Google Docs -שירות ניהול המסמכים המקוון מבית גוגל

1. Google Docs Google Docs-שירות ניהול המסמכים המקוון מבית גוגל Google Docs -מהווה אלטרנטיבה מקוונת לחבילת האופיס של מיקרוסופט ששולטת כיום בשוק. google docs

2. google docs

3. יתרונות גוגל דוקס על וורד הוא חינמי, הוא מקוון, הוא זמין מכל מחשב שמחובר לאינטרנט, הוא שומר את המסמכים ברשת גם אם המחשב נכבה באמצע בטעות או החזיר את נשמתו ליוצרו, הוא שומר גרסאות קודמות של המסמך ומאפשר לחזור אליהן, אפשר להציג את המסמכים שלו ברשת לאנשים ספציפיים או לכל העולם, והוא מאפשר לצרף כותבים למסמך ולערוך אותו במשותף. google docs

4. ההשלכות לגבי חינוך תיקונים ועריכה מחדש של מסמכים הן פעולות מהותיות בכל תהליך כתיבה ומבחינה זו מאפשר הגוגל דוקס למורה ולתלמידים לעבוד במשותף על חיבורים , סקירות ומאמרונים שכותבים התלמידים. מבחינה זו גוגל דוקס מאפשר עבודה שיתופית על מסמכים ותיקונים על ידי כמה תלמידים עמיתים השותפים לאותו אתר ייעודי של גוגל או לחלופין על ידי קבוצת מורים עמיתים העובדת על מסמכים שונים הנוגעים לעבודתם המקצועית google docs

5. הרשמה וכניסה לשירותהיכנסו לעמוד הכניסה של גוגל דוקס. במידה ויש ברשותכם חשבון בגוגל (לדוגמא, אם יש לכם כתובת דואר אלקטרוני של gmail) תוכלו להיכנס לשירות פשוט על ידי מילוי כתובת הדוא"ל והסיסמא.. כעת, היכנסו פנימה והתחילו לנהל את המסמכים שלכם. google docs

6. הגדרת עבריתניתן להפוך התפריטים של גוגל דוקס לעברית:נכנסים לגוגל דוקס ובוחרים בSettings יש שם אפשרותלבחירה שפה ופשוט בוחרים ב :Hebrew שומרים והגוגל דוקס שלכם בעברית google docs

7. יצירת מסמך חדשהמסמכים בגוגל דוקס מתחלקים ל-3 סוגים: מעבד תמלילים (Documents) בדומה לתוכנת ה-Word של מיקרוסופט אופיס, גיליון אלקטרוני (Spreadsheet) בדומה ל-Excel אצל המתחרים ומצגת (Presentation) בדומה ל-PowerPoint. כדי ליצור מסמך חדש נפתח תפריט בשם 'חדש' (New) אשר נמצא בצד העליון השמאלי בעמוד הראשי. כעת נבחר ב-Documents ונעבור לחלון העריכה שיפתח בפנינו עם המסמך החדש שאנו עומדים לכתוב. חלון זה יזכיר לרבים מכם את סרגלי ה-Word המוכרים. כל מה שנשאר לנו לעשות זה להתחיל לכתוב את המסמך שלנו. נוכל לצרף למשל תמונות למסמך שכתבנו על ידי מעבר ללשונית בשם 'הוספה' (Insert) ובחירה ב-'תמונה' (Image). כעת יש באפשרותנו לבחור האם להוסיף תמונה מהמחשב או מכתובת אינטרנט (URL). נוכל להגדיר מאפיינים נוספים כמו גודל התמונה, מיקומה במסמך וכדומה, תחת הכיתוב 'אפשרויות תמונה נוספות' (More image options). google docs

8. תכונה שימושית נוספת שהשירות של גוגל מציע לנו נמצאת בלשונית Revisions, שם ניתן לצפות בטבלה המסכמת עבורנו את כל השינויים שעבר המסמך על פי הזמן שבו הוא נערך ומהות השינוי. נוכל לחזור אחורה לכל שלב בעריכת המסמך וכן להשוות את השינויים שנעשו בו. כמו בכל מעבד תמלילים אחר, נוכל לצפות בתצוגה מקדימה של המסמך, להדפיס אותו או לשלוח אותו בדוא"ל. בנוסף, ניתן לערוך את המסמך בשפת HTML. בסיום כתיבת המסמך, נלחץ על 'שמור וסגור' (Save & close) כדי לחזור בחזרה לעמוד הראשי. כעת המסמך שיצרנו יופיע לפנינו במרכז העמוד הראשי. google docs

