1 Le logiciel Endnote 2 Création de sa bibliothèque (Library)

1. Initiation à Endnote Janvier 2007 Christiane Roure, Béatrice Magaud • 1 Le logiciel Endnote • 2 Création de sa bibliothèque (Library) • 3 La saisie des références par types de documents • 4 La recherche et la gestion des références • 5 Les styles • 6 La Citation et la bibliographie dans un document Word • 7 Le transfert des références bibliographiques

2. 1 - Endnote, un logiciel de gestion bibliographique Qui vous permet de Créer sa bibliothèque (library) • Saisir les références bibliographiques des documents utiles pour le mémoire • Retrouver ces documents dans sa bibliothèque Utiliser les références dans un document Word • Insérer des citations dans le texte du mémoire • Etablir une liste de références bibliographiques correspondantes Se connecter à une base de données et importer des références • Interroger une base de données externe (ex. Agricola) et récupérer les notices • Importer des références après interrogation d’une base de données externe (ex. Agricola)

3. 2 - Création de sa bibliothèque dans Endnote Ouvrir Endnote : cliquer sur l’icône Endnote Program Ou menu démarrer>Programmes>Endnote>Endnote Program A l’ouverture du logiciel, une fenêtre s’ouvre et propose 3 options: Choisir l’option : create a new Endnote library et cliquer sur OK On peut également choisir dans le menu de Endnote : File>new Donner un nom a cette nouvelle bibliothèque et l’enregistrer dans mes documents ou sur le bureau Ce fichier portera l’extension .enl Pour ouvrir une bibliothèque existante : Choisir l’option : open an existing Endnote library et cliquer sur OK Ou dans le menu : File>open et choisir la bibliothèque nommée Pour fermer une bibliothèque : File>close library

4. 3 - La saisie des références Champs à remplir en fonction des types de documents : Menu : références>new reference Reference type : journal article, book, thesis, electronic source

5. 3 – La saisie (suite) : les  différents champs Le tableau ci-dessus présente les champs à remplir à minima pour les types de documents les plus fréquents et les plus simples à référencer. Se référer à ce tableau pour renseigner les champs exactement comme indiqué. (Vous pouvez rajouter la cote du périodique ou de l’ouvrage dans le champ call number, ainsi que des mots clés (keywords), séparé par des ; ou /) Pour des documents autres que ceux présentés dans ce tableau : Chapitre d’ouvrage (book section) Actes de congrès (conference proceedings) Cédérom, DVD, Vidéo (audiovisual matérial) Articles en ligne (electronic article)… Ou pour remplir d’autres champs que ceux indiqués dans ce tableau, venir à la bibliothèque pour une explication personnalisée. On enregistre la référence en quittant la fenêtre par un simple clic sur la croix de sortie. Les références enregistrées apparaissent par ordre alphabétique d’auteur.(voir copie écran ci-dessous)

6. 3 - Présentation des types de références enregistrées

7. 4 – La recherche et la gestion des références Dans une bibliothèque Endnote, on peut faire des recherches par : Auteur, mots du titre, mots clés, journal… Menu>références>search références Un écran de recherche apparaît: Taper un terme et choisir le champ à interroger : any field, author… On peut croiser les termes avec les opérateurs booléens and; or; not. Pour revenir à l’ensemble des références : Menu>références>show all references Pour détecter des références enregistrées en doublon : Menu>références>find duplicates Pour supprimer une référence enregistrée et sélectionnée: Menu>références>delete references

8. 5 –les Styles Dans la copie d’écran précédente (diapo n°6), la 1ère référence sélectionnée apparaît dans un style pré-défini: J. Agricultural Science BERNARD, C. (2006). Les organisations paysannes au Cambodge. Mémoire DIAT option Valor, Montpellier, CNEARC. Endnote propose près de 1000 styles différents, dont 4 plus généraux Autor-Date : dans le corps du texte, la citation contient l’auteur et la date et la bibliographie est classée par ordre alphabétique d’auteur Annotated : identique à la précédente, avec en plus dans la bibliographie la présence du résumé (si celui-ci a été ajouté dans le champs Abstract de la référence) Numbered :Dans le corps du texte, la citation est représentée par son n°. La bibliographie est numérotée et suit l’ordre d’apparition dans le texte. Show All :Ce style permet d’afficher le contenu complet des notices

