Prosessanalyse som verktøy for å endre arbeidsprosesser

1. Prosessanalyse som verktøy for å endre arbeidsprosesser

2. Prosessperspektivet • Tradisjonelt betraktes en organisasjon som et hierarki, der utviklingsarbeid skjer innenfor den enkelte enhet • Prosessorientering er å rette fokus på hvordan medarbeidere fra ulike enheter samarbeider om felles oppgaver. eKommune 2012

3. I den prosessorienterte organisasjonen spør man: eKommune 2012 • Hvilke tjenester tilbyr vi? • Hvordan samarbeider vi internt for å gi best mulig tjenester? • Hvem er ”kundene” våre? • Hvordan behandler vi kundene våre? Kjernen i prosesstankegangen er at virksomheten styres ved hjelp av definert prosesser, samspillet mellom dem og kontinuerlig kontroll med at prosessene når sine mål.

4. Aktuell i mange sammenhenger eKommune 2012 • Organisasjonsutvikling • Ved innføring av nye IT-systemer • Kvalitetssystemer

5. Prosessbegrepet eKommune 2012 (Jon Iden: Prosessutvikling)

6. Arbeids- og informasjonsflyt eKommune 2012 • Hva (aktiviteter) • Hvem (rolleinnehaver) • Hvordan (arbeidsflyt)

7. Ressurser eKommune 2012 • Mennesker • Hjelpeverktøy

8. STYRING eKommune 2012 • Hensikt • Mål • Målinger • Rapportering • Regler Prosesseier

9. Prosesseier-rollen eKommune 2012 • Nøkkelrolle • Bør utnevnes så tidlig som mulig • En form for matriseorganisering En prosesseier ar ansvarlig for hvordan prosessen er utformet og fungerer. Han skal overvåke og vurdere prosessens ytelse fra begynnelse til slutt, og har myndighet til å endre på prosessen ved behov

10. Prosesser kommer i tre kategorier. • De uformelle og udokumenterte. • De prosesser som er dokumentert, men ikke blir fulgt. • De prosesser som både er beskrevet og innarbeidet. eKommune 2012 It har mye med prosesseffektivisering å gjøre. Det er ikke tenkelig å utvikle prosesser i dag uten datamaskinstøtte.

11. Ulike typer prosesser: eKommune 2012 Ledelses-prosesser Kjerne-prosesser Støtte-prosesser

12. Prosessoversikt Nes kommune nivå 1 eKommune 2012

13. Nivå 2 – Oppvekst og utdanning eKommune 2012

14. Nivå 3 – Oppvekst og utdanning eKommune 2012

15. Prosessen med prosessen eKommune 2012

16. Eksempel fra en kjerneprosess: eKommune 2012 Utdrag fra referat – Administrasjon av boligene: Det er uklarheter i ansvarsforhold mellom EBE, omsorg, sosial og flyktning. B. innkaller til nytt møte, der vi tegner opp saksgangen. (Resultat: Vi lot alle impliserte enheter tegne sin oppfatning av saksgangen.)

17. Kjerneprosess eKommune 2012

18. Støtte-prosess eKommune 2012 • As Is - fasen • To Be - fasen

19. (1) Full analyse i alle kommuner As-is gjennomføres i alle kommuner To-be utarbeides felles på tvers av kommunerne Fordeler: Høy grad av involvering / Eierskap Letter implementering Ulemper: Tidskrevende (2) Utgansgspunkt i én kommune As-is gennomføres i én kommune Validering gjennomføres på tvers av kommunene To-be utarbeides felles på tvers av kommunene Fordeler: Hurtigere enn scenarie 1 Ulemper: Mindre grad av involvering Forutsetter at prosessene er rimelig like mellom kommunene Ved kommunesamarbeid: eKommune 2012

