Tactical Approaches for Alleviating Distance in Global Software Development

1. Tactical Approaches for Alleviating Distance in Global Software Development Erran Carmel Ritu Agarwal

2. Roteiro • Introdução • A distância como um desafio crítico • Abordagens táticas • Redução da colaboração intensiva • Redução das distâncias culturais • Redução da distância temporal • Conclusão

3. Introdução • Para superar os problemas causados pela distância, muitos gerentes de projeto estão experimentando e rapidamente ajustando algumas abordagens táticas • O foco deste trabalho é examinar táticas que vão além das tecnologias da comunicação

4. Introdução: tendências • As organizações estão “exportando” seus processos-chaves de software • Centros críticos de P&D estão crescendo fora dos centros tradicionais, Irlanda, Israel, Singapura, Finlândia, ...

5. Introdução: tendências • Motivos existem para isso: • vantagens competitivas • maior pool de contratações • crescimento de contratos viabilizados pela indústria que cada vez mais assemelha-se a indústria de manufatura • maior eficiência de coordenação sobre longas distâncias

6. Introdução • Quando pensamos em superar os problemas gerados pela distância em DSD a resposta mais intuitiva é pensarmos no uso de tecnologias de comunicação • No entanto, muitos gerentes de projeto têm adotado táticas que vão mais além, permitindo superar tais problemas com mais eficiência

7. A distância como um desafio crítico É necessário examinar como a distância contribui para aumentar a complexidade dos processos organizacionais, afetando: • Coordenação • Controle • Comunicação

8. Dado o papel crítico da comunicação no sucesso de um projeto global, novas táticas que enderecem o problema devem ser adotadas. Veremos três abordagens...

9. Tática 1: Reduzir a colaboração intensiva • DSD endereça o fato de que times estão sempre colaborando para alcançar o sucesso do projeto. • No entanto, o quão intensa deve (ou pode) ser tal colaboração entre os times?

10. Tática 1: Reduzir a colaboração intensiva • Em DSD, as tarefas de um projeto são distribuídas entre um centro de desenvolvimento e suas unidades estrangeiras • Os centros, geralmente, estão localizados em áreas-chave da América do Norte, União Européia ou Japão • As unidades estrangeiras podem estar em outro país da tríade, em um país recentemente industrializado ou em desenvolvimento

11. Tática 1: Reduzir a colaboração intensiva • As unidades se engajam em tarefas que percorrem desde aquelas bem- definidas e estruturadas que fazem uso de métodos triviais e resultados exatos, até aquelas que são difíceis de definir, não-estruturadas, que envolvem métodos iterativos e soluções não muito claras

12. Tática 1: Reduzir a colaboração intensiva Representam as primeiras atividades offshore

13. Reduzir a colaboração intensiva Como conseqüência da complexidade na coordenação, muitas organizações estão se movendo para uma de duas direções existentes • Transferência de atividades de suporte (manutenção, documentação, etc..) • Transferência completa da responsabilidade (ou propriedade) de componentes, módulos individuais, releases, produtos inteiros, subsistemas ou processos. A adoção dessas linhas permite que a unidade não mantenha links com o centro tão freqüentemente, ou seja, a colaboração direta não é tão intensa

14. Tática 1: Reduzir a colaboração intensiva • Há uma tendência em associar mais complexidade de coordenação entre centro-unidade quando existe a presença de tarefas mais complexas • No entanto, as organizações cada vez mais tornam-se adeptas em repassar tais tarefas, o que requer níveis mais baixos de complexidade

15. Reduzir a colaboração intensivaConclusões... • Os times devem sempre colaborar entre si, mas tal colaboração deve favorecer a busca mais rápida de soluções, e redução do tempo de desenvolvimento. Nunca o contrário! • Para isso, é importante saber definir como a organização lidará com a complexidade inerente a certas atividades. A direção da resposta é permitir que as unidades possam ter um certo nível de autonomia, não dependendo tanto uma das outras nem do centro. • A colaboração intensiva, a exemplo do follow-the- sun, aumenta ainda mais a complexidade de coordenação: testes, integração, confiança entre os times que pouco conversam... e só deve ser adotada se as vantagens do negócio ou as pressões do mercado exigirem tal nível de complexidade

16. Tática 2: Reduzir as distâncias culturais • Em se tratando de DSD as diferenças culturais se manifestam de duas formas: • Cultura organizacional • Cultura nacional

17. Tática 2: Reduzir as distâncias culturais • Do ponto de vista organizacional, muitas “parcerias” podem constituir uma empresa que desenvolve software global. Por exemplo: • joint venture ou aliança com empresas estrangeiras; • parceria com centros de desenvolvimento através de offshore/outsourcing; • subsidiárias estrangeiras ou aquisições; • além do trabalho interno (onshore)

18. As diferenças são maiores quando empresas especializadas em terceirização realizam o trabalho

19. Tática 2: Reduzir as distâncias culturais A questão, então, é: como mitigar os efeitos da distância que reflete diferenças culturais tão acentuadas??? • Muitas empresas tentam firmar unidades de desenvolvimento em países onde as distâncias não são tão grandes, em países onde as barreiras da linguagem são mínimas. Isso nem sempre é possível e suficiente