9. 5 –les Styles (suite) Pour choisir un style prédéfini dans Endnote : Menu Edit>Output Styles>Open Style Manager La liste de tous les styles préenregistrés dans Endnote apparaissent par ordre alphabétique des titres de journaux. On peut faire une recherche par nom ou par catégorie : Ex. : Bouton find>agriculture (liste de tous les journaux proposés dans le domaine de l’agriculture) On peut choisir de créer son propre style ou d’en modifier un existant. (attention : pas possible dans la salle info) Un style spécial pour la bibliographie des mémoires peut être utilisé : Inst. régions chaudes. Pour changer l’affichage d’une référence bibliographique : titre en italique, auteur en gras… Double-cliquer sur une référence, elle s’affiche avec tous les champs. Dans un champ, sélectionner le texte, puis : Menu>Edit>Styles>choisir Bold (Gras), ou Italic (Italique), ou Underline (Souligné)

10. 5 –les Styles (suite) Inst. Régions chaudes

11. 6 - La Citation et la bibliographie dans Word Lors de l’installation de Endnote, un nouvel outil vient s’insérer dans Word : Cite While you Write (CWYW « citez pendant que vous écrivez ») Ouvrir Endnote, puis ouvrir Word (le fichier de votre mémoire) Dans Endnote : Menu>Tools> Cite While you Write Dans Word : Menu>outils>Endnote 9 Sélectionner la référence rentrée dans Endnote, puis Menu>Tools> Cite While you Write>Return to Word La page de votre texte dans Word s’ouvre. Placer le curseur à la fin du texte où vous souhaitez faire apparaître la citation. Menu>outils>Endnote9>Insert selected Citation(s) Si choix du style Author-Date : La citation s’inscrit dans le texte sous la forme : (Bernard, 2006) et la bibliographie apparaît directement en bas de la page du texte de votre mémoire : Bernard, C. (2006). Les organisations paysannes au Cambodge. Mémoire DIAT option Valor, CNEARC, Montpellier. Si choix du style Numbered : La citation s’inscrit dans le texte sous la forme : [1] et la bibliographie apparaît directement en bas de la page du texte de votre mémoire : 1. Bernard, C. Les organisations paysannes au Cambodge. 2006, Mémoire DIAT option Valor, CNEARC, Montpellier.

12. 6 - La Citation et la bibliographie dans Word (exemple)

13. 7 – Le transfert des références 3 possibilités pour alimenter sa bibliothèque dans Endnote : a) La saisie manuelle des références (voir diapo n°4, §3 -) b) L’interrogation de bases de données depuis Endnote c) L’interrogation de bases de données externes, puis l’import dans Endnote b) Pour interroger une base de données depuis Endnote (ex. Agricola) Menu>Tools>Connect Choisir la connection AGRICOLA Webvoyage dans la liste proposée, puis Connect Dans l’ écran de recherche taper un mot dans les champs proposés, puis Search. La liste des résultat s’inscrit dans une fenêtre, cliquez sur OK. Les références importées depuis Agricola s’affichent dans une bibliothèque temporaire. On peut choisir de rapatrier toutes ces références ou des références sélectionnées dans sa propre bibliothèque : Copy All References to, ou Copy 1,2,3…References to Choix de sa bibliothèque La (ou les) référence(s) s’importent directement dans sa bibliothèque. Elles restent sélectionnées. On peut vérifier si les imports se sont faits convenablement.

14. 7 – Le transfert des références (suite) c) Interroger directement la base de données Agricola Sur le site internet de La bibliothèque (CNEARC/SIARC) : Bases de données, puis cliquer sur le lien Agricolahttp://agricola.nal.usda.gov/ Choisir dans la base des articles, l’interrogation par keywords (mots clés), puis Search. On obtient une liste de références bibliographiques. (Diapo 15) Sélectionner les articles intéressants : cocher les cases devant les références. Sous la liste des références, choisir Selected format : Export format Puis cliquer sur le bouton : format for print or save La référence apparaît dans son format complet à l’écran. Enregistrer cette référence . Donner un nom. Elle portera l’extension .txt. Ouvrir Endnote et sa bibliothèque Menu>File>Import Une fenêtre apparaît (Diapo n°16) Choisir le fichier enregistré dans Import Data File>Choose file Choisir le filtre AgricolaWebvoyage2006 dans Import Option>Other filters Cliquer sur Import La référence doit s’importer dans sa bibliothèque.Vérifier si tous les champs sont correctement remplis.

15. 7 – Le transfert des références (interrogation de Agricola)

16. 7 – Le transfert des références (Import dans Endnote)