سيستم‌هاي اطلاعات حسابداري Accounting Information Systems

1. سيستم‌هاي اطلاعات حسابداريAccounting Information Systems

2. سيستم‌هاي اطلاعات حسابداري • عمليات حسابداري سازمان‌ها را پشتيباني كرده و انجام مي‌دهد. • پردازش داده: آمايش داده‌ها (انواع داده‌ها) و تبديل آنها به اطلاعات مفيد جهت افزايش كارآيي سيستم و مفيد بودن آنها جهت حسابداري قابل اطمينان‌تر. • هدف اصلي: پردازش داده‌ها در سازمان‌ها توسط AIS و تبديل آنها به اطلاعات مورد درخواست كاربران داخلي (مديران) و خارجي(سهامداران و ...) از منظر حسابداري مي‌باشد.

3. ساختار كلي سيستم‌هاي اطلاعات حسابداري مديريت نرم‌افزارهاي پردازش پايگاه داده سيستم اطلاعات حسابداري ورودي منابع فيزيكي تبديل و پردازش خروجي منابع فيزيكي سازمان محيط

4. اهداف پردازش اطلاعات در AIS • جمع آوري داده‌ها • آمايش داده‌ها • ذخيره‌ي داده‌ها • تهيه‌ي مستندات

5. 1)جمع آوري داده‌ها • بمحض اينكه سازمان محصولات و خدمات خود را به محيط خود ارائه مي‌دهد، هر فعاليت و عمل بوسيله‌ي يك ركورد توصيف مي‌شود. • هنگاميكه فعاليت و عمل شامل يك يا چند عامل محيطي مي‌گردد، آنرا تراكنش (Transaction) ناميده و اين عمل را پردازش تراكنش (Transaction Processing) گويند.

6. 1)جمع آوري داده‌ها • سيستم AIS تمامي داده‌هايي كه هريك از فعاليت‌هاي داخلي و تراكنش‌هاي محيطي توليد مي‌كنند را جمع‌آوري مي‌كند. • نكته: علي‌القائده AIS تنها زيرسيستم CBIS بوده كه مسئوليت دادن اطلاعات به خارج از سازمان را بعهده دارد.

7. 2) آمايش داده‌ها (Data Manipulation) • داده‌ها قبل از پردازش و تبديل شدن آنها به اطلاعات بايستي آمايش شوند: الف: دسته‌بندي ب: رديف بندي ج: محاسبات د: خلاصه كردن

8. 2) آمايش داده‌ها: دسته‌بندي • عوامل داده در ركوردها بصورت كدبندي شده استفاده مي‌شوند. • در فيلد رايانه يك كد عبارتست از يك يا چند كاراكتر كه براي تعيين دسته‌اي از ركوردها لازم است، استفاده ‌گردد. • مثال: يك ركورد صورت حقوق (payroll) شامل كدهايي است كه مستخدم (شماره مستخدم)، دپارتمان مربوطه (شماره دپارتمان)، و دسته‌بندي فهرست حقوق مستخدم(كلاس دسته‌بندي) را تعين مي‌كند.

9. 2) آمايش داده‌ها: رديف‌بندي • ركوردها بصورت توالي‌هاي خاص بر اساس كدها و ساير عوامل داده منظم مي‌شوند. • مثال: فايل ركوردهاي فهرست حقوق بگيران بطريقي مرتب و رديف مي‌گردند كه تمامي ركوردهاي مربوط به هر مستخدم با هم باشند.

10. 2) آمايش داده‌ها: محاسبات • عمليات رياضي و منطقي روي عوامل داده جهت توليد عوامل داده اضافي و بيشتر انجام مي‌گيرد. • مثال در سيستم فهرست حقوق: نرخ ساعت كار در ساعات كار انجام گرفته ضرب شده و دريافتي كل تعيين مي‌گردد.

11. 2) آمايش داده‌ها: خلاصه كردن • حجم زياد داده سنتز شده و بصورت جمع‌ها، زيرجمع‌ها، ميانگين و غيره درمي‌آيند.

