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Administración de recursos • En MS Project tenemos dos tipos de recurso que se pueden utilizar, en primer lugar, los de trabajo, los cuales están representados por recursos que afectan el tiempo de una tarea con sus esfuerzos, y los de costeo, los cuales están representados por artículos que no afectan la duración, tal como materiales y herramientas. • En este apartado trataremos los siguientes temas: • Creación de una tabla de recursos • Asignación de recursos • Nivelación de recursos • Identificación del costo de recursos • Perfiles de trabajo
Nombre del recurso Tipo de recurso: Material y Trabajo Etiqueta: Unidad de medida para los materiales Iniciales: Identificador del recurso dentro de las tablas Capacidad máxima: Disponibilidad máxima del recurso en términos del tiempo total que tiene disponible en el calendario Tarifas: Para los materiales, representa el costo por unidad. Para los recursos, representa el costo por hora de uso y el costo por hora extra de uso, cuando aplique Costo Uso: Este costo se carga con solamente solicitar el recurso, sin importar la cantidad de uso que se le dé. Creación de una tabla de recursos • En el menú contextual Ver Seleccionamos la tabla de recursos • Ingresamos a la siguiente tabla y completamos los campos:
Creación de una tabla de recursos • Tipo de distribución: • Para cada recurso, podemos indicar como distribuir su costo a través de la duración de la tarea, podemos definir si es al inicio, al final o por prorrateo. • Este campo se usa en los flujos de caja. • Calendario: • Para cada recurso, podemos definir un calendario de trabajo, el cual, no necesariamente será el mismo que el del proyecto • La forma de crearlo es igual que el calendario del proyecto
Asignación de los recursos • Para asignar los recursos, podemos dividir la ventana y visualizar en la parte inferior los recursos: • Seleccionamos el recurso de la lista y especificamos el trabajo que tendrá el recurso o las unidades del mismo. • El trabajo puede ser indicado en horas o en %
Asignación de recursos • Otra de las formas de asignar los recursos, es mediante el icono de asignación: dónde nos aparecerá un dialogo como el siguiente: • Asignamos las unidades o % de trabajo que realiza cada recurso
Programación con recursos • Para efecto de una tarea, existe la siguiente ecuación estándar, con la que Project cuantifica el trabajo a realizar en la misma: • Trabajo = Duración de la tarea * No de Unidades. • Para poder controlar las variables, necesitamos definir como fijas cuando menos dos de ellas, de manera que la ecuación se pueda resolver, para eso, tenemos las siguientes opciones: • Condicionar la tarea con el esfuerzo: Especifica que Project debe conservar en todo momento el valor inicial del trabajo total de la tarea. La duración de la tarea se acorta o prolonga a medida que se van agregando o quitando recursos. • También podemos modificar el tipo de tarea, de manera que se le indique a Project como calcular el trabajo, para esto tenemos: • Unidades fijas: La cantidad de unidades permanece invariable, cambiando la duración o el trabajo a medida que alguno de estos datos se digite. • Duración fija: La duración se mantiene constante y se cambian las variables de unidades y trabajo. • Trabajo Fijo: El trabajo inicial se mantiene invariable, cambiando la duración o la cantidad de unidades.
Programación con recursos • Para modificar el tipo de tarea, así como decir a Project si está condicionada por el esfuerzo, hacemos doble click sobre la tarea y entramos en el diálogo a la pestaña de Avanzado • Indicamos las opciones de tipo de tarea, y podemos marcar si está condicionada por el esfuerzo. • Estos campos también se pueden modificar en la tabla de entrada, insertando las columnas: Tipo (de tarea) y Condicionada por el esfuerzo
Para nuestro proyecto • En el caso de nuestro proyecto, necesitamos asignar los siguientes recursos:
Trabajo o consumo del recurso en el tiempo • Nombre del recurso • Resumen del consumo Ver uso de recursos y gráfico de recursos • En las vistas predefinidas de Project, podemos ver un gráfico de recursos o una tabla de uso de recursos, ambas nos ayudarán a identificar en que momento de tiempo se está utilizando un recurso X. • En el siguiente gráfico, se muestra la vista de uso de recursos:
Trabajo o consumo del recurso en el tiempo • Nombre del recurso que estamos viendo Gráfico de recursos • La siguiente vista muestra el gráfico de recursos:
Sobreasignación de recursos • Muchas veces, cuando asignamos los recursos, se pueden presentar situaciones que obliguen a un que Recurso definido se utilice más de la capacidad máxima establecida. • Esta condición es marcada por Project como una sobreasignación, y se refleja como un conflicto en la programación. • Para identificar las sobreasignaciones, podemos utilizar cualquiera de las vistas presentadas anteriormente. • En nuestro caso, utilizaremos la tabla de uso de recursos, dónde las sobreasignaciones están marcadas en rojo.