9. העלאת מסמך קיים מהמחשבבמידה וכבר יצרנו מסמכים בתוכנות אחרות, או במידה ואנו מעוניינים להעלות לחשבון הגוגל דוקס שלנו מסמכים ממקור אחר, נוכל לעשות כן באמצעות כניסה לעמוד ההעלאה (Upload) מהתפריט העליון בעמוד הראשי. בעמוד שנפתח אנו בוחרים האם להעלות את הקובץ מהמחשב האישי, על ידי לחיצה על '...Browse' ובחירת נתיב הקובץ בכונן הקשיח, או על ידי הקלדה של כתובת URL כדי להעלות מסמך משרת אינטרנט. חשוב לציין כי גוגל מגבילה את הגודל המרבי של קבצי טקסט ל-500 ק"ב, מצגות ל-10 מ"ב וגיליונות אלקטרונים ל-1 מ"ב. google docs

10. google docs

11. דרך נוספת להעלאת קבצים לגוגל דוקס היא באמצעות שליחה של מסמכים מצורפים (Attachments) לכתובת של תיבת דואר אלקטרוני ייחודית שנוצרה עבורנו על ידי גוגל. לכתובת שרשומה בחלקו השני של העמוד, יש לשלוח הודעות עם מסמכים מצורפים והם יכנסו באופן אוטומטי לרשימת המסמכים שלנו. כך נוכל לתת לחברינו או לקולגות שלנו את הכתובת והם יעבירו לנו את המסמכים שיצרו, או שנוכל להעביר הודעות עם מסמכים מצורפים מהתיבה שלנו לכתובת שקיבלנו ולהעלות אותם ישירות לחשבון הגוגל דוקס שלנו. יש לשים לב שהגבלת גודלם של הקבצים תקפה גם כאן. google docs

12. הורדת מסמכים למחשבאת אותו התהליך ניתן לבצע גם הפוך, כלומר להוריד מסמכים שיצרנו או שהעלנו ממחשב אחד לכונן הקשיח במחשב אחר. בשביל לבצע זאת נעמוד עם הסמן של העכבר על השם המסמך אותו אנו מעוניינים להוריד, ובעזרת לחיצה ימנית נבחר בשמירה (...Save as) באחד מהפורמטים הבאים - HTML, OpenDocument, PDF, txt, או doc. לאחר שבחרנו בפורמט המתאים, יפתח בחלון חדש תיבת שמירה המוכרת לנו מהורדה של קבצים מאתרי אינטרנט, שם נבחר לפתוח את הקובץ או לשמור אותו בכונן הקשיח. נוכל להוריד את המסמך גם תוך כדי כתיבתו מעמוד העריכה באמצעות בחירה בתפריט בשם 'קובץ' (File) ובחירה של ייצוא (...Export as) לפי הפורמט המבוקש. google docs

13. במידה שאתם רוצים רק לשלוח את המסמך בלי לשמור עותק, אפשר לעשות זאת דרך כלי שליחת האימיילים של גוגל דוקס. מקליקים על Email בצד הימני העליון של המסך google docs

14. תפריט שליחת המסמך בחלון שנפתח מקליקים על לשונית Send document, מסמנים את Attach document as: ובתפריט הגלילה בוחרים את הפורמט הרצוי: doc, odt, pdf או rtf (בשיטה הזאת אין אפשרות לשלוח מסמך HTML). google docs

15. google docs

16. יצירת תיקיותדרך יעילה לשמירה על סדר היא שימוש בתיקיות. כדי ליצור תיקייה חדשה נבחר בתיקייה (Folder) תחת תפריט 'חדש' (New). כעת נוכל לתת שם לתיקייה שלנו ולהוסיף תיאור מתחת לשם התיקייה. לאחר שיצרנו את התיקייה נסמן ב-V את המסמכים שברצוננו להוסיף לתיקייה מתוך כלל הקבצים (All items) בתפריט מצד שמאל. נלחץ כעת על לחצן ימני בעכבר או על אפשרות 'הוסף לתיקייה' (Add to folder) מתוך התפריט העליון ונבחר את התיקייה אליה אנו משייכים את המסמכים. העמוד מיד יתעדכן ויודיע לנו שהמסמכים צורפו לתיקייה. google docs

