AUTOEVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE

1. AUTOEVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE Noviembre 2008

2. FICHA TÉCNICA ENCUESTA

3. Identificación:Se indaga por la existencia deprocesos y políticas para que los hechos, transacciones y operaciones sean informados, descritos y valorados por el personal competente en el documento idóneo y con los soportes correspondientes. ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE

4. ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Sección Contabilidad

5. ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Dependencias Administrativas

6. ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Facultades, Escuelas e Institutos

7. ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Recomendaciones: • Establecer una política de cumplimiento para que todos los hechos, transacciones u operaciones sean informados al proceso contable. • Socializar a los servidores públicos sobre cómo deben describir los hechos, transacciones u operaciones y como se afectan los procesos financieros desde las dependencias . • Dar a conocer a los servidores públicos la diferencia entre los procesos de presupuesto y contabilidad, las normas que rigen la administración pública y el Régimen de Contabilidad Pública aplicable a la Universidad. • Determinar los documentos fuente necesarios para realizar • una adecuada identificación de los hechos, transacciones • u operaciones.

8. ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Clasificación:Se evalúa si los hechos financieros, económicos, sociales y ambientaleshan sido incluidos en el proceso contable en las cuentas y subcuentas que corresponde de acuerdo a la última versión del Catálogo General de Cuentas y si se realizan conciliaciones de información.

9. ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN Sección Contabilidad

10. ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN Dependencias Administrativas

11. ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN Recomendaciones: • Establecer parámetros para que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales sean de fácil y confiable clasificación en el catálogo general de cuentas. • Relacionar lo hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de acuerdo al manual de procedimientos del régimen de Contabilidad Pública. • Determinar en un manual las cuentas y subcuentas que se deben utilizar para clasificar cada uno de los hechos, transacciones u operaciones. • Realizar periódicamente conciliaciones de saldos con • usuarios externos.

12. ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Registro y ajuste:Se averigua por la realización de verificaciones para probar si los comprobantes de contabilidad se realizan por los valores correctos y si contienen sus documentos soporte respectivos.

13. ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTE Sección Contabilidad

14. ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTE Dependencias Administrativas

15. ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTE Recomendaciones: • Realizar conciliación de saldos entre los procesos que interactúan en la gestión del financiamiento, con el apoyo de los responsables . • Hacer verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado por los valores adecuados. • Realizar periódicamente toma física de bienes, derechos y obligaciones para confrontarlos con los registros contables y así realizar los ajustes pertinentes. • Formalizar conjuntamente procedimientos donde se asignen responsables yse especifiquen métodos de valuación de las depreciaciones, provisiones y amortizaciones que corresponda.

16. ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Elaboración de estados contables y demás informes: Se busca determinar la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en la estructura y presentación de los estados, informes y reportes contables, al igual que su elaboración oportuna. Además evaluar las notas explicativas a los estados financieros.

17. ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Sección de Contabilidad

18. ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Recomendaciones: • Dar a conocer las notas explicativas a los estados financieros. • Determinar los aspectos o situaciones, que ameriten ser explicados a través de las notas a los estados financieros. • Fortalecer el análisis permanente de los movimientos y saldos de cuentas, para llevar a cabo procesos de depuración y conciliación.

19. ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Análisis, interpretación y comunicación de la información: Se indaga por la oportunidad en la presentación de los estados, informes y reportes contables, por el respectivo análisis e interpretación de estos y por la publicación del balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

20. ACTIVIDAD ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Sección Contabilidad

21. ACTIVIDAD ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Recomendaciones: • Publicar en un lugar visible y de fácil acceso el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. • Revisar y mejorar el sistema de indicadores que interpretan la realidad financiera, económica, social y ambiental. • Acompañar la información de los respectivos análisis e interpretaciones que faciliten una adecuada compresión por los usuarios. • Resaltar la importancia que tiene la información contable • para la toma de decisiones y para los entes externos.

22. OTRAS ACCIONES DE CONTROL IMPLEMENTADAS Sección de Contabilidad

23. OTRAS ACCIONES DE CONTROL IMPLEMENTADAS Dependencias Administrativas

24. OTRAS ACCIONES DE CONTROL IMPLEMENTADAS Facultades, Escuelas e Institutos

25. OTRAS ACCIONES DE CONTROL Recomendaciones: • Consolidar las políticas y prácticas contables en un manual que guíen las operaciones relacionadas con el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos u operaciones. • Evidenciar por medio de flujogramas la forma como circula la información a través de los procesos. • Realizar procesos de depuración contable, permanentey sostenible, basados en análisis de cuentas que busquen la sostenibilidad de la calidad de la información contable. • Fortalecer y dar continuidad a la administración de los riesgos de índole contable. • Definir una política para que se haga empalme de actividades cada vez que se renueve el personal en las dependencias.

26. GRACIAS