20. Ledelsesprosess: eKommune 2012

21. Ledelsesprosess (forts): eKommune 2012

22. Fra AS IS til TO BE eKommune 2012 Ny rutine vil gi ferre saker 20% Ny rutine vil gi ferre klager 20% Mindre saksbehandlertid pga høyere kvalitet og direkte referanse til lovhjemmel

23. Verktøy på tvers i forvaltningen:”Nytt barn eDialogen” – konseptbildefra Skattedirektoratets samarbeidsprosjekt eKommune 2012 Graviditet Barnet inn i samfunnet Fødsel og navnevalg Mulige tjenester i Nytt barn dialogen: Melding om fødsel Første gangs navnevalg Fødsels-attest Helsekort gravid Svangerskapspenger Farskaps-melding Foreldre-penger Barnetrygd Helse-kort barn Vaksinasjonsregister SYSVAK Søknad om barnehageplass Søknad om kontant-støtte

24. KommunehelsetjenestenFastlege / Helsestasjon / Jordmor Helseforetak (sykehus) Fødselscaset – Del 1 (Fokus: Helsevesen og Folkeregisteret) Søknad om fødested < papir > • Før fødsel: • Graviditet konstateres • ”Helsekort” utstedes og følger den gravide gjennom svangerskapet • Fastlege / helsestasjon sender søknad om fødested • Fastlege / helsestasjon gjør jevnlige svangerskapskontroller • Fastlege / helsestasjon kan ha dialog med sykehus ved spesielle behov • Dersom den gravide har en yrkessituasjon som er skadelig for fosteret vil fastlege / helsestasjon vurdere behovet for endret arbeidssituasjon eller permisjon med svangerskapspenger (i samråd med arbeidsgiver). Skjema sendes NAV. • Etter fødsel: • Hjemmebesøk fra helsestasjon innen 2 uker. • 6 kontroller på helsestasjon første leveår (barnet har egen journal (basert på lokale løsninger) • Rapportere til nasjonalt vaksinasjonsregister • Før fødsel: • Den gravide tildeles fødested (brev til gravid/fastlege/helsestasjon) • Svangerskapskontroll med ultralyd i 18.uke. • Eventuelle andre prøver (f. eks. fostervannsprøve) avtales • Kontakt med fastlege/helsestasjon ved spesielle behov • Etter fødsel: • Ved fødsel journalføres ”Helsekortet” fra svangerskapet • Fødselsrapport sendes til helsestasjon • Fødselsmelding sendes Medisinsk fødselsregister og Det sentrale folkeregister (DSF) • Diverse interne prosesser sykehus (avhengig av fødselsnummer) Helsekort < papir > Søknad om svanger-skapspenger < papir > eKommune 2012 Helsejournal for barnet < lokal elektronisk løsning> Fødsels-rapport < papir > Mottar og behandler farskapsmelding og søknad om svangerskapspenger Farskapsmelding (hvis far ikke gift med mor) Attesteres av mor og offentlig person < papir > NAV Fødsels-melding < papir > Fødsels-nummer < papir > Elektronisk fødselsmelding DSF Elektronisk fødselsmelding MFR Det sentrale folkeregister (DSF) Melding om navnevalg (Forutsetter FNR) < papir > • Tar imot fødselsmelding fra Norsk helsenett (elektronisk) eller i papirform fra sykehus/helseforetak. • Utsteder fødselsnummer og sender tilbake til norsk helsenett (elektronisk) eller i papirform til sykehus/helseforetak. • Tar imot navnevalgsskjema (papir) og registrerer navn på barnet. • Utsteder fødselsattest og sender til foreldre (papir) Melding (XML) Kvittering tilbake (XML) Norsk helsenett Vaksinasjonsregister (SYSVAK) ASP / Formidlingssentral for sykehusene (eiet av de regionale helseforetakene) Fødselsattest < papir > FNR melding (XML) Medisinsk fødsels-register (MFR)

25. Rollebånd Valgmulighet Dokument eKommune 2012 Aktivitet Underliggende prosess