17. חיפוש מסמכיםגוגל מתמחה בפיתוחן של טכנולוגיות חיפוש מדויקות ויעילות. גם בגוגל דוקס נוכל להשתמש ביכולות הללו כדי לאתר מסמכים שיצרנו. תיבת החיפוש נמצאת תמיד בשורה העליונה בעמוד הראשי לצד הלוגו של גוגל דוקס. ברגע שנתחיל להקליד בתוכה שם של מסמך, יופיעו במסגרת מתחת המסמכים המכילים את האותיות שהקלדנו. נוכל לבחור האם לחפש בתוך המסמכים שלנו (Search docs) או לחפש את הערך ברשת (Search the web). לאחר לחיצה על חיפוש במסמכים שלנו, תוצג רשימה של המסמכים המתאימים לערך החיפוש ונוכל למיין אותה לפי שם המסמך, התיקייה לה הוא שייך, התאריך בו נוצר וכו'. google docs

18. google docs

19. שיתוף המסמךלצורך שיתוף מסמך עם אחרים, יש ללחוץ לחיצה ימנית בעכבר על המסמך אותו אנו מעוניינים לשתף ולבחור מהתפריט באפשרות 'שיתוף' (Share). דרך אחרת היא להיכנס לעמוד העריכה של המסמך ולבחור בתפריט העליון הימני בשיתוף. שתי הדרכים יביאו אותנו לעמוד השיתוף. בעמוד זה נתבקש לבחור בין שיתוף המסמך עם אנשים כצופים (as viewers) או כמשתפי פעולה (Collaborators). בחירה באפשרות האחרונה תאפשר לאחרים לערוך את המסמך. google docs

20. לאחר בחירת סוג השיתוף יש להוסיף את כתובות הדוא"ל של האנשים איתם אנו רוצים לשתף את המסמך. לפני שליחה, יש לסמן V בחלק התחתון של התפריט במידה ואנו רוצים לאפשר לנמענים שלנו להזמין אנשים נוספים שיוכלו לערוך את המסמך. לאחר סיום מילוי טופס ההזמנה, נלחץ על Invite. לאחר מכן תפתח בפנינו מסגרת שבה נמלא את נושא ההודעה, ותוכן ההודעה (כמו בהודעת דוא"ל רגילה), מעבר לכך נוכל לסמן האם ברצוננו גם לכלול את המסמך עצמו כקובץ המצורף להודעה. google docs

21. פרסום המסמך ברשתגוגל מאפשרת לנו לפרסם את המסמך שלנו ברשת. לצורך כך נבחר בלשונית בשם Publish הצמודה ללשונית Share. כעת נעבור לעמוד הפרסום. כל שעלינו לעשות הוא ללחוץ על 'פרסם מסמך' (Publish Document) ובתוך שניות ספורות העמוד יתעדכן ונקבל כתובת URL של המסמך שלנו. נוכל גם לסמן האם ברצוננו ששינויים שנערוך במסמך לאחר פרסומו יתעדכנו בכתובת שקיבלנו. את כתובת האינטרנט שקיבלנו נוכל להעתיק ולשלוח לחברינו או לצרף כלינק לאתרי אינטרנט כלשהם (בפורומים, צ'אטים וכו'). בכל רגע נתון בהמשך נוכל לחזור לעמוד הפרסום של כל מסמך ולבטל את פרסומו על ידי לחיצה על 'Stop publishing'. google docs

22. פרסום המסמך בבלוגגוגל דוקס מאפשרת לפרסם את המסמכים שלנו באופן אוטומטי כפוסט בתוך בלוג אותו אנו מנהלים. לצורך כך יש להגדיר בפעם הראשונה מספר הגדרות מתקדמות הכוללות: ממשק תכנות הבלוג (API), כתובת ה-URL של הבלוג (עם סיומת xmlrpc.php עבור בלוגים במערכת WordPress), שם משתמש וסיסמא, כותרת הבלוג (במידה וקיים יותר מבלוג אחד בכתובת). תוכלו לסמן גם האם ברצונכם לכלול את שם המסמך שאותו אנו מפרסמים בפוסט. לאחר מכן מומלץ ללחוץ על 'בדיקה' (Test) כדי לוודא שההגדרות נכונות. במידה והכל עבר בשלום, תוכלו לפרסם פוסטים בבלוג שלכם היישר מעמוד הפרסום של כל מסמך, על ידי לחיצה על Post to blog. google docs

23. ביביליוגרפיה • http://www.nrg.co.il/online/10/ART1/638/491.html • גוגל דוקס בגירסת וורד • http://it.themarker.com/tmit/PrintArticle/2139 • המדריך השלם ל-Google Docs • גוגל דוקס ושימושיו האפשריים במערכת החינוך – לקט מקורות מידע -איסוף : עמי סלנט google docs