Download
1 / 42
1.99k likes | 6.8k Views
التخطيط. في هذا الفصل سندرس التالي : طبيعة التخطيط اهمية التخطيط مزايا التخطيط مبادئ التخطيط مستويات التخطيط أهداف التخطيط مقومات التخطيط خطوات التخطيط أنواع التخطيط. مفهوم التخطيط. هو وضع الأهداف في برنامج عمل قابل للتنفيذ . التنبؤ بالمستقبل مع الاستعداد لذلك المستقبل .
E N D
التخطيط • في هذا الفصل سندرس التالي: • طبيعة التخطيط • اهمية التخطيط • مزايا التخطيط • مبادئ التخطيط • مستويات التخطيط • أهداف التخطيط • مقومات التخطيط • خطوات التخطيط • أنواع التخطيط
مفهوم التخطيط هو وضع الأهداف في برنامج عمل قابل للتنفيذ . التنبؤ بالمستقبل مع الاستعداد لذلك المستقبل . رسم صورة واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات الفعالة إلى الأهداف والغايات المرجوة في أقل جهد وكلفة ممكنة . هو ترتيب الأولويات في ضوء الإمكانات المادية والبشرية . هو عمل ذهني يبحث في إمكانية التحكم في ظروف المستقبل من خلال الوضع الراهن . التقرير سلفا بما يجب عمله وكيف ومتى ومن سيقوم به الاختيار من بين البدائل من الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد مع تحديد الوسائل لبلوغها
لا أحد يخطط للفشل ... ولكن هناك من يفشل في التخطيط إذا فشلت في أن تخطط فإنك تخطط لفشلك
يعتبر التخطيط أحد وظائف الإدارة الخمسة التنظيم مزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات التخطيط وهو توقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التوجيه والقيادة إرشاد العاملين نحو تحقيق الأهداف الرقابة والتقييم مراقبة الأداء وتقييمه وتحديد ما إذا كانت تحققت الأهداف أم لا التنسيق الربط بين الأنشطة والأعمال المراد تحقيقها
لماذا نخطط • يساعد التخطيط على تحديد الاتجاه . • يساعد التخطيط على تنسيق الجهود . • التخطيط يجعلك مستعداً للخطوات القادمة . • يكشف لك التخطيط الحقائق ويحدد لك الخطوات اللازمة للوصول للأهداف .
لماذا لا نخطط ؟ الجهل بالتخطيط وعدم معرفة أهميته عدم القناعة بجدوى التخطيط الاستسلام للأمور العاجلة عدم الإلمام بمهارات التخطيط الخوف من المجهول والركون للمعلوم
معوقات التخطيط 1- عدم فهم عملية التخطيط بالشكل الصحيح . 2- عدم إشراك المرؤوسين في عملية التخطيط . 3- عدم توفر إمكانيات تنفيذ الخطط . 4- عدم توفر المعلومات البيانات والتنبؤات المستقبلية . 5- عدم وضوح الأهداف . 6- العادات والتقاليد الاجتماعية المعيقة . 7- عدم التزام الإدارة العليا بتنفيذ الخطط . 8- مقاومة التغيير .
أهمية التخطيط التخطيط ذو أهمية في تحقيق الأهداف بدون التخطيط يصبح العمل ارتجاليا يساعد التخطيط على تقليل التكاليف يقلل التخطيط من النشاط العشوائي أثناء التنفيذ يوفر التخطيط طرقا جديدة وابتكاريه لتنفيذ الأمور
مقو مات التخطيط توافر المعلومات الدقيقة كما وكيفاً التكامل رأسياً وأفقياً واقعية الامكانات والاحتياجات وضوح الأهداف وقابليتها للتحقيق مقومات التخطيط التنسيق رأسياً وأفقياً تحديد الأولويات في ضوء الأهمية الاستمرارية في التخطيط والتنفيذ المرونة وتوافر البدائل
أنواع التخطيط يمكن تقسيم أنواع الخطط إلى عدة أنواع مختلفة ، وسنقتصر الحديث عن نوعين منها وهي : 1) التخطيط حسب المستوى الإداري 2) التخطيط حسب الفترة الزمنية
أولاً : التخطيط حسب المستوى الإداري ويطلق عليه التخطيط التكتيكي ، وله بعد تفصيلي وتنفيذي ، ويغطي فترة زمنية متوسطة . ويطلق عليه التخطيط الاستراتيجي ، ويغطي عادة فترة زمنية طويلة مدراء العموم الإدارة العليا ويطلق عليه التخطيط التشغيلي ، ويتم خلال فترة زمنية أقل من سنة . الإدارة الوسطى مديرو الأقسام مشرفون ، رؤساء الشعب الإدارة الدنيا
التخطيط حسب المستوى الإداري 1) التخطيط على مستوى الوحدات الصغيرة ( الدنيا ) ويقوم بهذا النوع من التخطيط عادة المشرفون ورؤساء الشعب ويسمى بالتخطيط التشغيلي ، وتكون مدته عادة قصيرة .