20. Reduzindo as distâncias culturais1.A ponte entre as atividades offshore-onshore • Quando uma parte do trabalho será terceirizado, essencialmente, a maior parte das atividades são alocadas para as unidades estrangeiras • Sugere-se que 75% do trabalho ocorra offshore e 25% onshore (usualmente no site cliente), esta proporção otimiza os custos enquanto mantém proximidade com os clientes • Os responsáveis pelas atividades onshore, em geral, são mais experientes e por terem assimilado a cultura do país, conseguem entender e repassar os requisitos do cliente com mais clareza aos outros times. E o mais importante: conseguem evitar mal-entendimentos entre o cliente e a empresa contratada

21. Reduzindo as distâncias culturais2. Interiorização da unidade estrangeira • Muitas empresas, para suprir necessidades internas costumam adquirir pequenas empresas prestadoras de serviços • Na verdade, os centros trazem para o âmbito interno a realização daqueles serviços, evitando a necessidade de ter de colaborar com parceiros estrangeiros externos • Esta decisão permite que as pessoas participem de uma rede corporativa com acesso a todas as bases de conhecimento, páginas Web, cronogramas, etc..

22. Reduzindo as distâncias culturais3. O uso de intermediários • Um intermediário tem como principal função transitar entre os times chave, facilitando o fluxo de comunicação organizacional, lingüístico e cultural, mediando conflitos e desentendimentos culturais

23. Reduzindo as distâncias culturais4. A linguagem • A linguagem comum a ser adotada é um componente de extrema importância para mitigar a distância cultural nacional existente entre os times • Em um nível executivo, muitas alianças entre nações que não dominam bem o inglês são evitadas • No entanto, quando as vantagens do mercado são notórias, as empresas investem em cursos para que a comunicação profissional seja melhorada. É o que acontece na Rússia, por exemplo

24. Tática 3: Reduzir a distância temporal • É importante considerar as vantagens da comunicação síncrona do desenvolvimento distribuído: • permite que soluções sejam encontradas mais rapidamente • evita mal-entendimentos • melhora a qualidade de vida das pessoas envolvidas no DSD

25. Tática 3: Reduzir a distância temporal • Trabalhar com faixas de fuso-horário facilita a possibilidade de comunicação síncrona efetivamente • O objetivo é, então, minimizar as diferenças de fuso e permitir o relacionamento entre times onde a distância temporal é menor através de comunicação síncrona • Uma desvantagem é a impossibilidade de se trabalhar com a abordagem follow-the-sun, por exemplo, que requer grandes diferenças de fuso

27. Algumas considerações... Nem todas as organizações conseguem colocar em prática todas aquelas abordagens. • Empresas que decidem subsidiar tarefas estruturadas pouco devem investir em reduzir as distâncias culturais • O relacionamento colaborativo entre EUA-Índia, por exemplo, falha no critério temporal mas se adequa bem as outras duas abordagens • Uma empresa que investe em uma aliança estratégica com uma nação que está na mesma faixa de fuso-horário pode colaborar mais intensamente (se opondo a 1ª tática) fazendo uso da comunicação síncrona

28. Algumas considerações... • Algumas organizações podem desejar se beneficiar do know-how e idéias resultantes do aumento das diferenças culturais (se opondo a tática 2) • A comunicação síncrona, às vezes, é rejeitada. As interferências e impossibilidade de ver os participantes podem permitir que uma videoconferência seja evitada pelos funcionários de uma organização

29. Conclusão acerca do artigo É importante lembrar que: • o uso de tecnologias de comunicação é fundamental para mitigar os problemas causados pela distância; • a escolha por cada tática apresentada depende da atividade e do tipo da organização (cultura e área de domínio) • e principalmente, uma análise de custo-benefício deve balizar a escolha

30. Nossas conclusões • O artigo posiciona temas importantes em momentos diferentes • No primeiro momento, aspectos intrinsecamente relacionados a distância são considerados: coordenação, controle e comunicação. Percebe-se que estes também aparecem em um ambiente de desenvolvimento não-distribuído, no entanto, oferecendo (ou não) um desafio mais singular as condutas de gerência de processos e recursos

31. Nossas conclusões • Num segundo momento, com base na experiência e leitura, os autores propõem três abordagens táticas para mitigar os problemas causados pela distância, dentre as quais, a redução da colaboração intensiva, para a Engenharia de Software, é objeto de interesse para investigações • Como conseqüência dos arranjos de negócio (offshore, joint venture,etc), onde pode haver contribuição para minimizar a complexidade na coordenação dos processos em ambientes de desenvolvimento distribuído? • Ferramentas, novos parâmetros em condutas de gerenciamento, escalonamento de recursos (pessoas e tecnologia) • São estas respostas que a Engenharia de Software deve investigar

32. Referência CARMEL, E., AGARWAL, R. Tactical Approaches for Alleviating Distance in Global Software Development, IEEE Software, p. 22-29, Março-Abril, 2001