12. 3) ذخيره‌سازي داده‌ • در شركت‌هاي كوچك، صدها تراكنش و عمليات روزانه انجام مي‌گيرد. در شركت‌هاي بزرگ هزاران و گاهي صدها و ميليون‌ها تراكنش در روز انجام مي‌گيرد. • هر تراكنش بوسيله‌ي چندين عامل داده توصيف مي‌گردد. • همه‌ي اين داده‌ها بايستي ذخيره شوند. • در سيستم AIS اين داده‌ها در پايگاه داده حسابداري ثبت و ذخيره مي‌گردند.

13. 4) مستندسازي • AIS ممكن است خروجي (Output) را براي افراد، سازمان‌ها و ... در داخل يا خارج سازمان توليد ‌كند. • خروجي به دو روش حاصل مي گردد: الف: با يك عمل (By Action): خروجي هنگام اتفاق يك رخداد حاصل مي‌گردد: صدور فاكتور در زمان انجام سفارش. ب: با برنامه‌ريزي زماني (Time Schedule): توليد خروجي در يك زمان خاص: چك كردن فهرست كاركنان در آخر هفته يا ماه يا سال. • خروجي مي‌تواند بصورت كاغذي يا نرم يا توأمان باشد.

14. مشخصه‌هاي AIS • چندين مشخصه AIS را از ساير CBISها جدا مي‌كند: • AIS برنامه‌هاي لازم بصورت خودكار اجرا مي‌شود: • سازمان‌ها تصميم به پردازش داده‌ها نمي‌گيرد، بلكه طبق مقررات و قوانين انجام مي‌گيرد. • طبق قوانين بايستي تمامي فعاليت‌هاي مالي ركورد و ثبت شوند. • AIS رويه‌هاي استاندارد را بطور نسبي رعايت مي‌كند: اكثر سازمان‌ها اطلاعات حسابداري را بصورت مشابه پردازش مي‌كنند.

15. مشخصه‌هاي AIS • AIS داده هاي جزئي را مديريت مي‌كند. • AIS در ابتدا روي داده‌هاي تاريخي متمركز است. • AIS اطلاعات حل مسئله را بصورت بهينه ارائه مي‌دهد.

16. ترسيم DFD

17. يك نمونه از AIS: شركت توزيع كالا سفارشات فروش مشتريان • ترسيم DFD كلي: تعهدات اعلام سفارشات رد شده سفارشات خريد سيستم توزيع فاكتور بارگيري صورتحساب فاكتور عرضه‌كننده پرداخت بوسيله مشتري صورت‌حساب عرضه‌كننده پرداخت به عرضه‌كننده تأمين‌كنندگان صورت‌حساب درآمد انبار مديريت ترازنامه گزارشات بودجه ساير گزارشات انبار مواد

18. زيرسيستم‌هاي عمده‌ي سيستم توزيع سفارشات فروش مشتريان • دياگرام شكل صفر(figure 0 Diagram): اطلاعات بيشتر در رابطه با فرآيندهاي AIS. اعلام سفارشات رد شده فاكتور صورتحساب 1- سفارشات را فايل كن پرداخت بوسيله مشتري داده‌هاي دفتر كل دريافتني داده‌هاي دفتر كل انبارداري اقلام دريافت‌شده داده‌هاي فروش تأمين‌كنندگان 3- حساب دفتر كل را نگهدار تعهدات داده‌هاي پرداختني دفتر كل 2- انبار سفارشات را دوباره پر كن سفارشات خريد صورت‌حساب درآمد بارگيري ترازنامه ساير گزارشات فاكتور عرضه‌كننده صورت‌حساب عرضه‌كننده پرداخت به عرضه‌كننده داده‌هاي انبار مديريت انبار مواد

19. DFD سفارشات مشتريان سفارشات فروش مشتريان • اين DFD فرآيند (1) در شكل صفر را نشان مي‌دهد. اعلام سفارشات رد شده 1-1- ورودي سفارشات سفارشات قبول شده پرداخت‌ها بوسيله مشتريان صورت‌حساب فاكتور 1-2- انبار موارد فايل شده 1-3- صورت‌حساب داده‌هاي دفتر كل انبار داده‌هاي خريد اقلام دريافت شده سفارشات حساب شده 1-4- حساب‌هاي دريافتني داده‌هاي دفتر كل دريافتني 3 2 2 3