التخطيط حسب المستوى الإداري 2) التخطيط على مستوى الوحدات المتوسطة ( الوسطى ) ويقوم بهذا النوع من التخطيط عادة مديرو الأقسام ومساعدو المدراء ، ويطلق على هذا النوع من التخطيط : التخطيط التكتيكي ويتصف ببعده التفصيلي بالنسبة للتخطيط التشغيلي ، ويتم وضع هذا النوع من الخطط بعد استشارة المستويات الإدارية الدنيا .
التخطيط حسب المستوى الإداري 3) التخطيط على مستوى الوحدات الكبيرة ( العليا ) ويقوم بهذا النوع من التخطيط عادة أعضاء مجلس الإدارة أو رئيس مجلس الإدارة أو مدراء العموم . ويطلق على هذا النوع من التخطيط : التخطيط الاستراتيجي ، ويغطي هذا النوع من التخطيط فترة زمنية طويلة مقارنة بالنوعين السابقين .
أنواع التخطيط 2) التخطيط حسب الفترة الزمنية 1) التخطيط طويل الأجل 2) التخطيط متوسط الأجل 3) التخطيط قصير الأجل
التخطيط حسب الفترة الزمنية 1) التخطيط طويل الأجل وتتراوح مدته بين ثلاث سنوات إلى عشر سنوات أو أكثر ، حسب نشاط المنشأة ، وهو يعتبر رؤية شاملة للمستقبل ، ويربط الجهود الإدارية المختلفة بالأهداف العليا ، ويساعد في الكشف عن انحرافات العمل . من أمثلة الخطط طويلة الأجل في المنشآت التجارية أن تضع أحد المنشآت خطتها المتوقعة للمبيعات لخمس سنوات قادمة
التخطيط حسب الفترة الزمنية 2) التخطيط متوسط الأجل يعتبر التخطيط متوسط الأجل تفصيلاً للخطط طويلة الأجل ، وتتراوح الخطة متوسطة الأجل بين سنة إلى أقل من ثلاث سنوات بحسب نوع النشاط . ويتم تقسيم الخطة الطويلة إلى خطط فرعية متوسطة ، وتعتبر الخطة المتوسطة الأجل أكثر دقة من الخطة طويلة الأجل . ومن أمثلة الخطط متوسطة الأجل الخطط الفرعية التي توضع لمنشأة لكل إدارة من الإدارات ، مثل خطة إدارة التسويق ، وخطة الإدارة المالية ، وخطة إدارة الإنتاج .
التخطيط حسب الفترة الزمنية 3) التخطيط قصير الأجل ويقصد به التخطيط المتعلق بالمستقبل القريب ، وتكون مدته قصيرة لا تتجاوز سنة واحدة ، وفي التخطيط قصير الأجل يتحدد الجدول اليومي أو الأسبوعي أو الشهري للعمل ، وكيفية أدائه ، ومن يؤديه . والخطة قصيرة الأجل هي تفصيل للخطة المتوسطة الأجل ، وتعتبر أكثر دقة وأسهل تنبؤ من الخطط متوسطة الأجل . ومن أمثلة الخطط قصيرة الأجل أن تقوم المنشأة بوضع خطة عاجلة لتغطية الزيادة في طلبات الإنتاج خلال أسبوع .
خصائص التخطيط يتصف التخطيط بالخصائص التالية : 1) أنه يركز على الأهداف ، إذ يسعى إلى بذل الجهود اللازمة لتسهيل عملية إنجاز الأهداف المستقبلية . 2) أنه مستقبلي ، حيث أن ما يتم التخطيط له عادة ما يكون في الزمن المستقبل . 3) أنه توقعي ، إذ يعتمد على تنبؤ الأحداث المستقبلية ومحاولة السيطرة على الظروف غير المؤكدة والمتغيرة باستمرار .
