Møte om søknadsskriving - NFR

1. Møte om søknadsskriving - NFR FRIPRO 2012 ved BFE-fak Hva er BOA Viktigheten av ekstern finansiering Hovedregler og hensynene bak Oppdrags og bidragsprosjekt Søknads- og kontraktsfasen Budsjett – intern og søknad Dekningsbidrag

2. Suksessrate FRIPRO/FRIMEDBIO • FRIPRO 2011: 10,4%, FRIPRO 2012 18% • FRIBIO 2011: 9,3% FRIMEDBIO 2012:15,8% • Våren 2011 ble det sendt inn 12 søknader til FRIPRO med forskere fra BFE som prosjektledere. • Én av søknadene fikk prosjektstøtte direkte fra NFR. Ytterligere tre søknader fra BFE fikk støtte gjennom Fellesløftet. En (to) søknader fikk støtte gjennom Tromsø Forskningsstiftelse. • 5 av 12 søknader fra BFE stilet til FRIPRO fikk finansiering i 2012.

3. Resultater BFE-søknader FRIMEDBIO 2012

4. Endringer innen evalueringen • I 2012 ble antall hovedkriterier redusert til fire: • Vitenskapelig kvalitet • Gjennomføringsgrad • Prosjektledelse/forskningsgruppe (ett punkt) • Formidling • For gjennomføringsgrad og formidling er det innført bokstavkarakterer i stedet for tall.

5. Vitenskapelig kvalitet • Vitenskapelig kvalitet defineres via følgende underpunkter: • Originalitet i form av faglig fornyelse og/eller utvikling av ny kunnskap. • Klare problemstillinger, hypoteser og målformuleringer er konkrete og klare. • Soliditet knyttet til teoretisk tilnærming, operasjonalisering og bruk av vitenskapelig metoder. • Prosjektetsfagligerealisme. • Faglig bredde med hensyn til fler- og tverrfaglig tilnærming der det er relevant • Én av søknadene fra BFE har oppnådd topp score med hensyn til vitenskapelig kvalitet. • Prosjektet vurderes som nyvinnende og ambisiøst, stringent og logisk bygget opp i realistiske arbeidspakker. • Prosjektet benytter nye og innovative forskningsmessige grep. • Svarer på formulerte nasjonale forskningsstrategiske planer. • Uttrykk som innovativt, klare problemstillinger og velskrevet er høyfrekvente. • Samtidig er det påfallende at tverrfaglighet ikke nevnes i noen av tilbakemeldingene på prosjektene.

6. Prosjektledelse/forskningsgruppe • Hvor godt kvalifisert er prosjektleder og hans eller hennes prosjektgruppe? I store og komplekse prosjekter vil hele prosjektgruppen bli evaluert. • En av søknadene oppnår full score. • Prosjektleders erfaring fra samme felt, tidligere prosjekter, samt veiledning på stipendiat– og post.doc-nivå trekkes frem. Manglende erfaring fra prosjektleder kompenseres for ved sammensetningen av forskningsgruppen. • Solid erfaring fra prosjektledelse samt en god erfaring som veileder. • Gruppens tilgang på en god, eksisterende og kjent infrastruktur i regionen vektlegges positivt. • God veiledningshistorikk, svært godt kontaktnett både nasjonalt og internasjonalt, et sterkt og kompletterende fagmiljø, samt tungt internasjonalt renommé trekkes frem som positivt.

7. Gjennomføring • Gjennomførbarhet vurderes ut fra: • Budsjett og ressursinnsats, inklusive finansiering • Prosjektgjennomføringsplan inkl milepæler og leveranser • Positivt at nødvendig infrastruktur og øvrige fasiliteter er på plass og oppleves som godt innarbeidet og kjent. • Fordel om gruppa har jobbet sammen tidligere, gjerne innenfor beslektede områder. Det er også en fordel om gruppa involvert i prosjektet har publisert aktivt innenfor beslektet fagfelt. • Positivt å ha publisert artikler som foregriper deler av metoden/måloppnåelsen som berøres i det søkte prosjektet. • Dersom prosjektleder er ung og/eller mangler prosjektledererfaring er det positivt å skissere måter å kompensere for dette på, f.eksmentoring, støtte av forskningsgruppe eller lignende.

8. Formidling • Formidling dreier seg både om fagfelle- og populærvitenskapelig formidling. • Som i 2011 er dette et område med stort forbedringspotensial – bare 3 av 11 søknader i 2012 fikk A på dette punktet. • Nødvendig med klare, presise og gjennomtenkte idéer om hvordan formidlingsbiten skal ivaretas. • Planer om å bruke lokalpressen til å formidle forskningsresultater, samt YouTube ble omtalt postivt. • Dersom prosjektet involverer ulike brukergrupper (for eksempel forvaltning og industri) er det lurt å adressere ulike formidlingsstrategier rettet mot disse. • Det er positivt å kunne skissere planer for publikasjoner, konferanser/workshops, blogging, nettsider eller lignende.

