Treinamento CYRELA

1. TreinamentoCYRELA PROCEDIMENTOS DO CONTAS A PAGAR - CAP

2. Grupo de mercadorias: Antes de fazer a requisição é necessário saber o grupo de mercadoria correto do serviço solicitado (lista de grupo de mercadoria disponibilizada por tributos) no Cyliga Financeiro Grupo de Mercadoria; • Empresas optantes pelo simples devem ser lançadas no grupo de mercadoria do serviço solicitado. Ex: Serviços de assessoria de uma empresa optante pelo simples não vai haver a retenção de IR e Retido (PIS/COFINS/CSLL) mas deve ser lançado no grupo de mercadoria 235. Na hora de fazer a miro o CAP faz as devidas alterações dos impostos e o fornecedor deverá destacar na nota que é optante pelo Simples Nacional, e enviar anexa a nota a declaração de optante pelo simples.

3. Alguns fornecedores optantes pelo simples possuem alíquota de ISS diferenciada. Neste caso, a requisição deve ser feita no grupo de mercadoria do serviço prestado e o CAP, na execução da miro, alterará a alíquota deste fornecedor na planilha J1BTAX (cadastro de impostos no SAP); Segue o link para consulta de optante pelo simples: http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/ATSHE/consultaOptantes.app/ConsultaOpcao.aspx

4. Digite no campo abaixo o CNPJ e a imagem que aparecer no campo ao lado e em seguir consultar : • Logo em seguida abrirá a tela com a informação se o fornecedor é ou não optante pelo simples conforme abaixo:

5. Como consultar de Grupo de Mercadoria no SAP na requisição: • A consulta do grupo de mercadoria desejado pode ser feita no SAP de diversas formas, mas uma forma bem mais pratica de consulta é a “consulta de material grupo de mercadoria’. • Para as requisições para um centro de custo, os serviços sempre devem começar com “CC”. (Pedido codificado). Neste caso suprimentos não consegue alterar o grupo de mercadoria na execução de pedido. • Em casos de materiais de obra (que foram extraídos do mosaico) estão classificados “com letras e números” (é a mesma coisa que C200); Segue abaixo o exemplos:

6. Clique no em seguida clique em para escolher a opção de consulta conforme abaixo: O forma mais simples de consulta é a opção de consulta de material por grupo de mercadorias.

7. Ao digitar o grupo de mercadoria aparecerá os insumos cadastrados no grupo de mercadoria solicitado, conforme abaixo:

8. Uma outra forma de consulta de material pelo texto breve e digitar no campo abaixo o material que deseja consultar: Aparecerá as informações referente aos materiais digitado no campo anterior, conforme exemplo abaixo:

9. Pedido: • Em pedidos de obra (Pedido Descritivo): Suprimentos altera o grupo de mercadoria no momento em que é feito o pedido, desde que seja informado o grupo de mercadoria correto no FOR 184. • No caso de pedidos de concreto a baixa deve ser feita no valor correto da nota, os ajustes de valores entre material e MDO podem ser feitas na miro, mas apenas entre os itens no limite máximo de R$ 50,00 para mais ou para menos; • Pedidos de escritório (centro de custo): Suprimentos não consegue alterar o grupo de mercadoria na execução do pedido, caso a requisição tenha sido gerada no grupo de mercadoria incorreto deve ser estornado e feito novamente no grupo de mercadoria certo;

10. Ao receber a nota fiscal antes de prosseguir com o lançamento no SAP as seguintes no documento fiscal devem ser observados: • Data da nota: Não receber NF de serviços emitidas após o dia 20 devido ao vencimento dos impostos (ISS e INSS); • Dados para faturamento: Conferir razão social da SPE, CNPJ, e em caso de obra conferir também o endereço da obra, CEI da obra, descrição do serviço (de acordo com o contrato), tributos destacados (devem estar de acordo com o contrato) Notas fiscais com dados faltantes ou incorretos devem ser devolvidas/informadas ao fornecedor, para que sejam canceladas e reemitidas. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 10

11. 3.Descrição do serviço: A descrição do serviço deve sempre começar com a palavra “serviço de...”, e descrever qual foi exatamente o serviço prestado. Nunca mencionar o mês do serviço prestado no corpo da nota; não aceitar em hipótese alguma descrições genéricas como “serviços prestados” ou “conforme medição”. Notas com descrições duvidosas são descartadas na hora da quitação do ISS, gerando grande prejuízo para a Cyrela e parceiras. 4.Rasuras: Não aceitar notas rasuradas; 5. Valor Total: Valor do total da nota é o valor bruto sem descontos. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 11