خصائص التخطيط 4) أنه يعتمد على القرارات والإجراءات ، إذ يتبع التخطيط عدد من القرارات المتلاحقة التي تبين الطريقة الواجب اتباعها في المستقبل . 5) أنه عملية مستمرة ، فهو لا يتوقف عند حد إنجاز هدف معين ، فطالما أن هناك أهداف فلا بد من وجود خطط .
للتخطيط عدد من العناصر والتي تعتبر بمثابة الأركان التي يرتكز عليها التخطيط ، وهذه العناصر يمكن تصنيفها إلى أربعة عناصر هي : 1) الأهداف 2) السياسات 3) القواعد 4) الإجراءات
1) الأهداف تعرّف الأهداف بأنها : ما ينبغي تحقيقه في المستقبل . وقد تكون الأهداف عامة أو محددة ، طويلة المدى أو قصيرة المدى ، أساسية على مستوى المنشأة مثلاً أو فرعية على مستوى الأقسام والشعب . ويفضل وضع الأهداف على شكل هرمي حسب درجة أهميتها .
1) الأهداف شروط يجب مراعاتها عند وضع الأهداف 1) وضوح الهدف يجب أن يكون الهدف المراد تنفيذه واضحاً ومحدداً ، لجميع العاملين المسئولين عن تنفيذ الخطة . فالغموض في الهدف يؤدي إلى فهمه بطريقة خاطئة مما يؤدي لتفسيره وتأويله بطرق متعددة من شخص لآخر ويؤدي ذلك إلى تحقيق نتائج غير مرغوبة .
1) الأهداف شروط يجب مراعاتها عند وضع الأهداف 2) نظامية الهدف أي أن يكون الهدف المراد تنفيذ من قبل الفرد أو المؤسسة أو الدولة هدفأ غير مخالف للدين أو العادات والتقاليد السائدة في المجتمع . وأن يكون الهدف متمشياً مع ما تسنه الدولة من أنظمة وقواعد لتنظيم مختلف الأعمال .
1) الأهداف شروط يجب مراعاتها عند وضع الأهداف 3) واقعية الأهداف أي أن لا يكون الهدف المراد تحقيقه خيالياً ، بل يجب أن يكون واقعياً ، ممكن التحقيق في حدود الإمكانيات المتاحة والقدرات المتوفرة والوقت المحدد ، فلا فائدة من وضع أهداف يستحيل تحقيقها لعدم واقعيتها .
1) الأهداف شروط يجب مراعاتها عند وضع الأهداف 4) قابلية قياس الهدف من الشروط الواجب توفرها في الهدف إمكانية قياس مدى تحقيق الهدف ومعرفة ما إذا كان هناك تقصير أو عدم تقدم أو انحراف عن المسار المطلوب .
2) السياسات تعرّف السياسات بأنها مجموعة المبادئ والقوانين التي تضعها الإدارة العليا ( في المنشآت ) لكي تسترشد بها باقي المستويات الإدارية في المنشأة . فهي عبارة عن الإطار الموجه لعملية تنفيذ الأهداف ، وتعتبر السياسات مرشد للعاملين حول الطرق والأساليب التي يجب اتباعها للوصول للأهداف المنشودة .
3) القواعد القاعدة هي : ما يجب القيام به وما ينبغي الامتناع عنه من سلوك أو تصرفات ويطلق على القاعدة أحياناً : ”القانون“ أو ”النظام“ نظراً لشيوع هذ1 المصطلح على مستوى الأجهزة الحكومية ومشروعات الأعمال . ومن صفات القواعد والقوانين أنها تتخذ شكل أوامر أو تعليمات ، كما أنها تكون مرتبطة بجزاءات للمخالفين ومكافآت للمستحقين .