Sobreasignación de recursos • En nuestro caso, la cuadrilla de trabajadores está sobreasignada en alguna etapa del proyecto, esto significa que mi programación estimada no puede llevarse a cabo, pues la limitación de recursos me lo impide. • Para resolver esta condición tenemos dos opciones: • Nivelar manualmente los recursos, esto es moviendo las tareas en el tiempo, mediante el cambio de relaciones o imponiendo restricciones. • Dejar que MS Project me nivele los recursos. En esta opción, dependiendo del tipo de tarea, Project calculará la tercer variable de la ecuación estándar y reasignará el recurso. • En el caso de la cuadrilla 1, podemos identificar la sobreasignación desplazándonos a la derecha para ver cuales tareas se entrecruzan.
Sobreasignación de trabajo • Tareas afectadas Sobreasignación de recursos • Este sería el resultado:
Corrección manual • Nos vamos al diagrama de Gantt: • Problema traslape en las tareas • Posibilidad de solución: No iniciar hasta que se haya concluido la colocación de acero • Esto evitaría que la cuadrilla estuviera sobreasignada en ese traslape
Delimitaciones de tareas • En MS Project, podemos restringir una tarea para que inicie o termine en una fecha determinada. Esta opción es especialmente útil para nivelar los recursos. Las restricciones disponibles son: • Lo antes posible: La tarea inicia tan pronto como las predecesoras lo permitan. • Lo mas tarde posible: La tarea comienza lo más tarde posible basándose en las predecesoras y holguras • No finalizar antes del: La tarea finaliza en la fecha que le indiquemos • No comenzar antes del: La tarea no comenzará antes de la fecha que indiquemos • No finalizar después del: se forzará a la tarea para que comience en una fecha tal, que permita terminar en la fecha inidcada. • No comenzar después del: la tarea puede empezar antes de la fecha indicada, pero nunca después. • Para modificar estas opciones, hacemos doble click a la tarea y en el dialogo de información, seleccionamos la pestaña de avanzado. • Seleccionamos la restricción y aplicamos.
Seleccionamos Manual o Automática • A que nivel de precisión • Si lo deseamos, podemos corregir solo un periodo de tiempo • Desmarcamos esta opción para que Project pueda distribuir el recurso Corrección automática de MS Project • Entramos a la vista: Gantt de redistribución • Luego seleccionamos: Herramientas Redistribuir recursos
Distribución automática • Resultado final: Gantt modificado por redistribución
Identificación del costo • Una vez ingresados los recursos del proyecto, podemos identificar el costo del proyecto, tenemos dos opciones: • Generar un reporte de caja : Ver Informes Costos… • Insertar la columna de Costo en alguna de las tablas.
Perfiles de trabajo • Un Perfil en MS Project, indica en que forma se distribuirá el recurso a lo largo de la tarea, por omisión, se distribuye uniformemente. • Tenemos las siguientes opciones:
Perfiles de trabajo • Para crear el perfil de un recurso, entramos a la vista de uso de tareas y hacemos doble click sobre la asignación deseada. Seleccionamos la pestaña General, y luego el perfil deseado.
Seguimiento del proyecto Capítulo 5
Guardar la línea de base • Cuando se da seguimiento a un proyecto, es necesario establecer la programación base, contra la que podamos comparar el comportamiento del proyecto a lo largo de su ejecución. • En MS Project podemos guardar hasta 11 líneas de base (dependiendo de la versión), lo cual nos ayuda a identificar reprogramaciones importantes durante la vida del proyecto. • Para guardar una línea de base, seleccionamos el menú Herramientas Seguimiento Guardar línea de base y luego escogemos la línea que deseamos guardar. • La línea base guarda los valores de: trabajo, costo, duración, fecha de comienzo y fecha de fin • Una vez guardada la línea de base, podemos iniciar con el control del proyecto. MS Project comparará los valores que se van presentando durante el proyecto contra los guardados.