20. DFD سفارشات مشتريان 2-1- خريد تعهدات 1 سفارشات خريد بارگيري و ارسال تعهدات (قروض) 1 2-2- دريافت تأمين‌كنندگان انبار خريدهاي دريافت شده محل انبار مواد اوليه فاكتورهاي عرضه‌كنندگان 2-3- حساب‌هاي پرداختني صورت‌حساب عرضه‌كنندگان 3 داده‌هاي دفتر كل پرداختني پرداخت‌ها به عرضه‌كنندگان

21. DFD سيستمي كه پردازش‌هاي دفتر كل را انجام مي‌دهد 3-1- دفتر كل را بروز كن 1 ركوردهاي دفتر كل ركوردهاي دفتر كل بروز شده 2 3 دفتر كل داده‌هاي گزارشات مديريت 3-2- گزارشات مديريت را تهيه كن ساير گزارشات گزارشات بودجه ترازنامه مديريت صورت‌حساب درآمد

22. فايل كردن سفارشات مشتريان 1-1- ورودي سفارش مشتريان سفارشات فروش سفارشات خريد در بازبيني رد شد بازبيني شده اعلام سفارشات رد شده 1-1-1- داده‌هاي سفارشات را بازبيني كن فايل اعتبار مشتريان سفارشات قبول شده 1-1-3- سفارشات انجام گيرد 1-2 سفارشات چك شده و بازبيني شده 1-1-2- اعتبار مشتري را چك و محاسبه كن اعتبار سفارش فروش رد شده داده‌هاي سفارش سفارشات محاسبه شده 1-1-4- سفارشات فايل شده را علامت بزن 1-3 تاريخ‌هاي فايل شده ثبت سفارش

23. انبار و موجودي سفارشات قبول شده 1-2-1- بالانس حساب در دست را چك كن 1-2- انبار و موجودي 1-1 اضافات به فايل موجودي 1-2-3- اقلام دريافتي را اضافه كن اقلام دريافت شده 2 فايل موجودي 1-2-2- ركورد را چك كن داده‌هاي خريد اقلام برآورده شده 1-3 2 داده‌هاي دفتر موجودي ركوردهاي موجودي 1-2-4- داده‌هاي دفتر كل را تهيه كن 3

24. فاكتور 1-2 1-3- فاكتور اقلام برآورده شده 1-3-1- داده‌هاي مشتريان را دريافت كن فايل مشتريان داده‌هاي مشتريان داده‌هاي فاكتور 1-3-2- فاكتور را تهيه كن صورت‌هزينه سفارشات 1-4 مشتريان فاكتورها 1-1 سفارشات تكميل شده

25. حساب‌هاي دريافتني 1-4-1- دريافتني‌هاي جديد را اضافه كن 1-4- حساب‌هاي دريافتني 1-3 سفارشات انجام گرفته دريافتني‌هاي جديد 1-4-4- داده‌هاي دفتر كل را تهيه كن ركوردهاي دريافتني داده‌هاي دريافتني دفتر كل فايل حساب‌هاي دريافتني 1-4-3- صورت‌حساب‌ها را تهيه كن 3 صورت‌ حساب‌ها 1-4-2- حساب‌هاي دريافتني پرداخت‌شده را حذف كن فايل دريافتني‌هاي پرداخت‌شده ركوردهاي دريافتني پرداخت شده پرداخت بوسيله‌ي مشتريان مشتريان

26. تمرين دياگرام‌هاي خريد، دريافت‌ها و حساب‌هاي پرداختني را ترسيم كنيد.

27. پايگاه داده‌ها نمودار ER

28. مدل ER • چگونه مي‌توان بانک اطلاعات را به شکلي ساده بيان نمود؟ • چگونه مي‌توان بانک اطلاعات را به دور از مدل خاصي بيان نمود؟ در سال 1976 چن (Chen) از دانشگاه MIT مدل ER (Entity Relation) را جهت طراحی بانك پيشنهاد كرد. اين مدل در طول زمان پيشرفت كرد و بنام Extended ER = EER معروف گرديد.

