Programme National Gestion des lits

1. Programme National Gestion des lits Séminaire ARS Rhône Alpes Le 6 novembre 2013 Christine Kiener

2. Programme National Gestion des Lits Démarche • un objectif d’optimisation du parcours des patients • àcourt terme : aval des urgences avec actions prioritaires sur : recherche de lits, temps d’attente, transferts à l’extérieur faute de place, lits brancards, anticipation des sorties, déprogrammation, … • àmoyen terme : action sur gestion prévisionnelle des flux : urgences et activités programmées, ajustement des ressources aux activités, développement des activités ambulatoires • 164 établissements MCO, accompagnés • en région avec leur ARS • trois vagues octobre 2013, janvier 2014, • avril 2014 • pour chaque établissement : accompagnement d’un binôme médecin-cadre de soins • implication du référent ARS (choix des Ets., appropriation des outils, contractualisation éventuelle, visa des plans d’action, suivi de certaines sessions collectives) • 17 sites en Rhône Alpes (répartis • en 3 vagues) Vague 1 Vague 2 Vague 3

3. Programme National Gestion des Lits Déroulé type par vague : principales étapes, gouvernance Démarche 0. Appel à candidatures Etablissements • Candidatures suscitées / validées par ARS • Engagement des Etablissements ARS I. Formation à la démarche et aux outils Ministère • 2 jours en région • groupes de 4 à 6 ES + référents ARS II. Diagnostic partagé (2 mois) • 2 sessions collectives d’une journée (Groupe de 4 à 6 ES, en région) • 2 sessions téléphoniques individualisées d’1,5 heure par ES III. Feuille de route (2 mois) • 2 sessions collectives d’une journée (4 à 6 ES, en région) • 2 sessions téléphoniques individualisées d’1,5 heure par ES • Visa ARS à l’issue de cette phase ( +ou- contractualisation) Contrat/ Plan d’actions IV. Mise en Œuvre (14 mois) • 12 sessions collectives d’une journée (4 à 6 ES, en région) • 12 sessions individualisées d’1,5 heure par ES • Participation de l’ARS à une session sur 2 (suivi à partir de la SC4) • gestion opérationnelle des flux de patients • gestion prévisionnelle des activités • Mise en adéquation capacité et ressources à l’activité Cercles inter régionaux (en complément du Cercle National) • 5 réunions d’échange • entre Mars 2014 et Décembre 2015 • 25 ES + ARS Pilotage National : COPERMO • 9 réunions de suivi tous les 2 mois • 6 indicateurs socle et expérimentaux et leur évolution

4. Programme National Gestion des Lits Méthodes • Une vision partagée • Un état des lieux complet des parcours, sur une année : hébergements, mouvements • Le choix concerté entre acteurs de modalités de prise en charge et de règles d’affectation des lits • Des outils ANAP éprouvés • Applicatifs diagnostiques+ outils de simulation • Fiches action issues des meilleures pratiques du terrain, pour chaque étape de prise en charge du patient • Une progression rythmée • séquencement sur 18 mois avec étagement des difficultés et mesurerégulière des progrès réalisés • Mentorat (de type « coaching ») individuel et collectifvis-à-vis des équipes projet • La constitution d’une communauté de professionnels de terrain • Groupes de travail régionaux de 4 à 6 établissements avec la participation des ARS, réunions interrégionales entre binômes • Facilitation des échanges entre établissements confrontés à une même problématique • Co-construction de solutions

5. Programme National Gestion des Lits Résultats • Un impact évalué à partir d’un panel de 18 établissements, suivis durant 1 an • 8 CHU, 5 CH, 2 ESPIC, 1 CHT de 3 Ets. • 14 000 lits au total (de 450 à 3600 par Et.) • Une fluidification des parcours qui bénéficie aux patients, aux urgentistes, à l’établissement dans son ensemble • Illustration : quelques résultats obtenus : • Taux de sorties avant 12 h > 1/3 (progression de 37%, 4 Ets.) • Transferts depuis les urgences à l’extérieur faute de place : -10 % (malgré une augmentation de 5% des passages, 3 Ets.) • Reports d’interventions : - 10% (2 Ets.) • Patients en attente d’admissions très spécialisée : -26% (2 Ets.) • Taux d’occupation MCO : + 2% (7 Ets.) • IP DMS MCO : - 4% (6 Ets.)

6. Programme National Gestion des Lits Trois catégories d’indicateurs Les indicateurs • Des indicateurs pour mesurer les avancées et les impacts, Obligatoires Optionnels Obligatoires • Mesure d’impact spécifique fonction des problématiques des établissements inclus dans le programme : • Taux de sorties le matin • Nombre de lits vides à minuit • Taux de déprogrammation pour faute de place • Part des séjours longs (IPDMS>1,3) • Taux de séjours de 1 nuit en hospitalisation conventionnelle • Taux de pré-admission • Temps de passage aux urgences • Taux de passage aux urgences en moins de 4h • Nombre de séjours en UHCD de plus de 24h • Délai entre date prévisionnelle de sortie et la date réelle de sortie • Taux de DPS renseignées à 48h • Taux de demandes d’aval(%) • Taux de demandes d’aval acceptées • Délai moyen d’un aval • Délai entre demande d’aval et et admission en structure d’aval • Taux de ré hospitalisation à 48 heures • Définir de nouveaux indicateurs spécifiques à la gestion des lits : • Adéquation ressources humaines à l’activité • Adéquation ressources en lit à l’activité • Satisfaction sur le temps consacré à la recherche en lit: Questionnaire • Qualité de prise en charge: Nb de lits brancards • Indicateurs obligatoires avec cible susceptibles d’être contractualisés avec l’ARS : • IPDMS (M-C-O) <ou =1 • Taux d’occupation M-C-O : • Médecine : 90 % • Chirurgie et Obstétrique : 85 % • Transferts depuis les urgences vers un ES extérieur par manque de place dans l’établissement : réduction du taux de 5 à 10 % En routine Remontés tous les 2 mois Photo départ Photo d’arrivée SOCLE COMMUN SPECIFIQUES EXPERIMENTEAUX

7. Programme National Gestion des Lits Point d’étape • La phase de diagnostic a débuté pour les 82 ES de la vague 1 depuis la mi octobre dont les 6 ES en Rhône Alpes • Centre hospitalier de Roanne • Centre Hospitalier de Valence • Centre Hospitalier de Voiron • Centre Hospitalier Pierre Oudot (Bourgoin Jallieu) • Centre Hospitalier Saint Joseph- Saint Luc • Hospices Civils de Lyon • Le binôme sollicite en interne le DIM et les contrôleurs de gestion afin de renseignerles outils d’aide au diagnostic (entre fin octobre et fin novembre) • L’analyse permet d’amorcer les premières pistes d’améliorations et de nourrir le plan d’action • Elle doit aboutir mi février à un plan d’action validé par le directoire des ES et visé par l’ARS • Les 1ères remontées d’indicateurs sont programmées en début de phase 2 soit à partir du 11/03/2013

8. Programme National Gestion des Lits Questions