12. 6. Recebimento das notas: as notas fiscais e os boletos devem ser enviados somente para quem solicitou o serviço em caso de obras (nunca para o escritório central). 7. GFIP: A nota fiscal de serviço deve vir SEMPRE acompanhada da GFIP referente ao mês anterior. Não se deve aceitar em hipótese alguma uma NF que não esteja acompanhada da GFIP do mês anterior. (Principalmente obras) 8.Impostos a serem retidos: Verificar a descrição do serviço na nota fiscal e conferir qual é o código correto na tabela de grupo de mercadoria. Verificar quais os impostos devem ser retidos naquele código. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 12

13. 9. Impostos destacados na nota: no corpo da nota deverá estar destacados os impostos que serão retidos pela Cyrela (que não esteja faltando nenhum) e em caso de notas fiscais eletrônicas o ISS também deverá destacar no rodapé da nota e no campo “outras informações” deve conter a informação de que o ISS será retido pelo tomador de serviço. 10. ISS não retido na fonte: Em alguns casos de serviços relacionados a construção civil que o ISS é retido pelo prestador de serviço (e não pelo tomador, no caso a Cyrela). Não se deve aceitar em hipótese alguma uma NF destes fornecedores que não esteja acompanhada da cópia da guia do mês anterior. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 13

14. Migo: • Para fazer a MIGO é necessário ter o pedido; • O requisitante fará tanto o recebimento físico (MIGO) como o recebimento fiscal (MIRO); • Na migo devem preencher as seguintes informações: número da nota fiscal data de vencimento ajustar o valor a ser baixado caso o pedido for um valor superior ao valor da nota fiscal, deve baixar apenas o valor correspondente ao documento fiscal clicar em ok e salvar . • Observe no exemplo abaixo que o valor do pedido é de R$ 5.000,00, mas está sendo baixado apenas R$ 3.000,00, valor do documento fiscal;

15. MIRO Ao fazer a validação dos impostos no sistema (MIRO), deve-se observar todos os campos conforme o documento fiscal: • Divisão (centro de custo): não alterar a divisão/centro de custo no momento da MIRO; • Fornecedor: Conferir sempre o CNPJ do fornecedor para evitar erros entre nomes parecidos ou matriz e filial; Não se deve gerar contratos com pessoas físicas. • Tipo de documento: utilizar somente Z1(nota fiscal de serviço manual); E1 (nota fiscal de venda); Z2 (nota fiscal eletrônica); Z3 (nota fiscal de locação de equipamento); Z4 (recibo de pessoa física); Z5 (recibo de pessoa jurídica). Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 15

16. Valor: Sempre o bruto; se tiver desconto, lançar no campo a ele destinado; • Data de Emissão: sempre a data do documento (e não do lançamento), deve se atentar ao preencher esse campo, pois os impostos são gerados com vencimento de acordo com a data colocada no lançamento da nota no sistema. • Número da NF: tem que ser exatamente igual ao documento fiscal (não deve ser utilizado nº de boleto, fatura, etc). • Grupo de Mercadoria: de acordo com o contrato e os serviços executados, não se deve basear nos impostos que o fornecedor destacou na nota, pois em alguns casos são destacados impostos que serão retidos pelo prestador ou pode ter notas com informações incorretas. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 16

17. Prazo para pagamento: mínimo de 7 dias úteis após o recebimento no CAP. • Dados bancários: Conferir sempre os dados bancários do fornecedor em caso de pagamento através de DOC/TED. • Formas de pagamento: - Boleto = F (boletos que não esteja vencidos ou boletos vencidos atualizados para data do pagamento). - DOC/TED = H (inclusive fundo fixo). - Conta de consumo = K (água, Luz, telefone, pagamentos que deve ser incluso o código de barras para pagamento eletrônico pelo banco safra). - Borderô = B (concessionárias de luz, água e telefone que não são aceitos no safra e boletos vencidos do Itaú que não esteja atualizados). - Cheque = C (somente para concessionárias de luz e água de outros Estados e boletos de outros bancos vencidos que não esteja atualizados). Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 17

18. Segue a tabela de Concessionárias e a forma de pagamento:

19. Simular a MIRO: Verifique se os impostos retidos no sistema estão de acordo com o grupo de mercadoria do serviço e estes serão os mesmos destacados na nota fiscal. O PIS/COFINS e CSLL devem ser conferidos no mesmo campo que é colocado CFOP, ao simular a miro esses impostos não são visualizados. • Muita atenção, esta ação evita MUITOS dos erros que acabam implicando devoluções de processos e evitando atrasos de pagamentos, problemas com cartórios. Seguem exemplos abaixo: Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 19

20. Os impostos no momento da simulação da miro devem ser exatamente iguais os destacados na NF Os impostos no momento da simulação da miro devem ser exatamente iguais os destacados na NF Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 20

21. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 21

22. Os impostos no momento da simulação da miro devem ser exatamente iguais os destacados na NF Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 22

23. Os impostos (PIS/COFINS E CSLL), podem ser conferidos, clicando em nota fiscal (mesmo campo onde coloca o CFOP) na aba valores totais (segunda aba). Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 23

24. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 24

25. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 25

26. Não se deve fazer a MIRO de notas fiscais de empresas optantes pelo simples nacional, mas somente nos casos que for necessário alguma ajuste no imposto, caso contrario a miro deve ser feita normalmente pela origem; • Miro de serviço podem ser estornadas somente dentro do mês de lançamento, nunca estornar miro’s de serviço do mês anterior, se isso for feito pagaremos impostos em duplicidade ou indevidamente. • Observações: • Não é permitido fazer pagamento de serviços com dinheiro do caixinha; • Não fazemos pagamento de notas de pessoa jurídica em contas de pessoa física, ou em conta poupança; somente na conta corrente em nome da empresa que emitiu a NF. • Não emitimos cheque para pagamentos a fornecedores. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 26

27. C- Envio de processos ao CAP • A primeira folha do processo sempre é a Autorização de Pagamento (AP); • Em seguida a Nota Fiscal (original no caso de NF de material ou de serviços que não tenham retenção de ISS nem de INSS, e em casos que tenham a retenção de ISS e INSS uma cópia com o carimbo abaixo: • A terceira folha é o relatório/planilha/boletos (ex. memória de cálculo); Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 27

28. Material ou Serviços sem retenção de ISS ou INSS NF de serviços com retenção de ISS e de INSS NF de serviço com retenção de ISS ou de INSS (apenas um desses dois) AP NF original Medição/boleto AP NF –cópia Medição/boleto NF original NF cópia AP NF –cópia Medição/boleto NF original CAP CAP Tributos (Alessandra) CAP Tributos (Alessandra) Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 28

29. Observações: O processo do pagamento de conhecimento de transporte deve vir acompanhado de uma cópia da nota fiscal de venda do material que originou o frete; Se o transporte for entre obras da Cyrela, não há necessidade da cópia da NF. Deve-se anexar ao processo liminares (atualizadas) para isenção de qualquer imposto gerado pelo código de serviço no sistema (Ex. liminar para isenção da Cofins ou CSLL), tal como declaração de optante pelo simples nacional: http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/ATBHE/ConsultaOptantes.app/ConsultarOpcao.aspx ( nestes casos as notas devem ser enviadas para CAP – São Paulo fazer a miro). Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 29

30. ISS ISS - IMPOSTO SOBRE SERVIÇO: • A alíquota de ISS varia de acordo com cada município; • O vencimento do ISS é sempre no mês subseqüente ao da emissão da nota fiscal. • Não existe valor mínimo para retenção de ISS e sua base não é cumulativa; • Em alguns municípios o ISS vence no dia 05 em outros o vencimento é no dia 10 do mês subseqüente a emissão das notas,ou seja, todas as notas fiscais com incidência de ISS emitidas no mês, devem ser enviadas a tributos até o final do mês da emissão para que haja tempo hábil para emissão das guias para pagamento. POR ISSO NÃO SE DEVE RECEBER NF APÓS DIA 20 (para dar tempo da apuração e recolhimento dos impostos). Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 30

31. Nos serviços relacionados a construção civil executados nos municípios de: São Paulo, Serra, Vitoria, Recife e prestador for sediado neste mesmo município o ISS não deve ser retido na fonte, mas o lançamento deve ser feito no grupo de mercadoria do serviço executado, e feita a solicitação para as pessoas abaixo para que seja incluso na lista de exceção para não retenção do ISS. TRIBUTOS: erika.matussita@cyrela.com.br e ivani.moreira@cyrela.com.br telefone – (11) 5645-1095 CAP  eliseu.junior@cyrela.com.br e cristina.madeira@cyrela.com.br telefone – (11) 4502-3090 Obs.:Para alteração são necessárias as seguintes informações: Numero do Pedido e fornecedor; Copia da NF digitalizada; O prazo são de 2 a 3 dias no mínimo. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 31

32. Nos demais serviços (vigilância, limpeza, locação de MDO temporária) a retenção do ISS deve ser feita normalmente e em caso de notas fiscais eletrônicas o fornecedor deve colocar o informação de que o ISS deve ser retido pelo tomador de serviço; Em caso de empresas optantes pelo simples a alíquota do ISS pode ser diferenciada, neste caso as notas devem continuar sendo enviadas ao CAP para que seja feita a miro. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 32