29. دلايل اهميت مدل E-R: 1- تعريف ساختارهاي ساده، لازم و كافي و غير وابسته به پياده سازي براي طراحي بانك اطلاعات كه ويژگي‌هاي مدل ادراكي عام (Conceptual model) را به خوبي برآورده مي‌كند. 2-تعريف نمادهاي مناسب براي ارائه يك طراحي قابل فهم و ساده

30. مفاهيم مورد نياز در رسم نمودار ER : 1- تعريف پديده يا موجوديت يا Entity: پديده عبارت است از چيزهايي که در بانک اطلاعات وجود خارجي دارد و يا به تصور در مي‌آيد. هر موجوديت داراي مجموعه‌اي از ويژگي‌ها يا صفات(Attributes) است. زير مجموعه‌اي از اين صفات بايد يك پديده را از ساير پديده‌هاي مشابه مشخصكند، به اين زير مجموعه كليد مي‌گويند. در نمودار ER پديده‌ها به صورت مستطيل رسم شده و صفتها به شکل بيضي به آنها وصل مي‌گردند.

31. 2- ارتباط (Relationship): منظور از ارتباط در مدل E-Rارتباط موجود بين دو يا چند موجوديت است كه موجوديت‌ها را به هم پيوند مي‌دهد. ارتباط در مدل E-Rرا با يك لوزي نشان مي‌دهند. ارائه استاد درس ارتباط دو موجوديت استاد و درس

32. يک مثال از نمودارEER : • صفت ها : • نام دانشجو • شماره دانشجوئي • نام استاد • مدرک • تاريخ تولد • نيمسال • شماره گروه • شماره درس • نام درس • تعداد واحد • شماره درس • موجوديتها : • دانشجو • استاد • گروه درسی • درس • ارتباط : • ارائه • دارد

33. انواع صفت در نمودار EER: الف) صفت كليدی كليد عبارت است از يك يا چند صفت كه در يك موجوديت منحصربه فردباشد. مثلاً در موجوديت دانشجو شماره دانشجويي كليد است. چون هر دانشجو يك شماره يكتا دارد.ولی نام نمی‌تواند كليد باشد. گاهی اوقات يك صفت تنها نمی‌تواند كليد باشد بلكه مجموعه‌ای از دو يا چند صفت با همديگر كليد می‌شوند. برای مشخص كردن كليد يك موجوديت زير آن صفت خط می‌كشيم.

34. ب ) صفت ساده و مركب • بعضی از صفتها ساده هستند مثل شماره دانشجويي ولی بعضی از صفتها مركب (تجزيه پذير) هستند مثل آدرس كه خود از صفتهای شهر، خيابان، كوچه و پلاك تشكيل شده است. • در واقع صفت مركب صفتی است كه هم خودش معنی‌دار است و هم بخشهايي از آن0 • در بانك اطلاعاتی رابطه‌ای صفت مركب نداريم.

35. ج ) صفت تك مقداریيا چند مقداری • مثلاً در موجوديت استاد،نام تك مقداری است چون هر استاد فقط يك نام دارد ولی صفت مدرك چند مقداری است چون استاد ممكن است چندين مدرك داشته باشد. • صفتهای چند مقداری را در مدل EER با دو خط ترسيم می‌كنيم. • در مدل رابطه‌ای صفت چند مقداری نداريم.

36. د ) صفت مشتق • صفت مشتق ، صفتی است كه به كمك صفتهای ديگر می‌توان آن را محاسبه كرد. مثل سن استاد كه با توجه به تاريخ تولد قابل محاسبه می‌باشد. تصميم‌گيری درمورد صفت مشتق به عهده طراح است • در نمودار ER صفات مشتق با خطوط نقطه چين نمايش داده مي‌شوند. معدل كل مشتق باشد بهتر است يا بخشي از پديده؟ برایدانشجو بهتراست مشتق باشد زيرا مرتباً با گذراندن دروس بيشتر عوض می‌شود ولی برای فارغ‌التحصيلان معدل كل بهتر است بخشی از پدیده باشد. صفت مشتق در نمودار EER بصورت خط‌چين ترسيم می‌شود.