9. Generelle tips • Søknadene bør nevne alle evalueringskriterier. • Søker bør vise at han/hun er oppmerksom på eventuelle delkriterier. • Søker må situere sitt prosjekt i en større forskningssammenheng • Impact-factor er viktig – hva bidrar prosjektet med av ny forskning. Innvendingen går igjen i flere av evalueringene. • Sørg for at arbeidspakkene henger sammen. Målet er at de skal bygge opp under ett overordnet resultat.

10. Frister og formalia • NFR har strammet inn på kravene til formalia. Søknader som er lengre enn tillatt vil ikke få de overskytende sidene vurdert. • Frist for oversending av søknad med vedlegg til fakultetsdirektøren er senest tre dager før søknadsfristen. • Instituttleder skal godkjenne prosjektets faglige og strategiske relevans. Fristen for å sende søknaden til instituttlederen er én uke før søknadsfristens utløp. • Søknadene må være basert på et internbudsjett rettet til BFE-fakultetet. Ta kontakt med Geir-Bjarne Solborg-Bendiksen (eller Christian Hansen) for hjelp med internbudsjettet. • Ta gjerne kontakt med Linda Nesby om dere ønsker en gjennomlesning av søknaden i tråd med de formelle kravene som gjelder for den aktuelle utlysningen. Lykke til!

11. BOA: Felles regler for alle universitetene i Norge jf. Kunnskapsdep. rundskriv F-20-07. Omfatter alle deler av virksomheten som finansieres utenom grunnbevilgningen. Inngår: undervisning, forskning, formidling og annen aktivitet etter avtale med ekstern finansieringskilde. Reviderte BOA regler i kraft ved UiT fra 1. september 2010. Avløser de tidligere fra 01.01.09. Nye interne rutine for forvaltning av BOA-regler ved BFE: vedtatt av styret den 24. mars 2011. Avløser de fra 2009. Viktigste endringer: klassifiseringen av prosjekter, tydeliggjøring av roller og ansvar, indirekte kostnader, faglig begrunnelse og egeninnsats i bidragsprosjekter. Målsetningen: entydig forståelse, etterlevelse og lik praktisering. Bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (BOA)

12. Ekstern finansiering – stadig viktigere for å opprettholde forskningsaktiviteten ved BFE • Eksterne inntekter fra NFR: 2009 - kr 63 mill., 2010 – 55 mill. (95 total BOA), 2011 – 41 mill. (85 totalt BOA). Viser en nedgang …. • Utviklingen i prosjektporteføljen – flere større og komplekse prosjekter. Koordineringsrollen - behov for bl.a. bedre prosjektstyringsverktøy. • Fakultetsadministrasjon –tiltak for å best mulig bistå forskerne i søknads- og kontraktsfasen, spørremaler i Agresso, forbedringer på budsjetteringssiden og interne BOA-regler. • Økonomiske insentiver – sikre at BFE søker eksterne midler. Insentivordningen er litt ulik mellom instituttene. Både støtte til å skrive søknader, til de som får prosjekter og strategisk støtte.

13. Hovedregler og begrunnelse • BFE-fak. – ansvaret for forvaltningen av det enkelte prosjekt fra søknadsfasen til prosjektet er avsluttet. Fortsatt faller deler av ansvaret og oppgavene for det faglige, administrative og økonomiske oppfølgingsarbeid på prosjektleder. • ”Arten av tjenesten” – avgjørende for om prosjektet defineres/klassifiseres som oppdrag eller bidrag. Spørsmål om hva som faktisk skal utføres iht. prosjektbeskrivelsen. • Alle prosjekter skal fullfinansieres – det interne budsjettet skal vise alle de faktiske kostnader ved prosjektet. Interne budsjett – skal foreligge før søknad sendes. • Krav til faglig vurdering (begrunnelse) - egeninnsats i bidragsprosjekter. • Ulike prosjektfaser (søknad, kontrakt ...), beslutnings-fullmakter, dokumentflyt og rettighets- og publiseringsspørsmål (IPR).