Tipos de seguimiento • Para efectos de MS Project, vamos a dar seguimiento a: • Programa con Recursos: En este caso, el avance de las obras lo marca el trabajo completado, ponderado según su costo. • Programa sin recursos: En este caso, las obras avanzan según su % completo, ponderado según el tiempo que dure.
Seguimiento por recursos • En el menú Ver seleccionamos Hoja de Recursos • En el menú Ver, seleccionamos Tabla Seguimiento
1. Con el botón derecho seleccionamos los datos de trabajo y trabajo real Para cada recurso digitamos el consumo real de los recursos conforme se va generando Esto actualiza automáticamente el % completado Los campos de inicio y fin real, marcan el programa de seguimiento del proyecto Seguimiento por recursos • Entramos a la siguiente tabla…
Costo programado y real Seguimiento por recursos • Para revisar el costo real, seleccionamos los campos necesarios en la escala de tiempo del seguimiento por recursos • Este costo se actualiza automáticamente al cambiar el trabajo de una tarea.
Seguimiento por avance físico • Este método se utiliza en proyectos dónde no tenemos recursos definidos, ya sea por la complejidad o porque no contamos con la información. • Este método es más subjetivo, y tiene dos efectos: • Necesitamos efectuar los cálculos de % completado en una hoja excel o algún similar. • Los datos históricos se pierden y no pueden ser representados en el tiempo. • El avance de costos solo se puede reflejar a través de costos fijos. Campos: Costo Fijo y Costo Real.
Seguimiento por avance físico • Antes de iniciar este método, necesitamos ajustar las opciones de Project para que nos permita digitar los costos reales: Ingresamos a Herramientas Opciones Necesitamos desmarcar esta opción
Seguimiento por avance físico • Ahora en el menú Ver seleccionamos Gantt de Seguimiento • En el menú Ver, seleccionamos Tabla Seguimiento • Para cada una de las tareas digitamos el % completado y el costo real según sea el caso Para cada tarea, digitamos estos dos campos. Project actualizará el diagrama de Gantt automáticamente
Generalidades de los seguimientos • Para cualquiera de los dos seguimientos anteriores, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: • Es necesario indicar la fecha de estado del proyecto para tener información de cuando fue el último seguimiento, además, Project utiliza esta fecha para cuando actualizamos tareas automáticamente. Para modificar la fecha ingresamos a Proyecto Información del proyecto • Cuando se actualizan los avances, Project calcula automáticamente los siguientes campos: • Trabajo completado = Trabajo Real / Trabajo Programado • Trabajo restante = Trabajo – Trabajo Real • Duración real = Duración * % Completado • Duración restante = Duración – Duración Real • Costo restante = Costo – Costo real. • Si la opción de Actualizar el estado de los recursos con el estado de la tarea está activa, Project modifica el % de trabajo de los recursos automáticamente.
Filtros, vistas, tablas y otros Capítulo 6
Filtros • En MS Project existen distintos tipos de filtro: • Predeterminados: Estos los accesamos a través del menú Proyecto Filtro • Autofiltro: Este filtro lo accesamos a través del botón de autofiltro o a través del menú Proyecto Filtro Auto Filtro. Este funciona mediante la definición de criterios para cada columna.
