ile Türkçe ’yede çevrilen referans kitabıdır, PMBOK, ortak bir dil birliği yaratmayı hedefler. • Pmbok farklı ülkelerden, farklı alanlardan proje yöneticileri arasında ortak bir terminoloji kullanılmasını sağlar.

15. PMI (Project Management Institute) • PMI’a Göre Matris OrganizasyonlarBir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanında projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından söz edilebilir. • PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır. • Hafif Matris • Dengeli Matris • Güçlü Matris

16. PMI (Project Management Institute) • PMI’a Göre Matris Organizasyonlar1-Hafif Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. • Proje yönetimi etkin değildir • Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi unvanını taşımaz.

17. PMI (Project Management Institute) • PMI’a Göre Matris Organizasyonlar1-Hafif Matris şekil gelecek

18. PMI (Project Management Institute) • PMI’a Göre Matris Organizasyonlar1-Dengeli Matris Organizasyonda Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. • Proje Yönetimi’nin önem kazandığı • Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

19. PMI (Project Management Institute) • PMI’a Göre Matris Organizasyonlar1-Dengeli Matris Şekil gelecek.

20. PMI (Project Management Institute) • PMI’a Göre Matris Organizasyonlar1-Güçlü Matris Organizasyonda Proje Yöneticilerinin temel görevi proje yönetmektir. • Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlıdır, böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. • Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.

21. PMI (Project Management Institute) • PMI’a Göre Matris Organizasyonlar1-Güçlü Matris Şekil gelecek

22. PMI (Project Management Institute) • PMI Proje Yaşam Döngüsü Yaşam döngüsünde 5 aşama vardır, • Başlatma Süreçleri – Initiating • Planlama Süreçleri – Planing • Yürütme Süreçleri – Executing • Kapanış Süreçleri – Closing • İzleme ve Kontrol – Monitoring & Kontrol

23. PMI (Project Management Institute) • PMI Proje Yaşam Döngüsü • Başlatma : Proje fırsatları kurumsal öncelikler açısında belirlenir. • Planlama : kapsam,maliyet,zaman,risk öncelikli olmak üzere kaynak tedarik ve iletişim konularında kapsamlı planlama yapılır • Uygulama: Proje planı yürütülür. • İzleme ve Kontrol : Projenin plana göre uygulanıp uygulanmadığı izlenir. • Kapanış: diğer dokümantasyonun tamamlanması ve ürün yada hizmetin teslimi.

24. Proje Yönetim Metodolojisi Bir projenin başından sonuna kadar gecen başlatma, planlama, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerini detaylı olarak ele alan adımlar listesine “Proje Yönetimi Metodolojisi” denir.

25. Proje Yönetim Metodolojisi Metodoloji Nedir? • Aktivitelerin tutarlı, uygun, kalıcı ve tekrar edilebilir şekilde açıklanması. • Bir şeyin nasıl olduğunu ya da olacağını açıklamak... • Metodoloji, bir rehber olarak kullanılır... Özetle, “Dokümante edilmiş doğru planlama ve uygulama yoludur.”

26. Proje Yönetim Metodolojisi PY Metodoloji Neden Gereklidir? - Her projede ihtiyaç duyulan urunun/hizmetin farklılık göstermesi - Projeye dahil olan kaynakların değişkenlik göstermesi - Şirket içinde yürüyen farklı projelerin ilerleyişleri hakkında karşılaştırılabilir verilerin oluşturulması - Üst Yönetimle/Müşteriyle, Proje Ekibi arasında iletişimin kolaylaştırması - Geleceğe bilgi bırakabilmek - Proje süreçlerini insanların alışkanlıklarına bırakmamak - Proje Yönetimi Ortak Kültürünü Oluşturmak

27. Proje Yönetim Metodolojisi PROJE PLANLAMA Planlama Nedir? • İstenen bir sonucu almak amacıyla; gelecekteki olayların önceden düzenleme hareketlerinin bütünüdür. • En yüksek başarıyı yakalamak için neyin, ne zaman ve kim tarafından yapılacağının organize edilmesidir. • Gelecekteki olayları olabildiğince kontrol altında tutabilmek, kendi ilerleyişine bırakmamaktadır.

28. Proje Yönetim Metodolojisi PROJE PLANLAMA Planlamanın Yararları… Projenin yukarıda açıklanan önemli noktalar göz önünde bulundurularak planlanmasının sayısız yararı vardır. Planlamanın Zorlukları… Sayısız yararları olan planlamanın bazı zorlukları da vardır.

29. Proje Yönetim Metodolojisi PROJE PLANLAMA Plan Yapmaya Karşı İsteksizlik • Projenin başarısı için çok önemli olmakla birlikte proje yöneticisinin zaman zaman plan yapmaya çok sıcak bakmadığı bilinmektedir.

30. Proje Yönetim Metodolojisi PROJE PLANLAMA Nasıl Planlama Yapılır • Standart bir metodoloji kullanımı planlamayı kolaylaştırır ve çabuklaştırır. • Standart dokümanlarla çalışmak, planlama sürecini hızlandırır. • Yapılan her plan, bir öncekine göre daha güvenilir olmalıdır. • Planlama için zaman, insan kaynağı ve bütçe ayrılmalı, yani planlama planlanmalıdır.

31. Kaynakça Bu slaytlar aşağıdaki kaynaklardan derlenmiştir: 1.Neden Proje Yönetimi/Esra Sönme 2.http://gokii.net/2011/03/pmi-proje-yonetimi-prensipleri/