14. Oppdragsprosjekter • Konkret tjenesteleveranse mot betaling fra eksterne oppdragsgivere (næringslivet, kommuner, fylkeskommuner, direktorat). • Oppdraget er ofte spesifisert mht resultatene som skal oppnås: lab.tjenester, feltundersøkelser, rapporter, betenkninger, utredninger, evalueringer mv. • Skal alltid fullfinansieres – dvs. at alle direkte og indirekte kostnader ved prosjektet skal dekkes av oppdragsgiveren. Ikke anledning til å gå inn med egeninnsats fra BFE-fak. • Viktige spørsmål: eiendomsretten til forskningsresultater, publisering, pris, merverdiavgift. HR – UiT skal ha IPR rettighetene. UiTs kontraktsmal med standardvilkår. • Ennå relativt få prosjekter i forhold til antallet bidragsprosjekt, men økende antall …

15. Bidragsprosjekt • Kjennetegnes ved at det stilles finansiering uten krav til forskningsresultat eller konkret leveranse, ut over evt. rapportering på økonomi og faglige resultater o.l. • Typiske finansieringskilder: NFR, EU, ideelle organisasjoner, departementer mv. • Kan være enten full- eller delfinansiert av bidragsyteren. Krav til faglig begrunnelse – hvis BFE-fak. skal inn med egeninnsats i prosjektet. Eget skjema – instituttleder. • Viktige spørsmål: IPR, publisering, faglig interesse og egeninnsats. HR - UiT skal ha eiendomsretten til alle forskningsresultater som frembringes ved egne ressurser/ansatte. NFR, EU eller UiTs kontraktsmal.

16. Søknadsfasen • ”Søknad”: BFE-fak. sender alene, hvor vi søker sammen med andre institusjoner og forespørsler inn til BFE-fak. om oppdragsavtaler. • Viktig å avklare før søknad sendes: utfylt og godkjent internbudsjett (budsjettmal), og dokumentasjon av faglig begrunnelse fra instituttleder (ved bruk av egeninnsats i bidragsprosjekter). • ”Faglig begrunnelse”: konkret begrunnelse for bruk av egeninnsats i dette prosjektet med forankring i vedtatte forskningsstrategier og tilgjengelige ressurser/økonomi (personal, lokaler, utstyr etc.). Eget dokument i Ephorte. • Ikke godtas: generell begrunnelse med standardpregede formuleringer om at prosjektet er faglig interessant o.l. • Prokura fullmakt: fak.dir eller univ.dir. (oppdrag, EU, SFF/SFI). Frist: 3 dager og 7 dager.

17. Kontraktsfasen • Krav i alle prosjekter: skal foreligge en skriftlig kontrakt mellom oppdragsgiver/bidragsyter og BFE-fak. Prosjektnummer vil ikke bli opprettet før signert kontrakt er registrert i ePhorte (eget skjema). • Krav til part i samarbeidsprosjekter: mellom UiT og andre institusjoner – dvs. at vi ikke kan utbetale penger direkte til enkeltforskere. Vurdering gjort av UiT – mht. rettigheter og forpliktelser. Også praksis ved andre universitet. • Kontraktsmaler: EU – Desca, NFR, UiT. Også KD – standardavtale for oppdragsforskning og for FoU-oppdrag (høring). • Viktige spørsmål: IPR, publisering og budsjett mv. • Prokura fullmakt: Fak.dir. eller UiT.dir. • UiTs standardavtale: regulerer den enkelte ansattes rettigheter og plikter i bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. • Når godkjent: sender prosjektleder kontrakten, budsjettet m.v for registrering i ePhorte (postmottak BFE). Husk – referanse til prosjektet.

18. Internbudsjett • Skal vise samtlige inntekter og kostnader ved prosjektet for UiT • Settes opp i henhold til UiTs satser, bl.a. for dekningsbidrag • Alle kostnader skal med, også arbeidsinnsats fra fast ansatte • Budsjettskjema:

19. Litt om budsjettering • Totale lønnskostnader = årslønn + 23 % • Ved timebudsjettering: 1300 timer per år • Ta høyde for at tilsettinger tar tid

20. Forholdet internbudsjett/søknad • NFR har satser som avviker fra våre • Våre satser brukes i internbudsjettet - finansieringskildens satser i søknaden • NFR: 877 000 per stipendiat/postdoktor (2012), prisjusteres • Bør legge inn deler av kostnadene på annet vis, f.eks. bestemt infrastruktur, kjøp av tjenester • Alltid budsjettere med driftskostnader utover det helt basale (husk stipendiater) • Vil normalt godta fast ansattes lønn som egeninnsats (forutsatt egeninteresse)

21. Dekningsbidrag • Vitenskapelige stillinger 320 000 • Tillegg eksperimentell virksomhet 240 000 • Teknisk-administrative stillinger 200 000 • Basert på gjennomsnittlige kostnader UiT • Inkluderer ikke fartøydrift

22. Oppbygging dekningsbidrag

23. Avslutning • Frist – 30. mai • Spørsmål • Lykke til!