4) الإجراءات تختلف الإجراءات عن السياسات بأن الإجراءات أكثر تحديداً لما يجب القيام به ، في حين أن السياسات تعتبر أعم وأشمل . تعرّف الإجراءات بأنها : سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ عمل معين ، فهي عبارة عن المسار الذي يجب اتباعه داخل المنشأة لاتمام عمل من الأعمال ، وتتصف الإجراءات بأنها متكررة ومتسلسلة وفق خطوات ومراحل ثابتة تختلف باختلاف الأعمال ، فمثلاً إجراءات التوظيف في منشآت القطاع الخاص تختلف عن تلك الاجراءات المتبعة في منشآت القطاع العام .
مراحل بناء الخطة حصر الاحتياجات وتحويلها إلى أهداف التنفيذ تحديد وترتيب الأهداف المتابعة والتقييم بناء البرنامج الزمني اقتراح برامج وأنشطة تحديد خطوات التنفيذ
المرحلة الأولى حصر الاحتياجات وتحويلها إلى أهداف • الاحتياج هو مرحلة ما بين الوضع الذي أنت عليه والوضع مستقبلاً ( الذي ترغب في تحقيقه ) الوضع الراهن الوضع في المستقبل الاحتياج
والهدف ... هو الغاية التي يراد تحقيقها وإشباعها ... ويشتق من الاحتياج ... ويمكن أن يشتق من الاحتياج أكثر من هدف هدف 1 احتياج 1 الوضع مستقبلأ الوضع الراهن هدف 2 احتياج 2 الوضع مستقبلأ الوضع الراهن هدف 3 احتياج 3 الوضع مستقبلأ الوضع الراهن
المرحلة الثانيةترتيـب الأهــداف • حيث يتم في هذه المرحلة ترتيب الأهداف التي اشتقت من الاحتياجات حسب أهميتها وأولويتها الهدف 3 الهدف 1 أولوية 1 أولوية 4 الهدف 4 الهدف 2 أولوية 2 أولوية 3
المرحلة الثالثة اقتراح البرامج والأنشطة • عند اختيار أي برنامج أو نشاط أن يكون : 1- مرتبطاً بالأهداف . 2- لا تتعارض مع سياسة المؤسسة أو المنظمة . 3- نابع من المنهج الذي تسير عليه _ كالكشفي . 4- متوافق مع القدرات والإمكانيات .
المرحلة الرابعة تحديد خطوات تنفيذ البرنامج • بحيث يكون لكل هدف تم رسمه خطوة أو خطوات لتحقيقه ... خطوة 1 خطوة 2 خطوة 1 خطوة 2 خطوة 3 الهدف 2 الهدف 1 خطوة 1 خطوة 1 خطوة 2 خطوة 3 الهدف 4 الهدف 3
كما تشتمل خطوات التنفيذ الإجابة على أسئلة ترشدك للتنفيذ مثل: أين ؟ متى ؟ كيف؟ مع من؟ بماذا ؟ بكم ؟ .... وذلك لكل خطوة لكل هدف ... مثلاً
المرحلة الخامسةبناء البرنامج الزمني
المرحلة السادسةالتنفيذ • مرحلة التنفيذ من المراحل المهمة إذ تمثل ترجمة الخطة إلى واقع عملي يمارس من خلاله ما تم رسمه واجتُهد في اختيار عناصر الخطة لترجمة الأهداف المحددة كي يتم الانتقال من الوضع الراهن إلى الوضع المأمول في المستقبل .
المرحلة السابعةالمتابعة والتقييم • حيث يتميز التخطيط بالاستمرارية فلابد من تقييم الخطة في نهاية كل برنامج وفي نهاية الفترة الزمنية للخطة ، والمتابعة والتقييم هي المرحلة الأخيرة وتعتمد هذه المرحلة تحليل المعلومات الناتجة عن تنفيذ بنود الخطة وتقييم الأداء ، ويتم جمع هذه المعلومات إما عن طريق الإستبانة أو تصويت العاملين معك أو من خلال تقارير عن كل برنامج تم تنفيذه . • ونتيجة لهذا التحليل تظهر مخرجات مفادها : إما أن يكون نجاح التنفيذ دون صعوبات وبالتالي تحققت الأهداف المرسومة ، أو أن يكون هناك معوقات في تنفيذ الخطة مما يجعلنا نعيد النظر في خطوات التنفيذ أو اللجوء للبديل لتحقيق الأهداف المحددة .
اساليب التخطيط • من الاعلى الى الاسفل • من الاسفل الى الاعلى • من الاعلى الى الاسفل ومن الاسفل الى الاعلى