33. Exemplo de nota fiscal eletrônica da prefeitura de São Paulo com retenção do ISS na Fonte: Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 33

34. Exemplo de nota fiscal eletrônica da prefeitura de Sao Paulo sem retenção do ISS na Fonte: Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 34

35. Exemplo de nota fiscal eletrônica da prefeitura de São Paulo com retenção do ISS na Fonte para fora do municipio de São Paulo: Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 35

36. INSS • Incidem sobre prestação de serviço de Mão de Obra com alíquota de 11%, a base de calculo sofre variação de acordo com o tipo de serviço prestado. • O valor mínimo para recolhimento é de R$ 29,00, sua base de calculo não é cumulativa. • O vencimento é sempre dia 20 do mês subseqüente a emissão da nota fiscal, quando final de semana ou feriado antecipa. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 36

37. Sempre que houver processos com retenção de INSS devemos tirar uma cópia da nota fiscal para posteriormente encaminhar ao departamento de tributos (A/C de Alessandra), quando houver a retenção apenas no INSS deve ser enviada a tributos a nota fiscal original. • Para prestação de serviço de locação de mão-de-obra (normalmente serviços de limpeza, vigilância e locação de MDO temporária) que houver dedução da base de cálculo o Vale Transporte e Vale Refeição. lançar no grupo de mercadoria do serviço prestado e enviar para o CAP – São Paulo Fazer a miro. As notas de MDO das empresas: Caçapava, RJZ, Itaipava e Cyrela Construtora que possuam a dedução de VT e VR as Miros também devem ser feitas no CAP; Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 37

38. IR • O desconto do Imposto de Renda na fonte, é de 1,5% (um e meio por cento) sobre os serviços prestados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas. • Se o valor a ser recolhido for menor do que R$ 10,00, não haverá retenção (mesmo se está destacado no corpo da nota). • Vence dia 20 do mês subseqüente a data de pagamento caso essa data seja final de semana ou feriado, antecipa para o dia útil mais próximo; • No caso de alguns serviços, como limpeza e conservação de imóveis, segurança, vigilância, locação de mão-de-obra, a retenção de IR-Fonte segue alíquota de 1%. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 38

39. PIS COFINS e CSLL • Estão sujeitos à retenção das contribuições ao PIS, COFINS e CSLL, mediante a alíquota de 4,65% ou em procedimento especial,os pagamentos efetuados pelas pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas pela prestação de serviços de: • I - limpeza, • II - conservação, • III - manutenção, • IV - segurança, • V - vigilância, • VI - transporte de valores • VII - locação de mão-de-obra, • VIII - prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 39

40. É dispensada a retenção para pagamento de valor igual ou inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais), no mês. Porém, se a soma das notas fiscais do mesmo fornecedor pagas durante o mesmo mês ultrapassar este valor, o imposto é pago sobre o valor da soma dos valores. • O valor da retenção da PIS/Pasep, Cofins e CSLL será determinado mediante a aplicação, sobre o valor bruto da nota ou documento fiscal, do percentual total de 4,65%, (quatro inteiros e sessenta e cinco centésimos por cento), correspondente à soma das alíquotas de 0,65%, 3% e 1%, respectivamente, e recolhido mediante o código de arrecadação 5952. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 40

41. Dicas importantes: • No momento da requisição atentar ao grupo de mercadoria do serviço a ser lançado; • Boletos vencidos: Atualizados podem ser pagos normalmente como forma de pagamento (F), caso contrario deve ser liberado como cheque ou borderô dependendo do banco e boletos com diferenças mesmo que seja de centavos devem ser ajustados e sempre se atentar aos vencimentos para evitar protestos; • Sempre conferir os dados bancários do fornecedor; • Após a miro pronta conferir sempre o fornecedor, forma de pagamento, data de pagamento, número do titulo e valor; • Em casos de optante pelo simples, as notas devem ser encaminhadas ao CAP para devidas alterações Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 41

42. Nunca aceite NF sem CEI; • Muita atenção na descrição do serviço na NF; • Não aceite NF sem apresentação da GFIP do mês anterior; • É de suma importância não contratar serviços de pessoas físicas não cadastradas nos órgãos públicos. Além de onerar em 20% o valor do serviço prestado , coloca a empresa sob risco de caracterizar vínculo empregatício. • Simular sempre a miro antes de salvar e verificar se os impostos foram retidos de acordo com o grupo de mercadoria do serviço, que devem iguais aos destacados na nota fiscal. • Miro de serviço podem ser estornadas somente dentro do mês delançamento, nunca estornar miro’s de serviço do mês anterior, se isso for feito pagaremos impostos em duplicidade ou indevidamente. Contas a Pagar (CAP) - Cyrela 42