37. صفت کليد صفت کليد صفت چند مقداری صفت مشتق صفت کليد صفت کليد

38. ارتباط (relationship)

39. - درجه ارتباط : • درجه ارتباط برابر با تعداد پديده‌هايي است که در آن ارتباط مشارکت دارند. • درجه ارتباط در مدل ER عددي صحيح و کوچکتر از 5 است. - ارتباط درجه يک: دانشجو درس همکلاسي پيش نياز

40. - درجه ارتباط : • ارتباط درجه 2: • ارتباط درجه 3: استاد دانشجو راهنمايي گروه درسي ارايه استاد دانشجو

41. - درجه ارتباط : • ارتباط درجه 4: اين نوع ارتباط کمياب است چنين نموداري مفهوم خانواده در جامعه را بيان مي‌کند. راهنمايي برادر خانواده پدر مادر خواهر

42. اتصال (connectivity) و حد (cardinality) • ارتباط از نظر نوع اتصال می‌تواند يك به يك (1:1)، يك به چند (1: n)ويا چند به چند (n : n) باشد.

43. ارتباط يك به يك : در اين شكل هر استاد يك درس و هر درس فقط توسط يك استاد ارائه می‌شود. البته ممكن است استادی اصلاً درس نداشته باشد يا درسی توسط هيچ استادی در اين ترم ارائه نگردد. 1 1 ارائه استاد درس ارتباط يك به چند: در اين شكل يک استاد ممكن است چند درس را ارائه دهد ولی هردرس فقط توسط يك استاد ارائه می‌‌گردد. 1 ارائه n استاد درس

44. n ارائه m استاد درس ارتباط چند به چند : در اين شكل هر درس ممكن است توسط nاستادارائه شود و هر استاد ممكن است mدرس مختلف را ارائه كند.

45. مشخصه ديگر ارتباط، حد است. هر استاد حداقل و حداکثر چند گروه درسي مي‌تواند ارايه دهد. n ارائه m استاد درس (3و1) (10و0) حد (10و0) نشان مي‌دهد که يک استاد ممکن است درسي ارايه ندهد يا حداکثر تا ده درس ارايه دهد. حد (3و1) نشان مي‌دهد که يک درس مي‌تواند توسط يک استاد تا سه استاد ارايه شود.

46. - اتصال و حد براي ارتباط‌هاي سه تايي و چهارتايي گاهي معني دار و گاهي مبهم است. • علائم M-N-P خاصيت چند در چند بودن اين ارتباط را نشان مي‌دهند. • حد‌هاي تعيين شده بيانگر چه واقعيت‌هايي هستند؟ P (30و10) M (3و1) N (6و1) گروه درسي ارايه استاد دانشجو

47. شرکت اجباري يا اختياري در ارتباط: مثال: در شکل زير تدريس استاد اختياري است، يعني مي‌تواند هيچ درسي را تدريس نکند. تدريس مي‌کند استاد گروه درسي

48. نياز به صفت در ارتباط آيا صفت مختص پديده‌هاست يا ارتباط هم مي‌تواند صفت داشته باشد؟ صفت نمره در نمودار بانک اطلاعات دانشگاه در کجا قرار مي‌گيرد؟ کليد درس کليد استاد کليد دانشجو نمره ارايه دانشجو گروه درسي استاد

49. وابستگي وجودي ممکن است وجود يک پديده به وجود پديده ديگري وابسته باشد، يعني در صورت حذف عضوي از آن پديده، عضوهاي وابسته هم لازم باشد به طور خودکار حذف شوند. مثال: دانشجوي متاهل، کمک هزينه، وابستگان(همسر و فرزند) اين نوع وابستگي را وابستگي وجودي و پديده وابسته را ”پديده وابسته“ يا ”موجوديت ضعيف“ (weak entity) مي‌نامند. پديده وابسته با دو مستطيل تودرتو نمايش داده مي‌شود.

50. وابستگي وجودي شماره دانشجويي شماره وابسته شماره دانشجو کمک هزينه دانشجو وابستگان