Nombre del filtro Si queremos verlo en el menú Campo a filtrar Criterio: Mayor, menor, igual… Cuando combinamos campos, seleccionamos el relacionador Este campo contiene el valor a comparar, si se incluye un ?, Project solicita un dato al usuario Filtros • Filtros personalizados: Estos filtros se pueden generar y guardar en el menú de filtros, para accesarlo lo hacemos a través del menú: Proyecto Filtro Más Filtros… dónde activamos los siguientes diálogos
Vistas a utilizar en el panel superior e inferior Tabla base Agrupación de datos Filtro a aplicar Vistas • Podemos crear nuestras vistas personalizadas, para esto, ingresamos al menú Ver Más vistas…
Campo a filtrar Alineación y ancho de columna Título que se muestra Tablas • Las tablas que accesamos a través del menú Ver, podemos personalizarlas también mediante el Menú Ver Tablas Más tablas, dónde activamos el diálogo:
Que vamos a organizar? Datos en el proyecto origen Datos en proyecto destino Botones de acción Organizador • El organizador, es una herramienta que tiene Project y que permite copiar datos entre proyectos, estos datos incluyen las tablas, calendarios, recursos, campos personalizados, etc… • Para ingresar, entramos al menú Herramientas Organizador
Tipo de dato Campos disponibles por tipo Valores que vamos a utilizar Cómo se calculan las tareas resumen: Máximo, promedio, etc Que valores vamos a mostrar según el estado Campos personalizados • MS Project, también maneja una serie de campos que se pueden personalizar, de forma que calculen algún dato con una ecuación definida. • Se pueden personalizar campos de Texto, Duración, Comienzo, Fin, Número y otros. • Para personalizar los campos, ingresamos a Herramientas Personalizar campos…
Campos personalizados • Para definir una fórmula en Project, tenemos las siguientes herramientas: 1.Listado de todos los campos disponibles para las ecuaciones. Con solo hacer click sobre uno de los campos, se actualiza la fórmula
Campos personalizados • Para definir una fórmula en Project, tenemos las siguientes herramientas: 2.Botones con los operadores que más utilizamos.
Campos personalizados • Para definir una fórmula en Project, tenemos las siguientes herramientas: 3.Listado de las funciones que tiene disponible Project para cálculo
Campos personalizados • Con estas opciones, podemos definir cálculos personalizados que nos permitan tener información que se adapte a nuestro proyecto • Es necesario tener en cuenta que: • Existen cálculos con fechas, los cuales toman en cuenta los días naturales entre dos rangos, por ejemplo: • Podemos definir una fórmula de días transcurridos como: ([Fin] – [Comienzo]) • Ó podemos calcular un avance ponderado como: [% Completado] * [Número1] • El tener campos calculados puede hacer que Project funcione más lento, principalmente si tenemos presentaciones en pantalla.
Diagrama de Gantt personalizado • Al igual que las tablas y vistas, podemos modificar la presentación de los gráficos de Gantt, siguiendo el siguiente procedimiento: • Con el botón derecho del Mouse, haga click sobre el diagrama de Gantt y seleccione la opción Estilos de barra, allí entrará al siguiente diálogo:
Diagrama de Gantt personalizado Nombre de la barra, este dato aparecerá en la leyenda de la impresión Forma de la barra Para que tareas presentaremos esta barra, puede ser varios tipos En el diagrama de Gantt, tenemos la opción de presentar tres barras por tarea Los campos desde y hasta, definen en el diagrama de Gantt, entre que fechas se graficará la barra deseada.
Que requerimos • Para los informes de avance que se presentan al CAP, se requiere personalizar MS Project, y para esto, necesitamos los siguiente campos: • Un campo numérico para el Peso: Las tareas resumen se calcularán como la suma de sus subtareas. • Un campo numérico para la cantidad programada y otro para la cantidad real. Ningún valor para las tareas resumen. • Un campo de texto para las unidades de medida. • Un campo numérico para el avance real y programado relativos. Las tareas resumen serán la suma de las subtareas. • Un campo numérico para los avances real y programados absolutos • Campo de fecha para representar en el diagrama de Gantt el inicio y avance. • Personalizar el diagrama de Gantt.
Funciones que necesitaremos: • Cálculos entre fechas: • Los avances programados se calculan como (Fecha de estado – Comienzo Previsto) / (Fin Previsto – Comienzo Previsto) • La fecha que tendría el avance actual para la representación gráfica se calcula como: (Fin Previsto – Comienzo Previsto) * %Avance + Comienzo Previsto • Cálculos numéricos: • El avance real se calcula como (Cantidad Real / Cantidad Programada) • Los avances relativos se calculan como el %Avance * Peso, y para las resumen se calcula como la suma. • Los avances absolutos se calculan como (Avance Relativo/Peso) * 100 • Cuidados necesarios: • Es necesario evitar las divisiones por Cero, para esto existe la función de evaluación IIF(), dónde se le indica la prueba (XX=0), el valor si es verdadero (un 0 o algún otro), y el valor si es falso (si XX<>0 entonces Calcular Avance)
Resultados esperados • Se esperaría tener un diagrama de Gantt igual o parecido al que se muestra a continuación: Con los datos anteriormente dados, practique los cálculos descritos. Como referencia, se entregará la plantilla utilizada para el P.H Pirrís
